采購控制程序

[全]采購控制程序采購控制程序1目的為保證公司產(chǎn)品質(zhì)量，必須對采購產(chǎn)品及外部提供產(chǎn)品、服務(wù)和過程實施控制，確保采購產(chǎn)品滿足公司產(chǎn)品規(guī)定的要求。2適用范圍適用于對公司產(chǎn)品所需的全部采購產(chǎn)品及其外包活動的控制。采購產(chǎn)品包括：生產(chǎn)所需原材料、工裝器具等。外包活動的選擇評定參照產(chǎn)品的采購程序3職責3.1供銷部負責組織產(chǎn)品所需物資的采購及供方、外包方、外包方的選擇和評價；3.2

質(zhì)檢部負責進貨驗證。3.3生技部負責倉庫的管理工作，參與對供方、外包方、外包方的評審。4控制程序和要求；4.1采購產(chǎn)品的分類及采購渠道4.1.1由供銷部按采購產(chǎn)品影響產(chǎn)品質(zhì)量的重要程度，將采購產(chǎn)品分為A、B、C三個質(zhì)量分類等級并標注在《物資分類明細表》中：1）A類（重要）物資——決定功能、性能作用的物資；2）B類（一般）物資——對功能、性能起一定作用的物資；3）C類（輔助）物資——不直接影響功能、性能的物資。4.2對供方、外包方及外包方的評價、選擇和驗證4.2.1對供方、外包方的評價和選擇4.2.1.1各部門根據(jù)工作項目工作需要，對供方、外包方物資、信譽、經(jīng)歷及業(yè)績、環(huán)境/職業(yè)健康安全績效等進行比較，選擇合格的供方、外包方，填寫《供方、外包方評定記錄表》。4.2.1.2對確定業(yè)務(wù)來往的供方、外包方，應根據(jù)充分的書面證明材料，適用時，可包括以下內(nèi)容：a)管理體系認證證書；b)本公司對供方、外包方質(zhì)量管理體系進行評審的結(jié)果；c)本公司對供方、外包方其他的滿意程度調(diào)查，以及供方、外包方業(yè)績的調(diào)查和證明材料；d)供方、外包方產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、社會信譽、交貨能力等情況及產(chǎn)品進入本地市場的準用證明；e)供方、外包方的財務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力；f)苗木的植物檢疫證明等；4.2.1.3對第一次供應重要物資或服務(wù)的供方、外包方，除提供充分的書面材料外，還需經(jīng)樣品測試及小批量產(chǎn)品試用或服務(wù)質(zhì)量初評，測試合格才能供貨。4.2.1.4對于一般物資供方、外包方，需要經(jīng)過樣品驗證合格，各相關(guān)部門提供評價意見，供銷部經(jīng)理批準，可列入《合格供方名單》。4.2.1.5對于批量供應的輔助物資，進貨部門在進貨時應對其進行驗證，并保存驗證記錄，合格者由供銷部經(jīng)理批準后，即可列入《合格供方名單》。4.2.1.6對零星采購的輔助物資，其進貨驗證記錄即為此供方、外包方的評價。4.2.1.7對重要服務(wù)提供方、外包方應對其提供的每一項重要服務(wù)進行評估，并及時反饋我方意見。對達不到我方要求而又無改進者應提出警告，直至取消合作。4.2.1.8供銷部負責將合格供方、外包方列入本公司的“合格供方、外包方名單”,經(jīng)總經(jīng)理批準后，該名單發(fā)至有關(guān)部門備案。4.2.2對供方、外包方的驗證a)正常情況下，供銷部應每年組織一次對合格供方、外包方的會審或考察式的復審驗證，驗證其質(zhì)量保證能力，形成《供方、外包方業(yè)績評價記錄》，評價時按百分制，質(zhì)量評分占60分者，交貨期評分占20%，其余（如價格、售后服務(wù)等）占20%。判定總分低于60（或質(zhì)量評分低于48），應取消其合格供方、外包方資格；如因特殊情況留用，應報總經(jīng)理批準，但應加強對其服務(wù)和供應物資的進貨驗證。連續(xù)第二次評分仍然不及格，應取消其供貨資格，由各有關(guān)部門實施。驗證其是否可持續(xù)的作為本公司的供方、外包方。b)服務(wù)供方、外包方控制：為公司提供服務(wù)的供方、外包方，如運輸公司、生產(chǎn)方、檢驗、培訓機構(gòu)等，也應經(jīng)評價后方可向公司提供服務(wù)。c)當發(fā)現(xiàn)有以下情況時，應對其進行評審或?qū)嵉乜疾祢炞C。i.供方、外包方提供的產(chǎn)品質(zhì)量下降，已對本公司產(chǎn)品質(zhì)量產(chǎn)生影響。ii.供方、外包方提供的產(chǎn)品供應不暢，不能滿足本公司采購計劃數(shù)量的要求。iii.供方、外包方不履行采購合同的條款，對本公司合同的履約構(gòu)成威脅。iv.新產(chǎn)品開發(fā)情況下，需重新驗證供方、外包方質(zhì)量保證能力。d)復審和/或?qū)嵉乜疾祢炞C認為不合格的供方、外包方，供銷部應對其明確提出限期整改要求。在限期內(nèi)整改不合格的，報總經(jīng)理批準后，取消其資格并停止其供貨。