公文處理規(guī)范

公文解決規(guī)范一、現(xiàn)行公文解決規(guī)范性文獻與國標介紹國務院《國家行政機關公文解決方法》（8月24日公布，1月1日起施行）《中國共產(chǎn)黨機關公文解決條例》（中共中央同意中辦1996年5月3日印發(fā)施行）國標GB/T9704-1999《國家行政機關公文格式》（其它機關公文能夠參考執(zhí)行）二、什么是公務文書、公文、文獻三、公文特點1.法定的作者依法成立并能以自己的名義行使權利和承當義務的組織及其法定代理人，如機關、機關某組織單位、機關單位領導。2.法定的權威和效用公文現(xiàn)行效用品有時間性和范疇限制性；（1）失效條件：內容已經(jīng)執(zhí)行；（2）內容過時，以新陳代舊；（3）制發(fā)機關不復存在，又無新機關接替其職能。法定效力的溯及力規(guī)范性文獻的生效時間（即時生效和定時生效）3.法定格式和解決程序四、公文分類——從不同的分類角度理解公文常識（一）按形成、使用領域，分為通用公文（正式內部）和專用公文。1.正式通用公文各機關單位在公務活動中普遍使用的正式文種。含有法定性、規(guī)范性和通用性。（1）《方法》規(guī)定的正式行政公文文種13種，如告知、請示、報告等；（2）《條例》黨的各級機關正式通用文種14種。2.內部通用公文是機關內部通行使用，含有復雜性、內部性和靈活性。如計劃、總結等。3.專用公文專業(yè)部門在專門業(yè)務工作范疇內.或機關在推行本身專門職能或業(yè)務工作中使用的公文，含有專門性和限制性。如外交文獻、計劃文獻、保險文獻、司法文獻等。（二）從行文方向的角度分類理解行文規(guī)則常識1.上行文：請示、報告、意見、議案等2.平行文：函、告知性告知、意見、會議紀元要等3.下行文：命令、決定、告知、意見、會議紀要、通報、批復等它們反映了不同的工作關系，普通需選擇不同的文種、使用對應的用語，其價值的作用亦不相似。社會組織之間的工作關系——行文關系——行文方向——行文方式——行文規(guī)則工作關系：（1）領導與被領導關系（同一系統(tǒng)，上下級機關單位之間）（2）業(yè)務指導關系（同一系統(tǒng)，上下級業(yè)務對口單位之間）（3）平行關系（同一系統(tǒng)，同級或級別相近的機關單位之間）（4）不相附屬關系（為同系統(tǒng)的機關單位之間）（5）其它不、尚有綜合管理與被管理、統(tǒng)管與被統(tǒng)管、監(jiān)督與被監(jiān)督、行政法律關系等等……（三）從涉密程度的角度分類了角公文保密常識1.絕密級文書——絕密（保密年限30年）2.機密級文書——機密（保密年限）3.秘密級文書——秘密（保密年限）4.內部文書——內部5.限國內公開的文書——國內6.對外公開的文書——公開秘密涉及國家秘密、組織（單位）秘密、商業(yè)秘密、個人隱私。涉密文書稱為密件，密件和平件應分開管理，以防泄密失密。（四）從辦理時限的角度分類理解公文解決時限常識1.特急件2.急件3.平件倡導限時辦文制。準時限及時解決，以免延誤公務。（五）一向源角度分類理解公文收發(fā)常識1.發(fā)文（公為對外正式行文和系統(tǒng)內、機關單位內的內部行文）2.收文（六）從解決文獻方式分類分為閱知件（閱件）和閱辦件（辦件）（七）從內容性質的角度分類理解公文不同解決常識1.規(guī)范類文書2.領導指導類文書3.報請類文書4.知照類文書5.契約類文書6.會議文書對內容性質不同的文書，注意把握其不同的寫作特點和不同的解決方式。（八）從物質載體特性的文獻，其制作方式、解決辦法和保管規(guī)定各不相似，需根據(jù)各自的特點的規(guī)定區(qū)別看待。五、公文稿本初稿（草案）——定稿本（試行本、暫行本、不同文字的稿本）——副本（復本、存本和復制件、翻印件）。明確其區(qū)別與聯(lián)系，確保在文獻生命周期中對的發(fā)揮多個稿本的功效。六、公文文種的對的使用（一）公文文種的涵義和意義（二）起草公文中對的擬定文種的根據(jù)1.行文目的；2.發(fā)文機關的職權；3.與主送機關的行文關系；4.