企業(yè)行政管理制度

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為了提高公司辦事效率，節(jié)省辦公經(jīng)費(fèi)，保證通訊聯(lián)絡(luò)，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本規(guī)定：

一、公司電話主要用于辦公業(yè)務(wù)。使用電話通話要言簡(jiǎn)意賅，禁止在電話中閑聊，嚴(yán)禁撥打聲訊和信息電話。

二、各處室、部門(mén)使用管理插卡電話，經(jīng)理辦公室使用加鎖電話。

三、電話卡由辦公室負(fù)責(zé)刷卡。每次刷卡標(biāo)準(zhǔn)，處長(zhǎng)30元，部門(mén)經(jīng)理和管理人員20元，其他員工10元，綜治辦帶班組長(zhǎng)每人15元。使用完話費(fèi)后，到辦公室刷卡，并進(jìn)行登記。

四、安裝管理插卡電話后，不允許私接電話機(jī)通話，否則，將追究其直接責(zé)任人或部門(mén)負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并依法追繳相應(yīng)的電話費(fèi)。

五、各處室負(fù)責(zé)人及員工要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，以仆人翁的'看法管好、用好電話。員工因公或特別狀況需要撥打長(zhǎng)途電話者，統(tǒng)一到辦公室登記后，方可撥打。

六、由辦公室定期到電信局對(duì)各處室及部門(mén)電話使用狀況進(jìn)行查詢監(jiān)督，并予以公布。

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依據(jù)有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實(shí)際狀況，現(xiàn)就非質(zhì)量、環(huán)境體系文件收發(fā)、傳閱管理方法規(guī)定如下：

一、公文撰寫(xiě)

1、公文草擬。依據(jù)需要和領(lǐng)導(dǎo)指示初步擬定文稿。公司發(fā)文由綜合處草擬，涉及各處室職責(zé)，需要由公司統(tǒng)一行文的，由各處室、部門(mén)草擬文稿。

2、公文審核。指對(duì)草擬文稿的審核，由綜合處負(fù)責(zé)。審核的主要內(nèi)容是：看是否確實(shí)需由公司統(tǒng)一行文、行文方式是否妥當(dāng)、是否符合行文規(guī)章和擬制公文的有關(guān)要求等。不需由公司統(tǒng)一行文的'公文，由各處室、部門(mén)自行發(fā)文。

3、公文復(fù)核。指公文正式印制前對(duì)文稿的校對(duì)、核稿，重點(diǎn)是看：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

4、公文簽發(fā)。將經(jīng)審核的文稿交領(lǐng)導(dǎo)簽字，批準(zhǔn)發(fā)文。公司級(jí)公文由總經(jīng)理簽發(fā)，各處室、部門(mén)或某特定業(yè)務(wù)范圍的行文，由處室、部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

5、公文的印刷、用印。經(jīng)審核無(wú)誤后的公文的即可印刷與裝訂。如需加蓋公章的按《印章管理方法》加蓋公章。

二、公文發(fā)放

指將公文發(fā)放到相關(guān)部門(mén)。確定發(fā)文后，綜合處發(fā)文人員要在《高新物業(yè)發(fā)文表》上編制發(fā)文編號(hào)，登記公文名稱(chēng)、發(fā)文日期、數(shù)量、發(fā)放部門(mén)等。對(duì)內(nèi)發(fā)放文件須有各處室、部門(mén)相關(guān)人員簽收。公司級(jí)文件發(fā)放時(shí)只發(fā)處處室及相關(guān)部門(mén)，處室、部門(mén)內(nèi)部的傳達(dá)由各處室、部門(mén)自行管理。各處室、部門(mén)收到文件后要簽字確認(rèn)。

三、公文的傳閱

接收的文件需由多部門(mén)閱看時(shí)，經(jīng)綜合到處長(zhǎng)、總經(jīng)理在《文件批閱卡》上審批后，原文件附《文件批閱卡》交由相關(guān)處室、部門(mén)閱看，閱看人員簽字確認(rèn)。

