個(gè)人時(shí)間管理

個(gè)人時(shí)間管理

2021/5/91時(shí)間管理小案例想象有一家銀行每天早上都在你的帳戶里存入￥86,400,

可是每天的帳戶余額都不能結(jié)轉(zhuǎn)到明天，

一到結(jié)算時(shí)間，

銀行就會(huì)把你當(dāng)日未用盡的款項(xiàng)全數(shù)刪除。

這種情況下你會(huì)怎么做？

當(dāng)然，

每天不留分文地全數(shù)提領(lǐng)是最佳選擇。

但是你可能不知道，

其實(shí)我們每個(gè)人都有這樣的一個(gè)銀行，

她的名字就是“時(shí)間(Time)”。

每天早上“時(shí)間銀行”總會(huì)為你在帳戶里自動(dòng)存入86,400秒。2021/5/92主要內(nèi)容：時(shí)間——至關(guān)重要的資源鑒定浪費(fèi)時(shí)間的因素有效的時(shí)間管理2021/5/93一、時(shí)間——至關(guān)重要的資源2021/5/941、時(shí)間的特性公平性：時(shí)間對(duì)每一個(gè)人來(lái)說(shuō)都是公平的“有一件東西你們每個(gè)人都有，數(shù)量完全相等，那就是時(shí)間”

——沃爾特.威廉斯流逝性：不能貯存，無(wú)情

“時(shí)間是我們生活中最無(wú)情和無(wú)伸縮性的要素”

——查普林.泰勒沒(méi)有替代品：零彈性2021/5/952、對(duì)時(shí)間的誤解時(shí)間損失可以彌補(bǔ)“飛機(jī)起飛耽誤的30分鐘將到達(dá)北京之前得以彌補(bǔ)！”時(shí)間醫(yī)治所有的創(chuàng)傷，時(shí)間帶來(lái)希望準(zhǔn)確的說(shuō)法：“只要給予足夠的時(shí)間，條件就會(huì)改變。”2021/5/96

“我沒(méi)有時(shí)間”2021/5/97因?yàn)槲覀儾恢谰烤故裁磳?duì)我們最重要，所以每件事好像都很重要。因?yàn)槊考潞孟穸己苤匾晕覀儾坏貌幻考露甲?。有些人看到我們每件事都做，所以，他們期望我們什么都做。每件事都做讓我們非常忙碌，所以我們沒(méi)有時(shí)間去考慮，究竟什么對(duì)我們最重要。忙人的告白

成功和失敗的分水嶺可以用五個(gè)字來(lái)表達(dá)：我沒(méi)有時(shí)間“汗水淋漓癥”2021/5/98其實(shí)沒(méi)有時(shí)間只是借口達(dá)爾文一生多病，不能多做工，每天只能做1點(diǎn)鐘的工作。你們看他的成績(jī)！每天花1點(diǎn)種看10頁(yè)有用的書(shū)，每年可看3600多頁(yè)書(shū)；30年讀11萬(wàn)頁(yè)書(shū)。每天自學(xué)1小時(shí)，7小時(shí)一周，365小時(shí)一年，一個(gè)人可以像全日制學(xué)生一樣學(xué)習(xí)。3-5年就可以成為專家。做一件事情實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間往往會(huì)比預(yù)期的時(shí)間要多一倍。如果你讓自己一天做一件事情，你會(huì)花一個(gè)整天去做。如果你讓自己一天做兩件事情，你也會(huì)完成它。如果你讓自己一天做12件事情，則會(huì)完成7-8件事。2021/5/99

推遲決策會(huì)提高決策質(zhì)量“分析麻痹癥”一個(gè)困難的決策被推遲的時(shí)間愈長(zhǎng)，作出決策就會(huì)變得愈加困難。而且，每次推遲決策還減少了對(duì)可能出現(xiàn)的偏差采取糾正措施的時(shí)間。“需要更多的事實(shí)”往往只是一個(gè)借口。2021/5/9103、時(shí)間的重要性

時(shí)間是最關(guān)鍵的資源

“時(shí)間是最珍貴的資源，如果我們不去管理時(shí)間，那么其它任何東西都沒(méi)有必要加以管理了。”

