EXCEL函數(shù)用法及注意事項(xiàng)

EXCEL函數(shù)用法及考前須知1、函數(shù)名稱：SUM使用條件：計(jì)算所有參數(shù)數(shù)值的和。使用格式：SUM〔NO1,NO2……〕參數(shù)說明：NO1,NO2……代表需要計(jì)算的值，可以是具體的數(shù)值、引用的單元格〔區(qū)域〕等。應(yīng)用舉例：如圖1所示，在D12單元格中輸入公式：=SUM(D2:D11)，確認(rèn)后即可求出數(shù)學(xué)的總分。圖1：考前須知：如果參數(shù)為數(shù)組或引用，只有其中的數(shù)字將被計(jì)算。數(shù)組或引用中的空白單元格、邏輯值、文本或錯(cuò)誤值將被忽略。2、函數(shù)名稱：SUMIF使用條件：計(jì)算符合指定條件的單元格區(qū)域內(nèi)的數(shù)值的和。使用格式：SUMIF〔Range,Criteria,Sum_Range〕參數(shù)說明：Range代表?xiàng)l件判斷的單元格區(qū)域；Criteria為指定條件〔表達(dá)式〕；Sum_Range代表需要計(jì)算的數(shù)值所在的單元格區(qū)域。應(yīng)用舉例：如圖1所示，在D12單元格中輸入公式：=SUMIF(C2:C11,"男",D2:D11)，確認(rèn)后即可求出“男〞生的數(shù)學(xué)成績(jī)和?？记绊氈喝绻焉鲜龉叫薷臑椋?SUMIF(C2:C11,"女",D2:D11)，即可求出“女〞生的數(shù)學(xué)成績(jī)和；其中“男〞和“女〞由于是文本型的，需要放在英文狀態(tài)下的雙引號(hào)〔"男"、"女"〕中。3、函數(shù)名稱：IF主要功能：執(zhí)行邏輯判斷，它可以根據(jù)邏輯表達(dá)式的真假，返回不同的結(jié)果，從而執(zhí)行數(shù)值或公式的條件判斷任務(wù)。使用格式：IF(logical_test，value_if_true，value_if_false)。參數(shù)說明：Logical_test計(jì)算結(jié)果為TRUE〔真實(shí)的、正確的〕或FALSE〔不真實(shí)的、不正確的〕的任何數(shù)值或表達(dá)式；Value_if_true是Logical_test為TRUE時(shí)函數(shù)的返回值，Value_if_false是Logical_test為FALSE時(shí)函數(shù)的返回值。應(yīng)用舉例：公式“=IF(A1>=60，"及格"，"不及格")〞，假設(shè)邏輯判斷表達(dá)式A1>=60成立〔真實(shí)的〕，那么公式所在單元格被賦值“及格〞，否那么被賦值“不及格〞?？记绊氈喝绻鹟ogical_test為TRUE且省略value_if_true，那么返回TRUE。Value_if_true可以是表達(dá)式；如：公式“=IF(C2>=85，"A"，IF(C2>=70，"B"，IF(C2>=60，"C"，IF(C2<60，"D"))))〞，其中第二個(gè)IF語句同時(shí)也是第一個(gè)IF語句的參數(shù)，也就是不滿足“C2>=85”這個(gè)條件所返回的值。同樣，第三個(gè)IF語句是第二個(gè)IF語句的參數(shù)，以此類推。例如，假設(shè)第一個(gè)邏輯判斷表達(dá)式C2>=85成立，那么公式所在單元格被賦值“A〞；如果第一個(gè)邏輯判斷表達(dá)式C2>=85不成立，那么計(jì)算第二個(gè)IF語句“IF(C2>=70”4、函數(shù)名稱：AVERAGE

主要功能：求出所有參數(shù)的算術(shù)平均值。

使用格式：AVERAGE(number1,number2,……)

參數(shù)說明：number1,number2,……：需要求平均值的數(shù)值或引用單元格〔區(qū)域〕，參數(shù)不超過30個(gè)。

應(yīng)用舉例：如圖1在D12單元格中輸入公式：=AVERAGE(D2:D11)，確認(rèn)后，即可求出數(shù)學(xué)成績(jī)的平均分。

考前須知：如果引用區(qū)域中包含“0”值單元格，那么計(jì)算在內(nèi)；如果引用區(qū)域中包含空白或字符單元格，那么不計(jì)算在內(nèi)。

5、函數(shù)名稱：ISERROR主要功能：用于判斷函數(shù)式〔公式〕返回的數(shù)值是否有錯(cuò)。如果有錯(cuò)，該函數(shù)返回TRUE，反之返回FALSE。

使用格式：ISERROR(value)

