公文規(guī)范及公文寫作

公文規(guī)范及公文寫作第一部分

公文寫作規(guī)范公文分類規(guī)范公文草擬規(guī)范公文行文規(guī)范公文格式規(guī)范一、公文分類規(guī)范

按機(jī)關(guān)種類分：黨務(wù)機(jī)關(guān)公文、行政機(jī)關(guān)公文、司法機(jī)關(guān)公文、軍事機(jī)關(guān)公文、企事業(yè)單位公文、社會團(tuán)體公文等按行文方向分：上行文、平行文、下行文3種

按密級程度分：絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、內(nèi)部材料、普通公文5種

按緊急程度分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種注意：公文文種的規(guī)范性，例：申請不是公文文種。公文分類規(guī)范

按使用范圍分：黨務(wù)性公文分為：決議、決

定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要14種。行政性公文分為：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要13種。

按規(guī)范性分：規(guī)范性公文和非規(guī)范性公文。條例、規(guī)定、辦法、規(guī)程、章程、細(xì)則等。其制發(fā)規(guī)范、執(zhí)行束力低于法律，高于通用規(guī)范性公文。二、公文草擬規(guī)范

主題規(guī)范：集中單一，鮮明顯露。一事一文，不能有歧義，忌多義多解，含蓄象征。材料規(guī)范：客觀真實(shí)，新鮮有力。

結(jié)構(gòu)規(guī)范：三層式。開頭（原由）+主體（具體事項(xiàng)）+結(jié)尾（要求、號召或結(jié)語）表述規(guī)范：敘述為主，據(jù)事說理。公文草擬規(guī)范

語言規(guī)范：簡明、準(zhǔn)確、樸實(shí)、得體、通俗、易懂。標(biāo)點(diǎn)符號規(guī)范：全角半角。

數(shù)字規(guī)范：表示長度、高度、面積、體積、重量、發(fā)文字號、表格、百分比、份號、印數(shù)等用阿拉伯?dāng)?shù)字，詞、詞組、慣用語和有修飾色彩的數(shù)字用漢字小寫數(shù)字。注意前后一致。一是政府各部門依據(jù)部門職權(quán)范圍可以相互行文；二是政府各部門可以向下一級政府相應(yīng)的主管部門行文；三是屬于上級政府主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)直接報(bào)送上級主管部門處理；四是部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳(室)外，不得對外正式行文；五是政府各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下級政府正式行文三、公文行文規(guī)范

遵守行文規(guī)則：一是必要性；二是控制數(shù)量；三是不得越級；四是按隸屬關(guān)系行文；五是分清主送和抄送；六是聯(lián)合行文必須同級；七部門（除辦公室）不得單獨(dú)行文。

嚴(yán)格行文制度：一是按分工擬稿；二是按行文程序行文；三是按規(guī)定簽發(fā)。把握行文關(guān)系正確選擇行文方式。公文用紙采用GB／T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差為±3mm。我國公文用紙由長期以來一直沿用的16開型改為國際標(biāo)準(zhǔn)紙型A4型后，公文的頁邊與版心尺寸也作了新的規(guī)定，具體是：○公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為37mm±1mm?！鸸挠眉堄喛?左白邊)為28mm±1mm○版心尺寸為156mm×225mm(不含頁碼)。公文排版的規(guī)格：正文用3號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每頁排22行，每行排28個字。四、公文格式規(guī)范

公文用紙要求：A4，210mmΧ297mm，天頭37mm,左白邊28mm，版心156

mmΧ

225mm。排版規(guī)格與裝訂：標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體（宋體），正文用3號仿宋體，22行/頁，

28字/行，雙面印，頁碼居中，左側(cè)裝訂。國家行政機(jī)關(guān)公文的各要素劃為眉首、主體、版記三個部分。置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首。一般包括文件份號、密級、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、文件字號、簽發(fā)人姓名等內(nèi)容；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體。一般包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時間、印章、附注等內(nèi)容；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。一般包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、制文機(jī)關(guān)、制文時間、打字人姓名、校對人姓名。公文格式規(guī)范

公文要素標(biāo)識：發(fā)文機(jī)關(guān)（版頭）、公文份號、秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等。劃分為眉首、主體、版記三部分。公文格式規(guī)范發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識公文格式規(guī)范發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識在制發(fā)機(jī)關(guān)公文的實(shí)踐中，經(jīng)

