文件控制和管理程序

文件控制和管理程序1目的文件是一切管理和技術(shù)活動(dòng)的依據(jù)。為保證與本中心管理體系有關(guān)的所有文件（內(nèi)部制訂的或來(lái)自外部的）均現(xiàn)行有效，特制定本程序。2適用范圍適用于本中心管理體系的所有文件（內(nèi)部制定的和來(lái)自外部的）和技術(shù)資料的控制，疑1飽括領(lǐng)量手冊(cè)》、小驕文件》、《作貼旨導(dǎo)書(shū)》、《記赫格》等，以及有關(guān)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、檢測(cè)/校準(zhǔn)方法、圖紙、軟件等。3職責(zé)最高管理者負(fù)責(zé)《質(zhì)量手冊(cè)》和《程序文件》的批準(zhǔn)發(fā)布。質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理體系文件審核，技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)相關(guān)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、儀器設(shè)備校準(zhǔn)方法和技術(shù)文件的審批。質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)主持管理體系文件等的編制。綜合辦公室負(fù)責(zé)組織管理體系文件的編制標(biāo)識(shí)、更改和歸檔管理。5各技術(shù)室主任負(fù)責(zé)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)行有效性的識(shí)別和管理。4工作程序文件資料的分類(lèi).1內(nèi)部文件:本中心內(nèi)部編制的文件包括：《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》及《記錄表格》等。.2外部文件:與檢測(cè)有關(guān)的法律、法規(guī)及正式出版的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)等下發(fā)的技術(shù)規(guī)范、檢測(cè)方法以及圖紙軟件等。1.3文件控制流程圖文件控制流程圖如下圖所示。文件控制流程流程圖文件的編制、審批和發(fā)布2.1《質(zhì)量手冊(cè)》和《程序文件》由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織安排人員編制，質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核，最高管理者批準(zhǔn)發(fā)布。2.2作業(yè)指導(dǎo)書(shū)及儀器設(shè)備校準(zhǔn)方法等技術(shù)文件由各檢測(cè)室主任組織編制，各檢測(cè)室主任審核，技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布。2.3其他管理文件及外來(lái)文件由相關(guān)單位編制或識(shí)別，并控制分發(fā)。文件的標(biāo)識(shí)⑴《質(zhì)量手冊(cè)》為第一層次管理體系文件，其標(biāo)識(shí)格式如下：HNJY/在~~X.xx 年號(hào)(四位阿拉伯?dāng)?shù)字) 質(zhì)量手冊(cè) 本公司代號(hào)(2)《程序文件》為第二層次管理體系文件，其標(biāo)識(shí)格式如下：*xx-xxxx一匚年號(hào)(四位阿拉伯?dāng)?shù)字) 文件順序號(hào) 程序文件 本公司代號(hào)如：*17-2022,表示“*有限公司”第17個(gè)程序文件、2020年發(fā)布。(3)《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》的標(biāo)識(shí)格式如下：HNJY/ZYXX-XXXX—年號(hào)(四位阿拉伯?dāng)?shù)字)n--r 順序號(hào) 作業(yè)指導(dǎo)書(shū) 本公司代號(hào)如：HNJY/ZY-1-2022,■示“*有限公司”第1個(gè)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、2020年發(fā)布。(4)文件版本代碼用阿拉伯?dāng)?shù)字“1、2、3”表示。(5)修改狀態(tài)代碼用阿拉伯?dāng)?shù)字“0,1,2,3……”表示修改次數(shù)；“0”表示沒(méi)有修改。(6)記錄表格標(biāo)識(shí)文件類(lèi)別代碼-記錄表格序號(hào)如：CMXJL-L表示程序文件、第1個(gè)表格；ZYJL-5,表示作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、第5份記錄表格；YJS-CX-02,表示本公司質(zhì)量管理體系文件中的程序文件、第2個(gè)表格。(7)受控文件編號(hào)文件標(biāo)識(shí)-員工編號(hào)如*-2022-001,表示“*有限公司”程序文件、2020年發(fā)布、001號(hào)員工。