文件簽批流程及管理規(guī)定

第4頁/共7頁成都凱旋物業(yè)服務(wù)有限責(zé)任公司編號QB/KX-AP-ZD025名稱文件簽批流程及管理規(guī)定版本A/0共5頁編制趙雪更改審核陳建洪批準(zhǔn)許楊生效日期目的為規(guī)范公司各類文件審核流程，使公司文件管理簽批工作規(guī)范化、合理化、科學(xué)化，提高簽批效率和質(zhì)量，特對文件簽批的種類、簽批流程、注意事項進(jìn)行規(guī)范。適用范圍：公司各類文件簽批流程及簽批時間。定義3.1文件是指公司內(nèi)部下級向上級請示的各類申請、報告、合同、情況說明以及需要各級領(lǐng)導(dǎo)簽批的文書、財務(wù)單據(jù)、行政人事單據(jù)等。簽批僅指部長級以上級別領(lǐng)導(dǎo)對各項申請內(nèi)容意見的簽署。文件發(fā)起人為文件報告的申請人、編制人，文件審核部門為公司內(nèi)部相關(guān)部門。3.4文件性質(zhì)（急件在文件右上角標(biāo)注“急件”，緊急文件標(biāo)注“緊急”字樣）普通文件：公司正常管理情況所有需簽批的文件；急件：因客觀突發(fā)情況，需加快處理的文件；緊急文件：因客觀突發(fā)情況，結(jié)果影響嚴(yán)重，需馬上處理的文件。簽批流程及要求簽批流程4.1.1文件簽批流程見附件一；4.1.2財務(wù)類簽批流程見附件三；文件制定人→部門負(fù)責(zé)人→行政人事部前臺→相關(guān)部門負(fù)責(zé)人→財務(wù)部負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理→文件制定部門4.1.4其它類文件流程。其它未做規(guī)定的文件，依實際情況進(jìn)行簽批。簽批要求簽批時間：普通文件：各部門必須在3個工作日內(nèi)完成簽批；急件：各部門必須在2個工作日內(nèi)完成；緊急文件：須立即辦理，當(dāng)天完成全部簽批。行政人事部前臺工作人員作為公司文件的專職遞交人員，負(fù)責(zé)文件格式的審核、文件的接收、呈遞、流轉(zhuǎn)、催辦；各文件發(fā)起部門需設(shè)專人對文件的簽批狀態(tài)進(jìn)行跟蹤，遞交文件及收回文件都要填寫《文件收發(fā)簽收表》作為收發(fā)文件的依據(jù)。所有文件必須按簽批流程逐級簽批，不得跳級審批；如遇急件，前一級簽批人請假不在崗，可先電話請示，并把相關(guān)意見告知下一級簽批人，由下一級簽批人簽批，前一級簽批人返回后須進(jìn)行補簽；緊急文件可直接向分管部門負(fù)責(zé)人匯報，由分管部門負(fù)責(zé)人簽批后立即報總經(jīng)理審批。對需要簽批辦理的文件，文件發(fā)起人需要提供完整真實的審批資料，文件審批部門應(yīng)積極主動辦理，對有疑問部分應(yīng)主動與文件發(fā)起人聯(lián)系，文件發(fā)起人應(yīng)及時補充相關(guān)資料。特殊情況，不能按時辦結(jié)的，應(yīng)將延期辦理的文件和處理意見及時告知該文件發(fā)起人。簽批完畢后，出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)意見不一致的情況時，遞交人必須把該文件逐級返回各級領(lǐng)導(dǎo)審閱。5.0其他各部門對文件簽批應(yīng)認(rèn)真審理，及時辦理，及時呈遞，不得無故拖延。文件簽批準(zhǔn)確性及時性，納入部門和個人績效考核，若主觀原因延遲文件造成損失的，按公司相關(guān)紀(jì)律處理。文件發(fā)起人應(yīng)認(rèn)真提供文件及附件，并對資料的真實準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，若因文件資料的不完整和不準(zhǔn)確造成延誤和損失，文件發(fā)起人須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。急件和緊急文件為特殊情況下處理文件方式，正常條件下所有文件均為普通文件。文件發(fā)起人不得夸大事件程度，隨意起草急件或緊急文件，若經(jīng)查實，將按照公司相關(guān)紀(jì)律處理。本規(guī)定由行政人事部負(fù)責(zé)解釋。附件6.1《文件簽批流程》6.2《財務(wù)類文件簽批流程》6.3《文件收發(fā)簽收表》本制度從發(fā)布之日起生效，如有修改另行簽批發(fā)布。6.3附件三文件收發(fā)簽收表序號部門項目交件內(nèi)容文件類型交件人交件日期領(lǐng)件人領(lǐng)件日期備注