合同管理辦法

大華國(guó)際（集團(tuán)）有限公司合同管理方法第一章總則第一條為減少經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，減少失誤，保障集團(tuán)和所屬各公司或項(xiàng)目的權(quán)益不受侵害，提高信譽(yù)和經(jīng)濟(jì)效益，特根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法通則》、《中華人民共和國(guó)合同法》以及其它有關(guān)法規(guī)并結(jié)合本集團(tuán)的實(shí)際狀況制訂本方法。第二條本方法合用于本集團(tuán)及所屬公司或項(xiàng)目（全資和控股）或雖不控股但擁有實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理權(quán)的公司或項(xiàng)目。第三條本方法合用于在本集團(tuán)及屬下公司或項(xiàng)目范疇內(nèi)訂立和推行的全部合同。第四條凡屬于本方法第三條規(guī)定的合同，一律采用書(shū)面形式訂立，嚴(yán)禁口頭合同或非正式書(shū)面合同。嚴(yán)禁合同推行在先、訂立在后的行為。第二章合同訂立的原則第五條當(dāng)事人訂立合同應(yīng)遵照公平、平等、自愿的原則，恪遵法律、行政法規(guī)，尊重社會(huì)公德，不得擾亂社會(huì)經(jīng)濟(jì)秩序，損害社會(huì)公眾利益。第六條訂立合同實(shí)施洽談權(quán)、審查權(quán)、同意權(quán)相對(duì)獨(dú)立、互相制約的原則。第七條對(duì)外訂立合同必須是各公司或項(xiàng)目的法定代表人或負(fù)責(zé)人；法定代表人或負(fù)責(zé)人可委托代理人對(duì)外訂立合同，但須有授權(quán)委托書(shū)，委托代理人在授權(quán)范疇內(nèi)行使對(duì)外簽約權(quán)。無(wú)權(quán)或越權(quán)行為人所訂立的合同由該行為人自己承當(dāng)責(zé)任，公司將視狀況予以處分。第八條專業(yè)性較強(qiáng)的合同必須由專業(yè)部門或?qū)I(yè)人士出具指導(dǎo)意見(jiàn)。第三章合同的洽談第九條合同由含有洽談權(quán)的人與對(duì)方進(jìn)行洽談。洽談權(quán)由各公司或項(xiàng)目根據(jù)具體狀況作出規(guī)定并報(bào)集團(tuán)法律部備案。第十條在合同洽談前，經(jīng)辦人必須認(rèn)真理解對(duì)方當(dāng)事人的狀況，涉及：對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資質(zhì)等級(jí)、經(jīng)營(yíng)范疇、履約能力以及資信狀況、對(duì)方簽約人的簽約權(quán)限等。簽約部門無(wú)法核算的,可請(qǐng)求法律部予以協(xié)助。合同訂立時(shí)應(yīng)核算有關(guān)資料原件，并保存復(fù)印件或授權(quán)資料原件。第十一條合同內(nèi)容由當(dāng)事人商定，條款重要涉及：當(dāng)事人的名稱（或姓名）和住所；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；價(jià)款或酬勞；推行期限、地點(diǎn)和方式；違約責(zé)任；解決爭(zhēng)議的辦法。必要時(shí)，還應(yīng)對(duì)合同雙方收發(fā)函送達(dá)地址與方式予以商定。當(dāng)事人能夠參考各類合同的示范文本訂立合同。第十二條重大、大額合同的前期洽談，應(yīng)就所洽談內(nèi)容制作備忘錄或有關(guān)統(tǒng)計(jì),備忘錄、洽談統(tǒng)計(jì)由雙方簽字承認(rèn)。第十三條根據(jù)法律、法規(guī)的有關(guān)規(guī)定和實(shí)際需要，有些合同應(yīng)報(bào)有關(guān)部門備案或申請(qǐng)公證部門公證。第四章合同的審批與訂立第十四條合同訂立前應(yīng)通過(guò)審核同意。（一）含有法人資格公司或項(xiàng)目的普通合同由各公司或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自行審批后訂立，必要時(shí)可咨詢集團(tuán)法律部意見(jiàn)；重要、大額合同應(yīng)提交集團(tuán)法律部、預(yù)結(jié)算部及財(cái)務(wù)部等有關(guān)部門審查。（二）無(wú)獨(dú)立法人資格的公司或項(xiàng)目，對(duì)外訂立合同應(yīng)報(bào)集團(tuán)法律部審批后方可訂立。（三）合同提交法律部審查時(shí)，應(yīng)提前一周提交合同的基礎(chǔ)文本及本方法第十條所列的證明資料和洽談統(tǒng)計(jì)原件。（四）涉及到工程造價(jià)或外付款的合同報(bào)集團(tuán)預(yù)結(jié)算部審核時(shí)，應(yīng)將合同的定價(jià)根據(jù)或有關(guān)的報(bào)價(jià)施工方案作為合同附件一同報(bào)批。