——彼得.德魯克“除了健康和良好的新陳代謝，時(shí)間是我所有的東西中最珍貴的東西?！?/p>

——弗蘭克.農(nóng)利斯特2021/5/911時(shí)間=金錢(qián)=生命；管理好時(shí)間=主宰生命；時(shí)間的掌握在于你自己，意識(shí)比方法更重要不懂管理時(shí)間的人，不可能是有效的管理者（鏈接）我們不能改變時(shí)間的長(zhǎng)度，但可以拓展時(shí)間的寬度！

2021/5/912二、鑒定浪費(fèi)時(shí)間的因素2021/5/913浪費(fèi)時(shí)間的因素

外部阻礙因素不起主要作用

內(nèi)部阻礙因素起主要作用2021/5/914

名列前茅的153種浪費(fèi)時(shí)間的因素1.計(jì)劃沒(méi)有目標(biāo)或任務(wù)缺少近期和無(wú)期目標(biāo)把次要工作放在首位缺少最后時(shí)限不嚴(yán)守最后時(shí)限未實(shí)行目標(biāo)管理不切實(shí)際的時(shí)間預(yù)算缺乏周密思考急躁情緒、倉(cāng)促行事或魯莽行動(dòng)消防式管理或忙于應(yīng)付問(wèn)題未預(yù)防意外事件優(yōu)先考慮寵愛(ài)的方案等待時(shí)機(jī)來(lái)自15個(gè)國(guó)家的調(diào)研結(jié)果2021/5/9152.組織辦公上雜亂無(wú)章例行公事或瑣事文書(shū)整理匯集系統(tǒng)不完善有職無(wú)權(quán)不行使職權(quán)控制幅度過(guò)寬或過(guò)窄組織重疊缺少工作守則重復(fù)勞動(dòng)2021/5/9163.人力選擇員工不嚴(yán)格員工未經(jīng)訓(xùn)練或沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)缺少發(fā)展方向裙帶關(guān)系或偏袒或拉幫結(jié)派員工不足或過(guò)多未充分發(fā)揮員工的作用2021/5/9174.指揮過(guò)于獨(dú)斷、不敏感的領(lǐng)導(dǎo)冷漠或懶惰工作癖沒(méi)有首創(chuàng)精神凡事樣樣插手不讓別人插手喜歡插手具體事務(wù)過(guò)多的授權(quán)互相矛盾的指示千篇一律不同等對(duì)待2021/5/918續(xù)：感到壓力或心情緊張或擔(dān)憂脾氣急躁組織間的沖突慫恿爭(zhēng)執(zhí)反對(duì)變通2021/5/9195.控制電話打擾大量未預(yù)定的會(huì)議噪音慢吞吞的午餐身體狀況欠佳自我打擾動(dòng)輒中斷控制的傾向機(jī)械故障疏忽或粗心大意不稱職的行為2021/5/920續(xù)：致力于毫無(wú)成功希望的事擱置未完成的任務(wù)沒(méi)有信息資料管理系統(tǒng)資料不足就開(kāi)始工作缺少反饋缺乏連續(xù)性缺少工作進(jìn)度報(bào)告過(guò)度控制2021/5/9216.訊息聯(lián)系安排大量會(huì)議含糊不清、模棱兩可的訊息聯(lián)系隱晦、使人誤解的、虛假的訊息聯(lián)系文書(shū)癖沒(méi)有隨時(shí)報(bào)告情況缺少信息資料不準(zhǔn)確、不可靠的信息資料重復(fù)的、過(guò)多的信息資料社會(huì)交往（閑談）頻繁2021/5/9227.決策優(yōu)柔寡斷害怕犯錯(cuò)誤拖延擱置不合意的事等候決策未估量消極后果2021/5/923按管理職能劃分的37項(xiàng)頭號(hào)浪費(fèi)時(shí)間因素計(jì)劃試圖完成過(guò)多的工作或不切實(shí)際的時(shí)間預(yù)算;自己不確定最后時(shí)限;消防式或危機(jī)型管理;擱置未完成的任務(wù);經(jīng)常變換優(yōu)先次序;沒(méi)有目標(biāo)、優(yōu)先次序或每日計(jì)劃.組織多頭領(lǐng)導(dǎo)；混淆職責(zé)與職權(quán)；重復(fù)勞動(dòng)；個(gè)人混亂或辦公桌上雜亂無(wú)章.指揮沒(méi)有應(yīng)變措施；不能駕馭爭(zhēng)執(zhí)；缺乏激勵(lì)；無(wú)效的授權(quán)；陷入日常事務(wù)；凡事樣樣插手.人力人員未經(jīng)培訓(xùn)或不勝任；人員配備不足或過(guò)多；職員對(duì)工作感到困惑2021/5/924控制電話打擾；順便來(lái)訪人員；信息資料不全面；沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)或進(jìn)度報(bào)告；缺乏自我約束；過(guò)度控制；錯(cuò)誤或無(wú)效的行為；寬恕不稱職的行為；不善拒絕決策倉(cāng)促的決策；優(yōu)柔寡斷或拖延；要求得到所有事實(shí)；由委員會(huì)制定決策訊息聯(lián)系頻繁的會(huì)議；不足或不清楚或過(guò)多的訊息聯(lián)系；不傾聽(tīng)意見(jiàn)；社會(huì)交往過(guò)頻2021/5/925鑒定自己最突出的15項(xiàng)浪費(fèi)時(shí)間的因素電話打擾；順利來(lái)訪人員；會(huì)議（未預(yù)定和預(yù)定的）；突如的危機(jī)；缺少目標(biāo)、優(yōu)先次序和最后時(shí)限；辦公桌上雜亂無(wú)章和個(gè)混亂；無(wú)效的授權(quán)和陷入日?，嵥槭聞?wù)；試圖立即著手過(guò)多的工作和不切實(shí)際的時(shí)間預(yù)算；2021/5/926缺乏或措詞含糊的訊息聯(lián)系或指示；不完全、不準(zhǔn)確、不及時(shí)的信息資料；猶豫不決和拖延；混淆職責(zé)與職權(quán)；不敢說(shuō)“不”字；擱置未完成的任務(wù)；缺乏自我約束2021/5/927拖延商數(shù)測(cè)驗(yàn)

