合同管理制度規(guī)定

合同管理制度（規(guī)定）第一章總則第一條為規(guī)范公司合同（合同）的管理，防備與控制合同風(fēng)險，有效維護(hù)公司的正當(dāng)權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際，特制訂本制度。第二條本制度合用于公司對外訂立、推行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、合同等的管理，涉及買賣合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、倉儲合同、服務(wù)合同等。第二章合同管理部門及職責(zé)第三條公司合同（合同）統(tǒng)一由綜合部管理，具體職責(zé)是：1.負(fù)責(zé)對公司章、合同專用章、合同統(tǒng)一文本、法人授權(quán)委托書的發(fā)放和管理。2.負(fù)責(zé)各類合同的檔案管理，監(jiān)督、檢查各部門合同（合同）訂立、推行、管理狀況，對推行中出現(xiàn)的重要問題進(jìn)行分析，提出意見。3.組織并參加合同（合同）糾紛的調(diào)查解決，制訂解決方案。4.負(fù)責(zé)本制度的不停完善和監(jiān)督執(zhí)行。第四條合同承接部門的重要職責(zé)：1.負(fù)責(zé)合同中對方資信狀況、履約能力等狀況的調(diào)查，并提供對應(yīng)資料。2.負(fù)責(zé)所承接合同的招標(biāo)、談判和文本的起草。3.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序完畢合同的審批手續(xù)。4.組織合同評審，并對各類合同的正當(dāng)性、可行性、有利性進(jìn)行審查；向法定代表人提交合同評審意見。5.負(fù)責(zé)合同的推行，及時解決推行中出現(xiàn)的問題。遇有合同變更、解除等重大事項，須報主管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批。第三章合同的授權(quán)委托第五條訂立合同實(shí)施授權(quán)委托制度。公司對外訂立的合同（合同）實(shí)施法定代表人委托授權(quán)管理，原則上只對公司各部門負(fù)責(zé)人及以上人員授權(quán)。1.代理公司法定代表人訂立合同的，簽約人應(yīng)持公司法定代表人簽發(fā)并加蓋公司公章的《法人授權(quán)委托證明書》，并在授權(quán)范疇內(nèi)訂立合同?！斗ㄈ耸跈?quán)委托證明書》采用一事（合同）一授權(quán)，合同一經(jīng)推行，委托事項即行終止。2.綜合部負(fù)責(zé)管理授權(quán)委托書，根據(jù)法定代表人的決定，辦理出具授權(quán)委托書事宜。3.代理人必須忠實(shí)推行職責(zé)，維護(hù)公司的正當(dāng)權(quán)益，對公司負(fù)責(zé)。4.代理人實(shí)施損害公司正當(dāng)權(quán)益的行為或者不再適宜擔(dān)任代理人的，公司有權(quán)隨時終止委托代理關(guān)系。終止委托代理關(guān)系的，由法定代表人做出決定，綜合部負(fù)責(zé)完善取消委托授權(quán)等有關(guān)事宜，造成的損失由代理人負(fù)責(zé)。第四章合同的訂立第六條合同的訂立，必須恪遵法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定，遵照平等互利、協(xié)商一致、誠實(shí)信用的原則。第七條合同訂立一律采用書面形式。凡國家或行業(yè)有示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先選用，但在選用時，對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)加以審查，必要時能夠進(jìn)行修改。第八條書面合同應(yīng)當(dāng)涉及下列內(nèi)容：1.合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話、法定代表人姓名、代理人姓名、聯(lián)系方式等；2.簽約的目的和根據(jù)；3.標(biāo)的；4.數(shù)量和質(zhì)量（涉及檢查原則和方式）；5.價款和酬金及支付方式；6.推行期限、地點(diǎn)和方式；7.變更或解除條件；8.爭議解決方式；9.違約責(zé)任；10.根據(jù)法律或合同性質(zhì)必須含有的條款或雙方當(dāng)事人認(rèn)為必須明確的條款；11.正副本份數(shù)和分派方式；12.生效的時間和條件；13.商定的聯(lián)系方式；14.附件名稱；15.簽約地點(diǎn)、日期；16.簽約各方開戶銀行及賬號；17.簽約各方印章或合同專用章；18.法定代表人或委托代理人簽字；19.招標(biāo)、議標(biāo)中有關(guān)的招標(biāo)文獻(xiàn)、投標(biāo)文獻(xiàn)、中標(biāo)告知書；當(dāng)事人協(xié)商一致的修改補(bǔ)充資料等是合同的構(gòu)成部分。第九條法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理同意、登記等手續(xù)生效的合同，應(yīng)按規(guī)定辦理同意、登記等手續(xù)。第十條公司最少應(yīng)持有叁份合同正本，一份交財務(wù)部作為付款根據(jù)，一份由合同部門存檔，一份由綜合部保存，其它部門需要時可提供副本或復(fù)印件。第十一條訂立合同前，應(yīng)對對方當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能力進(jìn)行調(diào)查，不得與不能獨(dú)立承當(dāng)民事責(zé)任的組織訂立合同，也不得與法人單位訂立與該單位履約能力明顯不相符的合同。