如何編制招標(biāo)文件

如何編制招標(biāo)文獻(xiàn)招標(biāo)文獻(xiàn)是招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中最重要的法律文獻(xiàn)，本文敘述了招標(biāo)文獻(xiàn)編制的原則，招標(biāo)文獻(xiàn)編制的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)，其中實(shí)質(zhì)性規(guī)定、條件、評標(biāo)方法、合同條款、分包都必須清晰明確。標(biāo)簽：招標(biāo)文獻(xiàn)編制原則重要環(huán)節(jié)招標(biāo)采購，作為市場經(jīng)濟(jì)體制下一種通過實(shí)踐證明，能夠充足體現(xiàn)公平、公正、公開原則的，科學(xué)合理又主動(dòng)有效的交易模式，在高校物資采購中被主動(dòng)推廣。招標(biāo)文獻(xiàn)是招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中最重要的法律文獻(xiàn)，它不僅規(guī)定了完整的招標(biāo)程序，并且還提出了各項(xiàng)具體的技術(shù)原則和交易條件，規(guī)定了擬訂立的合同的重要內(nèi)容，是投標(biāo)人準(zhǔn)備投標(biāo)文獻(xiàn)和參加投標(biāo)的根據(jù)，是評審委員會(huì)評標(biāo)的根據(jù)，也是擬訂合同的基礎(chǔ)。編制出完整、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、客觀公正，集針對性、合理性與保護(hù)性一體的招標(biāo)文獻(xiàn)，是招標(biāo)成敗的核心環(huán)節(jié)。招標(biāo)文獻(xiàn)制作不科學(xué)，往往會(huì)糾紛、投訴增多，影響高校采購的效率。為此，本文試就招標(biāo)文獻(xiàn)的編制，發(fā)表某些淺見。所謂招標(biāo)文獻(xiàn)，是指招標(biāo)人向投標(biāo)人提供的為進(jìn)行投標(biāo)工作而告知和規(guī)定性的書面性材料。招標(biāo)文獻(xiàn)的作用在于：闡明需要采購貨品或工程的性質(zhì)，通報(bào)招標(biāo)程序?qū)⒏鶕?jù)的規(guī)則和程序，告知訂立合同的條件。招標(biāo)文獻(xiàn)應(yīng)最少涉及下列內(nèi)容：招標(biāo)公示（或投標(biāo)邀請函）；投標(biāo)人須知；招標(biāo)項(xiàng)目的名稱、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、性能（配備）和售后服務(wù)規(guī)定；投標(biāo)報(bào)價(jià)的方式及計(jì)算辦法；評標(biāo)的原則和評標(biāo)的方法；交貨、竣工或者提供服務(wù)的時(shí)間；投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)提供的有關(guān)資格和資信證明文獻(xiàn)；投標(biāo)確保金的規(guī)定；提交投標(biāo)文獻(xiàn)的方式、地點(diǎn)和截止時(shí)間；開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)的日程安排；采購合同的基本條款及訂立方式等。一、編制招標(biāo)文獻(xiàn)的根據(jù)和原則1.恪遵法律法規(guī)招標(biāo)文獻(xiàn)的內(nèi)容應(yīng)符合國內(nèi)法律法規(guī)，如招標(biāo)投標(biāo)法、政府采購法、政府采購貨品和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理方法、合同法、知識(shí)產(chǎn)權(quán)法、商業(yè)競爭法等多項(xiàng)有關(guān)的法律，遵照國際慣例、行業(yè)規(guī)范等。如有的招標(biāo)文獻(xiàn)中規(guī)定必須有我省的某行業(yè)領(lǐng)域資格證書，限制外地供應(yīng)商競爭的區(qū)域規(guī)定，就與我國法律相背離。