醫(yī)院財務(wù)核算工作中采用電子發(fā)票的問題與策略

醫(yī)院財務(wù)核算工作中采用電子發(fā)票的問題與策略摘要：本文詳細(xì)介紹了電子發(fā)票對醫(yī)院財務(wù)工作的影響,并針對醫(yī)院財務(wù)核算工作給出當(dāng)前電子發(fā)票的使用問題,為使核算工作更為精細(xì)化,財務(wù)人員可將電子發(fā)票運用到財務(wù)管理系統(tǒng)、電子檔案與大數(shù)據(jù)分析中,從而確保醫(yī)院經(jīng)營管理的現(xiàn)代化與信息化。關(guān)鍵詞：電子發(fā)票;醫(yī)院財務(wù);精細(xì)化核算;引言隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的快速發(fā)展,發(fā)票形式也有了較大改變,“互聯(lián)網(wǎng)+”式的電子發(fā)票符合時代潮流,更像是一個商業(yè)活動中的收付款憑證,在醫(yī)院實際的經(jīng)營管理中,由于其經(jīng)濟業(yè)務(wù)類型較多,運用電子發(fā)票不但能拓展多個活動領(lǐng)域,還能方便病人,改善服務(wù)質(zhì)量,因而當(dāng)前其廣泛應(yīng)用在醫(yī)院活動中。一、電子發(fā)票對醫(yī)院財務(wù)工作的影響電子發(fā)票在使用期間給醫(yī)院財務(wù)工作帶來諸多積極影響,首先,電子發(fā)票在應(yīng)用的過程中借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù),從開具到傳輸都極為方便,由于其內(nèi)部的多項信息可儲存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中,因而還帶有便攜性特征,在使用電子發(fā)票后,我國每年大約可節(jié)約2000億張紙張,重量約1150萬噸,不但保護(hù)了環(huán)境,也節(jié)約了多類資源。具體來說,運用電子發(fā)票可有效改善醫(yī)院財務(wù)工作的效率。基于當(dāng)前多數(shù)醫(yī)院的信息化水平較高,采用電子發(fā)票后,其內(nèi)部信息會自動儲存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中,可根據(jù)需要進(jìn)行分析、整合與匯總,避免了財務(wù)人員的二次參與,降低因人為要素而產(chǎn)生的誤差,有效改善工作效率。其次,電子發(fā)票的使用還能優(yōu)化交易程序。當(dāng)發(fā)生商業(yè)交易后,電子發(fā)票可立即達(dá)成,借助短信、微信或郵箱購買方可迅速查看,防止遺失等不良現(xiàn)象的出現(xiàn)。比如,當(dāng)病人在掛號區(qū)或交款處完成交款后,運用電子發(fā)票可使該程序更為優(yōu)化,保障交付款或財務(wù)工作的流程。最后,若采用紙質(zhì)發(fā)票,當(dāng)購買方出現(xiàn)遺失后會浪費更多的時間尋找,也給生活帶來諸多不便;而醫(yī)院內(nèi)部的財務(wù)工作也會因核算不明而影響其工作狀態(tài)與效果,電子發(fā)票則可有效規(guī)避該問題,管理人員只需定期檢查網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),并保證其正常運轉(zhuǎn),則電子發(fā)票中的各項數(shù)據(jù)都不會遺失,財務(wù)核算工作也會更加有序。二、采用電子發(fā)票給醫(yī)院財務(wù)核算工作帶來的問題由于醫(yī)院的經(jīng)營活動較多,采用電子發(fā)票可極大方便相關(guān)工作,但在應(yīng)用過程中也會帶來些許問題,對醫(yī)院財務(wù)工作可能產(chǎn)生不利影響。其一,當(dāng)前電子發(fā)票的普及率仍然不高。雖然醫(yī)院的活動業(yè)務(wù)較多,但部分供應(yīng)商,如技術(shù)服務(wù)、試劑耗材或設(shè)備等方面在其各自的領(lǐng)域有著對應(yīng)資質(zhì),當(dāng)其采用招標(biāo)采購入圍后,具有開設(shè)電子發(fā)票的相關(guān)權(quán)限,但部分企業(yè)只擁有紙質(zhì)發(fā)票的權(quán)限。多數(shù)傳統(tǒng)類型的財務(wù)報銷其審核方式仍為紙質(zhì)票據(jù),此類票據(jù)即使轉(zhuǎn)化為電子發(fā)票,還需在其打印后實行人工審核,進(jìn)而完成結(jié)算報銷工作,因此,相關(guān)部門應(yīng)增加電子發(fā)票的普及率,要增加設(shè)備供應(yīng)商拿到開具電子發(fā)票資質(zhì)的數(shù)量,使此類形式應(yīng)用地更為廣泛。其二,部分電子發(fā)票還會發(fā)生重復(fù)報銷的情況。