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秘書禮儀單擊此處添加標(biāo)題文字第五章秘書的辦公室禮儀單擊此處添加標(biāo)題文字案例引導(dǎo)
小李是A公司的秘書,習(xí)慣于每天提前15分鐘到辦公室。周一早上,她剛進(jìn)辦公室打過出勤卡,公司里負(fù)責(zé)打掃衛(wèi)生的王阿姨慌里慌張地跑過來告訴小李早上她來辦公室打掃衛(wèi)生時(shí)發(fā)現(xiàn)銷售部的電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等所有的辦公設(shè)備都沒關(guān),也不知道周五是誰走得最晚。小李聽后,趕緊來到銷售部辦公室,查看相關(guān)的辦公設(shè)備有沒有損壞,特別是電腦,摸了一下,主機(jī)燙手,剛買的22英寸的液晶顯示屏,還好,似乎沒有出現(xiàn)異常。小李想今天真應(yīng)向辦公室建議一下組織一次辦公設(shè)備的使用禮儀的培訓(xùn)了。想一想1.小李的同事們哪里做的不對(duì)呢?2.你知道哪些相關(guān)的辦公設(shè)備的使用禮儀呢?第一節(jié)辦公室布置禮儀一、辦公桌的布置禮儀二、文件柜的布置禮儀三、電話機(jī)的布置禮儀四、辦公場所的布置禮儀一、辦公桌的布置禮儀
為了反映秘書良好的工作態(tài)度,秘書的辦公桌面應(yīng)該保持干凈、整潔,物品的擺放要井然有序。
為保證辦公桌上的空間,各種不常用的書籍和辦理完的文件材料應(yīng)根據(jù)日期和內(nèi)容裝訂起來整齊地放置在抽屜或文件柜中。
下班時(shí),除臺(tái)式電腦以外,桌面上的其他物品或資料都應(yīng)該收起來放入抽屜中。知識(shí)窗辦公桌上可放置的物品
辦公桌上擺放的物品以少為佳。通常辦公桌面上可放置的物品有:一是手頭正在處理的工作資料;二是精致小巧的相架;三是筆筒和便箋;三是常用的書和資料。二、文件柜的布置禮儀
文件柜內(nèi)文件要及時(shí)清理、歸檔,建立目錄,使之系統(tǒng)化、條理化;一些重要的文件、清單、保險(xiǎn)單、賬簿、現(xiàn)金、支票等,應(yīng)把它們放置在保險(xiǎn)柜里,以防泄密和遺失;所有的公務(wù)文件和票據(jù),工作人員均不得私自帶出辦公室。知識(shí)窗辦公室的文件柜的放置位置
放置辦公室文件柜時(shí),應(yīng)以利于工作為原則。通常辦公室的文件柜的放置方式有兩種:一是靠墻角放置,其優(yōu)點(diǎn)是不占較大的空間;二是靠近秘書工作位置放置,其優(yōu)點(diǎn)是隨時(shí)查找資料,整理、收藏文件。三、電話機(jī)的布置禮儀
擺放辦公室電話時(shí),應(yīng)以便于接聽為原則。通常電話機(jī)應(yīng)擺放在辦公桌或?qū)懽峙_(tái)的右前緣;如果幾部電話同時(shí)安裝在同一寫字臺(tái)或辦公桌上,應(yīng)把它們放在辦公桌或?qū)懽峙_(tái)的左右前緣。電話機(jī)不宜沾滿塵土和污垢,應(yīng)經(jīng)常清理、擦洗。四、辦公場所的布置禮儀
第一,辦公室的地面要經(jīng)常清掃、擦洗,保持清潔;第二,辦公室的裝飾要符合企業(yè)和自己的特色,可在墻壁上懸掛一些字畫和工藝品作為裝飾,但不可將有損于自己企業(yè)形象的裝飾品放到辦公室里;第三,辦公室的門不要關(guān)閉過緊,以免來訪者誤以為房內(nèi)無人辦公,也不能用布簾遮擋。若夏天開空調(diào)時(shí)必須關(guān)門時(shí),應(yīng)在門口掛著“正在上班中”的提示牌;第四,辦公室如果寬敞,可在辦公室內(nèi)放置綠色植物裝點(diǎn)辦公室,但一般不用盛開的鮮花;第五,辦公室的門窗要經(jīng)常打開換氣,保持工作場所的空氣質(zhì)量,切忌在辦公室吸煙。第二節(jié)辦公室的人際交往禮儀一、創(chuàng)設(shè)辦公室良好人際關(guān)系的技巧二、秘書和上司相處禮儀三、秘書與同事相處的基本禮儀一、創(chuàng)設(shè)辦公室良好人際關(guān)系的技巧1.委婉地向上司陳述意見
