技術(shù)資料與檔案管理辦法

目的規(guī)范研究本院技術(shù)資料與檔案的管理，使之更加好地為產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)、營(yíng)銷等服務(wù)。范疇本原則對(duì)研究本院技術(shù)資料與檔案管理的職責(zé)、內(nèi)容、工作程序和工作規(guī)定做出規(guī)定。合用于研究本院技術(shù)資料與檔案的管理。職責(zé)技術(shù)中心負(fù)責(zé)技術(shù)資料與技術(shù)檔案的綜合管理工作；試制車間應(yīng)做好本部門的技術(shù)資料和技術(shù)檔案管理工作。規(guī)定技術(shù)資料、技術(shù)檔案管理堅(jiān)持統(tǒng)一策劃、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理原則。規(guī)定技術(shù)中心資料室負(fù)責(zé)技術(shù)檔案、技術(shù)文獻(xiàn)的管理。各所的技術(shù)檔案與技術(shù)資料采用向技術(shù)中心資料室借閱的方式，使用完之后應(yīng)償還技術(shù)中心。試制車間應(yīng)根據(jù)技術(shù)資料和檔案管理工作量大小設(shè)立資料室或資料點(diǎn)，配備符合規(guī)定的裝具及有一定專業(yè)知識(shí)的資料管理員，并建立對(duì)應(yīng)的管理制度。技術(shù)資料的管理凡列入研究院科研計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃中的產(chǎn)品或項(xiàng)目、通過技術(shù)審定、擬定歸檔保存的底圖及有關(guān)的技術(shù)文獻(xiàn)和資料均應(yīng)歸檔。歸檔技術(shù)資料必須符合下列規(guī)定：產(chǎn)品圖紙、設(shè)計(jì)文獻(xiàn)、工藝文獻(xiàn)均應(yīng)符合產(chǎn)品圖樣和設(shè)計(jì)文獻(xiàn)有關(guān)管理制度的規(guī)定；根據(jù)圖樣目錄、圖號(hào)、頁次的排列進(jìn)行整頓，并符合完整、精確、成套性規(guī)定，但設(shè)計(jì)文獻(xiàn)可按規(guī)定分階段歸檔；圖紙標(biāo)題欄及文獻(xiàn)的訂立欄內(nèi)各項(xiàng)責(zé)任簽字齊全并有密級(jí)標(biāo)記；文獻(xiàn)筆跡、圖紙線條應(yīng)清晰，無破損、無水跡、無污跡、無皺褶、無折疊印。技術(shù)資料經(jīng)檢查符合規(guī)定后應(yīng)歸檔。在人員離司時(shí)，接交者及其主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)本制度生效后期間內(nèi)的入庫資料的齊全性負(fù)責(zé)。技術(shù)資料入庫后，資料管理員應(yīng)予以登記，建立臺(tái)帳，以確保帳物相符。“技術(shù)資料入庫記錄表”格式見表1。技術(shù)資料應(yīng)按產(chǎn)品進(jìn)行分類保管，寄存的器具上應(yīng)有標(biāo)簽，方便查找。底圖應(yīng)平放，大幅面的底圖可卷放。不不大于1號(hào)幅面的底圖允許在避開尺寸標(biāo)注的位置進(jìn)行不不不大于二次對(duì)折寄存。對(duì)庫存的技術(shù)資料應(yīng)定時(shí)檢查、清點(diǎn)。技術(shù)資料破損的應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)，玷污不能復(fù)印或破損無法修補(bǔ)的應(yīng)重新復(fù)制，遺失的應(yīng)查明因素，在辦理復(fù)制手續(xù)后方可復(fù)制。底圖、底稿普通不得外借，特殊狀況需借用時(shí)，須經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，按規(guī)定辦理借用手續(xù)。借閱底圖必須注明借出的張數(shù)，如不屬成套圖紙，必須標(biāo)明圖號(hào)?！凹夹g(shù)資料借閱申請(qǐng)單”格式見表2。重新復(fù)制的底圖、底稿須經(jīng)有關(guān)人員校核審簽后，方可入庫。原底圖、舊底稿的標(biāo)題欄處應(yīng)加蓋作廢印章，另行存檔備查或予以銷毀。資料室為寄存資料必須保持清潔、通風(fēng)，應(yīng)有防火、防盜、防蛀、防鼠、防塵、防潮等設(shè)施，并符合有關(guān)規(guī)定。技術(shù)資料的復(fù)制和分發(fā)復(fù)制的技術(shù)資料應(yīng)完整、清晰，需裝訂成冊(cè)時(shí)應(yīng)按GB10609.3的規(guī)定折疊。