e)被取消供貨資格的供方、外包方，由供銷部通知各部門，將其從合格供方、外包方名單中除名，由供銷部另行選擇新的供方、外包方。為保障采購產(chǎn)品的可靠供應，當供方、外包方出現(xiàn)不能滿足本公司產(chǎn)品要求的跡象時，就應開始對新的供方、外包方進行調(diào)查。4.3采購信息4.3.1采購文件4.3.1.1應包括擬采購產(chǎn)品的信息：a)對產(chǎn)品的質(zhì)量要求（可直接引用各類標準或提供規(guī)范、圖樣等技術(shù)文件）；b)對產(chǎn)品的驗收要求；c)其他要求，如價格、數(shù)量、交付等。4.3.1.2適當時還包括：a)對供方、外包方的產(chǎn)品、程序、過程、設(shè)備、人員提出有關(guān)批準或資格鑒定的要求，如對供方、外包方產(chǎn)品的質(zhì)量認證要求，對生產(chǎn)過程、設(shè)備及人員要求、委托檢測的服務(wù)要求等；b)適用的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系要求。4.3.2本公司的采購文件包括《材料采購標準》、《采購單》、《采購產(chǎn)品報驗單》、《采購合同》及附件等。采購文件發(fā)放前，應有相應的發(fā)放部門負責人對其要求是否適當進行審批。1）采購單是本公司與供方、外包方簽訂的采購合同的分批采購計劃，對采購頻次較低的產(chǎn)品也可作為采購合同獨立使用，它是本公司與供方、外包方的契約性采購依據(jù)。2）采購產(chǎn)品的圖樣和參數(shù)指標，規(guī)定了采購產(chǎn)品的尺寸、材料及執(zhí)行標準、狀態(tài)或特性、工藝要求，是檢驗和驗證采購產(chǎn)品是否符合要求的重要依據(jù)。3）《采購產(chǎn)品報驗單》記載了供方、外包方提供產(chǎn)品的數(shù)量和可接收產(chǎn)品的數(shù)量，是本公司確認接收或退貨數(shù)量的依據(jù)。4）本公司的檢驗和試驗標準或與供方、外包方簽訂的驗收協(xié)議以及采用的外部標準是驗收采購產(chǎn)品的方法和可接收水平的準則。4.4向供方、外包方提供的圖樣、檢驗和試驗標準，必須確認是受控文件。發(fā)放時，由采購人員從辦公室領(lǐng)出文件，盡量當面交給供方、外包方代表。對尺寸復雜或關(guān)鍵的采購產(chǎn)品，采購員應請供銷部人員向供方、外包方進行充分溝通，保持本公司與供方、外包方對采購產(chǎn)品的要求理解一致。供方、外包方在接收文件時，應在文件發(fā)放登記表上簽名；當用郵寄或傳真向供方、外包方發(fā)出采購資料時，要求供方、外包方用傳真或其它方式確認收到的圖號、文件號及日期，并要求確認人在回復件上簽名。4.5采購的實施4.5.1采購計劃的下達1）供銷部應按《生產(chǎn)計劃》要求，在參考庫存量的基礎(chǔ)上，向合格供方、外包方或代理商發(fā)出“采購單”，請供方、外包方或代理商對該計劃予以確認。之后，保持與供方、外包方聯(lián)系，組織采購產(chǎn)品按時進公司。2）編制或填寫采購單時，應明確“采購單”上的所有事項并填寫清楚、規(guī)范，如有其它商定或說明的事項可另外書面說明。3）對合格供方、外包方不能按期供貨且本公司又急需的產(chǎn)品，填寫《臨時采購要求單》，報告總經(jīng)理審批同意后（必要時須經(jīng)顧客同意），可向其他供方、外包方限量采購代用產(chǎn)品，但對這些代用產(chǎn)品，必須經(jīng)生技部檢驗或驗證合格后方可使用。4.5.2采購產(chǎn)品報驗及入庫手續(xù)的辦理所有的采購產(chǎn)品進公司后，應保護好產(chǎn)品標識，采購人員應一式三份填寫《采購產(chǎn)品報驗單》，連同采購產(chǎn)品提交質(zhì)檢部檢驗，報驗單上的所有項目應填寫清晰明確。采購產(chǎn)品若不能立即檢驗時，先將其作為待檢品入待檢庫或放置到待檢區(qū)域。檢驗后，采購員應根據(jù)檢驗員的判定意見，對已檢合格的入合格品材料庫；對已檢不合格的入廢品庫；對已檢待判定品暫存待檢庫。此單經(jīng)檢驗員、倉庫保管員簽字后，作為我公司采購產(chǎn)品入庫的依據(jù)；采購產(chǎn)品中的不合格品按《不合格控制程序》執(zhí)行。4.6采購產(chǎn)品的驗證4.6.1在供方、外包方貨源處的驗證。當供方、外包方使用的材料出現(xiàn)問題時，應對供方、外包方及其貨源處做現(xiàn)場調(diào)查或驗證。安排驗證物資的事宜和放行的方式應和供方、外包方達成協(xié)議，根據(jù)協(xié)議派人到供方、外包方貨源處監(jiān)督驗證把關(guān)，但這種驗證不能降低采購產(chǎn)品的驗收標準，也不排除其后本公司的拒收。4.6.2顧客對供方、外包方產(chǎn)品的驗證當合同有規(guī)定或因特殊情況，顧客或其代表在供方、外包方或在本公司對供方、外包方提供的產(chǎn)品進行質(zhì)量驗證時，本公司應予配合。但