知識(shí)窗
上司類型特點(diǎn)溝通技巧獨(dú)裁型把握全部決策權(quán),絕不允許下屬直接參與決策,喜歡順從型下屬。與他們溝通時(shí),應(yīng)一事一議,盡可能簡明扼要,可使用“是,我了解了”這類的句式。理論型允許下屬有限度地參與決策的上司,喜歡求證下屬。與他們溝通時(shí),應(yīng)準(zhǔn)備充分的論證理由,應(yīng)該使用“因?yàn)椤?所以……”之類的論述性語言。民主型喜歡提案型的下屬。與他們溝通時(shí),應(yīng)帶有自己的意見,另外要準(zhǔn)備替代方案,可以使用“我還有另外一個(gè)方案….”這類的句式。放任型喜歡把權(quán)力分散下去,善于調(diào)動(dòng)廣大員工積極性,喜歡積極型下屬。與他們溝通時(shí),應(yīng)積極主動(dòng),可以使用“我把這份資料做好了……”這類的句式。自由型能給予下屬充分自主的工作空間,喜歡選擇型下屬。與他們溝通時(shí),可以自己決定工作的時(shí)間,可使用“我明天上班之前把材料交給您可以嗎?”這類的句式。與不同類型上司溝通的技巧2.虛心地吸取老同事成功的經(jīng)驗(yàn)3.主動(dòng)地對(duì)新同事提供善意的幫助4.用自己的性別優(yōu)勢關(guān)心異性同事5.保持樂觀、幽默的心境
二、秘書和上司相處禮儀1.與一位上司相處的禮儀(1)了解上司的工作習(xí)慣。(2)迎合上司的情緒。(3)保持適當(dāng)?shù)木嚯x。2.與多位上司相處的禮儀(1)從工作角度出發(fā),盡力維護(hù)上司之間的團(tuán)結(jié)與威信,思想上或情感上均不可表現(xiàn)為傾向于某一位上司。(2)當(dāng)上司之間產(chǎn)生分歧時(shí),不可單向地瞎掰、亂攪和或者冷眼旁觀,而應(yīng)從工作角度出發(fā),兩面勸慰,維護(hù)雙方之間的感情和友誼。(3)做人要實(shí)在,不能當(dāng)著甲上司的面贊美乙上司,當(dāng)著乙上司的面贊美甲上司。知識(shí)窗秘書面對(duì)非理性上司的禮儀●避免事端繼續(xù)擴(kuò)大●避免其他人員受到牽連●避免上司情緒不穩(wěn)定時(shí),作出錯(cuò)誤的決定●避免自己的情緒受到感染●讓上司靜一靜●讓上司轉(zhuǎn)移陣地●讓上司重新思考●為上司換茶添水,緩和氣氛●提供更好的信息●提供更好的方案三、秘書與同事相處的基本禮儀1.尊重同事2.物質(zhì)上不占同事的小便宜3.對(duì)同事的困難表示關(guān)心4.不在背后議論同事的隱私5.對(duì)自己的失誤或同事間的誤會(huì),應(yīng)主動(dòng)道歉說明
知識(shí)窗
秘書與同事相處的禁忌●切忌拉小圈子,憑借自己所處的位置散播小道消息?!袂屑汕榫w不佳時(shí),把辦公室當(dāng)作與同事傾訴心腸的場所?!袂屑赊k公室過分炫耀自己的衣著。第三節(jié)辦公室公共區(qū)域禮儀一、進(jìn)出門的禮儀二、乘坐電梯的禮儀三、上下樓梯的禮儀四、使用洗手間的禮儀五、在別人辦公室的禮儀一、進(jìn)出門的禮儀
無論是進(jìn)出辦公室大樓或辦公室的房門,都應(yīng)遵循輕推、輕拉、輕關(guān)的原則。進(jìn)入他人的房間,一定要先敲門,敲門時(shí)一般用食指有節(jié)奏地敲兩三下即可。與多人一起進(jìn)出房間時(shí),應(yīng)講究進(jìn)出的順序。知識(shí)窗進(jìn)出房間的順序禮儀
