公司內(nèi)部資料管理制度

公司內(nèi)部資料管理制度公司內(nèi)部資料管理制度

一、目的和適用范圍

公司內(nèi)部資料管理制度的目的是為了規(guī)范公司內(nèi)部資料的管理和使用，維護(hù)公司的利益和信息的安全性，提高公司的工作效率和競(jìng)爭(zhēng)力。本制度適用于公司內(nèi)所有員工，包括正式員工、合同工和臨時(shí)工。

二、資料的分類和標(biāo)記

1.資料的分類

公司內(nèi)部資料根據(jù)其性質(zhì)和保密程度分為三類：公開(kāi)資料、內(nèi)部資料和機(jī)密資料。

（1）公開(kāi)資料：指對(duì)外公開(kāi)發(fā)布的資料，包括公司新聞、產(chǎn)品宣傳資料等。任何員工都可以查閱和使用。

（2）內(nèi)部資料：指僅供公司內(nèi)部員工使用的資料，包括員工手冊(cè)、內(nèi)部文件、部門(mén)工作報(bào)告等。內(nèi)部資料的查閱和使用范圍僅限于需要知情的員工。

（3）機(jī)密資料：指對(duì)公司利益具有重要影響的資料，包括商業(yè)機(jī)密、客戶資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。機(jī)密資料僅限于相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和授權(quán)人員查閱和使用。

2.資料的標(biāo)記

為確保資料的使用和管理的透明和規(guī)范，公司對(duì)各類資料進(jìn)行標(biāo)記。資料標(biāo)記采用以下方式：

（1）公開(kāi)資料：在資料左上角標(biāo)明“公開(kāi)資料”字樣。

（2）內(nèi)部資料：在資料左上角標(biāo)明“內(nèi)部資料”字樣。

（3）機(jī)密資料：在資料左上角標(biāo)明“機(jī)密”字樣，并指定保密級(jí)別（如“商業(yè)機(jī)密”、“內(nèi)部機(jī)密”等）。

三、資料的存儲(chǔ)和使用

1.資料的存儲(chǔ)

（1）公開(kāi)資料：公司將公開(kāi)資料統(tǒng)一存儲(chǔ)在指定的服務(wù)器上，并設(shè)定相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限。員工可通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或授權(quán)的外部設(shè)備訪問(wèn)公開(kāi)資料。

（2）內(nèi)部資料：公司將內(nèi)部資料存儲(chǔ)在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上，僅限于需要知情的員工訪問(wèn)。員工不得將內(nèi)部資料復(fù)制或轉(zhuǎn)存至個(gè)人設(shè)備或外部媒體。

（3）機(jī)密資料：公司將機(jī)密資料專門(mén)存儲(chǔ)在高度安全的服務(wù)器上，僅限于相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和經(jīng)過(guò)授權(quán)的員工訪問(wèn)。

2.資料的使用

（1）公開(kāi)資料和內(nèi)部資料的使用：?jiǎn)T工在使用公開(kāi)資料和內(nèi)部資料時(shí)，應(yīng)遵循相關(guān)政策和程序。未經(jīng)允許，不得將資料外傳、復(fù)制或作任何形式的商業(yè)用途。

（2）機(jī)密資料的使用：?jiǎn)T工在使用機(jī)密資料時(shí)需嚴(yán)格遵守相關(guān)保密協(xié)議和規(guī)定。除非取得相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人的書(shū)面授權(quán)，否則不得將機(jī)密資料透露給任何非授權(quán)人員。

四、資料的保管和銷毀

1.資料的保管

（1）紙質(zhì)資料的保管：公司規(guī)定紙質(zhì)資料應(yīng)存放在指定的文件柜或保險(xiǎn)柜中，由專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)在每次使用資料后及時(shí)將資料歸位，并定期進(jìn)行資料清點(diǎn)和整理。

（2）電子資料的保管：公司采用統(tǒng)一的電子文檔管理系統(tǒng)，將電子資料安全存儲(chǔ)在服務(wù)器中。服務(wù)器由專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，定期進(jìn)行備份和恢復(fù)測(cè)試。

2.資料的銷毀

（1）紙質(zhì)資料的銷毀：公司規(guī)定定期進(jìn)行紙質(zhì)資料的銷毀，銷毀方式包括機(jī)密文件粉碎、焚燒或密封存儲(chǔ)等，不得以任何形式將資料外借或轉(zhuǎn)讓給非公司人員。

（2）電子資料的銷毀：公司采用專業(yè)的數(shù)據(jù)銷毀軟件對(duì)電子資料進(jìn)行徹底的擦除和清理，確保不可恢復(fù)。

五、違反規(guī)定的處理

對(duì)于違反公司內(nèi)部資料管理制度的員工，公司將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。嚴(yán)重違反規(guī)定的，公司有權(quán)采取相應(yīng)的紀(jì)律處分，甚至追究法律責(zé)任。

六、制度的宣傳和培訓(xùn)

公司將定期對(duì)公司內(nèi)部資料管理制度進(jìn)行宣傳，確保每位員工都清晰了解制度的內(nèi)容和要求。新員工入職時(shí)，還應(yīng)受到相關(guān)培訓(xùn)，理解并遵守資料管理制度。

七、制度的修訂和生效

本制度由公司領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)制定，并不定期進(jìn)行修訂。修訂后的制度經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)批準(zhǔn)后生效，并及時(shí)通知全體員工執(zhí)行。

本制度的實(shí)施，對(duì)公司內(nèi)部的信息保護(hù)和工作效率的提高具有重要意義。每位員工都應(yīng)切實(shí)履行資料管理的職責(zé)，做到統(tǒng)一的標(biāo)記、規(guī)范的存儲(chǔ)和使用、妥善的保管和銷毀，共同維護(hù)公司的利益和形象。八、資料管理的責(zé)任和義務(wù)

