TS16949文件管理程序

文件治理程序目的用有效版本的文件，防止誤用失效或作廢文件。范圍適用于與質(zhì)量、環(huán)境治理體系有關(guān)的文件的掌握〔包括外來文件。職責(zé)總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)的批準(zhǔn)、公布。治理者代表負(fù)責(zé)文件發(fā)放范圍及程序文件的批準(zhǔn)。文控中心負(fù)責(zé)文件的歸口治理及組織對(duì)現(xiàn)有體系文件的定期評(píng)審。4.定義受控文件：在質(zhì)量、環(huán)境治理體系運(yùn)行過程中起溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)重要作用的信作廢、處置等應(yīng)進(jìn)展掌握。不作更改等其他跟蹤掌握。工作程序文件的分類按文件的性質(zhì)分類手冊(cè)〔包括形成文件的方針和目標(biāo)的聲明；量、環(huán)境治理體系過程的有效籌劃、運(yùn)行和掌握所形成的程序文件〔包括質(zhì)量打算；操作規(guī)程、圖樣、樣板、技術(shù)文件等,亦即公司的三階文件；實(shí)施質(zhì)量、環(huán)境治理體系所形成的文件要求的記錄的空白表單；即四階文件。外來文件〔包括法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及顧客供給的圖樣和技術(shù)文件、樣板等。按文件載體分類紙張性文件；非紙張性文件。文件的編號(hào)/記錄的空白表單表碼手冊(cè)和程序文件的編號(hào)〔環(huán)境文件編號(hào)時(shí)不用部門代碼〕XX–XX–XX流水號(hào)流水號(hào)制定部門代碼類別代碼三階文件的編號(hào)〔環(huán)境三階文件編號(hào)時(shí)不用部門代碼〕流水號(hào)制定部門代碼類別代碼XX–XX–流水號(hào)制定部門代碼類別代碼文件編號(hào)的說明類別代號(hào)的意義——質(zhì)量手冊(cè)類別代號(hào)為QM；EM；——質(zhì)量程序文件類別代號(hào)為QP；——環(huán)境程序文件類別代號(hào)為EP；——質(zhì)量三階文件類別代號(hào)為QI；——環(huán)境三階文件類別代號(hào)為EI；QE.；EE。ROHSROHSEI-099流水號(hào)的意義01001ISO/TS1694901~99；部門代碼三階文件按著使用部門及文件類別予以分類〔1〕部門代碼規(guī)定如下：總經(jīng)理室——GM 業(yè)務(wù)部——SD PMC部——PMC 生產(chǎn)部——PD選購(gòu)部——BD 品管部——QC 工程部——RD 人事行政部——HR文控中心——DC 工程部——PM 財(cái)務(wù)部——FD 部——WJIT部——IT三階文件編號(hào)應(yīng)按制定部門及其在用文件公布的先后挨次流水編號(hào)；記錄的空白表單表碼編排形單同三階文件編號(hào)類似。版本/修改次數(shù)文件版本變更依A0,B0,C0,??，X0,Y0,Z0執(zhí)行；但文件只是局部修改時(shí)，只對(duì)所修改頁(yè)轉(zhuǎn)變修改次數(shù)，如:A0轉(zhuǎn)變?yōu)锳1?.A2?，假設(shè)對(duì)文件進(jìn)展大規(guī)模修改或修訂A/5B/0。AB版?依次類推C.X,Y,Z.CAR的編號(hào)原則當(dāng)月此客戶客訴產(chǎn)生的流水號(hào)客訴發(fā)生的年份及月份客戶代碼客戶投訴/退貨處理CAR編號(hào)原則為當(dāng)月此客戶客訴產(chǎn)生的流水號(hào)客訴發(fā)生的年份及月份客戶代碼當(dāng)月此供給商產(chǎn)生的投訴流水號(hào)投訴發(fā)生的年份及月份供給商代碼供給商8D報(bào)告/當(dāng)月此供給商產(chǎn)生的投訴流水號(hào)投訴發(fā)生的年份及月份供給商代碼不符合項(xiàng)職責(zé)部門代碼內(nèi)部質(zhì)量體系訂正預(yù)防報(bào)告編碼原則不符合項(xiàng)職責(zé)部門代碼工程變更處理單編號(hào)原則ECN-XXX-XX+當(dāng)日變更流水號(hào)客戶代碼覺察/提出特別部門代碼 /覺察/提出特別部門代碼技術(shù)文件和圖樣的編號(hào)由顧客要求轉(zhuǎn)化而來的圖樣及技術(shù)文件，編號(hào)按三階文件03電腦文件共享外發(fā)組03電腦文件共享外發(fā)組09-204材料倉(cāng)09-3加工車間10-3重型彈簧10-4外來文件的編號(hào)規(guī)定QIQO；文件的編寫與審批治理手冊(cè)由文控中心組織編寫，治理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。程序文件由相關(guān)部門編寫，部門主管審核，治理者代表批準(zhǔn)其他文件分別由相關(guān)部門編寫，部門主管審批，重大工程由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。注：具體的文件格單見三階文件《文件編寫標(biāo)準(zhǔn)》文件的發(fā)放與使用文件發(fā)放時(shí)應(yīng)辦理登記手續(xù)，在“文件發(fā)放/回收記錄表”上簽字領(lǐng)用，進(jìn)展治理。位置蓋“受控文件”印章〔技術(shù)文件、圖紙蓋保密專用受控章，具體見5.5注明分發(fā)號(hào)。部門分發(fā)號(hào)部門分發(fā)號(hào)備注件電腦文件共享部門分發(fā)號(hào)備 注文控中心01財(cái)務(wù)部13總經(jīng)理室表人事行政02打算組09-1國(guó)內(nèi)業(yè)務(wù)部08-108-2部選購(gòu)部05成品倉(cāng)09-406CNC10-107精細(xì)彈簧10-2部PMC0926T10-5生產(chǎn)部10包裝組10-6工程部11TS10-7IT12PE組10-8五金部141，2，3??說明所領(lǐng)取的文件份數(shù)及受控序列號(hào)。當(dāng)因文件和資料被喪失、嚴(yán)峻破損或其他狀況〔如供給應(yīng)顧客、供給商、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等〕而需申請(qǐng)領(lǐng)用時(shí)，由申請(qǐng)者填寫“文件和資料領(lǐng)用申請(qǐng)單”，經(jīng)其部門主管審核及治理者代表批準(zhǔn)前方可領(lǐng)用。因破損而重領(lǐng)用的文件和資料，分發(fā)號(hào)不變，并收回相應(yīng)舊文控中心作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。供給應(yīng)認(rèn)證機(jī)構(gòu)和供方的文件公司依內(nèi)部受控文件治理期內(nèi)給回文控中心。無效文件，一旦在使用區(qū)域內(nèi)覺察無效文件，由文件治理部門收回銷毀嚴(yán)禁私自將公司文件以任何形單帶出公司，一經(jīng)覺察則做出相應(yīng)的責(zé)任追究。保密文件的級(jí)別區(qū)分保密文件等級(jí)區(qū)分具體說明彈簧、五金生產(chǎn)制作標(biāo)準(zhǔn)等;同、信息等;損害的文件，例如：對(duì)公司產(chǎn)品生產(chǎn)起關(guān)鍵作用的核心技術(shù)資料等。對(duì)應(yīng)級(jí)別的保密且為受控的文件要將保密專用受控章上的級(jí)別調(diào)到對(duì)應(yīng)級(jí)別。文件的評(píng)審性、協(xié)調(diào)性及相關(guān)規(guī)定的全都性進(jìn)展評(píng)審，必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)展修訂文件的更改/經(jīng)總經(jīng)理或治理者代表批準(zhǔn)后實(shí)施。其他文件更改時(shí)，由相應(yīng)主管填寫“文件發(fā)行/變更申請(qǐng)單”經(jīng)原審批人員審核批準(zhǔn)；假設(shè)由其他人員審批，需得到審批所需的有關(guān)背景資料。