根據(jù)研究院生產(chǎn)計(jì)劃安排，技術(shù)資料由技術(shù)中心資料室統(tǒng)一發(fā)放，存檔一份，發(fā)放試制車間兩份，并嚴(yán)格執(zhí)行ZJ-QGZ/YF03-《技術(shù)保密管理規(guī)定》中規(guī)定的加封、啟封程序。凡屬受控的技術(shù)資料復(fù)制件，下發(fā)時(shí)均需加蓋“受控”印章和發(fā)放日期章（成冊(cè)資料只在封面上蓋章，單頁的則應(yīng)逐張蓋章）；未蓋“受控”印章的資料均為非受控文獻(xiàn)不能用于指導(dǎo)生產(chǎn)。因生產(chǎn)急需等特殊因素，允許使用復(fù)印的或計(jì)算機(jī)繪制的白圖，但下發(fā)時(shí)必須加蓋“受控”印章和發(fā)放日期章，同時(shí)資料室應(yīng)予以登記，用完后立刻收回銷毀或做其它妥善解決，并銷賬。無“受控”印章和發(fā)放日期章標(biāo)記的圖紙，試制車間可回絕接受和加工。技術(shù)資料復(fù)制件的使用管理試制車間生產(chǎn)和工作使用的技術(shù)資料，由其資料管理員到技術(shù)中心資料室統(tǒng)一領(lǐng)取，并辦理領(lǐng)取手續(xù)。如有特殊狀況，需其別人傳遞的，應(yīng)在技術(shù)中心資料室登記，并在“技術(shù)資料下發(fā)試制車間統(tǒng)計(jì)單”（格式見表5）“傳遞人”處簽名，技術(shù)中心收到有車間資料管理員簽名的回單后予以銷賬。研究院和總部之間的資料傳遞，由技術(shù)中心資料室執(zhí)行密封程序、出具文獻(xiàn)清單，并在資料室建立賬目，收到總部接受人簽字的回單后才予以銷賬。試制車間資料管理員負(fù)責(zé)本部門圖紙資料的登記、分發(fā)、保管、借閱和作廢更換等工作。各所技術(shù)資料的使用實(shí)施到技術(shù)中心資料室借閱的辦法。設(shè)計(jì)人員借用圖紙資料應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱前必須通過技術(shù)中心負(fù)責(zé)人同意，普通借閱時(shí)間不得超出一種月，資料管理員應(yīng)督促借閱人員如期償還。公差、探親、節(jié)假日之前，除加班時(shí)需要資料外，應(yīng)將所借資料全部?jī)斶€，償還圖紙資料時(shí)，資料管理員應(yīng)檢查其完整與清潔狀況。“技術(shù)資料借閱記錄表”格式見表4。圖紙資料借閱人負(fù)有保持資料完整和安全的責(zé)任。嚴(yán)禁在圖紙資料上任意涂寫、修改或加注標(biāo)記符號(hào)，嚴(yán)禁私自折卷、描繪、拍照和擴(kuò)散，違者要按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行解決。圖紙資料因玷污、破損等因素影響使用時(shí)，應(yīng)由資料管理員歸口辦理復(fù)制更換手續(xù)。圖紙資料嚴(yán)禁各部門任何人私自復(fù)印，特殊狀況需復(fù)印時(shí)，必須征得部門領(lǐng)導(dǎo)同意并報(bào)資料室備案。因外協(xié)加工需要的圖紙，由試制車間資料室發(fā)放，由其全權(quán)負(fù)責(zé)對(duì)這類圖紙的登記管理。外協(xié)完畢要把圖紙追回，如圖紙無法追回要闡明理由，技術(shù)中心資料室要定時(shí)予以檢查。圖紙資料丟失，責(zé)任部門應(yīng)追究負(fù)責(zé)人的責(zé)任，查明因素并視情節(jié)輕重予以10～1000元/張?zhí)幏郑缓髮懗錾暾?qǐng)補(bǔ)發(fā)報(bào)告，經(jīng)研究院院長(zhǎng)審簽，補(bǔ)發(fā)的圖紙資料應(yīng)加蓋“遺失補(bǔ)發(fā)”印章或用文字闡明，此后，若原圖紙資料找回，必須交回資料室清銷，若不交回又用于生產(chǎn)和工作而造成損失一律由責(zé)任部門自負(fù)。資料室應(yīng)定時(shí)對(duì)試制車間的圖紙資料的完整性、統(tǒng)一性、精確清晰以及資料管理狀況進(jìn)行檢查，以確保帳物相符，文實(shí)相符。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)做好統(tǒng)計(jì)及時(shí)解決并向技術(shù)中心主管報(bào)告。設(shè)計(jì)過程中的出圖、入庫程序繪圖儀輸出用于校對(duì)的白圖原則上出一次，第一次由校對(duì)人員、工藝人員、原則化員審核提出修改意見進(jìn)行修改，修改量或變動(dòng)較大的允許第二次出白圖，全方面校核并填寫“圖紙打印申請(qǐng)單”（格式見表6）后方可出底圖。