某公司文書管理辦法

某公司文書管理辦法第一章總則第一條目的為使文書管理制度化，以增進(jìn)文書處理品質(zhì)及效率，特制訂本辦法。第二條范圍本辦法所講文書管理，指本公司各部門與外界來往文書及各部門之間來往之文書，自收（發(fā)）文至歸檔全部過程之辦理與控制。第二章文件流傳細(xì)則第三條分類（一）登記的文書范圍：結(jié)合《檔案管理規(guī)定》的要求；（二）外來文件：公文（命令、指令、決議、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、涵、會(huì)議紀(jì)要）、電報(bào)、傳真等等；（三）本部制發(fā)文件：本公司內(nèi)部文件和對(duì)外業(yè)務(wù)文件。第四條行文要求公司內(nèi)公文格式主要為公司正式文件、簽呈、備忘單、傳真。（一）正式文件由公司根據(jù)其重要性確定是否系正式文件，正式文件要填寫文件簽發(fā)箋，由總經(jīng)理簽發(fā)，并加蓋公章。（二）簽呈1.公司內(nèi)部下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示時(shí)用；2.簽呈不得越級(jí)上報(bào)；3.須總經(jīng)理閱示之簽呈，部門主管應(yīng)有明確的意見。（三）備忘單1.公司內(nèi)部發(fā)布行政命令、通知、通報(bào)以及部門之間的業(yè)務(wù)商洽、協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)時(shí)用；2.由公司下發(fā)的備忘單由總經(jīng)理核準(zhǔn)，各部門所發(fā)備忘單由部門主管核準(zhǔn)。（四）傳真1.處理業(yè)務(wù)時(shí)使用；2.傳真由各業(yè)務(wù)部門自行管理，指定專人負(fù)責(zé)收發(fā)、登記、跟催和歸檔；3.以公司名義發(fā)出的傳真，須經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)。第五條收文（一）本公司與外界往來的文件，由辦公室統(tǒng)一登記、收文。（二）公司所收上級(jí)部門或其他單位公文，由總經(jīng)理辦公室進(jìn)行收文登記后，送總經(jīng)理閱示處理。（三）內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。（四）部門所收公文交部門主管處理，對(duì)需辦理的應(yīng)抓緊時(shí)間辦理，不得延誤和推諉。第六條發(fā)文（一）以公司名義撰寫的文件，可由各部門自行擬稿，統(tǒng)一由公司辦公室登記簽發(fā)。（二）公司以備忘單形式下發(fā)公文經(jīng)總經(jīng)理簽字后，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)下發(fā)。（三）部門上報(bào)、部門間往來及部門內(nèi)下發(fā)公文，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，由各部門自行登記、簽發(fā)。第七條分文（一）外來文件由辦公室登記收文后，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理。（二）內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時(shí)，由發(fā)文部門登記簽發(fā)后，直接送收文部門登記簽收。第八條會(huì)簽（一）需多部門或多人會(huì)簽處理的文件應(yīng)附上“收文處理單”。（二）各部門收到需參與會(huì)簽的文件時(shí)，須本著本部門的職責(zé)及時(shí)認(rèn)真處理并簽署意見。（三）文件收文后，再依“收文處理單”內(nèi)所指定的會(huì)簽順序，轉(zhuǎn)送其他會(huì)簽部門或某人，若某部門或某人為最后一個(gè)會(huì)簽單位，則處理后將本文件轉(zhuǎn)送辦公室。第九條公文歸檔（一）管理部門1.公司的公文及檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理；2.會(huì)計(jì)檔案由財(cái)會(huì)部負(fù)責(zé)整理保管。（二）文件檔案移送歸檔時(shí)點(diǎn)收原則1.檢查文件之本文及附件是否完整，如有缺少，應(yīng)追查歸入；2.文件處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦人員補(bǔ)辦；3.與本案無關(guān)的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦人員。（三）保存期限1.公司文件應(yīng)依其性質(zhì)與內(nèi)容確定保存期限的長短。2.公司永久保存的文件有：（1）公司章程；（2）董事會(huì)會(huì)議記錄；（3）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（4）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他物權(quán)、債權(quán)憑證；（5）設(shè)計(jì)圖紙、重要設(shè)備技術(shù)資料；（6）其他經(jīng)核實(shí)須永久保存的文件。（四）檔案清理1.檔案管理人員應(yīng)每年對(duì)文件進(jìn)行一次清理，該歸檔的文件應(yīng)裝訂成冊(cè)，及時(shí)歸檔。2.所有檔案須入柜保存，永久保存的文件應(yīng)放入保險(xiǎn)柜內(nèi)保存。3.檔案柜應(yīng)保持整潔，并有防蟲蛀措施。4.檔案保存期滿，須銷毀的，應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施，并應(yīng)在該卷目次表附注欄內(nèi)注名銷毀日期。第三章重要文件的審核、執(zhí)行第十條審核、批示涉及公司總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由公司總經(jīng)理審核的文件，由辦公室匯總簽辦意見，呈總經(jīng)理或交其他被授權(quán)者做最終的審核、批示。第十一條執(zhí)行經(jīng)總經(jīng)理或有關(guān)人員的批示后，正本留辦公室歸檔存查，由辦公室將文件復(fù)印一份送執(zhí)行單位處理并督促執(zhí)行。第四章撰寫文書格式第十二條公司實(shí)行按國家標(biāo)準(zhǔn)和公司標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的文書規(guī)范格式。第十三條對(duì)已經(jīng)統(tǒng)