進(jìn)出房門的基本原則為:職位低的人為職位高的人開門,男士為女士開門、主人為客人開門。秘書在陪同尊長或客人進(jìn)出房門時(shí),應(yīng)根據(jù)基本原則視門的情況隨機(jī)應(yīng)變地為對(duì)方開門。無論進(jìn)出哪一類的門,在接待引領(lǐng)時(shí),運(yùn)用的手勢要規(guī)范,同時(shí)結(jié)合使用“您請(qǐng)”、“請(qǐng)走這邊”、“請(qǐng)各位小心“等提示語。能力臺(tái)朝里開的門秘書應(yīng)先入內(nèi)拉住門,側(cè)身再請(qǐng)尊長或客人進(jìn)入。朝外開的門秘書應(yīng)打開門,請(qǐng)尊長、客人先進(jìn)。旋轉(zhuǎn)式大門秘書先迅速過去,在另一邊等候。秘書開門的禮儀規(guī)范二、乘坐電梯的禮儀1.注意安全(1)隨客人或長輩來到電梯廳門前時(shí),先按電梯按鈕(2)當(dāng)電梯開、關(guān)門時(shí),不要搶時(shí)間扒門,或是強(qiáng)行擠進(jìn)、擠出。(3)電梯人數(shù)超載時(shí),不要心存僥幸,非進(jìn)不可。(4)電梯在升級(jí)途中因故暫停,按緊急呼叫鈴,不要冒險(xiǎn)攀援。2.注重次序(1)若與陌生人同乘電梯,誰較接近電梯門口,誰先上下電梯,依次出人,以免擋路。搭乘較為擁擠的電梯,電梯門一開啟,即使不是你到的樓層,如果你站在最外面,也要主動(dòng)先出去,方便后面的人有空間走出來。(2)若與熟人或客人同乘電梯,應(yīng)視具體情況而定:進(jìn)入有人管理的電梯時(shí),應(yīng)讓尊長、女士、客人先進(jìn)先出,以示尊重;進(jìn)入無人管理的電梯時(shí),應(yīng)先進(jìn)后出,以便于服務(wù)和控制電梯開關(guān)。3.注重電梯內(nèi)的禮儀(1)進(jìn)入有人管理的電梯時(shí),應(yīng)迅速自報(bào)樓層,并表示感謝,進(jìn)入無人管理的電梯時(shí),要先按樓層,如有不便,亦可請(qǐng)他人代勞。(2)進(jìn)入電梯后選擇的位置要合適,不可站在電梯門口妨礙他人出入;上高層時(shí),要盡量靠電梯里面站;人數(shù)少時(shí),應(yīng)適時(shí)調(diào)整位置,均勻松散地站在電梯內(nèi)。(3)電梯內(nèi)盡量側(cè)身面對(duì)客人,在電梯內(nèi)應(yīng)盡量減少動(dòng)作及動(dòng)作幅度,以免影響他人。(4)電梯內(nèi)應(yīng)保持安靜,盡量不在電梯內(nèi)寒暄、不談公事或聊天,更不要高聲闊論。但秘書接待客人時(shí),如果電梯內(nèi)人員較少,為免尷尬,則可適度寒暄。(5)到達(dá)指定的樓層前應(yīng)提前打招呼,以免電梯到達(dá)樓層后從別人身邊擠過去。三、上下樓梯的禮儀
1.要遵循單行行進(jìn)的原則。2.要遵循前方為上的次序原則。3.走樓梯時(shí)不宜四處張望,也不便于過多交談。四、使用洗手間的禮儀
第一,使用洗手間要遵循先后順序,除非緊急,否則不宜搶先。
第二,洗手間遇見同事不要刻意回避,要招呼致意。不宜裝做沒看見對(duì)方,以免讓人產(chǎn)生不愛理人的印象。
第三,盡量不與上司在同一時(shí)間上洗手間,尤其是洗手間較小的情況下。
第四,在洗手間里同樣要講究禮儀,要講公共衛(wèi)生,入廁后要沖水,用畢的衛(wèi)生紙要放入紙簍,入廁完畢要洗手,洗完手后可用自動(dòng)干手器將手吹干,或用干手紙擦干,用完后的干手紙應(yīng)扔進(jìn)廢紙箱或廢紙桶中。