請(qǐng)據(jù)實(shí)選擇以下每一個(gè)陳述最切合你的答案：

A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、極不同意為了避免對(duì)棘手的難題采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借口

為使困難的工作能被執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行者下壓力是必要的。我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作

我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)我對(duì)重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會(huì)

2021/5/928

試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它我在過(guò)分疲勞（或過(guò)分緊張、或過(guò)分泄氣、或太受抑制）時(shí)，以致無(wú)法處理所面對(duì)的困難任務(wù)在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個(gè)物件

2021/5/929評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：

每一個(gè)“非常同意”評(píng)4分，“略表同意”評(píng)3分，“略表不同意”評(píng)2分，“極不同意”評(píng)1分?？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣?？偡衷?1至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。2021/5/930三、有效的時(shí)間管理2021/5/931主要內(nèi)容：要事第一80/20原則時(shí)間矩陣圖有效計(jì)劃行動(dòng)2021/5/932

鵝

卵

石

的

故

事1、要事第一2021/5/933柯維著，顧淑馨等譯.高效能人士的七個(gè)習(xí)慣[M].北京：中國(guó)青年出版社.2002年11月第1版2021/5/934

個(gè)人的使命宣言是衡量事情是否重要的標(biāo)準(zhǔn)

要事第一

我們真的花了時(shí)間去做這些對(duì)我們一生都很重要的事情了嗎?問(wèn)題：2021/5/935a.我要______________________________________。

b.我要______________________________________。

c.我要______________________________________。D.我要_____________________________________。

假如沒(méi)有明天請(qǐng)你列出：假如沒(méi)有明天，我此刻最想做的事。假如沒(méi)有明天2021/5/936比較你現(xiàn)在正做的事，你發(fā)現(xiàn)了什么差別？

找找原因2021/5/937原因：（1）先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。（2）先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。（3）先做容易做的事，然后再做難做的事。（4）先做只需花費(fèi)少量時(shí)間即可做好的事，然后再做需要花費(fèi)大量時(shí)間才能做好的事。（5）先處理資料齊全的事，再處理資料不齊全的事。（6）先做已排定時(shí)間的事，再做未經(jīng)排定時(shí)間的事。（7）先做經(jīng)過(guò)籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。大量研究表明，在工作中，人們總是依據(jù)下列各種準(zhǔn)則決定事情的優(yōu)先次序：

