采購管理制度樣本

采購管理制度總則第一條 為規(guī)范采購管理，提高采購效率，確保采購質(zhì)量，滿足營銷需要，減少采購成本，保持購銷平衡，根據(jù)《藥品管理法》、《合同法》和《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范》、《藥品流通監(jiān)督管理方法》等法律法規(guī)，結(jié)合甘肅蘭藥藥業(yè)有限公司（下列簡稱“公司”）實際狀況，特制訂本制度。第二條 本制度旨在對公司原料、包材、中間體等采購實施全過程控制，合用于公司采購部門和與采購業(yè)務有關的其它部門。第二章 基本原則第三條 明確責權原則。采購工作在董事長、總裁或總經(jīng)理統(tǒng)一領導下，由主管副總裁或副總經(jīng)理全方面負責并直接領導。采購工作的主管部門是采購供應部門，實施采購部門經(jīng)理負責制并直接對公司主管副總負責，組織采購部全體人員，按照采購管理權限和藥品品種分工共同完畢采購任務。第四條擇優(yōu)擇廉原則。堅持質(zhì)量第一的采購方針，不得從資質(zhì)不合格的供應廠商采購。在經(jīng)濟效益和產(chǎn)品質(zhì)量的天平上，永遠向產(chǎn)品質(zhì)量一邊傾斜。在同等質(zhì)量的前提下，權衡產(chǎn)品的品牌效應和市場需求，體現(xiàn)效益優(yōu)先的采購思想。第五條保障供應原則。確立采購為一線營銷服務、對供應廠商負責的理念，把提高采購效率、及時按需采購、保障供應但不積壓、采購價格合理作為體現(xiàn)采購服務質(zhì)量的考核根據(jù)。第六條責任追究原則。按采購管理權限，分別追究采購團體組員人為因素造成的生產(chǎn)斷檔、積壓、存量原料過期失效損失的責任，對采購的直接操作人員和上一層級的負責人予以對應行政或經(jīng)濟處分；同時，對完畢采購任務杰出的人員予以對應精神或物質(zhì)獎勵。第三章 操作程序第七條 原料及包材、中間體等采購分六步程序?qū)嵤阂?、編制采購計劃。根?jù)銷售部門提供的下一年度的預計銷售計劃，結(jié)合庫存狀況編制年度生產(chǎn)計劃，并根據(jù)生產(chǎn)計劃分解原料、包材、中間體等采購計劃，訂立年度采購合同；采購計劃涉及：年計劃、定時計劃、臨時追加計劃、計劃調(diào)節(jié)等。二、簽定采購合同、合同。全部擬采購的物料均要簽定采購合同。采購合同涉及：年度經(jīng)銷合同下的階段購銷合同、定時采購合同和臨時電話要貨的購進合同等。三、上級審批確認。按照采購層級授權的權限，由采購人員按照公司合理庫存規(guī)定及采購合同，擬定采購合同交由上一層級領導審批、簽字后有效。四、監(jiān)控合同執(zhí)行。采購負責人對已經(jīng)簽定的采購合同的執(zhí)行狀況、到貨質(zhì)量、價風格節(jié)、營銷變化、市場競爭動態(tài)、使用期限、退貨因素、存貨數(shù)量、付款時間等狀況，實施全程調(diào)節(jié)和監(jiān)控。五、合理承付貨款。采購、付款人員每月末前3個工作日做出下一月度的付款預算，根據(jù)預算對所管轄品種提出付款申請，分別交由上一級領導審核、簽字同意并報主管副總裁或副總經(jīng)理審批、簽字。符合付款程序并辦審批手續(xù)后，付款申請方可有效。六、評價采購效果。采購部門按照采購管理權限和品種分工，在每一種季度末對上一種季度采購工作效率、保障供應狀況、庫存構造分析、采購價格成本進行量化評價，并提交簡潔的評價報告。第八條各層級的采購有關人員，按品種分工對采購的計劃、合同、審核、監(jiān)控、付款、評價實施全程負責。第四章 編制計劃第九條 采購計劃根據(jù)采購品種管理權限的規(guī)定，由公司主管副總裁或副總經(jīng)理、采購部門正副經(jīng)理和采購員負責編制，但采購員必須由公司法定代表人授權，只有被授權的采購員才有權在授權范疇內(nèi)從事采購工作和制訂采購計劃。