圖紙資料的鑒定和銷毀技術(shù)中心應(yīng)定時(shí)組織對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行鑒定，對(duì)確認(rèn)無保存價(jià)值的技術(shù)資料應(yīng)當(dāng)銷毀。鑒定與銷毀按本方法7.9和ZJ-QGZ/YF03-《技術(shù)保密管理規(guī)定》辦理。對(duì)于為積累知識(shí)或備查需保存的作廢技術(shù)資料，應(yīng)在技術(shù)資料上蓋“作廢”章，并列好目錄妥為保存，嚴(yán)禁隨便使用或流傳到研究院外部。工程技術(shù)人員手繪白圖、方案草圖及有關(guān)設(shè)計(jì)文獻(xiàn)草圖等不得隨意亂丟，工程技術(shù)人員應(yīng)按項(xiàng)目將其進(jìn)行整頓保存在各所內(nèi)勤人員處，作為ISO9001原則體系審查中設(shè)計(jì)根據(jù)的一部分，不得自行解決（保存或銷毀）。繪圖儀輸出用于校對(duì)的白圖，應(yīng)由工程師償還技術(shù)中心由資料管理員銷賬后統(tǒng)一解決。技術(shù)檔案的管理凡按規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的技術(shù)文獻(xiàn)材料，應(yīng)根據(jù)歸檔范疇和歸檔規(guī)定準(zhǔn)時(shí)移交檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門或個(gè)人都不得據(jù)為已有或回絕歸檔。技術(shù)中心資料室是研究院歸口管理技術(shù)檔案的職能部門，負(fù)責(zé)計(jì)劃、協(xié)調(diào)、組織和管理研究院的技術(shù)檔案。其重要職能是：負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理和保管需長(zhǎng)久保存的全部技術(shù)檔案和技術(shù)資料；負(fù)責(zé)做好技術(shù)檔案文獻(xiàn)材料的形成、積累、整頓、歸檔各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和質(zhì)量把關(guān)；負(fù)責(zé)鑒定或定型后產(chǎn)品技術(shù)文獻(xiàn)的更改管理和督促檢查。參加對(duì)科研成果、產(chǎn)品試制、基建工程和其它技術(shù)項(xiàng)目的鑒定、定型、驗(yàn)收工作，負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)歸檔材料進(jìn)行審查、驗(yàn)收；參加對(duì)委托設(shè)計(jì)、引進(jìn)項(xiàng)目科技文獻(xiàn)材料（涉及底圖、縮微品、光盤和音像制品）到研究院時(shí)的啟封、驗(yàn)收，負(fù)責(zé)接受全部資料，再根據(jù)需要辦理分發(fā)或復(fù)制；負(fù)責(zé)對(duì)試制車間技術(shù)檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。技術(shù)檔案的歸檔范疇產(chǎn)品開發(fā)、工藝管理方面，涉及產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)、產(chǎn)品工藝、工裝以及技術(shù)質(zhì)量問題攻關(guān)、產(chǎn)品檢查、包裝、商標(biāo)等技術(shù)文獻(xiàn)；科研方面，涉及科研課題立項(xiàng)、預(yù)研、實(shí)驗(yàn)、總結(jié)、鑒定、成果申報(bào)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓及推廣應(yīng)用全過程形成的技術(shù)文獻(xiàn)資料；質(zhì)量管理工作中形成的有關(guān)質(zhì)量管理、質(zhì)量檢測(cè)的文獻(xiàn)材料；基本建設(shè)方面，涉及各整體或單項(xiàng)工程測(cè)繪、設(shè)計(jì)、審批、招標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收等各類圖樣和文獻(xiàn)材料；環(huán)保工作中形成的有關(guān)環(huán)境監(jiān)測(cè)、控制及“三廢”解決等文獻(xiàn)材料，原則化管理、科技信息管理工作中形成的文獻(xiàn)材料等；歸檔時(shí)間普通是一年集中辦理一次移交歸檔手續(xù)。產(chǎn)品、工藝技術(shù)資料應(yīng)隨時(shí)歸檔。