第十五條重要、大額合同應(yīng)經(jīng)有關(guān)的專業(yè)部門評(píng)審，并由合同評(píng)審部門對(duì)合同效力、內(nèi)容、合同推行過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題出具評(píng)審意見(jiàn)。第十六條前款所稱的普通合同，重要、大額合同的含義是：（一）普通合同是指在各公司或項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)范疇內(nèi)為從事正常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)所訂立的合同；（二）重要合同是指資產(chǎn)收購(gòu)合同、重大合作經(jīng)營(yíng)合同、公司兼并合同、股份轉(zhuǎn)讓合同、擔(dān)保合同、其它對(duì)公司或項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)可能產(chǎn)生較大影響的合同以及推行期限在一年以上的合同。（三）大額合同是指涉及金額達(dá)成15萬(wàn)元以上的合同，亦可由各公司或項(xiàng)目根據(jù)運(yùn)行中的實(shí)際狀況設(shè)定金額數(shù)并報(bào)集團(tuán)審批后實(shí)施。第十七條在正式訂立合同時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題：（一）應(yīng)由雙辦法人代表或授權(quán)簽約代表當(dāng)面訂立，并加蓋公司印章；（二）訂立的時(shí)間、地點(diǎn)完整；（三）合同文本分頁(yè)清晰并由雙方加蓋騎縫章。第五章合同的推行與變更第十八條合同依法成立刻含有法律約束力。各公司或項(xiàng)目和有關(guān)人員都應(yīng)認(rèn)真嚴(yán)格推行合同的條款。應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)注意幾個(gè)方面：（一）推行合同時(shí)一定要注意時(shí)效性，避免出現(xiàn)違約現(xiàn)象。若出現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)調(diào)節(jié)，化解風(fēng)險(xiǎn)；（二）加強(qiáng)驗(yàn)收手續(xù)。無(wú)論是貨品貿(mào)易、服務(wù)、咨詢，還是工程竣工等均應(yīng)嚴(yán)格驗(yàn)收手續(xù)，對(duì)質(zhì)量、數(shù)量等應(yīng)依合同條款嚴(yán)格把關(guān)，同時(shí)保存驗(yàn)收資料原件。（三）有關(guān)合同推行中的書(shū)面簽證、來(lái)往信函、文書(shū)、數(shù)據(jù)電文（涉及電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等均為合同的構(gòu)成部分，各合同推行部門在收到對(duì)方的信函、文書(shū)或數(shù)據(jù)電文后，必須及時(shí)收集、整頓、保存資料原件并做好備案工作。（四）合同推行部門應(yīng)檢查合同推行狀況，特別是對(duì)提供服務(wù)的合同必須根據(jù)合同內(nèi)容定時(shí)檢查合同推行狀況。（五）對(duì)合同推行過(guò)程中的違約狀況或違反合同的事件，合同推行部門應(yīng)及時(shí)查明因素，獲取證據(jù)，并按照合同規(guī)定以公司或項(xiàng)目的名義及時(shí)、合理、精確地向?qū)Ψ教岢鏊髻r（含違約）報(bào)告。當(dāng)我方接到對(duì)方的索賠（含違約）報(bào)告后應(yīng)認(rèn)真研究或報(bào)集團(tuán)法律部及時(shí)解決，并與對(duì)方協(xié)商解決。(六)非依合同原定方式的付款應(yīng)將變更理由、闡明書(shū)或告知報(bào)集團(tuán)法律部審查。第十九條合同推行過(guò)程中確因無(wú)法逾越的困難或障礙，而不得不變更或解除合同的應(yīng)從保護(hù)公司或項(xiàng)目的正當(dāng)權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)把握。（一）當(dāng)事人雙方應(yīng)在法律規(guī)定或合同商定的期限內(nèi)進(jìn)行協(xié)商，協(xié)商一致后方可變更或解除合同。變更或解除合同均應(yīng)以書(shū)面形式予以確認(rèn)。（二）變更或解除合同的程序同訂立合同的審批規(guī)定一致。（三）對(duì)于特殊狀況下合同推行過(guò)程中的合同中斷（如停緩建），必須及時(shí)辦理中斷手續(xù)，并收集因中斷合同給我方帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失的證據(jù)和資料，及時(shí)追究對(duì)方的責(zé)任。中斷的合同恢復(fù)繼續(xù)推行時(shí)，依相似的程序辦理恢復(fù)手續(xù)。合同中斷與恢復(fù)都須有闡明書(shū)或書(shū)面告知報(bào)集團(tuán)法律部。（四）對(duì)于合同的終止（合同未推行完，但擬定不再繼續(xù)推行），合同推行部門應(yīng)做好終止統(tǒng)計(jì)，收集推行過(guò)程中全部與合同有關(guān)的文獻(xiàn)，做好經(jīng)濟(jì)往來(lái)和工程結(jié)算工作，辦理解除合同的手續(xù)，資料交合同專管員保存。