項目管理建議書

魏橋集團項目管理建議書前言建立起一整套行之有效的項目和風(fēng)險管理機制，對提高魏橋集團公司的ERP系統(tǒng)的實施成功率至關(guān)重要。因此本著為顧客負(fù)責(zé)的態(tài)度，我們用友公司為魏橋集團的項目管理提供以下的建議，由于沒有對魏橋集團公司進行具體的調(diào)研，因此可能有些不當(dāng)之處。敬請海涵。對ERP項目全部方面的計劃、組織、管理和監(jiān)控，是為了達成項目實施后的預(yù)期成果和目的而采用的內(nèi)部和外部的持續(xù)性的工作程序。這是對時間、成本、產(chǎn)品、服務(wù)細(xì)節(jié)的需求互相間可能發(fā)生矛盾進行平衡的基本原則。下列結(jié)合用友實施ERP項目的實際經(jīng)驗，介紹ERP項目管理的重要內(nèi)容、工具和辦法。一種完整的ERP項目普通涉及三大階段：需求分析、系統(tǒng)選型和系統(tǒng)實施；在系統(tǒng)實施階段又可細(xì)分為實施計劃、業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認(rèn)、系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運行、運行后評定五個重要環(huán)節(jié)。項目管理圍繞整個ERP項目的全過程，對項目的立項授權(quán)、需求分析、軟硬件的評定選擇,以及系統(tǒng)的實施進行全方面的管理和控制。作為ERP的顧客普通關(guān)注的流程以下：一種典型的ERP項目管理循環(huán)普通涉及：項目開始、項目選型、項目計劃、項目執(zhí)行、項目評定及更新和項目完畢六項重要內(nèi)容。2．需求分析項目的開始：項目開始階段重要針對ERP項目的需求、范疇和可行性進行分析，制訂項目的總體安排計劃。在項目開始階段進行的項目管理重要涉及下列內(nèi)容：項目小組的建設(shè)：在項目擬定早期,建議魏橋集團公司成立ERP項目小組，項目重要角色以下表所示：角色職責(zé)建議擔(dān)任人備注項目組長重大事情的決策涉及：項目范疇、資金投入，廠商的擬定魏橋集團的總經(jīng)理對細(xì)節(jié)不關(guān)注，但重大決策要把關(guān)項目副組長具體負(fù)責(zé)整個項目，涉及全部的過程，并對項目組長負(fù)責(zé)魏橋集團的副總經(jīng)理最佳專職組長助理具體負(fù)責(zé)廠家聯(lián)系、資料整頓、活動安排、協(xié)調(diào)應(yīng)用選型和計算機技術(shù)選型人員的意見等工作。對項目副組長負(fù)責(zé)。熟悉軟件公司的運作流程和魏橋集團運行流程的人專職應(yīng)用組員負(fù)責(zé)具體業(yè)務(wù)應(yīng)用的選型，把關(guān)各部門經(jīng)理，工業(yè)園總經(jīng)理兼職技術(shù)選型負(fù)責(zé)計算機技術(shù)的選型和把關(guān)熟悉計算機技術(shù)、對數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)，現(xiàn)在計算機的發(fā)展趨勢比較理解。專職2）項目范疇定義在明確公司盼望和需求的基礎(chǔ)上，定義ERP項目的整體范疇。在項目小構(gòu)成立后來，第一步的工作就是定義項目的范疇。普通的公司信息化范疇重要涉及：財務(wù)、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)制造、人力資源、決策支持、辦公自動化、電子商務(wù)等內(nèi)容。根據(jù)國家863項目小組提出的“總體規(guī)劃、分布實施”的原則，建議魏橋集團先從最容易見到效益的方面入手；獲得階段性成果后，在從易到難，諸項突破。普通公司信息化建設(shè)的次序是集中財務(wù)管理――》供應(yīng)鏈管理――生產(chǎn)管理――》人力資源――》電子商務(wù)。以上次序只是一種普通性的次序，每個公司要根據(jù)自己的具體狀況制訂總體規(guī)劃?？尚行苑治龈鶕?jù)項目的盼望和目的以及預(yù)計項目的實施范疇，對公司本身的人力資源、技術(shù)支持等方面作出評定，明確需要為配合項目而采用的方法和投資的資源。4）項目的總體安排對項目的時間、進度、人員等作出總體安排,制訂ERP項目的總體計劃。在這個階段，重要是對項目何時上馬、階段里程碑、何時結(jié)束、每一階段的人員配合狀況有一種大致的規(guī)劃，方便后來和軟件公司的實施規(guī)劃有一種好的銜接。項目授權(quán)如果以上規(guī)劃公司無法獨立完畢，能夠請有經(jīng)驗的咨詢公司或軟件供應(yīng)商協(xié)助完畢。公司與ERP項目咨詢公司訂立ERP項目咨詢合同，明確雙方職責(zé)，并由公司根據(jù)項目的需要對咨詢公司進行項目管理授權(quán)。3．項目選型在明確了項目的盼望和需求后，系統(tǒng)選擇階段的重要工作就是為公司選擇適宜的軟件系統(tǒng)和硬件平臺。系統(tǒng)選型的普通過程為：擬定項目選型的基本原則：項目的選型是一種比較復(fù)雜的工作，軟件、硬件、操作系統(tǒng)、開發(fā)語言、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)等等紛繁復(fù)雜，但是只要掌握準(zhǔn)原則，就會理順全部的關(guān)系，選型的基本原則是：應(yīng)用決定軟件，軟件決定硬件。