印章管理制度

印章管理制度1、總則1.1目的：為規(guī)范印章的管理和使用，確保印章管理的安全性、嚴(yán)肅性、有效性，特制定本制度。1.2適用范圍：本制度適用于集團(tuán)總部及各公司。2、印章種類2.1法人印章：集團(tuán)公司及具有獨(dú)立法人資格的各公司的公章。2.2專用印章：集團(tuán)及具有獨(dú)立法人資格的各公司履行某種特定職責(zé)和權(quán)力的印章（包括合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、項(xiàng)目部章等）。2.3法定代表人印章：公司法定代表人用來行使職權(quán)的個(gè)人印章。3、印章的歸口管理3.1集團(tuán)辦公室為集團(tuán)印章歸口管理部門，負(fù)責(zé)集團(tuán)總部和各公司各類印章的管理、使用監(jiān)督、印章刻制的審批。3.2集團(tuán)總部財(cái)務(wù)部是財(cái)務(wù)專用章的歸口管理部門，負(fù)責(zé)集團(tuán)總部及各公司財(cái)務(wù)印章的使用管理。3.3集團(tuán)法定代表人印章由辦公室和財(cái)務(wù)部各保管1枚。4、印章的刻制4.1因公司新設(shè)或更名需刻制印章的，由集團(tuán)辦公室法律事務(wù)人員負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照工商行政部門的要求進(jìn)行刻制，刻制完畢后交相應(yīng)的印章管理人員保管并報(bào)上級(jí)印章管理部門備案。4.2因損壞或使用時(shí)間過長不能繼續(xù)使用的印章，需由印章管理部門提出申請，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由集團(tuán)辦公室印章保管人員嚴(yán)格按照工商行政部門的要求進(jìn)行刻制。印章管理部門需在印章更新后通報(bào)財(cái)務(wù)部門。4.3集團(tuán)公司、各公司不允許私自刻制部門章。4.4所有印章只能刻制一枚，不得重復(fù)刻制。4.5印章管理部門接收新刻印章后，應(yīng)在《印章信息統(tǒng)計(jì)表》上拓具印模并標(biāo)明經(jīng)手人及接收時(shí)間，并妥善保存。5、印章的保管5.1印章保管人員的選擇應(yīng)遵循下列原則：（1）原則性強(qiáng)，辦事穩(wěn)妥；（2）誠實(shí)可信，工作穩(wěn)定；（3）在公司有兩年以上工作經(jīng)歷；（4）無過往不良記錄等。5.2印章保管人員的選擇應(yīng)由印章管理部門提名，人力資源管理部門考核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。保管人員一經(jīng)選定，不得隨意更換，如需更換，應(yīng)按批準(zhǔn)程序報(bào)批。5.3印章的存放應(yīng)按集團(tuán)統(tǒng)一規(guī)定，使用雙鎖保險(xiǎn)柜。一旦發(fā)生印章丟失或異常情況，應(yīng)保護(hù)好現(xiàn)場，及時(shí)報(bào)告保衛(wèi)部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，查明情況，妥善處理。5.4印章保管人員的鑰匙應(yīng)隨身攜帶，不得隨意放置。5.5財(cái)務(wù)專用章和法定代表人印章必須分人保管。5.6印章保管人員須保持印章的清潔，確保其清晰。5.7印章管理部門應(yīng)設(shè)立印章保管臺(tái)帳，并定期（每季度）對(duì)印章刻制、更名、注銷情況匯總報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。6、印章的加蓋與外借6.1印章的加蓋6.1.1申請人填寫《用章審批單》，經(jīng)申請人部室負(fù)責(zé)人或單位負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，交由印章歸口管理部門負(fù)責(zé)人審核，方可用印。6.1.2因工作緊急或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)外出難以履行審批程序的，有關(guān)人員須按上述審批程序電話征求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見或請經(jīng)過總經(jīng)理授權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可用印，并在3日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。6.1.3合同專用章的加蓋由印章管理部門根據(jù)《日照城建集團(tuán)經(jīng)濟(jì)合同管理制度》中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核，用印申請人需提供合同審批單原件，在審核修改意見及相關(guān)責(zé)任人簽字齊全后，方可用印。