常使用一種只標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)名稱而不標(biāo)識"文件"二字的"信函式"公文，用于處理日常事務(wù)的平行文或下行文，而且使用頻率很高。具體格式為：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定；發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細(xì))，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細(xì)下粗)，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字，首頁不顯示頁碼。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。發(fā)文字號置于武文線下一行版心右邊緣頂格標(biāo)識。發(fā)文字號下空一行標(biāo)識公文標(biāo)題。如需標(biāo)識份數(shù)序號、秘密等級、緊急程度，可置于武文線一行版心左邊緣頂格標(biāo)識。凡上報(bào)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm，實(shí)際上就是發(fā)文機(jī)關(guān)上邊緣距上頁邊為天頭37mm＋80mm＝117mm。發(fā)文機(jī)關(guān)上邊緣至紅色反線為30mm。用于平行文或下行文的文件紅頭，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至上頁邊為62mm。發(fā)文機(jī)關(guān)下邊緣至紅色反線為30mm公文格式規(guī)范發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：上邊緣距版心25(80)mm公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。序號編幾位，由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文的份數(shù)來決定，但至少不能少于兩位，即"1"編為"01"，不能只編1位，這樣會使人不知其意。公文格式規(guī)范公文份號：左上角第一行秘級分為"絕密"、"機(jī)密"、"秘密"三種。需標(biāo)識秘密等級的公文，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字，如需同時標(biāo)識保密期限的，秘密等級和保密期限之間用"★"隔開，秘密等級的兩字間則不空1字距離，以使該字段不致過長。具體標(biāo)識方法是："絕密★三個月"、"機(jī)密★一年"不等。除特殊情況外，絕密級事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級事項(xiàng)不超過20年，秘密級事項(xiàng)不超過10年。保密期限在一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。公文格式規(guī)范秘密等級及限期：右上角第一行公文格式規(guī)范秘密等級及限期：無保密期限空1字緊急程度是對公文送達(dá)時限的要求，分為"特急"、"急件"兩種。需標(biāo)識緊急程度的公文，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度標(biāo)識在版心右上角第2行。也就是說，按照密級在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。公文格式規(guī)范緊急程度：右上角頂格第一行或第二行公文格式規(guī)范緊急程度：右上角頂格第一行或第二行各級行政機(jī)關(guān)的公文都要編發(fā)文字號。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文序號組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，年分應(yīng)標(biāo)全稱，如"2000"，用六角括號"〔〕"括入；序號不編虛位，即"1"不編為"001"，不加"第"字。有的單位在發(fā)文機(jī)關(guān)代字后邊加"字"，如"請字〔××××〕號""報(bào)字〔××××〕號"等虛字，從實(shí)用出發(fā)，也可不加"字"字，盡量減少發(fā)文字號的字?jǐn)?shù)?！鸢l(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。公文格式規(guī)范發(fā)文字號：機(jī)關(guān)標(biāo)識下2行，年份用〔〕公文格式規(guī)范發(fā)文字號：編號不用00X，不加“第”字簽發(fā)人標(biāo)識僅是在上報(bào)的公文中才出現(xiàn)。上報(bào)的公文需要標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字(不頂格)，簽發(fā)人姓名居右空1字，也就是和發(fā)文字號同處在第3行，這樣排列對稱、美觀。簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。公文格式規(guī)范簽發(fā)人：右空1字，名字用楷體如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下，按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。公文格式規(guī)范簽發(fā)人：多個，另行排列，最后一個與發(fā)文同行公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，上行文一般標(biāo)明發(fā)文事由和文種即可；下行文一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由和發(fā)文文種。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章或轉(zhuǎn)發(fā)的文件標(biāo)題名稱加書名號外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號，不能引用文件字號代替標(biāo)題內(nèi)容。公文格式規(guī)范公文標(biāo)題：2號小標(biāo)宋體，回行時詞意完整公文標(biāo)題在紅色反線之下空2行標(biāo)識，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時要注意做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。公文格式規(guī)范公文標(biāo)題：排列對稱、美觀，間距恰當(dāng)主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空1行，用3號仿宋體字頂格標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。如果因僅差一行就可以不擠出正文時，主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下也可以不空1行?！饦?biāo)識主送機(jī)關(guān)時應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。公文格式規(guī)范主送機(jī)關(guān)：標(biāo)題下空1行，3號仿宋體公文格式規(guī)范主送機(jī)關(guān)：簡稱也可以，但要規(guī)范正文的標(biāo)識方法同寫信一樣，在主送機(jī)關(guān)名稱之下第1行開始標(biāo)注，每起一自然段均要左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識的不能回行。公文格式規(guī)范公文正文：主送機(jī)關(guān)下一行起，數(shù)字、年份等不能回行公文格式規(guī)范公文正文注意事項(xiàng)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，依次為“一、”、（一）”、“1.”、“（1）”。公文中應(yīng)使用國家法定計(jì)量單位。引用公文，應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號并加圓括號。用詞準(zhǔn)確、規(guī)范。請示性公文應(yīng)一文一事，報(bào)告中不得夾帶請示事項(xiàng)。公文如有附件，在正文的最后一行下邊空1行左空2字，用3號仿宋體字標(biāo)識"附件"，后標(biāo)全角冒號，冒號后邊標(biāo)附件名稱。附件如有2件以上的，要用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識序號，如"附件：1○××××"。附件名稱后邊不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識"附件"，有序號時標(biāo)識序號，附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第一行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件(有序號的帶序號)。公文格式規(guī)范附件標(biāo)注：正文后下空1行左空2字，后無標(biāo)點(diǎn)公文的成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。經(jīng)會議批準(zhǔn)的文件，以會議通過的日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期是公文生效的時間，是公文的一項(xiàng)重要內(nèi)容。為了加強(qiáng)其準(zhǔn)確性，成文日期一律要用漢字書寫，不能用阿拉伯?dāng)?shù)碼字與漢字混用，年、月、日要齊全。"零"要寫成"○"，"壹"要寫成"一"。單一機(jī)關(guān)發(fā)的公文，成文日期右空4字；兩個機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)的公文，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字；三個機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)的公文，在最后一排印章(公文印章的排布后述)之下右空2字標(biāo)