無論是軟件還是硬件最后的目的只有兩個既：協(xié)助顧客解決現(xiàn)在管理中的問題并且為顧客的公司帶來利益。明確了這個問題之后，選型的思路就比較清晰了。篩選軟件供應(yīng)商：在第一步擬定了應(yīng)用需求之后,就要看那些軟件供應(yīng)商能夠滿足公司的需求。手段重要是ERP供應(yīng)商的應(yīng)用方案。應(yīng)用方案是供應(yīng)商對公司應(yīng)用與軟件吻合度的一種描述。項目小組根據(jù)公司的盼望和需求，綜合分析評定可能的候選軟件供應(yīng)商的產(chǎn)品。3）系統(tǒng)的演示對上一步篩選出的供應(yīng)商，顧客會規(guī)定作系統(tǒng)的演示，普通來說大的ERP系統(tǒng)很難通過軟件演示的手段來闡明問題。但是好的ERP軟件供應(yīng)商，會站在顧客應(yīng)用的角度，敘述方案對顧客需求的滿足度，更重要是，在這階段，供應(yīng)商會站在管理的角度結(jié)合自己的產(chǎn)品，對客戶的管理提出改善意見。從而為下一步的實施指明目的和方向。擬定供應(yīng)商的實力公司實施ERP是一種長久艱巨的任務(wù)，周期長，過程復(fù)雜。因此顧客更多是傾向于選擇有實力的供應(yīng)商，作為長久的合作伙伴。對供應(yīng)商的持續(xù)開發(fā)能力、服務(wù)能力、實施培訓(xùn)能力，經(jīng)濟實力都會做一種詳盡的考察。系統(tǒng)的評定和選型項目小組根據(jù)演示和考察成果對重點候選對象的優(yōu)勢和劣勢作出具體分析，向公司決策者供參考意見。公司決策者結(jié)合演示的成果和項目小組的參考意見，擬定初步選型，在通過商務(wù)談判等工作后，最后決定入選系統(tǒng)。硬件與網(wǎng)絡(luò)的選型ERP供應(yīng)商擬定后來，根據(jù)其軟件產(chǎn)品對硬件和網(wǎng)絡(luò)的規(guī)定，測定技術(shù)指標(biāo)，擬定硬件和數(shù)據(jù)庫供應(yīng)商系統(tǒng)選型考慮的基本因素1．合用性：在公司管理中，每個公司現(xiàn)有自己獨特的地方，也有更多和別的公司類似的地方。方案和產(chǎn)品的適應(yīng)性，是首先要考慮的因素。2．先進性：計算機技術(shù)日新月異，體系構(gòu)造從F/S,C/S發(fā)展到了現(xiàn)在的B/S構(gòu)造，完全符合現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)的潮流。因此在選型的過程中要充足注意不要選擇落后的技術(shù)。３．易用性：考慮公司的實際狀況，在產(chǎn)品選型的過程中要注意產(chǎn)品的易用性，只有被大家都樂意接受的產(chǎn)品，才干最后發(fā)揮作用。４．可靠性：大型的ERP系統(tǒng)必須采用大型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，有嚴(yán)格的安全控制和數(shù)據(jù)備份機制，這樣才干確保數(shù)據(jù)安全可靠，同時考慮到公司的需要，最佳在操作系統(tǒng)方面考慮大型公司普遍采用系統(tǒng)。同時軟件供應(yīng)商的開發(fā)的成熟度（以國際通用的CMM認(rèn)證體系為原則）也是應(yīng)當(dāng)考慮的原則。５．安全性：ERP是一種龐大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，安全性的問題，也是非常重要的，因此軟件的各項安全方法也是選型的重要原則之一。６．集成性：系統(tǒng)要充足考慮各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)銜接，從公司產(chǎn)、供、銷到財物、人力資源、辦公自動化、公司門戶、電子商務(wù)實現(xiàn)系統(tǒng)的無縫集成應(yīng)用，這樣才干形成公司高效協(xié)同商務(wù)平臺。７．可擴充性：一種發(fā)展中的公司，公司的規(guī)模，組織形式，管理模式都會隨公司的不停壯大而變化。因此軟件的可擴充性對魏橋也是非常重要的?？傊?，在項目選型階段的重要項目管理工作是進行系統(tǒng)選擇的風(fēng)險控制。涉及：對的全方面評定系統(tǒng)功效，合理匹配系統(tǒng)功效和本身需求，綜合評價供應(yīng)商的產(chǎn)品功效和價格、技術(shù)支持能力等因素。4．項目計劃項目計劃階段是ERP項目進入系統(tǒng)實施的啟動階段，重要進行的工作涉及：擬定具體的項目實施范疇、定義遞交的工作成果、評定實施過程中重要的風(fēng)險、制訂項目實施的時間計劃、成本和預(yù)算計劃、人力資源計劃等。1）擬定具體的項目范疇選定軟件供應(yīng)商之后，軟件商的實施咨詢顧問會合公司內(nèi)部的項目小組對公司進行業(yè)務(wù)調(diào)查和需求訪談，理解顧客的具體需求，據(jù)此制訂系統(tǒng)定義備忘錄，明確顧客的現(xiàn)狀、具體的需求和系統(tǒng)實施的具體范疇。2）定義遞交的工作成果