6.1.4財(cái)務(wù)專用章、法定代表人印章的加蓋（1）財(cái)務(wù)日常交易業(yè)務(wù)必須基于發(fā)生真實(shí)、合法、手續(xù)完備的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，加蓋財(cái)務(wù)印章時(shí)，應(yīng)加蓋于規(guī)定位置。（2）日常交易以外的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，需要加蓋財(cái)務(wù)印章和法定代表人印章，必須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、印章管理部門審批方可用印，同時(shí)進(jìn)行印章使用登記。（3）禁止非財(cái)務(wù)事項(xiàng)加蓋財(cái)務(wù)印章。（4）非財(cái)務(wù)事項(xiàng)如需加蓋法定代表人印章，須經(jīng)印章管理部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理簽批后方可用印。6.1.5印章保管人員應(yīng)將用印件和《用章審批單》認(rèn)真對(duì)照，發(fā)現(xiàn)不符時(shí)不得用印。6.1.6用印時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守下列規(guī)定：（1）空白紙張及文件空白處不得用印；無正文的蓋章頁應(yīng)在此頁適當(dāng)處注明文件名稱。（2）嚴(yán)禁在合同、協(xié)議、承諾書、確認(rèn)函等法律文件上使用法定代表人印章。（3）對(duì)外具有法律效力的多頁文件如（合同、協(xié)議、證明）等應(yīng)加蓋騎縫章。（4）如需加蓋印章的股東會(huì)決議、授權(quán)委托書、承諾函等法律文件應(yīng)先由法定代表人或其他相關(guān)人員簽字后，方可用印。6.1.7加蓋印章須端正，蓋在單位名稱和日期上，騎年壓月。印章顏色應(yīng)按規(guī)定使用紅色或藍(lán)色。6.1.8印章使用完畢后，印章保管人員應(yīng)在《用章審批單》上簽署自己的姓名及有關(guān)信息。6.1.9《用章審批單》是印章使用的原始憑證，印章保管人員應(yīng)及時(shí)整理，裝訂成冊，交由檔案管理人員保管。6.1.10集團(tuán)董事會(huì)辦公室將聯(lián)合法律事務(wù)人員每年分兩次對(duì)印章使用情況進(jìn)行抽查，并對(duì)抽查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。6.2印章的外借6.2.1在一般情況下，印章不得外借。如因工作需要必須外借時(shí)，申請人應(yīng)填寫《用章審批單》，由印章管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，方可外借。財(cái)務(wù)專用章嚴(yán)禁外借。6.2.2外借印章辦事時(shí)，按程序批準(zhǔn)后，由專管員帶章辦理，并在印章外借登記表中記錄。6.2.3歸還印章時(shí)，印章保管人員應(yīng)注意檢查是否為原借出印章，確認(rèn)無誤后記錄歸還人姓名、歸還時(shí)間等事項(xiàng)。6.2.4所辦事項(xiàng)完成后，如需延長借用時(shí)間，須經(jīng)借用審批的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可延長，印章保管人員不得自行應(yīng)允延長借用。7、印章的停用、銷毀7.1因公司注銷或更名，所注銷或更名前公司印章（包括法人印章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章和法定代表人印章等）由印章歸口管理部門交董事會(huì)辦公室停用封存，統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。7.2因損壞或時(shí)間過長不能繼續(xù)使用，重新刻制進(jìn)行更換后的舊章由印章歸口辦理部門上交董事會(huì)辦公室停用封存，統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。7.3所有印章的銷毀應(yīng)由董事會(huì)辦公室、集團(tuán)法律事務(wù)人員、集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部門會(huì)簽，報(bào)集團(tuán)董事長審批同意后，由三方指定負(fù)責(zé)人共同銷毀。8、罰則8.1違規(guī)用印或用印失誤，但未造成直接經(jīng)濟(jì)損失的，視情節(jié)輕重，給予印章管理人員處罰。8.2違規(guī)用印，給公司造成一定經(jīng)濟(jì)損失的，給予印章管理人員處罰，并賠償給公司所造成的損失；違規(guī)用印，給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失的，視情節(jié)輕重，給予印章管理人員處罰，并賠償給公司造成的經(jīng)濟(jì)損失，同時(shí)視情節(jié)重輕，給予印章主管領(lǐng)導(dǎo)處罰。8.3未嚴(yán)格按照審批程序刻制或銷毀印章的，視情節(jié)輕重，給予相關(guān)人員處罰。8.4未經(jīng)任何審批，以謀取私利