辦公設(shè)備管理制度

Word版本，下載可自由編輯辦公設(shè)備管理制度總則

一、目的。為了保證公司辦公設(shè)備正常的運(yùn)轉(zhuǎn)，提升辦公設(shè)備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。

二、適用范圍。本制度所指辦公設(shè)備主要包括臺式電腦，打印機(jī)，復(fù)印機(jī)，電話，傳真機(jī)，投影儀，筆記本電腦，對講機(jī)等。

三、相關(guān)部門職責(zé)。

行政部主要負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的選購申請受理，選購，保管，配發(fā)，修理保養(yǎng)，設(shè)備調(diào)換等事宜。目前暫由總經(jīng)理制定財務(wù)人員購買。

辦公設(shè)備日常管理

一、辦公設(shè)備的申請和購買。

1.工作人員依據(jù)需要提出辦公設(shè)備的購買申請，并填寫《辦公設(shè)備需求單》，報部門負(fù)責(zé)人及行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);購買單件設(shè)備金額大于20xx元的需總經(jīng)理批準(zhǔn)。低于200元的辦公用品德政部能夠選購，大于200元的辦公用品有選購部負(fù)責(zé)選購。

二、辦公設(shè)備的領(lǐng)用。

1、設(shè)備需求部門依據(jù)審批的《辦公設(shè)備需求單》到行政部領(lǐng)取。

2、對部門領(lǐng)取的設(shè)備進(jìn)行編號，以便盤點(diǎn)。

三、辦公設(shè)備的使用和保養(yǎng)。

1、使用設(shè)備前應(yīng)具體閱讀操作手冊，嚴(yán)格依據(jù)操作規(guī)范操作使用，各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。

2、公司各類設(shè)備的保養(yǎng)和修理由各部門參照規(guī)范，正確使用，注意日常保養(yǎng)。

3、行政部對辦公設(shè)備運(yùn)行，保養(yǎng)狀況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對設(shè)備的修理，更換零件要進(jìn)行登記備案。

四、辦公設(shè)備修理管理

1.設(shè)備發(fā)生故障無法使用時，設(shè)備使用人應(yīng)報行政部處理;無法解決的由選購部聯(lián)系供應(yīng)商統(tǒng)一報修。

2在保修期內(nèi)的設(shè)備，選購部應(yīng)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行修理;保修期外的設(shè)備，依據(jù)最經(jīng)濟(jì)可行的報修方案進(jìn)行修理，包括托付修理商來完成目標(biāo)，由部門主管依據(jù)修理的真實狀況，填寫設(shè)備修理單中的“修理記錄”。

五、建立修理檔案

1、全部設(shè)備的修理都必需建立完整的修理檔案，由行政部統(tǒng)一管理，主要包括設(shè)備名稱，修理日期，故障情況，故障緣由，修理內(nèi)容，修理費(fèi)用，修理單位等。

2、行政管理部應(yīng)定期統(tǒng)計，匯總修理狀況，針對各類故障產(chǎn)生的緣由提出預(yù)防與克服的措施，通知使用部門加以防范。

六、辦公設(shè)備使用監(jiān)督

1、行政部負(fù)責(zé)對辦公設(shè)備的使用進(jìn)行不定期的檢查。

2、行政部對違規(guī)使用辦公設(shè)備人員有提請懲罰的權(quán)力。

七、辦公設(shè)備的盤點(diǎn)及賠償

1、行政部負(fù)責(zé)對公司全部辦公設(shè)備進(jìn)行分類，并建立辦公設(shè)備管理臺賬，每季度盤點(diǎn)清查一次，作到賬物相符。

2、在規(guī)定的使用年限期間，因個人緣由造成辦公設(shè)備毀損，丟失，被盜等，所造成的經(jīng)濟(jì)損失由個人擔(dān)當(dāng)。

八、辦公設(shè)備的報廢處理

1.報廢審核：對于各部門提交的報廢物品清單，要仔細(xì)審核，確認(rèn)不能再次利用后，經(jīng)行政部，總經(jīng)理簽字后方可作報廢處理。對打算報廢的辦公設(shè)備，行政部應(yīng)做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱，價格，數(shù)量，及報廢處理的其他有關(guān)事項。報廢品由行政部集中存放，集中處理，不得隨便丟棄。

辦公設(shè)備分類管理

一、電腦的使用管理

(一)專人收管

1、每臺電腦指定專人上機(jī)，負(fù)責(zé)日常操作，其他人員不得隨便使用。

2、電腦使用人員設(shè)密碼管理，密碼屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露。

(二)電腦的操作規(guī)定

1、嚴(yán)禁在電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項，嚴(yán)禁使用電腦玩嬉戲。