第十二條根據(jù)云南省紀(jì)委、監(jiān)察廳、建設(shè)廳《有關(guān)在全省建設(shè)工程中建立工程承包和工程廉政“雙合同”機(jī)制的告知》（云紀(jì)發(fā)[1998]3號）中有關(guān)規(guī)定在訂立工程合同的同時訂立廉政合同。第五章合同的審批第十三條合同管理實(shí)施合同評審制度，合同評審能夠采用會議和傳閱會簽的方式進(jìn)行。對金額不不大于100萬元的合同應(yīng)以會議的方式進(jìn)行評審，并形成會議紀(jì)要，全部參加人員應(yīng)在紀(jì)要上面簽字；對金額不大于等于100萬元的合同，能夠以傳閱會簽的方式進(jìn)行評審。投資類合同無論金額大小均須上報方案及預(yù)算至董事會，由董事會研究決定；非投資類且金額不大于等于100萬元的合同訂立由總經(jīng)理決定。第十四條會議評審1.合同經(jīng)辦人準(zhǔn)備好起草的合同文本，提前1天發(fā)出合同評審會議告知。2.召開合同評審會議，發(fā)放合同評審意見表，逐條逐項地討論合同條款及其附件內(nèi)容，參加評審人員提出修改意見，并填寫在評審意見表內(nèi)。3.評審會議結(jié)束后，由經(jīng)辦人將評審會議紀(jì)要和評審報告提交總經(jīng)理審視。4.根據(jù)總經(jīng)理和董事會審批的評審報告對合同條款和附件內(nèi)容進(jìn)行修改。5.對修改后的合同再按程序評審。第十五條會簽評審1.經(jīng)辦人擬定合同初稿，填寫《合同評審表》，連同附件一起經(jīng)有關(guān)部門會簽后，報總經(jīng)理審批、簽字。2.各會簽人在審核合同時，對發(fā)現(xiàn)的重大錯誤、遺漏和不當(dāng)之處，應(yīng)在評審表中予以明確并提出修改意見。由合同經(jīng)辦人修改之后，再按規(guī)定重新提交審批。第十六條合同承接、審查會簽部門的審查事項及責(zé)任1.合同承接部門應(yīng)對合同及附件與否齊全、規(guī)范，合同條款與否完備、正當(dāng)有效，權(quán)利義務(wù)的規(guī)定與否明確具體，合同對方與否含有對應(yīng)的法律資質(zhì)，簽約行為與否通過授權(quán)委托，與建設(shè)項目有關(guān)的擔(dān)保行為與否合理正當(dāng)?shù)确矫孢M(jìn)行審查確認(rèn)，并對之負(fù)責(zé)。2.財務(wù)部對合同項目與否與國家法律法規(guī)及公司的概算相抵觸以及合同支付條款與否合理等進(jìn)行審查，并對之負(fù)責(zé)。3.綜合部對合同重要條款與否完備，文字用語與否精確、規(guī)范進(jìn)行審查，并對之負(fù)責(zé)。第六章合同的推行第十七條合同正式生效前，不得實(shí)際推行。合同生效后，應(yīng)全方面推行。第十八條合同經(jīng)辦人應(yīng)隨時掌握合同的推行狀況，對我司的推行狀況應(yīng)及時做好統(tǒng)計并經(jīng)對方確認(rèn)。經(jīng)辦部門要對合同推行狀況建立臺賬，負(fù)責(zé)書面簽證、來往信函等資料的保管。第十九條合同在推行過程中，合同經(jīng)辦人和有關(guān)部門發(fā)現(xiàn)合同另一方不推行或不全方面、不適宜推行合同時，應(yīng)及時書面上報公司領(lǐng)導(dǎo)，并依合同規(guī)定制訂對應(yīng)解決方法。第二十條在對方當(dāng)事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其它重大事項以及我司或?qū)Ψ疆?dāng)事人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動時，應(yīng)及時對賬，確認(rèn)合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。第二十一條推行采購合同付款時應(yīng)由對方當(dāng)事人出具正規(guī)發(fā)票，公司原則上只開具轉(zhuǎn)賬支票或網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬，不允許以現(xiàn)金形式支付。第二十二條公司應(yīng)當(dāng)按照合同商定全方面推行自己的義務(wù)，并督促對方當(dāng)事人及時推行其義務(wù)。第二十三條合同推行過程中，確需訂立補(bǔ)充合同或者變更、解除合同的，推行部門應(yīng)當(dāng)按照本管理制度有關(guān)合同訂立授權(quán)的程序辦理。第二十四條合同推行完畢后，推行部門要在臺賬上注明，對所遺留的問題，推行部門應(yīng)指定經(jīng)辦人負(fù)責(zé)解決，并規(guī)定解決期限，在期限內(nèi)擬定無法解決的，應(yīng)當(dāng)立刻報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并提出解決方案。第七章合同的變更、解除第二十五條在合同推行期間由于客觀因素需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達(dá)成書面合同，新合同未達(dá)成前，原合同仍然有效。公司收到對方當(dāng)事人規(guī)定解除或變更合同的告知書后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面回復(fù)。第二十六條存在下列情形之一的，公司能夠單方解除合同：1.因不可抗力致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的。2.