1.公司領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的責(zé)任

作為公司的決策層，公司領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)應(yīng)當(dāng)理解并支持資料管理制度，并確保其執(zhí)行。他們應(yīng)負(fù)責(zé)制定和修訂相關(guān)規(guī)定，監(jiān)督和評(píng)估資料管理的執(zhí)行情況，并向全體員工宣傳和培訓(xùn)資料管理的要求和方法。

2.部門(mén)負(fù)責(zé)人的責(zé)任

部門(mén)負(fù)責(zé)人是資料管理的第一責(zé)任人，他們應(yīng)負(fù)責(zé)確保本部門(mén)資料的安全和合規(guī)管理。具體而言，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)遵守以下義務(wù)：

（1）合理分配資料權(quán)限：根據(jù)員工的工作需要，合理分配資料的查閱和使用權(quán)限，避免權(quán)限泄露和濫用的風(fēng)險(xiǎn)。

（2）監(jiān)督資料的使用：對(duì)部門(mén)內(nèi)員工使用資料的行為進(jìn)行監(jiān)督，確保其遵守相關(guān)制度和規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，及時(shí)采取糾正和教育措施。

（3）定期清理和整理資料：定期清理和整理部門(mén)資料，將不再需要的資料進(jìn)行銷毀或歸檔，確保資料的及時(shí)更新和安全存儲(chǔ)。

3.員工的責(zé)任和義務(wù)

每位員工都有責(zé)任和義務(wù)遵守公司內(nèi)部資料管理制度。員工應(yīng)遵守以下規(guī)定：

（1）正確使用資料：?jiǎn)T工在使用資料時(shí)，應(yīng)確保資料的準(zhǔn)確性和完整性，并加強(qiáng)對(duì)外部的解釋和引用的規(guī)范化管理。

（2）保密機(jī)密資料：?jiǎn)T工應(yīng)嚴(yán)守機(jī)密資料的保密要求，不得泄露、復(fù)制或傳播機(jī)密資料。在處理機(jī)密資料時(shí)，應(yīng)采取額外的安全措施，防止資料被不當(dāng)獲取。

（3）妥善保管資料：?jiǎn)T工應(yīng)妥善保管資料，不得將資料隨意放置或外借給未經(jīng)授權(quán)的人員。離開(kāi)工作崗位時(shí)，應(yīng)將桌面上的紙質(zhì)文件整理好放入文件柜中，并將電子設(shè)備上的資料進(jìn)行鎖定或登出操作。

（4）及時(shí)報(bào)告信息漏洞：?jiǎn)T工發(fā)現(xiàn)資料管理過(guò)程中存在的安全漏洞或不當(dāng)行為，應(yīng)及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人或信息安全管理部門(mén)報(bào)告，并配合相關(guān)調(diào)查和處理工作。

九、違反規(guī)定的處理和制度修訂

1.違反規(guī)定的處理

對(duì)于違反公司內(nèi)部資料管理制度的員工，公司將根據(jù)違規(guī)行為的嚴(yán)重程度采取相應(yīng)的紀(jì)律處分。輕微違規(guī)行為，可以采取口頭警告或?qū)懹羞`規(guī)記錄的警示通知。嚴(yán)重違規(guī)行為，包括泄露機(jī)密資料、擅自復(fù)制資料、私自銷毀資料等，將按公司相關(guān)紀(jì)律處分規(guī)定進(jìn)行處理，并可能被追究法律責(zé)任。

2.制度修訂

公司將定期評(píng)估資料管理制度的執(zhí)行情況和效果，根據(jù)實(shí)際需要對(duì)制度進(jìn)行修訂和完善。在修訂制度時(shí)，公司將廣泛征求員工的意見(jiàn)和建議，確保制度的科學(xué)性和可執(zhí)行性。修訂后的制度將及時(shí)通知全體員工執(zhí)行，并進(jìn)行必要的宣傳和培訓(xùn)。

十、制度的宣傳和培訓(xùn)

1.制度的宣傳

公司將通過(guò)多種渠道對(duì)資料管理制度進(jìn)行宣傳，確保每位員工都清晰了解制度的內(nèi)容和要求。宣傳方式包括但不限于：公司會(huì)議、內(nèi)部通知、公司網(wǎng)站、企業(yè)微信等。宣傳材料應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，重點(diǎn)突出，并配以實(shí)例和案例，提高員工對(duì)制度的理解和遵守意識(shí)。

2.培訓(xùn)的開(kāi)展

公司將在員工入職時(shí)進(jìn)行資料管理制度的相關(guān)培訓(xùn)，以確保新員工從入職起就能夠正確理解和遵守資料管理制度。此外，公司還將根據(jù)需要組織定期的資料管理培訓(xùn)，提高員工的資料管理水平和意識(shí)。

十一、制度的修訂和生效

1.制度的修訂

公司將定期對(duì)資料管理制度進(jìn)行修訂，以適應(yīng)新的管理需求和市場(chǎng)變化。修訂制度時(shí)，公司將充分考慮員工的意見(jiàn)和建議，并制定相應(yīng)的實(shí)施方案。修訂后的制度經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)批準(zhǔn)后生效。

2.制度的生效

制度的生效將通過(guò)公司內(nèi)部通知和培訓(xùn)進(jìn)行公告。員工應(yīng)在通知發(fā)布后及時(shí)了解制度的變化，并按照新的要求進(jìn)行資料管理。公司將在制度生效后進(jìn)行一段適應(yīng)期，以