現(xiàn)有的法規(guī)規(guī)章制度及有關部門的統(tǒng)一規(guī)定。（三）重要公文文種分析（合用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適宜的決定事項。決定與決策的區(qū)別2.公示——合用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。3.通告——合用于公布社會各有關方面應當恪守或者周知的事項。公示與通告的區(qū)別4.告知——合用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相附屬機關的公文，傳達規(guī)定下級機關辦理和需要有關單位周知或執(zhí)行的事項，任免人員。5.通報——合用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或狀況。6.報告——合用于向上級機關報告工作，反映狀況，回復上級機關的詢問。7.請示——合用于向上級機關請求批示、同意。請示與報告的區(qū)別請示的行文規(guī)則：不與報告混用；不相附屬不行請示；不越級；不多頭主送；不得以機關名義向上級機關負責人報送請示（報告和意見）；一文一事；不抄送下級機關。8.批復——合用于回復下級機關的請示事項。9.意見——合用于對重要問題提出見解和解決辦法。10.函——合用于不相附屬機關之間商洽工作.詢問和回復問題，請求同意和回復審批。請示與請批函的區(qū)別11.會議紀要——合用于記載、傳達會議精神和議定事項。七、法規(guī)規(guī)章和其它規(guī)范性文獻（一）規(guī)范性文獻的效力等級憲法——基本法律（全國人大）——普通法律（全國人大常委會）——行政法規(guī)（國務院制訂公布，使用條例、規(guī)定和方法）——地方性法規(guī)（省級人大及其常委會制訂公布，使用條例、規(guī)定和方法、細則）/國務院部門規(guī)章（國務院部委制訂公布，使用規(guī)定和方法、細則）——地方政府規(guī)章（省級政府制訂公布，使用規(guī)定和方法、細則）——行政方法（行政規(guī)范性文獻、其它公文文種）——其它規(guī)章制度（章程、規(guī)程、制度、規(guī)則、守則、準則、簡章等）（二）注意法規(guī)規(guī)章與其它規(guī)范性文獻的區(qū)別法規(guī)與規(guī)章的區(qū)別?！皸l例”只能用于法規(guī)和黨的中央組織的文獻法規(guī)規(guī)章與普通規(guī)范性文獻的區(qū)別規(guī)范性文獻與普通公務文書的區(qū)別八、公文的文面格式（眉首、主體、版記）（略）九、公文寫作基本知識（一）寫作環(huán)節(jié)與規(guī)定交擬——確立主旨（行文目的、意圖）——選擇材料——謀篇布局（橫式、縱式、總分式、綜合式）——選擇體現(xiàn)方式、公文語言——審核簽發(fā)定稿——繕印蓋章（訂立）發(fā)出（二）慣用重要公文寫作模式１.普通公文構造：緣由——事項——結語/規(guī)定。（適合于決定、公示、通告、告知、請示、報告、函等文種的寫作）２.通報類公文構造：事項、人物、事件、案件——分析——結論/決定——但愿/號召。3.決定、會議紀要類公文構造：會議概況——會議決策事項。4.回復性公文構造：回復對象——回復事項——回復結語。（適合于批復、復函、回復性報告的寫作）5.規(guī)范性文獻構造：總則——分則——附則。（構造層次為：章——節(jié)——條——款——項——目）十、公文解決知識（一）公文解決的基本原則法制原則、質量原則、時效原則、保密原則、精簡原則、集中統(tǒng)一原則（各級各類機關的辦公室是公文解決的管理機構，主管本機關文書工作并指導下級機關的文書工作。）（二）行文規(guī)則1.行文應當確有必要。建章立制嚴格限制發(fā)文范疇和數(shù)量。2.行文主體應含有正當?shù)馁Y格條件。行文主體應正當；機關.部門的內設機構不得對外正式行文；堅持黨執(zhí)政文獻分開的原則。3.