參數(shù)說明：Value表示需要判斷的值或表達(dá)式。

應(yīng)用舉例：如果在C2單元格中輸入公式：=ISERROR(A2/B2)，確認(rèn)以后，如果B2單元格為空或“0”，那么A2/B2出現(xiàn)錯(cuò)誤，此時(shí)前述函數(shù)返回TRUE結(jié)果，在C2中將顯示為TRUE，反之返回FALSE。

考前須知：此函數(shù)通常與IF函數(shù)配套使用，如果將上述公式修改為：=IF(ISERROR(A2/B2),"",A2/B2)，如果B2為空或“0”，那么C2單元格顯示為空，反之顯示A2/B2的結(jié)果。

6、函數(shù)名稱：MID函數(shù)名稱：MID

主要功能：從一個(gè)文本字符串的指定位置開始，截取指定數(shù)目的字符。

使用格式：MID(text,start_num,num_chars)

參數(shù)說明：text代表一個(gè)文本字符串；start_num表示指定的起始位置；num_chars表示要截取的數(shù)目。

應(yīng)用舉例：假定A47單元格中保存了“我喜歡天極網(wǎng)〞的字符串，我們?cè)贑47單元格中輸入公式：=MID(A47,4,3)，確認(rèn)后即顯示出“天極網(wǎng)〞的字符。

特別提醒：公式中各參數(shù)間，要用英文狀態(tài)下的逗號(hào)“,〞隔開。

7、函數(shù)名稱：RANK主要功能：返回某一數(shù)值在一列數(shù)值中的相對(duì)于其他數(shù)值的排位。

使用格式：RANK〔Number,ref,order〕

參數(shù)說明：Number代表需要排序的數(shù)值；ref代表排序數(shù)值所處的單元格區(qū)域；order代表排序方式參數(shù)〔如果為“0”或者忽略，那么按降序排名，即數(shù)值越大，排名結(jié)果數(shù)值越小；如果為非“0”值，那么按升序排名，即數(shù)值越大，排名結(jié)果數(shù)值越大；〕。

應(yīng)用舉例：如在E2單元格中輸入公式：=RANK(D2,$D$2:$D$11,0)，確認(rèn)后即可得出鄭陶同學(xué)的數(shù)學(xué)成績(jī)?cè)谌喑煽?jī)中的排名結(jié)果。

考前須知：在上述公式中，我們讓Number也就是D2參數(shù)采取了相對(duì)引用形式，而讓ref參數(shù)〔$D$2:$D$11〕采取了絕對(duì)引用形式〔增加了一個(gè)“$〞符號(hào)〕，這樣設(shè)置后，選中E2單元格，將鼠標(biāo)移至該單元格右下角，成細(xì)十字線狀時(shí)〔通常稱之為“填充柄〞〕，按住左鍵向下拖拉，即可將上述公式快速?gòu)?fù)制到E列下面的單元格中，完成其他同學(xué)數(shù)學(xué)成績(jī)的排名統(tǒng)計(jì)。

8、函數(shù)名稱：VLOOKUP主要功能：在數(shù)據(jù)表的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回?cái)?shù)據(jù)表中，相對(duì)當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。

使用格式：VLOOKUP(lookup_value，table_array，col_index_num,range_lookup)

參數(shù)說明：Lookup_value代表需要查找的數(shù)值；Table_array代表需要在其中查找數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域；Col_index_num為在table_array區(qū)域中待返回的匹配值的列序號(hào)〔當(dāng)Col_index_num為2時(shí),返回table_array第2列中的數(shù)值，為3時(shí)，返回第3列的值……〕；Range_lookup為一邏輯值，如果為TRUE或省略，那么返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，那么返回小于lookup_value的最大數(shù)值；如果為FALSE，那么返回精確匹配值，如果找不到，那么返回錯(cuò)誤值#N/A。

應(yīng)用舉例：圖2：參見圖2，我們?cè)贖4單元格中輸入公式：=VLOOKUP(G4,$A$4:$E$20,2,FALSE)，確認(rèn)后，只要在G4單元格中輸入一個(gè)客戶的姓名〔如：陳五香〕，H4單元格中即刻顯示出該客戶1月份的銷量，如果要顯示該客戶2月份的銷量，只需在i4單元格中輸入公式：=VLOOKUP(G4,$A$4:$E$20,3,FALSE),同理，J4、K5單元格中把公式中的3，改為4、5，就能夠得到3月、4月份的銷量。