公司與實施咨詢顧問討論擬定系統(tǒng)實施過程中和實施結(jié)束時需要遞交的工作成果，涉及有關(guān)的實施文檔和最后上線運行的系統(tǒng)。普通這些文檔涉及：項目實施建議書實施主計劃調(diào)研文檔培訓(xùn)文檔各會議總結(jié)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備清單實施解決方案客戶化操作手冊項目驗收文檔評定實施的重要風(fēng)險

由實施咨詢顧問結(jié)合公司的實際狀況對實施系統(tǒng)進行風(fēng)險評定，對預(yù)計的重要風(fēng)險采用對應(yīng)的方法來加以防止和控制。制訂項目的時間計劃在擬定具體的項目范疇、定義遞交的工作成果和明確預(yù)計的重要風(fēng)險的基礎(chǔ)上，根據(jù)系統(tǒng)實施的總體計劃，編制具體的實施時間安排。制訂成本和預(yù)算計劃

根據(jù)項目總體的成本和預(yù)算計劃，結(jié)合實施時間安排，編制具體的系統(tǒng)成本和預(yù)算控制計劃。制訂人力資源計劃

擬定實施過程中的人員安排，涉及具體的軟件供應(yīng)商的實施咨詢?nèi)藛T和公司方面的核心業(yè)務(wù)人員。對顧客方面參加實施的核心人員，需要對其日常工作作出安排，以確保對實施項目的時間投入。5．項目執(zhí)行項目執(zhí)行階段是實施過程中歷時最長的一種階段，貫穿ERP項目的業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認(rèn)和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運行三個環(huán)節(jié)中。實施的成敗與該階段項目管理進行的好壞休戚有關(guān)。在項目執(zhí)行階段進行的項目管理的重要內(nèi)容涉及：實施計劃的執(zhí)行根據(jù)預(yù)定的實施計劃開展日常工作，及時解決實施過程中出現(xiàn)的多個人力資源、部門協(xié)調(diào)、人員溝通、技術(shù)支持問題。2）時間和成本的控制根據(jù)實施的實際進度控制項目的時間和成本，并與計劃進行比較，及時對超出時間或成本計劃的狀況采用方法。3）實施文檔對實施過程進行全方面的文檔統(tǒng)計和管理，對重要的文檔需要報送項目實施領(lǐng)導(dǎo)委員會和全部有關(guān)的實施人員。4）項目進度報告以項目進度報告的形式定時向?qū)嵤╉椖康娜咳藛T通報項目實施的進展?fàn)顩r、已經(jīng)開展的工作和需要進一步解決的問題。5）項目例會

定時召開由公司的項目領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)以及實施咨詢?nèi)藛T參加的項目實施例會，協(xié)調(diào)解決實施過程中出現(xiàn)的多個問題。6）會議紀(jì)要

對全部的項目例會和專項討論會等編寫出會議紀(jì)要，對會議作出的各項決定或討論的成果進行文檔統(tǒng)計，并分發(fā)給與會者和有關(guān)的項目實施人員。6．項目評定及更新項目評定及更新階段的核心是項目監(jiān)控,就是運用項目管理工具和技術(shù)來衡量和更新項目任務(wù)。項目評定及更新同樣貫穿于ERP項目的業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認(rèn)和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運行三個環(huán)節(jié)中。在項目評定及更新階段慣用的項目管理工具和技術(shù)有：1）階段性評定