2.全方面反映使用單位需求招標(biāo)的目的就是為需求服務(wù)，招標(biāo)文獻(xiàn)全方面反映使用單位需求是編制招標(biāo)文獻(xiàn)的一種基本的規(guī)定。技術(shù)規(guī)格書是對擬采購產(chǎn)品的技術(shù)描述，是反映招標(biāo)采購產(chǎn)品具體而具體的內(nèi)容規(guī)定，是招標(biāo)采購產(chǎn)品的一種比較清晰的框架。技術(shù)規(guī)格書提供的規(guī)定越具體、越靠近采購人正當(dāng)?shù)膶?shí)際規(guī)定，才干使采購成果更符合采購需求。招標(biāo)文獻(xiàn)應(yīng)能全方面精確反映顧客的需求，功效描述精確，技術(shù)指標(biāo)、工藝辦法、質(zhì)量水平檔次規(guī)定、驗(yàn)收原則明確，當(dāng)投標(biāo)人閱讀招標(biāo)文獻(xiàn)時(shí)，懂得應(yīng)當(dāng)以什么檔次的產(chǎn)品報(bào)價(jià)可滿足顧客的規(guī)定；商務(wù)條款、使用環(huán)境、地理位置條件也應(yīng)明確，這些因素會(huì)影響到產(chǎn)品的配備和質(zhì)量，影響到投標(biāo)人的正常報(bào)價(jià)和投標(biāo)方案。這些問題沒有明確，招標(biāo)文獻(xiàn)就不能貼近顧客需求，不僅給投標(biāo)人編制投標(biāo)文獻(xiàn)帶來諸多困惑和疑問，最后影響了招標(biāo)成效和質(zhì)量。3.公正合理公正是指公正、平等看待使用單位和供應(yīng)商。招標(biāo)文獻(xiàn)是含有法律效力的文獻(xiàn)，雙方都要恪守，都要承當(dāng)義務(wù)。合理是指采購人提出技術(shù)規(guī)定、商務(wù)條件必須根據(jù)充足并切合實(shí)際。技術(shù)規(guī)定根據(jù)可行性報(bào)告、技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析確立，不能盲目提高原則、提高設(shè)備精度等，否則會(huì)多花不必要的錢。4.公平競爭公平競爭是指招標(biāo)文獻(xiàn)不能存有歧視性條款。招標(biāo)的原則是公開、公平、公正，只有公平、公開才干吸引真正感性趣、有競爭力的投標(biāo)廠商競爭。招標(biāo)文獻(xiàn)應(yīng)載明配套的評標(biāo)因素或辦法，盡量做到科學(xué)合理，這樣會(huì)使招標(biāo)活動(dòng)更加公開，人為因素相對減少，也會(huì)使?jié)撛诘耐稑?biāo)人更感愛好。還應(yīng)當(dāng)注意的是招標(biāo)文獻(xiàn)的各項(xiàng)規(guī)格，不得規(guī)定或者標(biāo)明某一特定的專利、商標(biāo)、名稱、設(shè)計(jì)、型號(hào)、原產(chǎn)地或生產(chǎn)廠家，不得有傾向或排斥某一有愛好投標(biāo)的法人或者其它組織的內(nèi)容。5.科學(xué)規(guī)范以最規(guī)范的文字，把采購的目的、規(guī)定、進(jìn)度、售后服務(wù)等描述得簡捷有序、精確明了。招標(biāo)文獻(xiàn)的用詞、用語一定要精確無誤，表述清晰，不允許用大概、大概等無法擬定的語句以及體現(xiàn)上含糊不清的語句，盡量少用或不用形容詞，嚴(yán)禁使用有歧義的語言，避免投標(biāo)人出現(xiàn)理解誤差。一份招標(biāo)文獻(xiàn)要做到“五個(gè)統(tǒng)一”，即格式統(tǒng)一、字體統(tǒng)一、語言統(tǒng)一、數(shù)字運(yùn)用統(tǒng)一、技術(shù)規(guī)定使用原則統(tǒng)一。6.維護(hù)政府、學(xué)校、公司利益招標(biāo)文獻(xiàn)編制要注意維護(hù)使用單位的秘密，如高校網(wǎng)絡(luò)設(shè)備采購就要考慮安全問題。不得損害國家利益和社會(huì)公眾利益，如噪音污染必須達(dá)標(biāo)。二、編制招標(biāo)文獻(xiàn)的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)1.