第五,洗手間談話要注意言談禮儀,不可大聲喧嘩,也不要談?wù)撘禄蜃h論他人,以防“隔墻有耳”。五、在別人辦公室的禮儀
第一,無論辦公室的門是關(guān)還是開,進(jìn)入辦公室前應(yīng)先敲門,得到允許后方可進(jìn)入。
第二,在別人的辦公室里,要等人示意后才能入座。
第三,如果談活過程中對(duì)方有來電,應(yīng)詢問是否需要自己回避。
第四,將文件、茶杯等放在辦公室的桌上或需要挪動(dòng)椅子,就征得主人的同意,離開時(shí)還應(yīng)將挪動(dòng)的椅子歸位。
第五,如果需要使用別人的辦公室或設(shè)備,應(yīng)事先征得主人的同意,但不要亂翻別人的抽屜或文件,也不要偷看桌上的文件。
第六,到別人辦公室去拜訪時(shí),不要停留過久,以免影響主人的工作。第四節(jié)辦公室設(shè)備的使用禮儀一、使用公用電腦的禮儀二、使用復(fù)印機(jī)的禮儀三、使用傳真機(jī)的禮儀四、收發(fā)傳真的禮儀一、使用公用電腦的禮儀1.工作優(yōu)先原則2.公用電腦要注意保養(yǎng)3.合理使用公用電腦4.出現(xiàn)故障要及時(shí)聲明5.不要把公司電腦當(dāng)做娛樂工具6.注意文件的保密,不經(jīng)過允許,不私下查看別人的東西
二、使用復(fù)印機(jī)的禮儀
1.遵循先來后到的原則2.不復(fù)印私人資料3.認(rèn)真處理換碳粉和卡紙問題4.注意保留好原件5.自覺登記
三、使用傳真機(jī)的禮儀
1.遵循先來后到的原則2.不發(fā)私人傳真稿件3.及時(shí)更換傳真紙、認(rèn)真處理傳真機(jī)故障
四、收發(fā)傳真的禮儀
1.發(fā)傳真的禮儀(1)發(fā)送傳真前應(yīng)通過電話確認(rèn)對(duì)方是否方便接受傳真(2)發(fā)送傳真時(shí)為方便接收者準(zhǔn)確接收,應(yīng)制作傳真件的封面,或在傳真資料上注意接收單位、部門和接收者的名稱。(3)傳真件的文件不可太長,通常應(yīng)控制在10頁以內(nèi),(4)機(jī)密文件的發(fā)送不宜使用公用傳真機(jī)。(5)傳真信件要注意格式、稱呼和敬語,信尾還應(yīng)有簽名。(6)傳送完畢要確認(rèn)。(7)傳真機(jī)使用完畢要登記。
2.收傳真的禮儀(1)對(duì)方要發(fā)傳真時(shí),應(yīng)及時(shí)的給予傳真信號(hào)。(2)接到傳真后應(yīng)立即辦理,以防誤事。秘書收到的傳真,應(yīng)作如下的處理:1)認(rèn)真閱讀傳真件,判斷是否應(yīng)由上司處理。
2)對(duì)傳真件按待批件、待閱件,緊急件、不緊急件進(jìn)行分類,并寫明文件摘要,便于上司批閱。3)將上司批示意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā),呈送給相關(guān)部門,必要的時(shí)要進(jìn)行追蹤,以獲得反饋結(jié)果。4)對(duì)重要傳真件要進(jìn)行整理存檔。5)傳真內(nèi)容為外文的,應(yīng)及時(shí)譯出。第五節(jié)秘書的文書禮儀一、電子郵件禮儀二、使用MSN的禮儀三、商務(wù)書信禮儀四、特殊書信的禮儀規(guī)范一、電子郵件禮儀