做事偏好2021/5/938（8）先做別人的事，然后再做自己的事。（9）先做緊迫的事，然后再做不緊迫的事。（10）先做有趣的事，然后再做枯燥的事。（11）先做易于完成的事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。（12）先做自己所尊敬的人或與自己有密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或與自己沒(méi)有密切的利害關(guān)系的人所拜托的事。（13）先做已發(fā)生的事，然后做未發(fā)生的事。（14）只有快到最后期限時(shí)，我們才會(huì)全力以赴

2021/5/939評(píng)價(jià)：上述各種準(zhǔn)則，都不符合高效工作方法的要求!正確的方法是：應(yīng)按事情的“重要程度”編排行事的優(yōu)先次序，即要事第一！

2021/5/94080%最佳效果的工作20%較為次要的工作80%的時(shí)間20%的時(shí)間來(lái)自花去2、20/80時(shí)間管理法2021/5/94180/20原則啟示：去尋找用20%的努力就可得到80%的效果的領(lǐng)域；用20/80定律從你要做的一大堆事情中選出最重要的事優(yōu)先做；集中精力解決少數(shù)重要問(wèn)題，而不是解決所有問(wèn)題；在每天中思維最活躍的時(shí)間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作。2021/5/9423、時(shí)間矩陣管理法2021/5/943時(shí)間矩陣圖虛假的必要的危機(jī)任務(wù)有限期的任務(wù)項(xiàng)目計(jì)劃準(zhǔn)備建立關(guān)系真正的創(chuàng)新領(lǐng)導(dǎo)的日常事務(wù)一些會(huì)議一些報(bào)告浪費(fèi)的逃避的活動(dòng)雜亂瑣事2021/5/944行動(dòng)方法：4D原則DOITNOWDOITLATERDELEGATEDON’TDOIT稍后做授權(quán)不做立即做2021/5/945普通人的時(shí)間安排25-30%15%50-60%2-3%2-3%2021/5/946成功人士的時(shí)間安排20-25%65-80%15%<1%20-25%65-80%15%<1%2021/5/947應(yīng)用設(shè)計(jì)2021/5/948

銷售部王經(jīng)理下班后在做明天的工作計(jì)劃：1、起草中實(shí)公司的合作意向書(shū)（2H）2、商討索賠案的處理意見(jiàn)（1H）3、與華金公司討論定價(jià)（3H）4、明天要向人事部上報(bào)新員工試用期表現(xiàn)結(jié)果報(bào)告5、天際公司貨未到的問(wèn)題6、季度業(yè)績(jī)報(bào)表（2H）7、討論月底的促銷會(huì)策略（1H）8、閱讀內(nèi)容刊物（1H）9、打電話給10位客戶（0.5H）10、歸檔文件（0.5H）11、明天的周例會(huì)請(qǐng)用時(shí)間管理的原則幫王經(jīng)理安排一下時(shí)間。應(yīng)用設(shè)計(jì)一2021/5/949假設(shè)現(xiàn)在是星期一的晚上，你要計(jì)劃未來(lái)五天的日程，面前是這五天要做的事情：

你從昨天早晨開(kāi)始牙疼，想去看醫(yī)生星期六是一個(gè)好朋友的生日--你還沒(méi)有買(mǎi)禮物和生日卡你有好幾個(gè)月沒(méi)有回家，也沒(méi)有寫(xiě)信或打電話有一份夜間兼職不錯(cuò)，但你必須在星期二或星期三晚上去面試（19點(diǎn)以前），估計(jì)要花1小時(shí)。明晚8點(diǎn)有個(gè)1小時(shí)長(zhǎng)的電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系明晚有一場(chǎng)演唱會(huì)你在圖書(shū)館借的書(shū)明天到期外地一個(gè)朋友邀請(qǐng)你周末去玩，你需要整理行李你要在星期五交計(jì)劃書(shū)之前把它復(fù)印一份