相較于紙質(zhì)發(fā)票,電子發(fā)票的獲取較為簡單,即下載與打印,在傳統(tǒng)模式中財務(wù)人員審核票據(jù)較清晰,但當(dāng)前電子發(fā)票存有重復(fù)性,則財務(wù)人員難以仔細(xì)甄別,且會耗費大量的時間與精力,也加大了票據(jù)重復(fù)的概率,由于電子發(fā)票帶有重復(fù)打印特征,可能會產(chǎn)生惡意報銷現(xiàn)象,也嚴(yán)重影響了醫(yī)院財務(wù)工作的正常進(jìn)展。其三,電子發(fā)票還存有安全問題。若購票人從正規(guī)渠道取得,該電子發(fā)票則為真實票據(jù),原因在于其已由稅務(wù)機關(guān)完成核驗,但相較于紙質(zhì)發(fā)票,電子發(fā)票中的數(shù)據(jù)信息更易篡改,在進(jìn)行篡改后即使查驗該發(fā)票其結(jié)果也無濟于事,因而較難把控電子發(fā)票的安全性。此外,電子發(fā)票中的數(shù)據(jù)信息全都儲存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中,醫(yī)院雖能利用多種信息技術(shù)手段提升內(nèi)部系統(tǒng)安全,但若發(fā)生意外狀況或系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰都可能出現(xiàn)信息遺失,給電子發(fā)票信息帶來些許安全隱患。三、醫(yī)院財務(wù)精細(xì)化核算中采用電子發(fā)票的實際應(yīng)用(一)財務(wù)管理系統(tǒng)1.合理設(shè)立醫(yī)院財務(wù)管理流程醫(yī)院財務(wù)傳統(tǒng)報賬流程為當(dāng)發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)時,報賬人會立即整理發(fā)票并粘貼,待傳遞到負(fù)責(zé)人手中后其負(fù)責(zé)審批簽章,待完成此項工作后報賬人會將其傳遞到財務(wù)部門繼而開展審核工作,并繪制記賬憑證,從而實行報賬資金支付?；诋?dāng)前傳遞發(fā)票的形式為手工,報賬人會因為某一、兩項的報銷內(nèi)容不符合規(guī)定或手續(xù)不全而進(jìn)行多次傳遞,該方式不但額外占用了財務(wù)人員的時間,還極大損耗傳遞人員的精力,無謂地消耗人力資源,且嚴(yán)重減低財務(wù)部門的結(jié)算效率,阻礙醫(yī)院財務(wù)核算工作的正常進(jìn)行,因此,引入電子發(fā)票成為當(dāng)前醫(yī)院財務(wù)管理工作的必然選擇。通過對電子發(fā)票的使用可有效改進(jìn)傳統(tǒng)報賬流程,管理人員可將電子發(fā)票與財務(wù)管理體系有效連接,在電子發(fā)票中財務(wù)人員可直接看到其內(nèi)部信息,如發(fā)票付款、金額與品名等,并自行組成記賬憑證,不僅極大縮減了工作流程,還使該項財務(wù)工作變得更為有序、簡潔[1]。2.電子發(fā)票的實際運用方式醫(yī)院財務(wù)管理體系中運用電子發(fā)票,其實際使用方式可分為三種,第一,電子發(fā)票可連接稅務(wù)系統(tǒng),借助OCR識別技術(shù)能準(zhǔn)確獲取發(fā)票號碼與發(fā)票代碼,由國家稅務(wù)總局的管理系統(tǒng)開展驗證工作,其能生出正確的發(fā)票信息,財務(wù)人員可對兩張發(fā)票進(jìn)行詳細(xì)比對,進(jìn)而確認(rèn)發(fā)票信息的真?zhèn)巍５诙?醫(yī)院內(nèi)部管理人員還能建立電子發(fā)票系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫,其內(nèi)部包含著完整的發(fā)票信息,在進(jìn)行票據(jù)報銷時可開展票單的自檢比對,從發(fā)票代碼到發(fā)票號碼,避免出現(xiàn)想避稅而引發(fā)的惡意退票行為,在完成數(shù)據(jù)對比后重復(fù)報銷問題也可有效消除。第三,醫(yī)院內(nèi)部還需設(shè)置網(wǎng)絡(luò)結(jié)算報銷體系,工作人員應(yīng)借助二維碼技術(shù),將物聯(lián)網(wǎng)內(nèi)部的藥品試劑耗材或設(shè)備設(shè)定相應(yīng)數(shù)據(jù)信息,依照UDI識別技術(shù)財務(wù)人員可精準(zhǔn)識別其設(shè)備對應(yīng)的信息,在開展報銷活動時從發(fā)票內(nèi)部提取其全部資料,如設(shè)備名稱、付款信息等,并產(chǎn)生記賬憑證。采用電子發(fā)票能有效改進(jìn)財務(wù)核算的各項工序,使該工作更為精細(xì)化,管理人員應(yīng)借用多種信息技術(shù),有效降低電子票據(jù)可能出現(xiàn)的問題。(二)電子檔案1.