鑰匙管理辦法

1.目的規(guī)范鑰匙管理工作。2.范疇合用于公司及各物業(yè)服務(wù)中心鑰匙管理工作。3.職責(zé)3.1各鑰匙管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)鑰匙的接受、標(biāo)記、保管、領(lǐng)用和配制。3.2行政人事部負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域鑰匙的管理。3.3各物業(yè)服務(wù)中心客服中心負(fù)責(zé)空置房、待交房屋、客戶臨時(shí)委托保管的鑰匙管理。3.4各物業(yè)服務(wù)中心監(jiān)控中心負(fù)責(zé)安防事務(wù)部?jī)?nèi)部及與安防有關(guān)的鑰匙的管理。3.5工程技術(shù)部負(fù)責(zé)本物業(yè)服務(wù)中心各類設(shè)備房、機(jī)房鑰匙的管理。3.6其它各部門負(fù)責(zé)本部門鑰匙的管理。4.程序4.1公司辦公區(qū)域公共鑰匙的管理4.1.1行政人事部應(yīng)指定專人對(duì)公司辦公區(qū)域公共鑰匙加以標(biāo)記，分類保管，負(fù)責(zé)鑰匙的領(lǐng)/借用及償還4.1.2任何人未經(jīng)行政人事部經(jīng)理許可不得私自配制各類公司辦公區(qū)域的公共鑰匙，若因工作需要配制時(shí)，須由行政人事部鑰匙管理人員及經(jīng)手人填寫《鑰匙配制/報(bào)廢申請(qǐng)表》，報(bào)行政人事部經(jīng)理4.1.3鑰匙的領(lǐng)借用，須經(jīng)行政人事部經(jīng)理同意方可，并填寫《鑰匙領(lǐng)用記錄表》或《鑰匙借用記錄表》4.1.4鑰匙借用后必須隨身攜帶，不可將鑰匙隨意離身放置或把鑰匙轉(zhuǎn)借給別人，更不能請(qǐng)別人代還鑰匙。鑰匙管理人員應(yīng)定時(shí)清點(diǎn)鑰匙數(shù)量，發(fā)現(xiàn)忘交現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)追回，如有異常，應(yīng)在《鑰匙借用記錄表》的“備注”欄中予以統(tǒng)計(jì)。4.1.5鑰匙管理人員外出時(shí)需把鑰匙交給由行政人事部經(jīng)理指定的人員代管。4.1.6鑰匙不慎遺失，必須即刻報(bào)告本部門經(jīng)理，并登記備案。4.1.7鑰匙管理人員將所管鑰匙編制形成《鑰匙管理清單》。4.2管理用房、設(shè)備房、機(jī)房、空置房等鑰匙的管理4.2.14.2.1.1物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)鑰匙的配制4.2.1.2任何人未經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理許可不得私自配制鑰匙，若因工作需要配制時(shí)，須由鑰匙管理人員填寫《鑰匙配制/報(bào)廢申請(qǐng)表》，報(bào)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理同意后方可配制4.2.1.3門鎖的鑰匙損壞或丟失需更換鎖芯時(shí)，應(yīng)填寫《鑰匙配制申請(qǐng)表》報(bào)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理審批后予以更換，重點(diǎn)部位門鎖應(yīng)在24小時(shí)之內(nèi)更換完畢，更換的鑰匙交鑰匙管理人員在《鑰匙清單4.2.1.4如因鎖芯更換等因素造成原鑰匙已無使用和保存價(jià)值，鑰匙管理人員應(yīng)填寫《鑰匙配制/報(bào)廢申請(qǐng)表》報(bào)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理審批后予以報(bào)廢解決4.2.1.5部門經(jīng)理對(duì)上述工作進(jìn)行監(jiān)督抽查4.2.1.6空置房的鑰匙嚴(yán)禁配制。