應(yīng)用設(shè)計(jì)二2021/5/950明天下午2點(diǎn)到4點(diǎn)有一個(gè)會(huì)議你欠某人200元錢(qián)--他明天也將參加那個(gè)會(huì)議你明天早上從9點(diǎn)到11點(diǎn)要聽(tīng)一場(chǎng)講座你的上級(jí)留下一張便條，要你盡快與他見(jiàn)面你沒(méi)有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒(méi)有洗你想好好洗個(gè)澡你負(fù)責(zé)的項(xiàng)目小組將在明天下午6點(diǎn)鐘開(kāi)會(huì)，預(yù)計(jì)1小時(shí)你身上只有5塊錢(qián)，需要取錢(qián)大家明天晚上聚餐你錯(cuò)過(guò)了星期一的例會(huì)，要在下星期一之前復(fù)印一份會(huì)議記錄2021/5/951這個(gè)星期有些材料沒(méi)有整理完，要在下星期一之前整理好，約需2小時(shí)你收到一個(gè)朋友的信1個(gè)月了，沒(méi)有回信，也沒(méi)有打電話給他星期天早上要作一次簡(jiǎn)報(bào)，預(yù)計(jì)準(zhǔn)備簡(jiǎn)報(bào)要花費(fèi)15個(gè)小時(shí)，而且只能用業(yè)余時(shí)間你邀請(qǐng)戀人后天晚上來(lái)你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒(méi)有下個(gè)星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試請(qǐng)將這份事件清單中的各種事件劃分不同的優(yōu)先級(jí)，按優(yōu)先級(jí)把它們重新排序，然后根據(jù)這些事件，制訂一個(gè)周末的時(shí)間安排表。2021/5/952注意在這些項(xiàng)目中，有些是互相沖突的，有些則富有彈性。如何制訂一份合理實(shí)用的計(jì)劃表呢？在制訂時(shí)間表以前，請(qǐng)：把要做的事情全部看一遍確定每件事情的重要等級(jí)根據(jù)重要程度把事情重新排序

2021/5/953編好時(shí)間表以后，請(qǐng)考慮：哪些事情被放棄不做？為什么？哪件事情有最高的優(yōu)先級(jí)？為什么？你會(huì)高興地執(zhí)行這個(gè)計(jì)劃嗎？

2021/5/9542021/5/9554、問(wèn)題表時(shí)間管理法今天有哪些事情是在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)完成的？今天有哪些事情是在不適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)做的？為什么要在不適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)完成這些事情？今天哪一段時(shí)間里著手進(jìn)行最重要的工作？為何在這段時(shí)間進(jìn)行這一種工作？今天最具工作效率的是哪一段時(shí)間？為什么這段時(shí)間最有效率？今天工作過(guò)程中最大的干擾是什么？2021/5/956今天最嚴(yán)重的三個(gè)時(shí)間使用誤區(qū)是什么？今天做了哪些不必要的事？今天做了哪些不需要親自動(dòng)手的事？這些事可以授權(quán)給誰(shuí)去做？今天花費(fèi)了多少時(shí)間做重要的事？今天花費(fèi)了多少時(shí)間做不重要的事？今天哪些事情本來(lái)應(yīng)花費(fèi)更多的時(shí)間去做？今天哪些事情本來(lái)可以花較少的時(shí)間去做？從明天開(kāi)始，應(yīng)該怎樣做才能改進(jìn)時(shí)間的使用？2021/5/957不(少）做計(jì)劃的原因計(jì)劃限制了自由著急要緊的事情總是先到，要先解決我沒(méi)有時(shí)間做計(jì)劃當(dāng)我們做重要的事情時(shí)，就不會(huì)被瑣碎的事情所牽制。5、有效計(jì)劃2021/5/958每周計(jì)劃聯(lián)結(jié)使命回顧角色確定目標(biāo)每周規(guī)劃言行一致評(píng)估小結(jié)將預(yù)先決定要做的事情寫(xiě)出來(lái)2021/5/9596、行動(dòng)討論：習(xí)慣能不能改？2021/5/960習(xí)慣是能改變的牛頓定律推論結(jié)論一個(gè)物體在靜止時(shí)傾向于靜止惰性和習(xí)慣是強(qiáng)大的力量江山易改本性難移一個(gè)物體在運(yùn)動(dòng)時(shí)能傾向于運(yùn)動(dòng)一旦成功的習(xí)慣形成后也是強(qiáng)大的力量難移不是不能移，只要移動(dòng)一旦開(kāi)始，習(xí)慣便可改變行動(dòng)??！2021/5/961改變“拖延時(shí)間”習(xí)慣的三步曲第一步：承認(rèn)自己有問(wèn)題“我是一個(gè)愛(ài)拖延時(shí)間的人”第二步：想象不改最壞的結(jié)果和改變后的好處