第十條制訂采購計劃原則是：按照管理權限，根據(jù)銷售需求，堅持以銷定進，力求購銷平衡。第十一條采購部門每季度根據(jù)實際市場銷售狀況，調(diào)節(jié)下一季度進貨采購計劃。經(jīng)公司主管總裁或經(jīng)理同意、并咨詢質(zhì)量監(jiān)督管理部門意見后，由采購人員具體執(zhí)行。與此同時，進貨部門和生產(chǎn)、銷售部門定時或不定時召開會議溝通信息，并針對存在問題調(diào)節(jié)購進計劃。第十二條 采購員為避免物料積壓或斷檔，對自己所管轄品種每季根據(jù)實際庫存消耗制訂進貨采購計劃，并貫徹庫存上、下限制度，每月按庫存實際消耗做追加或削減的調(diào)節(jié)計劃，確保物料既不停檔又不積壓。另外，定時與生產(chǎn)呢、銷售溝通物料在使用中的信息和存在的問題，并及時調(diào)節(jié)購進計劃。第十三條采購計劃的重要內(nèi)容有：物料名稱、規(guī)格、采購價格、期初庫存、生產(chǎn)計劃、購進計劃、預計經(jīng)費、供應廠商等項目。第十四條采購人員在編制采購計劃時，充足考慮所管轄物料儲存、運輸條件及采購途徑的不同，提出不同對策，以免影響采購計劃的貫徹。第五章 訂立合同第十五條物料購進合同的訂立，必須恪守國家法律法規(guī)，遵照平等互利、協(xié)商一致的原則。其中訂立購銷合同必須獲得公司法定代表人授權的授權委托書，并根據(jù)授權范疇以被授權人的名義訂立。第十六條訂立購進合同時，必須選擇正當?shù)墓┴泦挝?，做到“貨比三家”，嚴格?zhí)行符合藥品質(zhì)量規(guī)定的進貨程序，堅持從產(chǎn)品質(zhì)量信譽好、含有法定資格和通過GMP/GSP認證的廠商/供應商進貨，以確保購進原料、包材、中間體等商品質(zhì)量。第十七條訂立進貨合同嚴格執(zhí)行初次進貨客戶審批制度。在初次與生產(chǎn)廠家發(fā)生業(yè)務聯(lián)系前，對初次進貨單位進行資格和質(zhì)量確保能力的核算，如發(fā)生采購行為還需將加蓋供貨單位紅色公章的“一證一照”留檔存查；對擬采購的物料，首先必須含有正當?shù)耐馕奶?，另首先應理解供貨單位的質(zhì)量確保能力和推行合同能力。擬定資格后須填報初次物料采購審批表，由采購部門提出申請，經(jīng)公司質(zhì)量監(jiān)督管理部門同意，由主管總裁、經(jīng)理同意，方可與對方訂立合同。第十八條初次購進客戶采購合同的簽定必須含有下列資料：1）原料藥購進：藥品生產(chǎn)許可證正本、副本及變更統(tǒng)計、營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構代碼證、稅務登記證過、法人委托書、質(zhì)保合同、GMP證書/GSP證書、原料注冊證、省級藥檢報告、樣品、樣品同批號廠檢報告；2）內(nèi)包材購進：營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構代碼證、稅務登記證過、法人委托書、質(zhì)保合同、樣品、樣品同批號廠檢報告、印刷品許可證、二類包材注冊許可證；3）其它包材購進：營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構代碼證、稅務登記證過、法人委托書、質(zhì)保合同、樣品、印刷品許可證。以上資料報質(zhì)量監(jiān)督部門審核同意，并經(jīng)采購部門經(jīng)理審批、簽字，作為簽定合同的根據(jù)和條件。第十九條訂立進貨合同應有質(zhì)量條款。合同應注明該物料出廠的法定質(zhì)量原則，并提供產(chǎn)品合格證、注冊證等有關材料。根據(jù)需要，還可注明物料的廠方負責期、生產(chǎn)日期、使用期、包裝標志、包裝規(guī)定等內(nèi)容。第二十條對于需要預付款的物料采購，須訂立采購合同，合同雙方簽字蓋章、存檔方可生效；任何電子掃描合同將視為無效合同。