檔案管理制度 工作檔案制度

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第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

其次條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完好(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后準(zhǔn)時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清晰，不得擅自帶走或銷毀。

第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文〔含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件〕一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完好，密級(jí)檔案必需保證平安。

第五條歸檔范圍：

1、公司的規(guī)劃、打算、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞開工資、經(jīng)營狀況、人事檔案、會(huì)議記錄〔包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等〕、確定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。

2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的`文書。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第六條檔案的借閱與索?。?/p>

1、借閱檔案要仔細(xì)填寫《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必需愛惜，保持干凈，嚴(yán)禁涂改，留意平安和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必需由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔緣由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)覺遺失、污損、或隨便涂改狀況的，要追究借閱者責(zé)任，并準(zhǔn)時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

第六條檔案的銷毀：

1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨便銷毀公司檔案材料。

2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，必需編制《檔案銷毀清冊(cè)》，屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對(duì)清晰后方可銷毀。

3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要仔細(xì)填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

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檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，是各項(xiàng)工作開展?fàn)顩r的直接反映。為加強(qiáng)山西省食品平安風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測資料管理工作，確保檔案的規(guī)范性、完好性、精確性和系統(tǒng)性，便于信息查詢和開展督導(dǎo)工作，特制訂本制度。

一、適用范圍

本制度適用于山西省食品平安風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測工作涉及的省、市、縣級(jí)衛(wèi)生行政部門、疾控機(jī)構(gòu)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)的有關(guān)科室及參加監(jiān)測工作的其它部門與機(jī)構(gòu)。

二、管理原則

1、科學(xué)建檔：各機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)本制度推舉的資料分類方法建立檔案。

2、規(guī)范整理：各機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)名目、資料、借閱登記表的格式整理檔案。資料部分的整理應(yīng)參照本制度第三部分要求完成。

3、準(zhǔn)時(shí)歸檔：各機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)各項(xiàng)工作完成后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。

4、集中管理：各機(jī)構(gòu)食品平安風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測工作檔案應(yīng)實(shí)行專柜、專檔保存。

5、專人負(fù)責(zé)：各機(jī)構(gòu)詳細(xì)承辦科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理。有關(guān)工作承當(dāng)人員應(yīng)依據(jù)所承當(dāng)?shù)墓ぷ?，?zhǔn)時(shí)收集、整理有關(guān)資料，并交由專人集中管理。

三、資料分類方法

歸檔資料指全部與食品平安風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的資料，包括文件、文字資料、照片、圖片、電子資料等。一般可分為管理資料和業(yè)務(wù)資料等。

〔一〕管理資料：主要是指開展食品平安風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測有關(guān)管理工作中，所產(chǎn)生的資料。包括管理體系和制度建設(shè)、監(jiān)測隊(duì)伍建設(shè)、收發(fā)文件、監(jiān)測方案及實(shí)施方案、工作打算、工作總結(jié)、督導(dǎo)報(bào)告、數(shù)據(jù)分析報(bào)告、簡報(bào)等?？蓞⒄杖缦聝?nèi)容分類歸檔。

1、體系建設(shè)：包括管理體系、組織機(jī)構(gòu)圖、管理制度、體系內(nèi)各機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)分工、運(yùn)轉(zhuǎn)流程等。

2、來文：本機(jī)構(gòu)收到的來自其他單位或部門的文件或公函〔包括重要的電子郵件函〕?？梢愿鶕?jù)發(fā)文部門分為上級(jí)來文、下級(jí)來文及其它單位來文，每類按時(shí)間排序。

3、發(fā)文：指本機(jī)構(gòu)發(fā)出的各類文件和公函〔包括重要的電子郵件函〕等?？梢园窗l(fā)文時(shí)間排序。

4、監(jiān)測方案和實(shí)施方案：可以根據(jù)時(shí)間分類。

5、工作總結(jié)和數(shù)據(jù)分析報(bào)告：包括季度和工作總結(jié)、數(shù)據(jù)分析報(bào)告，可以根據(jù)時(shí)間分類。

6、監(jiān)測隊(duì)伍建設(shè)：包括人員外出和內(nèi)部接受培訓(xùn)狀況、培訓(xùn)班資料等?？梢愿鶕?jù)時(shí)間分類。

7、督導(dǎo)資料：包括督導(dǎo)方案、現(xiàn)場記錄表及督導(dǎo)報(bào)告等資料，按時(shí)間排序。督導(dǎo)資料整理時(shí)，應(yīng)包括通知、日程、督導(dǎo)方案〔背景、目的、組織與實(shí)施、督導(dǎo)內(nèi)容、考核標(biāo)準(zhǔn)、人員分工〕、現(xiàn)場工作記錄、督導(dǎo)報(bào)告、影像資料及其他相關(guān)資料。