設(shè)備儀器隨機(jī)文獻(xiàn)資料驗(yàn)收時(shí)材料及時(shí)歸檔。文獻(xiàn)資料移交時(shí)要辦理交接手續(xù)，有資料清單（一式兩份），交接雙方簽字。檔案的接受。接受各類檔案時(shí)，要認(rèn)真驗(yàn)收。檔案材料的數(shù)量要清晰，質(zhì)量符合規(guī)定。檔案的分類。要根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定制訂分類、編號(hào)原則，并嚴(yán)格按原則分類。檔案的編目與檢索工具的編制技術(shù)檔案均應(yīng)編制分類目錄和總目錄，為便于檢索還應(yīng)編制查找卡片等，技術(shù)檔案均應(yīng)擬定保密等級(jí)。檔案的保管檔案要分類保管在符合規(guī)定規(guī)定的庫房?jī)?nèi)。檔案庫房應(yīng)符合《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》（國(guó)家檔案局國(guó)檔[1987]第19號(hào)）。檔案的鑒定與銷毀檔案保管期限分永久（50年以上）、長(zhǎng)久（16～50年）和短期（及下列）三種，技術(shù)檔案的保管期限普通為長(zhǎng)久和短期，對(duì)在科學(xué)研究中需要久遠(yuǎn)運(yùn)用的檔案應(yīng)永久保存。檔案鑒定工作由研究院臨時(shí)構(gòu)成的技術(shù)檔案鑒定小組組織進(jìn)行，普通每五年進(jìn)行一次。研究院技術(shù)檔案鑒定小組由研究院院長(zhǎng)或其授權(quán)者任組長(zhǎng)，組員由技術(shù)中心、研究所和有關(guān)業(yè)務(wù)人員構(gòu)成。檔案鑒定內(nèi)容普通有：與否有保存價(jià)值；檔案的完整、精確、系統(tǒng)性；調(diào)節(jié)檔案保管期限；調(diào)節(jié)檔案保密等級(jí)。經(jīng)鑒定無保存價(jià)值的檔案的銷毀要嚴(yán)格掌握，謹(jǐn)慎從事。銷毀前要填寫“技術(shù)資料銷毀清單”（格式見表7），提出銷毀報(bào)告，經(jīng)研究院院長(zhǎng)或其授權(quán)者審批。銷毀時(shí)檔案部門要進(jìn)行監(jiān)督，嚴(yán)禁私自銷毀檔案。檔案管理要逐步采用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微攝影技術(shù)和先進(jìn)的監(jiān)控設(shè)備，管理和保護(hù)檔案，不停提高檔案部門開發(fā)、運(yùn)用和安全保管的能力。技術(shù)檔案的開發(fā)運(yùn)用檔案資料部門要為檔案、資料的運(yùn)用發(fā)明條件，簡(jiǎn)化運(yùn)用手續(xù)，熱情主動(dòng)服務(wù)。要設(shè)立檔案、資料閱覽場(chǎng)合。對(duì)保密的檔案資料的運(yùn)用，要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，各部門不得私自向外提供。享有專利權(quán)的檔案和未經(jīng)鑒定的新產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文獻(xiàn)只對(duì)有關(guān)人員提供運(yùn)用，一律不得對(duì)外開放。有關(guān)文獻(xiàn)《中華人民共和國(guó)檔案法》GB10609.3-1993技術(shù)制圖自制圖的折疊ZJ-QGZ/YF03-《技術(shù)保密管理規(guī)定》工作統(tǒng)計(jì)下列工作統(tǒng)計(jì)在技術(shù)中心保存，保存年限為五年。底圖白圖發(fā)放單、技術(shù)資料（或檔案）入庫單、產(chǎn)品圖樣、工藝文獻(xiàn)入庫記錄表、技術(shù)資料（或檔案）銷毀目錄。附加闡明本制度由技術(shù)中心起草，并負(fù)責(zé)解釋和歸口管理。表1技術(shù)資料入庫記錄表序號(hào)名稱份數(shù)提交者日期備注表2技術(shù)資料借閱申請(qǐng)單序號(hào)名稱式樣份數(shù)備注申請(qǐng)人：審批人：日期：表3技術(shù)資料領(lǐng)用記錄表序號(hào)名稱份數(shù)領(lǐng)用人日期備注表4技術(shù)資料借閱記錄表序號(hào)名稱借用人借用日期償還人償還日期備注表5-1技術(shù)資料發(fā)放試制車間統(tǒng)計(jì)單序號(hào)名稱件數(shù)頁數(shù)備注日期：資料保管：監(jiān)督：傳遞人：表5-2文獻(xiàn)資料收發(fā)紀(jì)錄單序號(hào)名稱件數(shù)頁數(shù)備注簽發(fā)：傳遞：簽收：