對項目實施進行階段性評定，小結(jié)實施與否按計劃進行并達成所盼望的階段性成果，如果出現(xiàn)偏差，研究與否需要更新計劃及資源，同時貫徹所需的更新方法。項目里程碑會議在項目實施達成重要的里程碑階段，召開項目里程碑會議，對上一階段的工作作出小結(jié)和評定實施進度及成果，并動員布署下一階段的工作。3）質(zhì)量確保體系通過對參加實施的顧客人員進行培訓(xùn)和知識傳授，編寫完善實施過程中的多個文檔，從而建立起質(zhì)量確保體系，確保在實施完畢后公司能夠達成對系統(tǒng)的完全掌握和不停改善的目的。7．項目完畢項目完畢階段是整個實施項目的最后一種階段。此時，工作靠近尾聲，已經(jīng)獲得了項目實施成果。在這一最后階段，仍有重要的項目管理工作需要開展，切莫掉以輕心：1）行政驗收

結(jié)合項目最初對系統(tǒng)的盼望和目的，對項目實施成果進行驗收。2）項目總結(jié)對項目實施過程和實施成果作出回想和總結(jié)。3）經(jīng)驗交流交流分享在實施過程中的經(jīng)驗和教訓(xùn)。4）正式移交系統(tǒng)正式運轉(zhuǎn)及使用，由公司的計算機部門進行日常維護和技術(shù)增援。8．項目的體現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理貫穿上述六個項目管理階段全過程的工作是：項目的體現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理。質(zhì)量管理是項目管理的重要方面之一，建立和執(zhí)行適宜的體現(xiàn)衡量原則是進行項目質(zhì)量管理的核心。1）建立項目的體現(xiàn)衡量原則項目體現(xiàn)衡量原則的制訂根據(jù)是項目計劃，通過項目目的和實施方略的具體內(nèi)容建立項目的盼望，作為項目體現(xiàn)衡量原則的基礎(chǔ)和核心。具體的項目體現(xiàn)衡量原則能夠涉及下列重要的內(nèi)容：·工作范疇和項目具體環(huán)節(jié)·基本時間預(yù)計和成本預(yù)算·財務(wù)預(yù)測和資金計劃·工作具體安排·質(zhì)量規(guī)定·項目小組滿意程度·最后顧客滿意程度·公司管理層滿意程度。2）觀察項目的實際體現(xiàn)狀況通過項目執(zhí)行過程中正式或非正式的渠道，收集項目實施的有關(guān)信息，觀察項目實際的體現(xiàn)狀況。在這一環(huán)節(jié)中能夠運用的信息渠道有：·正式渠道。如：項目進度報告、項目例會、項目里程碑會議、多個會議紀(jì)要等?！し钦降那?。如：與項目小構(gòu)組員或最后顧客的交談和討論，與公司管理層非正式的交流等。3）比較實際體現(xiàn)和衡量原則比較項目實施的實際體現(xiàn)和預(yù)先制訂的衡量原則重要是通過回答兩個問題："項目進展如何?"和"如果發(fā)生了與項目計劃的偏離,是如何造成的?"。體現(xiàn)衡量原則為客觀評價項目狀況提供了根據(jù)，使決策人員能夠快速、有效地對項目的實際進展?fàn)顩r作出客觀、公正的判斷，從而及時采用必要的方法。通過體現(xiàn)衡量原則對項目的進展?fàn)顩r進行評定，始終是項目小組和公司高級管理層的責(zé)任。4）