電子發(fā)票的使用形式電子發(fā)票也能運用到醫(yī)院的電子檔案中,醫(yī)院內(nèi)部含有檔案信息系統(tǒng),在進(jìn)行信息審核的過程中,電子發(fā)票將與入賬憑證、報銷憑證共同轉(zhuǎn)化為信息資料并錄入到信息管理體系內(nèi)。醫(yī)院在接收發(fā)票時,當(dāng)前只有部分大型供應(yīng)商具有電子發(fā)票的開具資質(zhì),小型業(yè)務(wù)企業(yè)大多以紙質(zhì)發(fā)票居多,由于醫(yī)院含有較多經(jīng)營活動,電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票的數(shù)量都較多,財務(wù)核算與管理人員應(yīng)采用科學(xué)方法來提升電子發(fā)票的應(yīng)用效率。一方面,在整合電子發(fā)票的過程中財務(wù)人員要精準(zhǔn)讀取其內(nèi)部的關(guān)鍵信息,并將其轉(zhuǎn)變成報銷單據(jù)的信息,進(jìn)一步簡化報銷填單流程,既增強了報銷填單的準(zhǔn)確性,又節(jié)省了員工時間,改善其工作效率。另一方面,在處理傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票時,工作人員可借助虛擬打印技術(shù)將紙質(zhì)文件改變成影像,在進(jìn)行提單審核時可直接運用影像形式,以信息存儲的方式將其帶入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi),這樣不僅可以增強電子檔案的保存效率,也能有效改善紙質(zhì)發(fā)票的保存效果。2.電子發(fā)票的運用范圍由于電子檔案系統(tǒng)帶有開放權(quán)限,針對報銷部門,為避免重復(fù)報銷現(xiàn)象的出現(xiàn),財務(wù)管理人員應(yīng)及時看到報銷狀態(tài)的變化,因而要利用查驗系統(tǒng)對電子發(fā)票的內(nèi)部信息進(jìn)行鎖定與歸集,只有掌握了報銷動態(tài)后,才能有效遏制多種不良現(xiàn)象,電子發(fā)票的使用范圍才會更加廣泛。而對于供應(yīng)商來說,借用電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息能及時看到藥品承兌進(jìn)度與設(shè)備分期支付的實際狀況,電子發(fā)票的運用效果可更加顯著。在醫(yī)院管理部門來看,基于電子檔案內(nèi)部的信息管理系統(tǒng)較為專業(yè),數(shù)據(jù)信息則是有效提取后進(jìn)行的匯總分類,電子發(fā)票中的各項數(shù)據(jù)指標(biāo)更為清晰,既能提升財務(wù)核算效率,還能為此后的各項經(jīng)濟決策提供數(shù)據(jù)支撐,強化了電子發(fā)票的適用范圍[2]。(三)大數(shù)據(jù)分析當(dāng)前醫(yī)院的財務(wù)管理工作正朝著精細(xì)化方向發(fā)展,并依照不同業(yè)務(wù)類型提取對應(yīng)性數(shù)據(jù),從而為醫(yī)院管理人員提供更加合理、科學(xué)的決策。首先,隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛運用,財務(wù)人員需將該技術(shù)與電子發(fā)票巧妙結(jié)合,并用其開展財務(wù)分析、指標(biāo)考核或數(shù)據(jù)信息的分類統(tǒng)計等,由于電子發(fā)票的運用背后隱藏著大數(shù)據(jù),不但能展示出大數(shù)據(jù)的事實性,還能夠精準(zhǔn)地預(yù)測未來經(jīng)濟的發(fā)展方向與業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢。其次,基于醫(yī)院較多的經(jīng)營活動,其可采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù),電子發(fā)票還能與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合,使管理人員科學(xué)掌控各類經(jīng)營活動的具體流程,在管理此類發(fā)票的過程中看到所有的醫(yī)療物資產(chǎn)品的實際業(yè)務(wù)流程,如訂單、發(fā)貨、開票、應(yīng)用與結(jié)算等,通過多環(huán)節(jié)管控,促進(jìn)了財務(wù)核算的管理水平。最后,在提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)方面,醫(yī)院管理人員也可有效結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)與電子發(fā)票,當(dāng)病患者入院或出院時,采用該項技術(shù)能讓患病家屬及時掌握患者的身體狀態(tài),了解當(dāng)前治療效果,同時,醫(yī)