2、不得使用未經(jīng)病毒檢查的u盤，防止病毒人侵。

3、嚴(yán)禁私自拷貝，泄露涉及公司有關(guān)機(jī)密的文件資料。

(三)病毒防護(hù)

1、對于聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)，任何人在未經(jīng)批準(zhǔn)的狀況下，不得從網(wǎng)絡(luò)復(fù)制軟件或文檔。2、對于計算機(jī)軟件的`安裝(除限制安裝軟件除外)由使用部門自主打算。

3、任何微機(jī)不得安裝嬉戲軟件。

4、軟件使用前要確保無病毒。

(四)硬件愛護(hù)

1、未經(jīng)行政部批準(zhǔn)，任何人不得拆卸所使用的電腦設(shè)備。

2、拆卸電腦設(shè)備時，必需采用防靜電措施。

3、硬件維護(hù)后，必需將全部設(shè)備復(fù)原。

4、各部門負(fù)責(zé)人必需仔細(xì)落實本部門電腦以及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任。

5、各部門負(fù)責(zé)人必需采用必要措施，確保本部門的電腦以及配套設(shè)備始終處于干凈和良好的狀態(tài)。

(五)電腦的保養(yǎng)

1、保持電腦的清潔，嚴(yán)禁用手、銳物觸摸屏幕，使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。2、定期對電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理，做好備份并刪除不需要的文件，保證電腦運(yùn)行的速度和存儲。

二、電話的使用管理

(一)電話配置原則：

1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理;營銷中心、技術(shù)部、生產(chǎn)部、人事、行政配直拔電話一部(個別狀況允許數(shù)人合用);

2、部分人員特別需要經(jīng)過公司行政部審批后配置。

(二)申請直拔電話、分機(jī)加長途功能的手續(xù)：

本人填寫《直拔電話和分機(jī)加長途功能申請單》，經(jīng)部門分管副總審批后，交公司總經(jīng)理審批，批準(zhǔn)后交行政部門辦理。

(三)留意事項：

1、直拔電話、分機(jī)使用人或工位需要變更，部門要用書面形式將需變更狀況通知行政部;

2、每個工位上的電話機(jī)要愛惜使用，保管好(話機(jī)的設(shè)備序列號要跟著員工內(nèi)部調(diào)動走〉，調(diào)離公司，要將電話機(jī)上交公司固定資產(chǎn)保管員;

3、直拔電話或分機(jī)的長途功能是為工作需要所配，員工不得用公司的直拔電話和分機(jī)的長途功能撥打私人電話，發(fā)覺違規(guī)者公司將嚴(yán)厲?處理;

4、每個員工不得在公司的電話上撥打消遣、嬉戲、點(diǎn)歌等與工作無關(guān)的信息臺，違規(guī)者，給公司造成損失的，一經(jīng)發(fā)覺除需賠償公司損失外還將對直接責(zé)任人予以100—500元的罰款,嚴(yán)峻狀況者予以開除。

(四)打印機(jī)，復(fù)印機(jī)的管理

1、為確保復(fù)印機(jī)的平安運(yùn)轉(zhuǎn)，每天開機(jī)的時間不宜過長。

2、打印或者復(fù)印完成后，必需準(zhǔn)時取走文件，防止失密。

3、禁止打印或復(fù)印私人資料.

三、傳真機(jī)使用管理

本方法適用于公司使用傳真機(jī)的各種狀況。使用范圍包括本地、國內(nèi)、國際傳真。

傳真的接收管理

傳真件的接收納人公司收發(fā)管理方法范圍內(nèi)，由收發(fā)員統(tǒng)一接收。

傳真件接收后，填寫收件登記簿，并準(zhǔn)時分發(fā)收件部門和人員。涉及公司事務(wù)的原件在行政部留存，業(yè)務(wù)部門留復(fù)印件。公司傳真機(jī)應(yīng)隨時處于開機(jī)接收狀態(tài)。

傳真的發(fā)送管理

各部門和人員發(fā)送傳真，由收發(fā)員統(tǒng)一發(fā)送。重要文件可由當(dāng)事人親自發(fā)送。

因故不能發(fā)送，應(yīng)準(zhǔn)時通知有關(guān)當(dāng)事人快速另行處理。

四、投影儀使用管理

1、投影儀安置于公司會議室，需要使用部門向行政部負(fù)責(zé)人申請。

2、投影儀用于公司，部門會議以及培訓(xùn)。

五、對講機(jī)的使用管理

1、對講機(jī)主要用于平安保安部。

2、在上班期間，不得用對講機(jī)談天。

3、對講機(jī)專人專用，不得借給無關(guān)人員使用。

六、