9-Word郵件合并課件

Word之郵件合并

在實際工作中，經(jīng)常會遇到這種情況，處理大量日常報表和信件。這些報表和信件其主要內(nèi)容基本相同，只是具體數(shù)據(jù)有變化。為了減少重復(fù)工作，提高效率，Word提供了郵件合并功能。9-Word郵件合并郵件合并定義

所謂郵件合并，是指先把文件中相同的結(jié)構(gòu)和信息創(chuàng)建為一份文檔，再把不同的信息創(chuàng)建為另一份文檔，然后將兩份文檔以一定的方式進行合并，從而得到主體結(jié)構(gòu)信息一致，而只有某些屬性不一致的一系列文檔。9-Word郵件合并郵件合并相關(guān)概念主文檔：指的是在合并操作中，對合并文檔的每個部分都相同的文檔。數(shù)據(jù)源：包含要合并到文檔中的信息的不同的部分。合并文檔：將主文檔和數(shù)據(jù)源合后并得到的結(jié)果性文檔。主文檔（相同部分）數(shù)據(jù)源（不同部分）合并文檔（結(jié)果）9-Word郵件合并郵件合并通常包含以下四個步驟:（1）打開或創(chuàng)建主文檔（2）創(chuàng)建或打開數(shù)據(jù)源（3）在主文檔中插入合并域（4）將數(shù)據(jù)合并到主文檔中執(zhí)行合并9-Word郵件合并建立數(shù)據(jù)源主文檔中插入合并域新建∕打開主文檔數(shù)據(jù)合并到主文檔內(nèi)容不變的共同文本存放可變的數(shù)據(jù)相當(dāng)于變量名,指示在何處插入何項數(shù)據(jù)9-Word郵件合并任務(wù)22宏的使用

宏是一系列計算機指令的集合。如果在Word中需要反復(fù)執(zhí)行某任務(wù)，可以使用宏自動完成。9-Word郵件合并[相關(guān)知識與技能]如果在MicrosoftWord中反復(fù)執(zhí)行某項任務(wù)，可以使用宏自動執(zhí)行該任務(wù)。宏是一系列Word命令和指令，這些命令和指令組合在一起，形成了一個單獨的命令，以實現(xiàn)任務(wù)執(zhí)行的自動化。任務(wù)22宏的使用9-Word郵件合并1.創(chuàng)建宏

可以使用宏記錄器錄制一系列操作來創(chuàng)建宏，也可以在VisualBasic編輯器中輸入代碼來創(chuàng)建宏。

2.運行宏工具→宏→查看宏，選擇宏名，單擊“運行”定義的快捷鍵視圖→宏→錄制宏輸入宏名指定保存位置設(shè)置快捷鍵確定錄制：執(zhí)行要包含在宏中的操作錄制時的光標(biāo)形狀視圖→宏→“停止錄制”[相關(guān)知識與技能]任務(wù)22宏的使用9-Word郵件合并任務(wù)23

目錄的制作[任務(wù)描述]本任務(wù)通過案例介紹自動生成目錄和索引的方法。案例：為文檔“普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定.doc”生成目錄。9-Word郵件合并[相關(guān)知識與技能]手動為長文檔制作目錄或索引，工作量是相當(dāng)大的，而且弊端很多。例如，更改文檔的標(biāo)題內(nèi)容后，需要再次更改目錄或索引。因此，掌握自動生成目錄和索引的方法，是提高長文檔制作效率的有效途徑之一。任務(wù)23

目錄的制作9-Word郵件合并對各級標(biāo)題設(shè)置“標(biāo)題1、2…”樣式確定安放“目錄”的位置（插入點）插入目錄：“引用”選項卡→“目錄”功能組→“目錄”列表→選擇“插入目錄”→“目錄”對話框→“目錄”選項卡→按要求設(shè)置“格式”，“確定”后插入目錄。目錄修改和更新

“更新目錄”對話框任務(wù)23

目錄的制作9-Word郵件合并圖3-65“目錄”對話框任務(wù)23

目錄的制作9-Word郵件合并圖3-69“修改樣式”對話框任務(wù)23

目錄的制作9-Word郵件合并1.1創(chuàng)建與編輯主文檔

（1）建立一個新文檔或打開一個現(xiàn)有的文檔(此文檔為主文檔)。（2）輸入文檔中帶有共性的部分，文件保存。（3）選擇“郵件”——“郵件與信函”——“郵件合并”項（如圖1-1所示）。9-Word郵件合并1.2創(chuàng)建或打開數(shù)據(jù)源1、新建立數(shù)據(jù)源9-Word郵件合并圖1-3“創(chuàng)建新數(shù)據(jù)源”對話框9-Word郵件合并2、打開數(shù)據(jù)源如果已經(jīng)有數(shù)據(jù)源，則只要選擇一個含有數(shù)據(jù)源的文件，如Word表格文件、Excel數(shù)據(jù)文件或者Access數(shù)據(jù)文件。9-Word郵件合并3．選取數(shù)據(jù)源9-Word郵件合并4、編輯郵件合并收件人9-Word郵件合并1.3插入合并域

方法一：在主文檔中，將光標(biāo)移至插入點，再單擊“郵件合并”工具欄的“插入域”按鈕。插入的合并域自動用《》號括起來（圖1-6所示）。方法二：對點右邊對話框中的“其他項目”。9-Word郵件合并3.8.4郵件合并工具欄單擊【視圖】|【工具欄】|【郵件合并】命令，打開【郵件合并】工具欄打開數(shù)據(jù)源插入域查看合并數(shù)據(jù)合并到新文檔9-Word郵件合并1.4將數(shù)據(jù)合并到主文檔方法一：點擊“郵件合并”工具欄的“合并到新文檔”按鈕。方法二：完成合并。9-Word郵件合并圖1-10郵件合并結(jié)果（第1頁）9-Word郵件合并請大家完成任務(wù)打開主文檔：

邀請函主文檔.doc操作方法：查看文件：邀請函的制件過程.doc

樣版文件：

邀請函做好的樣板.doc9-Word郵件合并252023/11/7修改樣式

操作命令：在“開始”選項卡的“樣式”組中單擊右下角的向下箭頭，打開“樣式”列表在“樣式”列表中單擊“