機關與部門應明確發(fā)文權限。各機關、部門辦公室的職權行文和授權行文。4.根據(jù)機關單位之間的行文關系精確行文。行文關系根據(jù)機關單位之間的附屬關系手和職權范疇確立。5.選擇適宜的行文方式，普通不準越級行文。逐級行文；多級行文；越級行文；直達行文；直接行文等方式。6.對的選擇主送機關與抄送機關。抄送機關的條件。抄送機關的條件（1）重要下行文應當抄送直接上級機關；（2）越級行文普通應抄送越過的機關；（3）雙重領導機關應當一種主送，一種抄送；（4）涉及有關部門的職權范疇應當抄送；（5）其它應當抄送的機關。不抄送的規(guī)定：不抄送個人、不越級抄送、請示不能抄送個人、轉達發(fā)性文獻不抄送給被轉發(fā)文獻的發(fā)文機關、其它不能抄送的機關。7.同級機關才干聯(lián)合行文。聯(lián)合行文的條件和規(guī)范。8.行文前須就有關問題協(xié)商一致。協(xié)商一致規(guī)定和程序。9.規(guī)范、簡化行文程序和手續(xù)，增強文獻透明度。（三）發(fā)文辦理程序草擬——審核——簽發(fā)——復核——繕印——用印——登記——分發(fā)等草擬公文的規(guī)定1.符合國家法律法規(guī)及其它有關規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定要切實可行并加以闡明。2.狀況確實，觀點明確，表述精確，構造嚴謹，條理清晰，直述不曲。字詞規(guī)范，標點對的，篇幅力求簡短。3.對的使用文種。4.擬制緊急公文應當體現(xiàn)緊急因素。5.人名、地名、數(shù)字、引文精確。引用公文先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體年、月、日。6.構造層次序號：第一層“一、”，第二層“（一）”，第三層“1.”第四層“（1）”。7.使用國家法定計量單位。8.文內非規(guī)范化簡稱應先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應在第一次出現(xiàn)時注明精確的中文譯名。9.數(shù)字除成文日期、部分構造層次序數(shù)和在詞.詞組、慣用語、縮略語、含有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字使用中文外，應當使用阿拉伯數(shù)字。發(fā)文審核由辦公室審核。審核重點：與否需要行文、行文方式與否妥當、與否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關規(guī)定，公文格式與否規(guī)范。簽發(fā)的種類：正簽、代簽、草簽、會簽、加簽（核簽）復核重點：審批簽發(fā)手續(xù)與否完備、附件材料與否齊全、格式與否統(tǒng)一規(guī)范等。（四）收文辦理程序簽收——登記——收文辦件審核——分辦（閱件組織傳閱）——擬辦——批辦——承接——催辦（督查）——注辦等。收文審核：針對下級上報的辦件由文秘部門審核，重點是：與否應由本機關辦理；與否符合行文規(guī)則；內容與否正當及符合有關規(guī)定；涉及有關部門或地區(qū)職權的事項與否已協(xié)調、會簽；文種使用、格式等。退文制度。圈閱規(guī)定。審批請示性公文，主批人應明確訂立意見、姓名和日期；其它審秕人畫圈視為同意；無請示事項的，畫圈表達已知。（五）辦畢文書的處置歸檔文獻的整頓（立卷）、銷毀、清退、暫存。（六）公文解決1.由秘書部門或專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。2.公文翻印上級公文除絕密件和注明不準翻印的外，下一級機關經(jīng)負責人或辦公室主任同意可翻印。注明翻印機關、日期、份數(shù)和印發(fā)范疇。3.經(jīng)同意公開公布的公文，同正式印發(fā)公文含有同等效力。4.公文復印件作為正式公文使用時應加蓋復印機關證明章。5.銷毀公文經(jīng)辦公室主任同意，銷毀秘密公文應監(jiān)銷，銷毀絕