采用糾正方法在比較項目實際體現(xiàn)和衡量原則后，如果出現(xiàn)偏差，就需要采用糾正方法，及時將實施項目拉回到正軌。糾正方法能夠采用下列的形式：·重新制訂項目計劃·重新安排項目環(huán)節(jié)·重新分派項目資源·調(diào)節(jié)項目組織形式和項目管理辦法。9．項目風(fēng)險的管理控制在對公司實施ERP系統(tǒng)的風(fēng)險分析中，我們意識到，ERP項目潛在的風(fēng)險涉及：軟件風(fēng)險——如軟件功效風(fēng)險和軟件選擇風(fēng)險；實施風(fēng)險——如項目組織風(fēng)險、時間和進度控制風(fēng)險、

成本控制風(fēng)險和實施質(zhì)量控制風(fēng)險；轉(zhuǎn)變風(fēng)險——管理觀念轉(zhuǎn)變的風(fēng)險、組織架構(gòu)調(diào)節(jié)的風(fēng)險

、業(yè)績考核體系變化的風(fēng)險等。對ERP項目過程中發(fā)生的或可能發(fā)生的多個風(fēng)險進行管理和控制，是項目管理貫穿ERP項目全過程的重要內(nèi)容。下列是對項目風(fēng)險管理和控制的方面和工具作一介紹。1）

風(fēng)險管理模型對于一種ERP實施項目的風(fēng)險管理，首先需要對項目本身有著深刻的認(rèn)識和理解，通過理解項目去識別項目潛在的多個風(fēng)險。在對項目風(fēng)險識別的基礎(chǔ)上，評定進行項目風(fēng)險管理的控制點。通過識別項目風(fēng)險和測試風(fēng)險管理的控制點，篩選擬定剩余的、需要著重注意的項目風(fēng)險，并對這部分的剩余風(fēng)險作出進一步的闡明。在項目實施的過程中，針對這部分風(fēng)險采用專門方法進行風(fēng)險管理和控制，從而最大程度地減少風(fēng)險、控制風(fēng)險。在上述風(fēng)險管理模型中,能夠發(fā)現(xiàn)：在最初的理解項目階段，識別的潛在風(fēng)險可能數(shù)量諸多，通過評定項目風(fēng)險管理的控制點，對潛在風(fēng)險進行篩選，去除那些能夠運用普通的項目管理方法加以避免和克服的潛在風(fēng)險，從而使實施人員能夠?qū)⒕杏谀切閿?shù)不多的剩余風(fēng)險上；在擬定了剩余風(fēng)險后，有的放矢地進行對應(yīng)的管理和控制，最后使實施的整體風(fēng)險能夠得到有效的控制。能夠看出，風(fēng)險管理的實質(zhì)就是：識別風(fēng)險、篩選風(fēng)險、控制重點風(fēng)險、最后減少風(fēng)險。2）

風(fēng)險管理的具體內(nèi)容普通風(fēng)險管理能夠分為四個環(huán)節(jié)：識別風(fēng)險、衡量風(fēng)險、管理風(fēng)險、監(jiān)控項