識。公文格式規(guī)范成文時間：漢字標(biāo)識，右空4字，零為“〇”單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期(成文日期標(biāo)識位置前已述)，加蓋印章應(yīng)上距正文1行字之內(nèi)，端正、居右下壓成文時間，就是說上不壓正文，下要騎年蓋月。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。印章用紅色。公文格式規(guī)范印章：距正文1行內(nèi)，端正、居中，壓成文時間當(dāng)聯(lián)合行文需蓋兩個印章時，落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個印章橫排均壓成文日期。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3MM。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，落款處應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列署在相應(yīng)位置，再把印章加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不能超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章上下、左右之間不能相交或相切。公文格式規(guī)范印章：下弧有字采取中套，無字采用下套公文格式規(guī)范印章：印章相距不超過3mm,但不相交當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的辦法加以解決，務(wù)使印章與正文末尾同處在一頁上，不得采取標(biāo)識"(此頁無正文)"的方法解決。公文格式規(guī)范印章使用中的注意事項(xiàng)★當(dāng)公文排版所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文處于同一頁面，不得采取標(biāo)識

“此頁無正文”的辦法解決。公文如有附注，用3號仿宋體字，在成文日期下1行居左空2字加圓括號標(biāo)識。附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項(xiàng)加以說明，如"(此件發(fā)至縣團(tuán)級)"、"(此件可登報(bào))"等，不是對公文內(nèi)容作出解釋或注釋。公文格式規(guī)范附注：成文時間下一行，用圓括號主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標(biāo)注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項(xiàng)工作。公文主題詞通常由公文制發(fā)機(jī)關(guān)的最高行政主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)制定和發(fā)布。"主題詞"用3號黑體字，在"(附注)"之下居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號：詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字，這里一定要注意，詞目之間只能空1字，不能用頓號。主題詞下邊印一條黑色反線與抄送機(jī)關(guān)隔開。公文格式規(guī)范主題詞：標(biāo)識用黑體，詞間空1字主題詞的用法

使用主題詞的目的和意義：便于計(jì)算機(jī)檢索和管理公文。

主題詞的體系結(jié)構(gòu)：第一層是對主題詞區(qū)域的分類，如“民政、勞動人事”；第二層是類別詞，如“民政、機(jī)構(gòu)、人事”；第三層是類屬詞，如“人口、職能、干部”。其中第二層次和第三層次統(tǒng)稱為主題詞。

引用方法：1）一份文件主題詞的標(biāo)引，除類別詞外，最多不超過5個。

2）標(biāo)引順序先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。類屬詞先反應(yīng)文件內(nèi)容的詞再反映文件形式的詞。主題詞的用法

引用方法：3）如有兩個以上的主題，先集中對一主題標(biāo)引，再對第二個主題標(biāo)引。4）可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。5）當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。同進(jìn)將能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類屬詞的后面并加上“△”。公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下居左空1字，用3號仿宋體字標(biāo)識"抄送"，后標(biāo)全角冒號，這與主題詞頂格標(biāo)識不同；抄送機(jī)關(guān)回行時與上一行的抄送機(jī)關(guān)對齊，這與主送機(jī)關(guān)回行時頂格不同；抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開，在最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。公文格式規(guī)范抄送機(jī)關(guān)：左空1字，多行單位對齊公文的成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。經(jīng)會議批準(zhǔn)的文件，以會議通過的日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。公文格式規(guī)范抄送機(jī)關(guān)：系統(tǒng)內(nèi)用“、”號，系統(tǒng)之間用“，”號印發(fā)機(jī)關(guān)的標(biāo)識位于抄送機(jī)關(guān)之下左空1字，用3號仿宋體字。印發(fā)日期以公文付印日期為準(zhǔn)，右空1字，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。為了對公文質(zhì)量負(fù)責(zé)，也便于存檔查詢，公文必須標(biāo)識打字人和校對人。標(biāo)識的位置："打字"用3號仿宋體字左空1字，標(biāo)識在印發(fā)機(jī)關(guān)下1行，"打字"后邊加全角冒號，全角冒號后邊署錄入人姓名；"校對"右空1字標(biāo)識在印發(fā)日期下與打字人處于一行

上。"校對"后邊加全角冒號，全角冒號后邊署校對人姓名。公文格式規(guī)范印發(fā)機(jī)關(guān)和時間：左右各空1字，阿拉伯?dāng)?shù)字公文格式規(guī)范如何放置版記版記應(yīng)置于公文最后一面(封四)，版記的最后一個要素置于最后一行。也就是說版記一定要放在公文的最后一面的最下面的位置。如果公文主體之后的空白容不下版記的位置，可以另加一頁在最下面標(biāo)識版記，前面完全空白也沒有關(guān)