考前須知：Lookup_value必須在Table_array區(qū)域的首列中；如果忽略Range_lookup參數(shù)，那么Table_array的首列必須進(jìn)行排序。9、函數(shù)名稱：AVEDEV主要功能：返回一組數(shù)據(jù)與其平均值的絕對(duì)偏差的平均值,此函數(shù)與AVERAGE函數(shù)共同使用，可以計(jì)算波動(dòng)率，波動(dòng)率公式為：AVEDEV/AVERAGE。使用格式：AVEDEV(number1，number2，...)參數(shù)說明：Number1、number2、...是用來計(jì)算絕對(duì)偏差平均值的一組參數(shù)，其個(gè)數(shù)可以在1～30個(gè)之間。應(yīng)用舉例：如果A1=79、A2=62、A3=45、A4=90、A5=25，如在A6單元格中輸入公式“=AVEDEV(A1:A5)〞返回20.16。11、函數(shù)名稱：COUNT與COUNTA(1)COUNT：利用函數(shù)COUNT可以計(jì)算單元格區(qū)域中數(shù)字項(xiàng)的個(gè)數(shù)。

使用格式：COUNT(value1,value2,...)Value1,value2,...是包含或引用各種類型數(shù)據(jù)的參數(shù)〔1～30個(gè)〕，注意只有數(shù)字類型的數(shù)據(jù)才被計(jì)數(shù)。(2)COUNTA：利用函數(shù)COUNTA可以計(jì)算單元格區(qū)域中數(shù)據(jù)項(xiàng)的個(gè)數(shù)。

使用格式：COUNTA(value1,value2,...)

Value1,value2,...所要計(jì)數(shù)的值，參數(shù)個(gè)數(shù)為1～30個(gè)。COUNTA與COUNTA的區(qū)別：函數(shù)COUNT在計(jì)數(shù)時(shí)，只統(tǒng)計(jì)數(shù)字，但是錯(cuò)誤值或其他無法轉(zhuǎn)化成數(shù)字的文字那么被忽略。而COUNTA的參數(shù)值可以是任何類型，它們可以包括空字符("")，但不包括空白單元格。如圖3所示：如在B9單元格中輸入公式：=COUNT(B1:B8)等于7，輸入公式：=COUNTA(B1:B8)等于8。12、條件求和向?qū)е饕δ埽菏且环N多條件求和，是SUMIF函數(shù)的延伸。運(yùn)用舉例：

圖4為績(jī)溪營(yíng)銷部客戶分類統(tǒng)計(jì)表，我們以統(tǒng)計(jì)市場(chǎng)類型為“城市〞業(yè)態(tài)為“超市〞的人數(shù)為例，介紹一下如何利用“條件求和〞功能實(shí)現(xiàn)多條件限制下的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)過程。圖4客戶分類統(tǒng)計(jì)表

(1)依次選擇“工具→向?qū)А鷹l件求和〞菜單命令，在彈出的“條件求和向?qū)?4步驟之1”界面中，確認(rèn)條件求和的數(shù)據(jù)區(qū)域?yàn)檎麄€(gè)表格〔只需單擊表格內(nèi)的任一單元格再執(zhí)行該命令，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)選中整個(gè)表格區(qū)域〕，單擊“下一步〞按鈕。

(2)在“條件求和向?qū)?4步驟之2”界面中選擇“求和列〞為“客戶名稱〞，將限制的條件“市場(chǎng)類型=城市、業(yè)態(tài)=超市〞逐條選擇并添加到條件列表中，單擊圖5指定條件數(shù)據(jù)(3)在“條件求和向?qū)?4步驟之3”界面中選擇統(tǒng)計(jì)結(jié)果的顯示方式為“只顯示公式〞，單擊“下一步〞按鈕。

(4)最后要選擇目標(biāo)數(shù)據(jù)存放的單元格，本例中選擇K5單元格，并在選擇后單擊“下一步〞按鈕，直到最后單擊“完成〞按鈕。此時(shí)在K5單元格中就會(huì)出現(xiàn)我們要統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)結(jié)果。其他單元格的數(shù)據(jù)可以依據(jù)本操作依次完成。

在本例中，我們可以看出，如果是簡(jiǎn)單條件的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)其實(shí)也可以用公式來實(shí)現(xiàn)，如可以用公式“=SUMIF(7)〞來實(shí)現(xiàn)，當(dāng)然也可以使用分類匯總命令來實(shí)現(xiàn)。但對(duì)于復(fù)雜條件的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)用公式就顯得有些難度了，特別是對(duì)于不熟悉函數(shù)的同事，而用“條件求和〞功能那么可以很方便地實(shí)現(xiàn)我們的統(tǒng)計(jì)需求。

1、初次使用“條件求和〞功能必須先安裝。單擊“工具〞菜單中的“加載宏〞，在“加載宏〞對(duì)話框中勾選“條件求和向?qū)Ж晱?fù)選框，單擊“確定〞按鈕，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)安裝該功