（五）若經(jīng)有關(guān)部門備案或公證處公證的合同均應(yīng)重新報(bào)有關(guān)部門備案或公證。第六章合同糾紛的解決第二十條解決合同糾紛的原則是：以和諧協(xié)商為主，做到有理、有利、有節(jié)；以法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，以合同商定和合同推行的事實(shí)為根據(jù)，保護(hù)我方正當(dāng)權(quán)益。第二十一條發(fā)生合同糾紛時(shí)，合同推行部門應(yīng)于三個(gè)工作日內(nèi)將糾紛產(chǎn)生的因素及解決糾紛的意見(jiàn)，書(shū)面報(bào)請(qǐng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及集團(tuán)法律部。重要、大額合同則應(yīng)在一種工作日內(nèi)提交書(shū)面報(bào)告，闡明糾紛的因素及現(xiàn)狀。第二十二條負(fù)責(zé)合同推行的部門或具體經(jīng)辦人在解決合同糾紛時(shí)不得私自作出違反合同旨意并對(duì)公司不利的承諾。第二十三條接受合同糾紛的報(bào)告人或著手解決合同糾紛的負(fù)責(zé)人，應(yīng)認(rèn)真分析查明因素并依合同商定、已發(fā)生的合同事實(shí)和法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)與對(duì)方協(xié)商解決。第二十四條協(xié)商、調(diào)解均不成的，根據(jù)合同商定，在規(guī)定的時(shí)效內(nèi)向仲裁機(jī)關(guān)申請(qǐng)仲裁或向人民法院提起訴訟，避免由于我方的失誤而造成喪失訴權(quán)的狀況出現(xiàn)。第二十五條提請(qǐng)仲裁或訴訟的糾紛由集團(tuán)法律部或外聘專業(yè)律師解決，法律部可規(guī)定項(xiàng)目正、副負(fù)責(zé)人參加開(kāi)庭工作。第七章合同的管理第二十六條合同管理的規(guī)定和原則是：分級(jí)管理，專業(yè)歸口，責(zé)任到人。集團(tuán)合同管理歸口部門為集團(tuán)法律部。合同管理分集團(tuán)和項(xiàng)目公司二級(jí)管理。各項(xiàng)目或公司應(yīng)設(shè)一名合同專管員（可兼職），由其跟蹤合同推行狀況并建立合同的訂立、推行、變更、解除、終止等信息檔案。第二十七條加強(qiáng)合同基礎(chǔ)管理工作。(一)每份合同都應(yīng)有編號(hào)。合同的多個(gè)資料，涉及合同正副文本及附件；合同文本的簽收統(tǒng)計(jì)；分期推行的狀況統(tǒng)計(jì)；變更、解除合同的合同（涉及文書(shū)、函電）等，均應(yīng)及時(shí)建檔，妥善保管。(二)訂立合同應(yīng)使用公章或合同專用章，其它印章一律不得用于訂立合同。合同專用章經(jīng)申報(bào)同意后刻制，統(tǒng)一編號(hào)，擬定專人保管使用。凡使用公章或合同專用章簽約的必須填寫用印申請(qǐng)單，確認(rèn)用印人，做好用印統(tǒng)計(jì)。印章如遺失，應(yīng)立刻向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，登報(bào)聲明作廢，同時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。(三)合同一經(jīng)訂立均應(yīng)留存原件兩份分別交公司或項(xiàng)目財(cái)務(wù)部或集團(tuán)法律部。(四)合同保管部門（或人）應(yīng)對(duì)合同承當(dāng)保密責(zé)任，以免泄露商業(yè)機(jī)密給公司或項(xiàng)目造成經(jīng)濟(jì)損失。(五)各項(xiàng)目或公司合同專管員每月最后一天向集團(tuán)法律部報(bào)本月合同訂立狀況統(tǒng)計(jì)表以及合同推行狀況報(bào)告。第二十八條合同糾紛解決完畢，應(yīng)將有關(guān)資料匯總、歸檔。同時(shí)向集團(tuán)法律部作出書(shū)面報(bào)告。第二十九條集團(tuán)法律部定時(shí)進(jìn)行合同推行狀況的檢查，對(duì)合同推行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題予以解釋、解決，對(duì)經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題加以研究、剖析，以期在后來(lái)的合同管理中改善。第三十條合同管理的責(zé)任：合同的管理實(shí)施項(xiàng)目總經(jīng)理負(fù)責(zé)制。（二）在合同的訂立、推行、變更過(guò)程中違反本方法規(guī)定或合同糾紛產(chǎn)生后不按規(guī)定解決，使公司造成損失的，公司將視有關(guān)負(fù)責(zé)人過(guò)失程度、對(duì)公司造成經(jīng)濟(jì)損失的大小、處以200元以上5000元下列罰款。（三）情節(jié)嚴(yán)重，使公司造成嚴(yán)重?fù)p失或負(fù)面影