四、公文歸檔

公司發(fā)文由綜合處準(zhǔn)時(shí)歸檔，填寫(xiě)《文件歸檔登記表》。各處室、部室自行發(fā)放的文件，如有必要應(yīng)準(zhǔn)時(shí)報(bào)送綜合處歸檔。

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為進(jìn)一步開(kāi)源節(jié)流，規(guī)范辦公用品管理，特做如下規(guī)定：

一、職責(zé)及范圍

〔一〕本制度所指辦公用品是指日常辦公用品及一些低值易消耗品，本制度規(guī)定了辦公用品打算、選購(gòu)、發(fā)放、使用、保管等方面的職責(zé)和管理要求。

〔二〕辦公用品的選購(gòu)、保管及發(fā)放歸口綜合處管理。各處室、部門(mén)辦公用品打算、領(lǐng)取、使用、保管等由各處室、部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

二、辦公用品打算、選購(gòu)、保管及發(fā)放管理方法

〔一〕每月15日以前，各處室、部門(mén)自行統(tǒng)計(jì)本處或部門(mén)的辦公用品需求狀況，并列出具體打算，分類(lèi)〔日常辦公用品、印刷品、其它〕填寫(xiě)《用料打算單》，打算本著“節(jié)約、有用、必需”的原則，經(jīng)處室、部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后統(tǒng)一提交綜合處。

〔二〕綜合處選購(gòu)人員依據(jù)實(shí)際狀況賜予審核并制定選購(gòu)打算及預(yù)算，報(bào)經(jīng)綜合到處長(zhǎng)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行選購(gòu)，并于每月25日至30日發(fā)放。

〔三〕公司新到工作人員的辦公用品，綜合處依據(jù)各處室、部門(mén)負(fù)責(zé)人供應(yīng)的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配備必要的辦公用品，以保證新到人員的正常工作。

〔四〕除正常配給的辦公用品外，若還需用其它日常辦公用品的，由使用部門(mén)填寫(xiě)書(shū)面《辦公用品申請(qǐng)單》，須經(jīng)綜合到處長(zhǎng)批準(zhǔn)方可領(lǐng)用。

〔五〕選購(gòu)人員要以做到辦公用品齊全、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、庫(kù)存合理、開(kāi)支適當(dāng)為原則，并要建立帳目，依據(jù)《物資的`驗(yàn)收、出入庫(kù)及保管制度》辦好入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)。

〔六〕辦公用品管理肯定要做到文明、清潔、留意平安、防火、防盜、嚴(yán)格根據(jù)規(guī)章制度辦事，非工作人員不得隨便進(jìn)入庫(kù)房。

〔七〕各部門(mén)物品領(lǐng)用人應(yīng)本著勤儉節(jié)省的原則使用辦公用品，適合以舊換新的用品要以舊換新，綜合處有權(quán)對(duì)各部門(mén)的領(lǐng)用狀況予以審核與監(jiān)督。

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第一條、總則

1、為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

2、本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫(kù)房管理、報(bào)刊及郵發(fā)管理等。

其次條、檔案管理

1、歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度打算、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞開(kāi)工資、經(jīng)營(yíng)狀況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、確定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有參考價(jià)值的文件材料。

2、檔案管理要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完好，密級(jí)檔案必需保證平安。

3、檔案的借閱與索取

〔1〕總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可通過(guò)檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔。

〔2〕公司其他人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱檔案必需愛(ài)惜，保持干凈，嚴(yán)禁涂改，留意平安和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必需由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制；一般內(nèi)部檔案經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

4、檔案的銷(xiāo)毀

〔1〕任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨便銷(xiāo)毀公司檔案材料。

〔2〕若按規(guī)定需要銷(xiāo)毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀；一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

〔3〕經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案。檔案人員要仔細(xì)填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清單，由專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

第三條、印鑒管理

1、公司印鑒由總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管。

2、公司印鑒的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字答應(yīng)后管理印鑒人方可蓋章，如違背此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。