在推行期限屆滿之前，對方明確表達(dá)或者以自己的行為表明不推行重要債務(wù)。3.對方延遲推行重要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未推行。4.對方延遲推行債務(wù)或其它違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的。5.法律規(guī)定的其它情形。第二十七條變更或解除合同的，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。第二十八條變更或解除經(jīng)濟(jì)合同的合同應(yīng)按照合同訂立程序報原審批人員同意。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理同意登記等手續(xù)的，應(yīng)依法及時辦理。第八章合同糾紛解決第二十九條合同雙方在推行過程中發(fā)生糾紛時，應(yīng)首先按照實(shí)事求是的原則，平等協(xié)商解決。第三十條合同雙方在一定時限（普通為一種月）內(nèi)無法就糾紛的解決達(dá)成一致意見或?qū)Ψ疆?dāng)事人無意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時書面報告部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)，由部門擬定解決意見，報公司總經(jīng)理決定。第三十一條公司決定采用訴訟或仲裁解決的合同糾紛，以及對方當(dāng)事人起訴的，有關(guān)部門應(yīng)及時將合同的訂立、推行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商狀況整頓成書面材料連同有關(guān)證據(jù)一同備齊。第三十二條合同推行過程中對方當(dāng)事人存在違約行為，推行部門應(yīng)當(dāng)立刻報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并查明狀況，認(rèn)真、全方面地收集證據(jù)，經(jīng)總經(jīng)理同意后，及時、合理、精確地向?qū)Ψ教岢鏊髻r。索賠函件副本同時報綜合部存檔。第三十三條當(dāng)公司接到對方當(dāng)事人的索賠函件后，訂立與索賠函件有關(guān)合同的被授權(quán)人應(yīng)當(dāng)立刻報告公司領(lǐng)導(dǎo)，共同商定應(yīng)對方法。第三十四條推行過程中一旦發(fā)生不可抗力和第三人干擾及意外事件，推行部門應(yīng)立刻查明因素并告知對方當(dāng)事人，及時妥善解決。第九章合同的日常管理第三十五條公司的公章、合同專用章、空白合同、授權(quán)委托書由專人管理，業(yè)務(wù)人員不得隨帶公章或已蓋章的空白授權(quán)委托書、空白合同出差，特殊狀況，由公司總經(jīng)理同意。第三十六條蓋章的空白合同、授權(quán)委托書、已訂立的合同等遺失的，應(yīng)及時向本地公安機(jī)關(guān)報案，并登報聲明。第三十七條業(yè)務(wù)往來傳真、信函、對賬單等資料，合同經(jīng)辦人員應(yīng)自行保管好，重要資料應(yīng)將原件交綜合部隨合同保管。第三十八條合同經(jīng)辦人員與公司終止勞動關(guān)系前應(yīng)把有關(guān)材料及空白合同、名片、委托書移交完畢，經(jīng)綜合部和有關(guān)部門確認(rèn)后方可辦理有關(guān)手續(xù)。第三十九條合同經(jīng)辦人員與公司終止勞動關(guān)系或因其它因素發(fā)生變更的，綜合部應(yīng)在狀況發(fā)生后一周內(nèi)書面告知各有關(guān)單位。第四十條綜合部按月監(jiān)督檢查各部門合同訂立、推行、管理等狀況。在推行合同過程中，若因部門或個人責(zé)任，對公司造成損失的，由綜合部提出考核意見，報總經(jīng)理同意后執(zhí)行。第四十一條公司合同統(tǒng)一由綜合部存檔管理，其它人員需要時可到綜合部辦理有關(guān)手續(xù)后借閱或復(fù)印。第十章考核與獎懲第四十二條公司全體員工應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格恪守本制度，有效訂立、推行合同，切實(shí)維護(hù)公司的正當(dāng)權(quán)益。第四十三條對在合同訂立、推行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，主動采用補(bǔ)救方法，使公司避免重大經(jīng)濟(jì)損失以及在經(jīng)濟(jì)糾紛解決過程中，避免或挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的，予以獎勵。第四十四條合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列狀況之一，給公司造成損失的，公司將依法向負(fù)責(zé)人員追償損失：1.未經(jīng)授權(quán)同意或超越權(quán)限訂立合同。2.為別人提供公司章或蓋章的空白合同、授權(quán)委托書。3.應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而未訂立書面合同。

4.因工作過失致使公司被詐騙。

5.公司推行合同未經(jīng)對方當(dāng)事人確認(rèn)。

6.遺失重要證據(jù)。

7.發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結(jié)或報告避重就輕，從而貽誤時機(jī)的。

8.蓋章的空白合同、授權(quán)委托書遺失未及時報案和報告。

9.在合同訂立、推行過