文件的控制4.1管理體系文件分為受控本和非受控本。受控文件、資料加蓋受控章和分發(fā)編號(hào)，非受控文件無(wú)此要求。本單位管理體系文件和技術(shù)文件是受控文件，必要時(shí)可編制非蠅版本。外來(lái)技術(shù)文件和法規(guī)性文件是否受控，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人確認(rèn)。受控本應(yīng)標(biāo)明受控狀態(tài)，并編號(hào)登記發(fā)放至相關(guān)人員。4.2綜合辦公室組織各檢測(cè)室對(duì)適用的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)文件進(jìn)行收集、識(shí)別其有效性；其他技術(shù)性文件由各檢測(cè)室負(fù)責(zé)識(shí)別、登記和控制。4.3上述受控文件一覽表由綜合辦公室負(fù)責(zé)組織填寫(xiě)。文件的發(fā)放4.5.1受控文件必須加蓋“受控”印章和注明發(fā)放號(hào)，以便于修改、更換、收回及追溯。5.2《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》、技術(shù)性文件及相關(guān)檢測(cè)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)放范圍由綜合辦公室確定并負(fù)責(zé)組織發(fā)放。3文件領(lǐng)用人按照工作需要領(lǐng)用文件，在《文件發(fā)放回收登記表》上簽字后領(lǐng)取O4.5.4當(dāng)需使用文件的人員不屬于已定發(fā)放范圍時(shí)，不得隨意借用其他人的文件復(fù)印，應(yīng)向綜合辦公室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后到綜合辦公室或各檢測(cè)室領(lǐng)取。4.5.5受控文件使用人員應(yīng)合理使用文件，保持文件的完好性。當(dāng)確因文件使用頻繁或非人為原因造成文件破損，嚴(yán)重影響正常使用時(shí)，可以到該文件的原發(fā)放部門(mén)辦理更換手續(xù)，交回破損文件，換發(fā)新文件，新文件的發(fā)放號(hào)仍采用原文件發(fā)放號(hào)，并由文件管理部門(mén)將破損文件銷(xiāo)毀。4.5.6當(dāng)受控文件使用人的文件發(fā)生丟失，經(jīng)原發(fā)放單位批準(zhǔn)，根據(jù)工作需要應(yīng)重新辦理文件領(lǐng)用手續(xù)，但必須在文件領(lǐng)用申請(qǐng)單中說(shuō)明丟失原因。補(bǔ)發(fā)的新文件采用新的發(fā)放號(hào)，并注明丟失文件的發(fā)放號(hào)作廢。必要時(shí)將作廢文件的發(fā)放號(hào)通知有關(guān)部門(mén)，以防止誤用。4.6文件的修改換版4.6.1文件需修改時(shí)，應(yīng)由文件修改提出人或由文件修改提出部門(mén)負(fù)責(zé)人提出書(shū)面

文件修改的理由或依據(jù)，并填寫(xiě)“文件更改申請(qǐng)/通知單”，由綜合辦公室匯總，并報(bào)最高管理者審定，經(jīng)同意后由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織進(jìn)行修改。.6.2修改文件的審核、批準(zhǔn)應(yīng)由原審批人進(jìn)行。當(dāng)機(jī)構(gòu)發(fā)生變化，接替單位(人)應(yīng)取得相應(yīng)的背景資料。.6.3更改后的文件應(yīng)標(biāo)識(shí)修改狀態(tài)，并以“文件更改申請(qǐng)/通知單”形式通知內(nèi)部各相關(guān)部門(mén)，由相關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行更改。綜合辦公室應(yīng)保存更改的審批記錄。 4.6.4在更換文件生效的前一天，綜合辦公室應(yīng)按“文件發(fā)放回收登記表”的名單通知原文件持有人交回作廢的原文件，同時(shí)發(fā)放新文件，并進(jìn)行原文件交回和新文件發(fā)放登記。對(duì)文件的部分條款進(jìn)行局部修改，修改人應(yīng)填寫(xiě)相應(yīng)的修訂表，由綜合辦公室驗(yàn)證。文件的歸檔受控文件由綜合辦公室負(fù)責(zé)在文件發(fā)布后進(jìn)行歸檔。文件的保存與作廢4.8.1各類(lèi)與管理體系有關(guān)的文件由綜合辦公室和各檢測(cè)室負(fù)責(zé)分類(lèi)保存。不得在受控文件上進(jìn)行隨意涂改，以確保文件清晰、易于識(shí)別和檢索。4.8.3所有失效和作廢文件由綜合辦公室和各檢測(cè)室主任負(fù)責(zé)從使用場(chǎng)所撤除，并加以標(biāo)識(shí)，隔離存放和處置。4.8.4因某種原因需保留的作廢文件，應(yīng)加以標(biāo)識(shí)并單獨(dú)存放。5相關(guān)文件(1)《記錄控制程序》(*23-2022)表CMXJL-34表表CMXJL-34表CMXJL-35表CMXJL-36表YJS-CX-09表CMXJL-37表CMXJL-38表CMXJL-39表Y