3、公司全部需要蓋印鑒的介紹信、說(shuō)明及對(duì)外開(kāi)出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以備查詢、存檔。

4、公司一般不允許開(kāi)具空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特別狀況確需開(kāi)具時(shí)，必需經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開(kāi)出。持空白介紹信外出工作回來(lái)必需向公司匯報(bào)其介紹信的用處，未使用的必需交回。

5、蓋章后消失的意外狀況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。

第四條、公文打印管理

1、公司公文的打印工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。

2、各部室打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，交電腦部打印，按價(jià)計(jì)費(fèi)。3、公司各部、室全部打印公文、文件，必需一式三份，交總經(jīng)理辦公室留底存檔。

第五條、辦公及勞保用品的管理

1、辦公用品的購(gòu)發(fā)

〔1〕每月月底前，各部、室負(fù)責(zé)人將該部門(mén)所需要的辦公用品制定打算提交總經(jīng)理辦公室。

〔2〕總經(jīng)理辦公室指定專(zhuān)人制定每月辦公用品打算及預(yù)算，經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購(gòu)回，依據(jù)實(shí)際工作需要有打算地分發(fā)給各個(gè)部、室，由部、室主任簽字領(lǐng)回。

〔3〕除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可領(lǐng)用。

〔4〕公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室依據(jù)部、室負(fù)責(zé)人供應(yīng)的.名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。

〔5〕負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對(duì)路、量足質(zhì)優(yōu)、庫(kù)存合理、開(kāi)支適當(dāng)、用品保管好。

〔6〕負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要建立賬本，辦好入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)肯定要由領(lǐng)取人員簽字。

〔7〕辦公室用品管理肯定要做到文明、清潔、留意平安、防火、防盜、嚴(yán)格根據(jù)規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫(kù)房。

2、勞保用品的購(gòu)發(fā)

勞保用品的配給，由總經(jīng)理辦公室依據(jù)各部、室的實(shí)際工作需要統(tǒng)一購(gòu)置、統(tǒng)一發(fā)放。

第六條、庫(kù)房管理

1、庫(kù)房物資的存放必需按分類(lèi)、品種、規(guī)格、型號(hào)分別建立賬卡。

2、選購(gòu)人員購(gòu)入的物品必需附有合格證及入庫(kù)單，收貨時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)覺(jué)短缺或損壞，應(yīng)馬上拆包清點(diǎn)數(shù)目，如發(fā)覺(jué)實(shí)物與入庫(kù)單數(shù)量、規(guī)格不符時(shí)，庫(kù)房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負(fù)責(zé)人。

3、物資入庫(kù)后，應(yīng)當(dāng)日填寫(xiě)賬卡。

4、嚴(yán)格執(zhí)行出入庫(kù)手續(xù)，物資出庫(kù)必需填寫(xiě)出庫(kù)單，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可出庫(kù)。

5、庫(kù)房物資一般不行外借，特別狀況須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)。

6、嚴(yán)格管理賬單資料，全部賬冊(cè)、賬單要填寫(xiě)干凈、清晰、計(jì)算精確，不得隨便涂改。

7、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁止無(wú)關(guān)工作人員入內(nèi)，庫(kù)內(nèi)必需配備消防設(shè)施，做到防火、防盜、防潮。

第七條、報(bào)刊及郵發(fā)管理

1、報(bào)刊管理人員每半年根據(jù)公司的要求作出訂閱報(bào)刊打算及預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。

2、報(bào)刊管理人員每日負(fù)責(zé)將報(bào)刊取回并進(jìn)行處理、分類(lèi)、登記，并分別送到有關(guān)部門(mén)。有關(guān)部門(mén)處理后，一周內(nèi)交回辦公室由報(bào)刊管理人員統(tǒng)一保管、存檔備查。

3、任何人不得隨便將報(bào)刊挪作他用，若需處理，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)。

第八條、附則

1、公司辦公室負(fù)責(zé)為各部室郵發(fā)信件、郵件