前期論證工作應(yīng)充足“論證”重要解決三個(gè)方面的問題。首先是為了避免設(shè)備購置的盲目性，克服重復(fù)購置、運(yùn)用率低下等弊病。第二，統(tǒng)籌設(shè)備投資規(guī)劃，優(yōu)化資源配備。第三，通過論證，充足挖掘大精設(shè)備的使用潛力，增進(jìn)資源共享、專管共用。認(rèn)真做好設(shè)備的選型、論證工作。論證工作由高校實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處、學(xué)科建設(shè)辦公室、院系負(fù)責(zé)人、具體實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人及專家構(gòu)成論證評定小組，針對大型精密貴重儀器設(shè)備的復(fù)雜性、專業(yè)性、時(shí)效性、個(gè)性化等特點(diǎn)，本著實(shí)事求是、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，堅(jiān)持技術(shù)上先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)上合理、教學(xué)科研合用的原則，首先，從教學(xué)科研需要、課題研究需要、可預(yù)期的成果等方面論證購置的必要性，重點(diǎn)針對設(shè)備的先進(jìn)性、合理性進(jìn)行論證。另首先，根據(jù)資金到位狀況、人員技術(shù)現(xiàn)狀、安裝場合條件、課題發(fā)展等因素論證設(shè)備購置的可行性，擬定引進(jìn)設(shè)備的檔次和配備。對的解決先進(jìn)與實(shí)用的關(guān)系，不盲目追求多功效、高性能。第三，根據(jù)儀器設(shè)備的市場調(diào)研狀況，擬定購置方案。采購部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃，對采購項(xiàng)目從政策、資金、市場、技術(shù)生產(chǎn)等方面進(jìn)行全方位的市場調(diào)研，為科學(xué)合理的編制招標(biāo)文獻(xiàn)提供確保，對專業(yè)性強(qiáng)的采購項(xiàng)目可邀請有關(guān)的專家和技術(shù)人員進(jìn)行論證、分析，必要時(shí)邀請潛在投標(biāo)人聽證，并在統(tǒng)一答疑時(shí)補(bǔ)正。2.合理分包細(xì)化采購規(guī)定貨品集中采購的特點(diǎn)之一是采購需求來自各個(gè)單位，品種多、數(shù)量大、金額大。標(biāo)的太大，有經(jīng)濟(jì)實(shí)力的供應(yīng)商可能不多，品種太多不分包，有優(yōu)勢的供應(yīng)商可能無法把優(yōu)勢發(fā)揮出來，從而無法達(dá)成既廣泛引發(fā)競爭、節(jié)省資金又滿足各使用單位規(guī)定的目的。在編制招標(biāo)文獻(xiàn)時(shí)有必要對采購需求清單進(jìn)行適宜的分包，使投標(biāo)人可對其中一種包或幾個(gè)包進(jìn)行投標(biāo)。分包時(shí)可從下列幾個(gè)方面考慮：按采購項(xiàng)目的品目分包，同一品目歸為一包；按采購項(xiàng)目的數(shù)量分包，如果同一品目的采購數(shù)量很大，出于投標(biāo)人供貨能力等方面的因素的考慮可劃分為若干個(gè)分包；從投標(biāo)人的經(jīng)濟(jì)承受能力考慮，可將同一類品目按資金額度適宜劃分為若干個(gè)包；按經(jīng)銷公司劃分，只有專營公司才干經(jīng)銷的項(xiàng)目不要同其它品目歸為一包，象醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)，生產(chǎn)多功效紅外光治療儀的公司不一定生產(chǎn)超聲顯象診療儀，若是將兩者歸成一種包，就有可能招標(biāo)不成功。3.避免招標(biāo)文獻(xiàn)技術(shù)需求的傾向性我們在制作招標(biāo)文獻(xiàn)時(shí)，普通是由使用單位先提供設(shè)備的規(guī)格、技術(shù)參數(shù)。