前臺(tái)文員崗位說(shuō)明書

前臺(tái)文員崗位闡明書一、崗位職能：負(fù)責(zé)園區(qū)出入人員的登記、接待和咨詢工作；負(fù)責(zé)前臺(tái)辦公區(qū)域，接待區(qū)域的日常保潔監(jiān)督工作；負(fù)責(zé)電子設(shè)備的管理維護(hù)，涉及一樓公司宣傳視頻的播放、日常管理等工作；協(xié)助其它部門做好日?？爝f的登記工作，例如：快遞的收發(fā)、有關(guān)部門資料復(fù)印等工作；負(fù)責(zé)外來(lái)信函、報(bào)刊等的收發(fā)、登記、整頓、存檔工作；負(fù)責(zé)公司大門口車位的日常管理工作及電瓶車日常停放監(jiān)督；負(fù)責(zé)外出人員登記、配合行政人事專人做好物資出入庫(kù)管理；協(xié)助行政人事專人做好會(huì)務(wù)工作；完畢上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它臨時(shí)性工作任務(wù)。二、崗位操作流程：訪客登記、接待和咨詢工作1.1全部進(jìn)入公司的外來(lái)人員都必須先到前臺(tái)登記，前臺(tái)根據(jù)具體事宜告知有關(guān)負(fù)責(zé)人，前臺(tái)人員要引領(lǐng)有預(yù)約的訪客進(jìn)入有關(guān)部門，不允許外來(lái)訪客無(wú)人陪伴隨意出入辦公區(qū)域；1.2外來(lái)訪客及公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入公司，前臺(tái)必須立刻起立，點(diǎn)頭示意并問(wèn)好，有訪客落座接待區(qū)的，前臺(tái)要及時(shí)遞上茶水，待訪客離開(kāi)后，及時(shí)把水杯及垃圾清理干凈；1.3在前臺(tái)單獨(dú)值班，前臺(tái)要對(duì)來(lái)訪客人的咨詢做必要明確的回復(fù)；公司公務(wù)接待及時(shí)起立問(wèn)好;協(xié)助行政人事經(jīng)理負(fù)責(zé)接待工作中細(xì)節(jié)工作，負(fù)責(zé)接待前大廳水牌歡迎詞的準(zhǔn)備及安裝;1.4如遇推銷人員或者不熟悉的外來(lái)人員上門，前臺(tái)要及時(shí)制止，可將其資料留下轉(zhuǎn)交有關(guān)部門，如提前有預(yù)約的，前臺(tái)應(yīng)先電話確認(rèn)后帶領(lǐng)來(lái)訪人員進(jìn)入；2、前臺(tái)區(qū)域日常保潔工作2.1每天檢查清掃并保持前臺(tái)衛(wèi)生，配合保潔員清理前臺(tái)垃圾桶；2.2確保前臺(tái)文獻(xiàn)規(guī)整有序，確保玻璃、地面一塵不染；2.3工作時(shí)間不允許在辦公區(qū)域吃東西，水杯等私人物品不得擺放于臺(tái)面；3、電子設(shè)備的管理3.1背景音樂(lè)的下載播放，背景音樂(lè)必須為輕音樂(lè)，曲調(diào)舒緩溫和，不可播放流行歌曲；3.2大門口公司宣傳視頻播放管理，根據(jù)接待規(guī)定，并注意播放和日常維護(hù)；3.3協(xié)助行政人事經(jīng)理監(jiān)控設(shè)備的日常查看和監(jiān)管；4、協(xié)助行政人事專人或者其它部門做好復(fù)印、打印等文員工作，本著環(huán)保的理念，公司內(nèi)部用紙需盡量使用雙面用紙，負(fù)責(zé)辦公區(qū)域打印紙及打印機(jī)的耗材日常管理；5、文獻(xiàn)報(bào)刊收發(fā)管理5.1每日負(fù)責(zé)接受外來(lái)信件、快遞、文獻(xiàn)和報(bào)紙等并做好登記，及時(shí)轉(zhuǎn)交，轉(zhuǎn)交人員務(wù)必有簽字確認(rèn)；快遞不可隨意擺放在前臺(tái)，應(yīng)整潔放于臺(tái)面下，報(bào)紙應(yīng)整潔擺放于報(bào)刊架；5.2定時(shí)將文獻(xiàn)及舊報(bào)刊整頓整潔交回綜合管理部存檔；公司各部門的快遞負(fù)責(zé)統(tǒng)一收取并登記，需郵寄的快遞在經(jīng)快遞人簽字確認(rèn)后負(fù)責(zé)聯(lián)系快遞公司收取，每月初負(fù)責(zé)與快遞公司結(jié)算并報(bào)銷快遞費(fèi)用。6、門口車位的日常管理6.1前臺(tái)每天早上將“NOPARKING”的牌子擺放在門口車位，原則上，非我司員工和客戶不得在公司門口車位停車；員工電瓶車督促指導(dǎo)停放在有關(guān)區(qū)域及日常巡邏;不規(guī)范現(xiàn)象及時(shí)督促并指正；6.2對(duì)于公司和客戶的車輛予以照看，遇緊急狀況及時(shí)告知有關(guān)負(fù)責(zé)人；6.3隨時(shí)提示訪客：公司正門口外不允許停車；7、登記管理7.1工作期間員工外出需到前臺(tái)登記，并經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字方可；8、會(huì)務(wù)工作8.1協(xié)助行政人事專人做好周例會(huì)、月例會(huì)及重大會(huì)議的會(huì)務(wù)工作，涉及桌椅擺放、遞送茶水、準(zhǔn)備筆記本、調(diào)試投影儀等電子設(shè)備；完畢上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它臨時(shí)性工作任務(wù)。三、工作紀(jì)律規(guī)定在崗期間，保持服裝整潔干凈，保持微笑，使用文明用語(yǔ)；工作時(shí)間，不允許出現(xiàn)使用電腦或手機(jī)聊天、看電影、查看微信等現(xiàn)象；坐姿原則，不允許出現(xiàn)隨意趴在臺(tái)面、睡覺(jué)、嬉笑聊天等影響公司形象的狀態(tài)；做好接待咨詢工作，不偏私、不作弊，做到公平公正公開(kāi)；做好公司的保密工作，涉