8、工作動(dòng)態(tài)/簡報(bào)/通訊：包括本級(jí)及上、下級(jí)單位編印的簡報(bào)。可以根據(jù)編寫單位分類，每類按時(shí)間排序。

〔二〕業(yè)務(wù)資料

1、活動(dòng)資料：主要反映監(jiān)測工作開展?fàn)顩r。包括會(huì)議、培訓(xùn)及其它工作，每項(xiàng)活動(dòng)全部相關(guān)資料應(yīng)集中保存?？筛鶕?jù)活動(dòng)類型分類，每類按時(shí)間排序。

每項(xiàng)活動(dòng)檔案資料中應(yīng)包括：通知、日程、簽到冊(cè)、講義、講話稿、小結(jié)〔時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要目的'、內(nèi)容、相關(guān)評(píng)價(jià)〕、影像資料及其他相關(guān)資料。

2、技術(shù)資料：主要是與監(jiān)測工作有關(guān)的業(yè)務(wù)資料。包括技術(shù)指導(dǎo)手冊(cè)等技術(shù)性文件，食源性疾病〔包括食物中毒〕大事、疑似食源性異樣病例/異樣健康大事的處置資料及其他業(yè)務(wù)資料。

四、資料保存形式

可分為紙質(zhì)檔案、電子文件檔案、聲像資料檔案和資料匯編等。各類形式檔案資料應(yīng)分別保存，每類形式資料應(yīng)參照上述方法分類保存，且分類方法要保持全都。

1、紙質(zhì)檔案：以檔案盒的形式保存。

2、電子文件檔案：包括全部電子版的文檔和聲像資料，可以保存在硬盤或光盤內(nèi)。

3、聲像資料檔案：指與監(jiān)測工作有關(guān)的聲音、圖像和影像資料，各類資料可以依據(jù)不同的載體形式分別保存。

4、資料匯編：一個(gè)自然結(jié)束后，可對(duì)全年資料進(jìn)行統(tǒng)一裝訂，形成資料匯編。

紙質(zhì)檔案、資料匯編和聲像資料檔案應(yīng)在資料檔案盒內(nèi)注明本盒資料類別和資料信息〔見附件1〕，電子文檔可以文件夾和文件名稱表示資料類別和時(shí)間、內(nèi)容等基本信息，上述信息應(yīng)與紙質(zhì)資料檔案信息一覽表內(nèi)容保持全都，以便于資料查閱。

每個(gè)檔案盒/袋內(nèi)應(yīng)有借閱狀況表〔見附件2〕，包括所借閱資料名稱，借閱日期，借閱人簽字、歸還日期以及保管人簽字等。

五、本制度自20xx年3月1日起執(zhí)行。

檔案管理制度工作檔案制度3

為加強(qiáng)精神文明建設(shè)規(guī)范化、常?；⒅贫然?、標(biāo)準(zhǔn)化管理，不斷提升精神文明建設(shè)的質(zhì)量和水平，依據(jù)上級(jí)有關(guān)精神文明建設(shè)的規(guī)定，特制訂精神文明建設(shè)檔案管理規(guī)定。

一、立卷歸檔內(nèi)容：

(一)總結(jié)歸劃類(文明建設(shè)班子重視程度)

1、班子討論精神文明建設(shè)(兩次以上)工作會(huì)議記錄；

2、精神文明建設(shè)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置狀況；

3、各項(xiàng)工作打算、看法等；

4、各項(xiàng)工作半年、年終總結(jié)；

5、精神文明建設(shè)信息簡報(bào)；

(二)創(chuàng)建活動(dòng)類

6、思想道德教育打算、教材、考核記錄；

7、科普、打算生育、衛(wèi)生健康、法制教育等資料；

8、學(xué)問競賽、演講競賽等活動(dòng)資料；

9、文明家庭、文明樓院評(píng)比資料；

10、開展文藝活動(dòng)資料；

11、開展體育活動(dòng)資料；

12、開展扶貧、幫困、送暖和、獻(xiàn)愛心等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)資料；

13、支持社會(huì)公益事業(yè)、主動(dòng)參與文明城市建設(shè)的資料；

14、樹立先進(jìn)典型資料；

(三)管理類(規(guī)章制度)

15、制訂的各項(xiàng)制度、規(guī)范等；

16、落實(shí)各項(xiàng)制度、規(guī)范資料；

(四)榮譽(yù)類

17、取得各項(xiàng)榮譽(yù)的有關(guān)資料(文件、證書)；