/變更申相應(yīng)作廢文件，在“文件發(fā)放回收記錄表”上作相應(yīng)記錄。文件更改的方式，如換版、換頁(yè)、局部修改等，在“文件發(fā)行/變更申請(qǐng)單”上注明。文件的保存及銷毀與治理體系有關(guān)的文件應(yīng)分類存放在枯燥、通風(fēng)、安全的地方。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的標(biāo)識(shí)保存，以便存取和查閱。并注明該文件的作廢時(shí)間，與有效受控文件隔離保存。銷毀。ISO9001/TS16949/ISO14001法規(guī)要求對(duì)不同類型的文件進(jìn)展分類處置治理。外來文件的掌握來自顧客或供方的標(biāo)準(zhǔn)、圖樣、驗(yàn)收規(guī)章等。外來技術(shù)文件的掌握顧客供給的技術(shù)文件的掌握技術(shù)文件返回業(yè)務(wù)部供其向顧客報(bào)價(jià).假設(shè)顧客承受報(bào)價(jià)，業(yè)務(wù)部將相應(yīng)的技術(shù)文件及“樣品制作申請(qǐng)表”傳遞至PMC安排樣板制作,樣板制作完畢后，生產(chǎn)部門應(yīng)將樣板及技術(shù)文件交品管部保存。工程部應(yīng)依據(jù)顧客成認(rèn)的技術(shù)文件編制相應(yīng)的作業(yè)指導(dǎo)書,生產(chǎn)部依據(jù)作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)展生產(chǎn)管控。準(zhǔn)/標(biāo)準(zhǔn)或其變更通知后，能按顧客要求，自進(jìn)展評(píng)審到發(fā)放和付諸實(shí)施位置關(guān)的技術(shù)文件進(jìn)展更，記錄并保持更改在生產(chǎn)中的實(shí)施日期。不進(jìn)展受控治理。對(duì)于其他外來文件的掌握文控中心應(yīng)負(fù)責(zé)自有關(guān)政府部門、網(wǎng)上收集法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)并將其準(zhǔn)時(shí)傳遞至相關(guān) 部門識(shí)別其適用性版本的有效性假設(shè)適用且版本有效可作為工作指導(dǎo)文件，表批準(zhǔn)后，文控中心歸檔、在“文件最狀況一覽表”中登記、編號(hào)、復(fù)印并加“受控文件”印章后按發(fā)放范圍發(fā)放至使用部門；文控中心應(yīng)準(zhǔn)時(shí)收集外來文件的最版本或修改信息，并每年評(píng)審?fù)鈦砦募?，以便?件進(jìn)更、補(bǔ)充，對(duì)于換版的外來文件應(yīng)準(zhǔn)時(shí)進(jìn)展作廢處理，并準(zhǔn)時(shí)更關(guān)于外來文件的“文件最狀況一覽表”。工程部負(fù)責(zé)收集國(guó)際、國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的最版本，并適時(shí)宣貫。文件治理5.10.2規(guī)定由人事行政部對(duì)文件設(shè)定保密級(jí)別實(shí)施加密治理。5.10.3假設(shè)因工作需要增加的文件，需求部門應(yīng)填寫“文件發(fā)行/本程序文件規(guī)定的要求實(shí)施。記錄掌握按《記錄治理程序》執(zhí)行非紙類文件的掌握公司非紙類文件為電子文件〔即文件貯存在磁盤、光盤或電腦硬盤上。5.12.2求電子文件一般應(yīng)打印成紙張性文件后簽署；電腦中共享的電子文件應(yīng)以不能更改的PDF文件形單存在；電子文件應(yīng)有備份，并應(yīng)將其保存在防潮、防塵、防陽(yáng)光直射、防壓、防消磁等環(huán)境中。電子文件的更改由相應(yīng)文件治理部門執(zhí)行，更改審核無誤后存入軟盤歸檔。印章治理應(yīng)有與原印章相區(qū)分的特征，由文控中心在涉及范圍內(nèi)通報(bào)。印章的申請(qǐng)、使用方法依據(jù)《印章治理制度》相關(guān)文件《記錄