1.電子郵件的基本格式(1)收件人。收件人的郵箱地址應(yīng)該最后填寫,以免在完成修改電子郵件之前錯(cuò)按“發(fā)送”。填寫了收件人郵箱后,再檢查一下是否正確,確認(rèn)無誤后,再發(fā)送郵件。(2)主題。編寫主題時(shí)注意以下幾點(diǎn):1)電子郵件一定要注明主題,在電子郵件的主題欄里,發(fā)信人要用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容,讓收件人能權(quán)衡出郵件的輕重緩急。2)郵件的主題必須明確,盡量具體,最好不超過十五個(gè)字,讓人一目了然,并便于保留。3)應(yīng)避免使用抽象的詞語或是問候作為主題,以免對(duì)方無法立刻識(shí)別內(nèi)容。(3)正文。編寫正文時(shí),要注意以下幾點(diǎn):1)在電子郵件中,為分清所談事項(xiàng)的輕重緩急,可以用一兩個(gè)句子來表達(dá)主要內(nèi)容,如有需要再寫一段來加以說明。2)為方便收件閱讀,電子郵件應(yīng)簡短,不宜使用太多的修飾語。3)電子郵件的結(jié)尾應(yīng)附上電話、郵箱地址或者網(wǎng)址,以方便工作聯(lián)系。(4)署名。電子郵件的署名應(yīng)寫明發(fā)件人的姓名,所屬的公司名稱、所在部門、辦公地點(diǎn)、FAX、郵件地址和公司網(wǎng)站等。(5)回復(fù)。對(duì)于那些傳達(dá)新信息的郵件,回復(fù)時(shí)要承接其中談到的話題。2.電子郵件的書寫禮儀(1)稱呼要禮貌。(2)不使用網(wǎng)上聊天的語言。(3)內(nèi)容要正確。(4)電子郵件越短越好。(5)語言要流暢。(6)及時(shí)回復(fù)。(7)緊急郵件的處理。(8)頁面整潔。(9)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要慎重。(10)小心使用附件功能。(11)定期檢查時(shí)間標(biāo)示。(12)檢查語法和錯(cuò)別字。3.電子郵件的處理(1)分類保存郵件。(2)分類處理各類郵件。(3)如果發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對(duì)方是否收到,就要設(shè)置回執(zhí),如果對(duì)方末能及時(shí)回復(fù),就要用電話了解情況。(4)如果郵件需要上司審閱或批改,就要打印出來送給上司,然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá)。(5)重要的郵件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行保存。二、使用MSN的禮儀1.在MSN的狀態(tài)前署名2.注意發(fā)送的內(nèi)容3.謹(jǐn)慎使用圖釋4.學(xué)會(huì)使用狀態(tài)說明5.要注意禮貌6.工作時(shí)間不私聊
三、商務(wù)書信禮儀
1.信封和信紙要求(1)信封的書寫有固定的格式
(2)寫信應(yīng)注意信封與信紙的選擇(3)重要信函要慎重對(duì)待。2.信函內(nèi)容的要求(1)稱謂(2)結(jié)束語(3)署名(4)日期提示簿
國際郵件收信人的姓名、地址,都必須用蘭色或黑墨水書寫,不可用紅墨水書寫。信封上的單位名稱若是用紅色印刷的,也不能用來寄發(fā)國際及港澳臺(tái)郵件。郵票應(yīng)粘貼在信封的右上角。如果是粘貼多枚郵票,可將全部郵票粘貼在信封背面。四、特殊書信的禮儀規(guī)范
1.介紹信
撰寫介紹信的格式要求標(biāo)題以文種作標(biāo)題,即在信紙的第一行居中位寫“介紹信”稱謂稱謂為聯(lián)系單位或個(gè)人單位名稱(全稱)或姓名,寫在第二行頂格位,稱謂后要加冒號(hào)正文正文在稱謂之后另起一行,空兩格寫介紹信的內(nèi)容結(jié)尾在正文下一行空兩格寫“此致”,再另起一行頂格寫“敬禮”署名由出具介紹信的單位署名,寫在結(jié)尾的右下方日期日期為成文的時(shí)間,寫在署名的下方,同時(shí)加蓋單位公章