使用單位自己很難完畢技術(shù)需求的制作，他們就會(huì)委托某些供應(yīng)商來制作完畢，而這些供應(yīng)商在制作技術(shù)需求的過程中就會(huì)對自己銷售的設(shè)備有某種傾向性，這就存在著傾向性的問題。筆者認(rèn)為，招標(biāo)文獻(xiàn)的技術(shù)需求如何避免傾向性能夠采用下列方法和辦法：(1)專家評審法招標(biāo)文獻(xiàn)制訂后，請有關(guān)專家審定，排除傾向性指標(biāo)，這是一種比較抱負(fù)的方法。選用專家時(shí)應(yīng)考慮應(yīng)用性專家和理論性專家相結(jié)合，這種辦法普通合用于采購的貨品專業(yè)性很強(qiáng)，單項(xiàng)金額比較大的招標(biāo)采購。(2)市場調(diào)查法開展市場調(diào)查進(jìn)行比較，制訂檔次相稱的同類貨品中所含有的基本相似的技術(shù)指標(biāo)，吸引競爭。這種辦法普通適應(yīng)于采購數(shù)量比較大，比較通用的貨品類招標(biāo)采購，但在專業(yè)設(shè)備上操作比較困難，由于專業(yè)設(shè)備的專業(yè)特性很強(qiáng)，技術(shù)規(guī)定各有側(cè)重，相似指標(biāo)比較缺少，并且開展市場調(diào)查需要較長時(shí)間。(3)基本指標(biāo)法制訂某些必要（必須滿足）的基本指標(biāo)，通過使用規(guī)定和使用目的以及貨品檔次的描述，使有愛好參加投標(biāo)的全部供應(yīng)商都能清晰懂得需要提供什么樣的貨品才干滿足采購需求。這種辦法普通合用于采購的貨品有一定專業(yè)性，種類較多，單項(xiàng)價(jià)格不是很大的招標(biāo)采購。(4)評標(biāo)原則的制訂和公開評標(biāo)方法應(yīng)細(xì)化，評標(biāo)內(nèi)容具體明確，分值設(shè)立合理，含有可操作性。根據(jù)財(cái)政部的《政府采購貨品和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理方法》規(guī)定，評標(biāo)辦法分為最低評標(biāo)價(jià)法、綜合評分法和性價(jià)比法。對于選定的評標(biāo)方法，需要量化及設(shè)立權(quán)重的還應(yīng)在招標(biāo)文獻(xiàn)中載明此辦法的評標(biāo)因素（含子因素）及其權(quán)重。評標(biāo)過程中不允許采用招標(biāo)文獻(xiàn)未載明的評標(biāo)辦法或未載明評標(biāo)因素進(jìn)行評標(biāo)。對于原則定制商品及其通用服務(wù)項(xiàng)目建議采用最低價(jià)評標(biāo)法，具體解讀即應(yīng)符合下列條件:①含有通用技術(shù)、性能原則;②同一品種或同一型號(hào)商品;③招標(biāo)文獻(xiàn)對招標(biāo)項(xiàng)目規(guī)定較為具體;④招標(biāo)人對技術(shù)、性能沒有特殊規(guī)定；⑤通用服務(wù)項(xiàng)目綜合評標(biāo)法和性價(jià)比法使用的范疇比較統(tǒng)一：①對專業(yè)性較強(qiáng)、技術(shù)服務(wù)規(guī)定較高的項(xiàng)目；②對技術(shù)、性能和服務(wù)等有特殊規(guī)定的項(xiàng)目。但是綜合評標(biāo)法和性價(jià)比法還是有較大差別的，首先應(yīng)當(dāng)明確按著文獻(xiàn)規(guī)定，采用綜合評標(biāo)法，貨品項(xiàng)目的價(jià)格分占總分的比重應(yīng)在30%到60%之間；服務(wù)類項(xiàng)目的價(jià)格分占總分的比重應(yīng)在10%到30%之間，碰到執(zhí)行統(tǒng)一價(jià)格原則的服務(wù)項(xiàng)目，如按電腦臺(tái)數(shù)計(jì)算維護(hù)費(fèi)、按人數(shù)計(jì)算物業(yè)管理費(fèi)，其價(jià)格可不列為評分因素。(5)對編標(biāo)人員的素質(zhì)規(guī)定編制招標(biāo)文獻(xiàn)是一項(xiàng)極其嚴(yán)