采購人員要督促已付款的商品、票據(jù)及時到帳。第二十一條采購員簽定采購合同，須由專人向公司聘任的律師或公司負責法務工作領導審核、獲得律師同意函后方可訂立，并由專人進行掃描歸檔。第二十二條采購合同的簽約，必須按照采購審批權限和品種分工，由采購人員和上級主管共同簽字并加蓋采購專用印章后方可生效。第二十三條采購部門設專人管理采購合同，掃描后按照時間、供應商等分類整理合同并歸檔。第六章 監(jiān)控執(zhí)行第二十四條 對已經(jīng)簽定的物料采購合同，采購人員須跟進掌握和調(diào)控合同的履約效果，與供應廠商保持不間斷的聯(lián)系，督促其按質(zhì)、準時、按價、按量發(fā)貨。第二十五條 采購人員對臨時調(diào)劑的急需物料，可先行電話要貨。事后采購人員補辦采購合同，并立刻告知質(zhì)量驗收部門驗收，盡快使物料投入生產(chǎn)銷售。第二十六條 采購人員負責對分管的品種進行數(shù)據(jù)維護，重要內(nèi)容涉及：物料編碼、商品通用名、規(guī)格、單位、采購價格、合同數(shù)量、生產(chǎn)單位、供貨單位、到貨在途時間、使用期、與否GMP認證、付款數(shù)量、付款金額、付款時間等項目。第二十七條 采購物料到貨后的退換貨按下列方法解決：一、按合同購進的物料到貨入庫前，在檢查中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格或者其它不符合采購合同商定條款的問題，采購人員在接到質(zhì)檢告知的兩小時內(nèi)完畢與供應廠商的聯(lián)系，告知退貨，并做好查詢統(tǒng)計。二、全部退貨，應直接退回給原供應商。三、物料購進后由于市場或者銷售等因素發(fā)生藥品滯銷，使用期限局限性六個月等因素需要退換貨時，采購人員應主動主動地與供應商聯(lián)系；經(jīng)協(xié)商同意退換時，被換的物料按退貨解決，換回的物料按重新采購的程序辦理。第二十八條采購部門全部用章：如合同章、發(fā)票收訖章、退換貨專用章等要有專人管理。按照公司用章申請審批流程申請使用，任何人不得違規(guī)操作使用。第七章 進價調(diào)節(jié)第二十九條 進貨價格是指我司從供貨方進貨的物料價格,其管理的基本內(nèi)容以下：一、初次合作供應商進價。初次合作供應商進價是指我司第一次合作供應商的進價。該進價是在各項資料齊全、確保質(zhì)量的前提下，由采購員與供貨方協(xié)商擬定，報采購部門經(jīng)理同意后備案。二、調(diào)價物料的進價調(diào)節(jié)。采購員每季度需對負責范疇內(nèi)的物料采購品種進行一次價風格研，及時調(diào)節(jié)公司采購價格，市場價格水品下跌時及時調(diào)節(jié)公司物料采購價格，確保公司采購價格處在行業(yè)較低水平。第八章 承付貨款第三十條 采購付款流程。采購員每月根據(jù)業(yè)務需要和應付款狀況提出付款計劃匯總→向財務部門提出付款資金使用計劃→財務部門根據(jù)資金狀況核定當月用款額度→經(jīng)采購部門經(jīng)理核準→財務部根據(jù)付款計劃將增值稅發(fā)票與進貨驗收單相匹配、審核并沖減退貨款等→付款申請審批程序：有采購員簽字的付款申請批條交財務審核后由采購部門經(jīng)理審批→主管副總裁或副總經(jīng)理審批→財務部門核算付款并進行賬務解決。第三十一條公司付款方式有預付款、現(xiàn)款現(xiàn)貨、賒銷付款等，全部付款方式方式優(yōu)先考慮銀行承兌支付。一、預付款、現(xiàn)款現(xiàn)貨：優(yōu)先向下述廠商傾斜：有年合同的供應廠商，有付款時間規(guī)定和年終返利的廠商，有獨家品種的廠商，愛狗品種多、采購額達一定規(guī)模的廠商及名優(yōu)大廠。遇有資金緊張時，優(yōu)先確保上述廠商的利益，通過資金杠桿作用吸引更多的廠商加盟與合作。二、賒銷付款。