4.2.24.2.2.1在物業(yè)移交驗(yàn)收時(shí)，物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理指定專人接受全部管理用房、設(shè)備房、機(jī)房、待交房屋及空置房的鑰匙，并分類在《鑰匙清單》上登記。4.2.2.2鑰匙管理人4.2.2.3除了有關(guān)工作人員自己掌握的有關(guān)鑰匙、待交房屋的鑰匙、空置房的鑰匙及業(yè)戶臨時(shí)托管的鑰匙外，其它鑰匙原則上應(yīng)在監(jiān)控中心寄存一套備用4.2.2.4由鑰匙管理人員或委托的當(dāng)值人員負(fù)責(zé)對(duì)鑰匙的領(lǐng)用、借用狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。對(duì)于借出去的鑰匙，鑰匙管理人員或當(dāng)值人員每天下班前應(yīng)清點(diǎn)鑰匙數(shù)量，發(fā)現(xiàn)忘交現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)追回，如有異常，應(yīng)在《鑰匙借用記錄表》的“備注”4.2.2.5鑰匙管理人員外出時(shí)需把鑰匙交給部門經(jīng)理指定的人員保管，并在按本文獻(xiàn)的規(guī)定辦理領(lǐng)、借用手續(xù)，填寫《鑰匙領(lǐng)用記錄表》或《鑰匙借用記錄表》4.2.34.2.3.1班長(zhǎng)及班長(zhǎng)以上人員領(lǐng)、借用鑰匙時(shí)，鑰匙管理人員或當(dāng)值人員可直接辦理，及時(shí)向主管或物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理報(bào)告狀況，并填寫《鑰匙領(lǐng)用記錄表》或《鑰匙借用記錄表》。班長(zhǎng)下列人員領(lǐng)借用鑰匙，須經(jīng)主管或物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理同意。4.2.34.2.3.3鑰匙不慎遺失，必須即刻報(bào)告部門經(jīng)理或鑰匙管理員，由部門經(jīng)理做出解決意見，鑰匙管理員在《4.2.3.4如果部門人員調(diào)動(dòng)、離職，鑰匙管理員負(fù)責(zé)收回其持有或借用鑰匙，并將變更狀況在《鑰匙清單4.3業(yè)戶臨時(shí)委托代管鑰匙的管理4.3.1如有業(yè)戶因返修、維修、家政、房屋出租等因素規(guī)定臨時(shí)委托代管鑰匙，鑰匙管理員應(yīng)委婉提示其風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能，如業(yè)戶4.3.2鑰匙管理人員受理業(yè)戶臨時(shí)委托代管鑰匙時(shí)，應(yīng)規(guī)定業(yè)戶在《業(yè)戶委托代管鑰匙記錄表4.3.3鑰匙管理人員負(fù)責(zé)將業(yè)戶委托代管4.3.4有關(guān)工作人員借用業(yè)戶臨時(shí)委托代管鑰匙時(shí)，須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理同意，并嚴(yán)格填寫《鑰匙借用記錄表》。如需過夜借用業(yè)戶的鑰匙，必須通過部門經(jīng)理同意后方可借用，并由鑰匙管理人員負(fù)責(zé)追回，否則將追究鑰匙管理人4.3.5任何人不得復(fù)制業(yè)戶委托代管4.3.6業(yè)戶領(lǐng)回委托代管的鑰匙時(shí)，鑰匙管理員應(yīng)規(guī)定業(yè)戶在《業(yè)戶委托代管鑰匙記錄表》上簽字確認(rèn)，及時(shí)銷賬4.3.7如業(yè)戶委托代管的鑰匙發(fā)生丟失或損壞，鑰匙管理人員應(yīng)立刻報(bào)告部門經(jīng)理，5．有關(guān)表單JHW-D-7.5/03-08-01《鑰匙配制/報(bào)廢申請(qǐng)表》JHW-D-7.5/03-08-02《鑰匙領(lǐng)用記錄表