介紹信的內(nèi)容主要包括三項(xiàng):(1)說明被介紹者的情況,如果被介紹者不是一人還需要注明人數(shù);(2)說明接洽或聯(lián)系的事項(xiàng);(3)向接洽單位或個(gè)人所提出的希望和要求等。
2.證明信
撰寫證明信的格式要求
標(biāo)題格式一:單獨(dú)以文種作標(biāo)題,即冠以“證明信”“證明”等字樣,寫在首行的居中位上格式二:由文種名和事由共同構(gòu)成標(biāo)題,如“關(guān)于XXX同志XX情況(或問題)的證明“,寫在首行的居中位上稱謂以受文單位名稱或受文個(gè)人的姓名為稱謂,寫在第二行頂格位,稱謂后要加加冒號(hào)。假若沒有固定的受文者,開頭可以不寫受文稱呼,而是在正文前用公文引導(dǎo)詞“茲”引出正文內(nèi)容正文正文在稱謂之后另起一行,空兩格寫正文的內(nèi)容結(jié)尾在正文之后另起一行,頂格寫上“特此證明“四個(gè)字。署名由證明單位或證明人署名,寫在結(jié)尾的右下方日期日期為成文的時(shí)間,寫在署名的下方,同時(shí)加蓋證明單位或證明人的私章,否則證明信將無效3.慰問信
慰問信是以組織或個(gè)人的名義向?qū)Ψ奖硎娟P(guān)懷、慰問的特殊信函。
撰寫慰問信的格式要求標(biāo)題格式一:單獨(dú)以文種作標(biāo)題,即冠以“慰問信”三個(gè)字,寫在首行的居中位上格式二:慰問的對(duì)象和文種共同構(gòu)成標(biāo)題,如“致中國人民解放軍駐XX省部隊(duì)全體指戰(zhàn)員的春節(jié)慰問信”,寫在首行的居中位上稱謂稱謂為慰問對(duì)象的全稱,為表示尊重,可在對(duì)象的前面加上“敬愛的”、“親愛的”或“尊敬的”等字樣。稱謂寫在標(biāo)題下一行的頂格位上。如果對(duì)象多,要一一寫進(jìn)去正文正文在稱謂之后另起一行,空兩格寫正文的內(nèi)容署名和日期寫在正文的右下方,分兩行寫
慰問信的正文內(nèi)容因?qū)ο蠛湍康牟煌煌?,通常情況下,應(yīng)包括以下幾個(gè)方面:一是為什么向?qū)Ψ桨l(fā)慰問信;二是要比較全面而具體地?cái)⑹鰧?duì)方的英雄事跡或?qū)Ψ剿馐艿睦щy;三是結(jié)合形勢和任務(wù),向?qū)Ψ教岢鱿M凸膭?lì);四是寫慰問信的單位或個(gè)人向?qū)Ψ奖硎緵Q心;五是用鼓勵(lì)或祝愿的話語進(jìn)行總結(jié)。4.推薦信
推薦信是向單位或個(gè)人薦舉人才的書信,也可是向某單位的自薦。寫推薦信時(shí)態(tài)度要誠懇,內(nèi)容要屬實(shí),語氣要謙恭。
撰寫推薦信的格式要求
推薦信的正文內(nèi)容一般為先簡單問候,然后再介紹被推薦對(duì)象的情況,最后表示要求和祝愿。標(biāo)題以文種作標(biāo)題,即在信紙的第一行居中位寫“推薦信”。稱謂稱謂為推薦的單位名稱(全稱)或單位負(fù)責(zé)人的姓名,寫在第二行頂格位,稱謂后要加冒號(hào)。正文正文在稱謂之后另起一行,空兩格寫正文的內(nèi)容。落款指推薦人姓名和寫信日期,寫在正文的右下方,分兩行寫。5.請(qǐng)柬
請(qǐng)柬用于邀請(qǐng)客人參加慶典、紀(jì)念活動(dòng)、宴會(huì)、展覽或重要會(huì)議的一種通知書,也稱請(qǐng)貼、簡貼或邀請(qǐng)書。從印刷和書寫格式看,請(qǐng)柬可分為橫式和豎式兩種。
不管采用哪種形式,請(qǐng)柬都必須將舉辦活動(dòng)的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主辦
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