付款本著用后付款及壓批付款的原則做好付款計劃，并協(xié)調(diào)好與供應商的合作關系。為減少公司資金占壓和過多增加倉庫容量，凡享有按回款時間返利的品種，本著勤進快銷原則，不超出1.5個月庫存周轉(zhuǎn)進行貨源采購，并根據(jù)市場狀況及季節(jié)等因素調(diào)節(jié)。壓批付款的品種，則可適宜增大進貨量。第三十二條 付款特殊審批程序：有年合同的品種，若為完畢合同量需壓貨或提前超量付款或需預付款時，可啟動特殊審批程序。即由采購員根據(jù)合同或合同提出申請，闡明狀況，經(jīng)采購部門經(jīng)理同意并報公司主管副總裁或副總經(jīng)理，預付款需由法定代表人授權的負責人簽字同意后，方可進入付款流程。第三十三條付款審核手續(xù)。付款根據(jù)合同、合同及采購員的付款計劃，認真核對采購付款的送貨方、發(fā)票及付款單位須一致。以合同商定的付款方式嚴格審核，對所結(jié)算品種的品名、規(guī)格、數(shù)量、結(jié)算單價認真審查核算，對退貨、破損在認真與供貨商對帳確認后補貨或抵沖應付款。解決完有關事項后，方可付款。預付款時需核對采購合同，在第一筆預付款商品及發(fā)票未到的狀況下，不得做第二筆預付款。任何人不得對未付款進行核銷。第三十四條增值稅發(fā)票和返利。在增值稅發(fā)票與財務部門傳遞過程中，嚴格執(zhí)行轉(zhuǎn)票登記簽收手續(xù)，避免發(fā)票丟失。第九章 協(xié)同督導第三十五條 公司采購職能線應督導各利潤中心采購部門加強和主動維護與各子公司銷售部門、物流中心及其它有關部門的溝通交流，定時不定時地與有關職能部室召開物料采購管理信息交流會，實現(xiàn)采購信息共享，建立互相協(xié)作的工作關系，共同研究解決采購中碰到的問題。第三十六條加強對各利潤中心物料采購管理工作的檢查監(jiān)督，對采購合同的推行狀況進行跟蹤。各利潤中心要建立物料庫存狀況月報制度，由采購職能線專人負責匯總上報、掌握各利潤中心物料庫存動態(tài)信息，并對各利潤中心物料購進、庫存、退貨等狀況進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，及時提出改善意見和建議。第三十七條組織和指導各利潤中心貫徹貫徹公司物料采購方針和操作方略，重點加強對各利潤中心采購工作的宏觀指導、政策咨詢和業(yè)務培訓，總結(jié)推廣采購工作經(jīng)驗，協(xié)助各利潤中心研究解決物料采購中的新狀況、新問題。第十章 評價效果第三十八條公司采購職能線按照公司對各下屬單位采購工作的規(guī)定，每季度末的第五個工作日完畢對上季度藥品采購效果的書面評價。采購效果評價要有數(shù)據(jù)，盡量量化，報告力求簡潔、具體，將評價成果提交各利潤中心總經(jīng)理，作為考核各部門物料采購工作績效的一項重要根據(jù)。一、恪守國家有關法律法規(guī)。二、恪守公司的制度規(guī)定、辦事程序。三、恪盡職守，勤奮工作，高質(zhì)量地完畢工作任務。四、上班時應保持良好的精神狀態(tài)，認真接受領導的批示和命令，對別人的提示、忠告和批評應虛心接受。五、主動主動地鉆研業(yè)務，提高工作技能。六、愛惜并節(jié)省使用公司的一切財產(chǎn)物資。七、主動學習業(yè)務知識與技能，提高本身的工作能力。八、全部員工都有義務保守公司的多個經(jīng)營管理信息；機密文獻和資料不得私自復印，未經(jīng)特許不得帶出公司。九、采購人員須憑有關領導審批的采購單，按公司規(guī)定同意權限和有關程序?qū)嵤┎少?。十、采購人員應按采購單保質(zhì)保量地完畢采購工作，收貨時要按公司有關規(guī)定進行驗收。十一、不準弄虛作假，偽填或涂改發(fā)票。十二、不準出現(xiàn)向供應商索取或接受其回扣、傭金等公司嚴禁的行為。十三、采購人員須維護公司形象，保守商業(yè)秘密。第三十九條 采購人員有下列行為應予以處分：一、從無“一證、一照”單位采購