軟件項(xiàng)目實(shí)施方案規(guī)范書精

軟件項(xiàng)目實(shí)施方案規(guī)范書精一、軟件項(xiàng)目實(shí)施方案概述軟件產(chǎn)品,特別是行業(yè)解決方案軟件產(chǎn)品不同于一般的商品,用戶購買軟件產(chǎn)品之后,不能立即進(jìn)行使用,需要軟件公司的技術(shù)人員在軟件技術(shù)、軟件功能、軟件操作等方面進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)試、軟件功能實(shí)現(xiàn)、人員培訓(xùn)、軟件上線使用、后期維護(hù)等一系列的工作,我們將這一系列的工作稱為軟件項(xiàng)目實(shí)施。大量的軟件公司項(xiàng)目實(shí)施案例證明,軟件項(xiàng)目是否成功、用戶的軟件使用情況是否順利、是否提高了用戶的工作效率和管理水平,不但取決于軟件產(chǎn)品本身的質(zhì)量,軟件項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量效果也對后期用戶應(yīng)用的情況起到非常重要的影響。項(xiàng)目實(shí)施規(guī)范主要包括項(xiàng)目啟動階段、需求調(diào)研確認(rèn)階段、軟件功能實(shí)現(xiàn)確認(rèn)階段、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化初裝階段、系統(tǒng)培訓(xùn)階段、系統(tǒng)安裝測試及試運(yùn)行階段、總體驗(yàn)收階段、系統(tǒng)交接階段等八個階段工作內(nèi)容,每個階段下面有不同的工作事項(xiàng),各個階段之間都是承上啟下關(guān)系,上一階段的順利完成是保證下一階段的工作開展的基礎(chǔ)。下面將按照每個項(xiàng)目實(shí)施階段分別介紹。二、軟件項(xiàng)目實(shí)施方案介紹(一項(xiàng)目啟動階段此階段處于整個項(xiàng)目實(shí)施工作的最前期,由成立項(xiàng)目組、前期調(diào)研、編制總體項(xiàng)目計(jì)劃、啟動會四個階段組成。此階段主任務(wù):公司:在合同簽定后,指定項(xiàng)目經(jīng)理,成立項(xiàng)目組,授權(quán)項(xiàng)目組織完成項(xiàng)目目標(biāo)。公司項(xiàng)目組:進(jìn)行前期項(xiàng)目調(diào)研,與用戶共同成立項(xiàng)目實(shí)施組織,編制《總體項(xiàng)目計(jì)劃》,召開項(xiàng)目啟動會。商務(wù)經(jīng)理:配合公司項(xiàng)目組,將積累的項(xiàng)目和用戶信息轉(zhuǎn)交給項(xiàng)目組。將項(xiàng)目組正式介紹給用戶,配合項(xiàng)目組建立與用戶的聯(lián)系。用戶:成立項(xiàng)目實(shí)施組織,配合前期調(diào)研和召開啟動會,簽署《總體項(xiàng)目計(jì)劃》和《項(xiàng)目實(shí)施協(xié)議》。1、成立項(xiàng)目組:部門經(jīng)理接到實(shí)施申請后,任命項(xiàng)目經(jīng)理,指定項(xiàng)目目標(biāo),由部門經(jīng)理及項(xiàng)目經(jīng)理一起指定項(xiàng)目組成員及成員任務(wù),并報(bào)總經(jīng)理簽署《項(xiàng)目任務(wù)書》。2、前期調(diào)研:項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目組成員,在商務(wù)人員配合下,建立與用戶的聯(lián)系,對合同、用戶進(jìn)行調(diào)研。填寫《用戶及合同信息表》。在項(xiàng)目商務(wù)談判中,商務(wù)經(jīng)理積累了大量的信息,項(xiàng)目組首先應(yīng)收集商務(wù)和合同信息,并與商務(wù)經(jīng)理一起識別那些個體和組織是項(xiàng)目的干系人,確定她們的需求和期望,如何滿足和影響這些需求、期望以確保項(xiàng)目能夠成功。3、編制《項(xiàng)目總體計(jì)劃》:《項(xiàng)目總體計(jì)劃》是一個文件或文件的集合,隨著項(xiàng)目信息不斷豐富和變化,會被不斷變更,主要介紹項(xiàng)目目標(biāo)、主要項(xiàng)目階段、里程碑、可交付成果。一般包括以下幾方面內(nèi)容:項(xiàng)目描述,項(xiàng)目目標(biāo)、主要項(xiàng)目階段、里程碑、可交付成果。所計(jì)劃的職責(zé)分配(包括用戶的;溝通管理計(jì)劃,確定項(xiàng)目干系人對信息和溝通的需要:即什么人何時需要什么信息以及經(jīng)過什么方式將信息提供給她們。質(zhì)量管理計(jì)劃,確定適合于項(xiàng)目的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和如何滿足其要求。如果有必要,可以包括上述每一個計(jì)劃,詳細(xì)程度根據(jù)每個具體項(xiàng)目的要求而定。未解決事宜和未定的決策4、啟動會:項(xiàng)目組與用戶共同召開的宣布項(xiàng)目實(shí)施正式開始的會議。會程安排如下:共同組建項(xiàng)目實(shí)施組織,實(shí)施組織的權(quán)利和職責(zé);雙方簽署《項(xiàng)目實(shí)施協(xié)議》。項(xiàng)目組介紹《項(xiàng)目總體計(jì)劃》和《項(xiàng)目實(shí)施協(xié)議》,包括以下內(nèi)容:項(xiàng)目目標(biāo)、主要項(xiàng)目階段、里程碑、可交付成果。所計(jì)劃的職責(zé)分配(包括用戶的;項(xiàng)目實(shí)施中項(xiàng)目管理的必要性和如何進(jìn)行項(xiàng)目管理,項(xiàng)目的質(zhì)量如何控制;項(xiàng)目實(shí)施中用戶的參與和領(lǐng)導(dǎo)的支持的重要作用;階段驗(yàn)收、技術(shù)交接和項(xiàng)目結(jié)束后如何對用戶提供后續(xù)服務(wù)。(二需求調(diào)研確認(rèn)階段此階段的主要工作是軟件公司的項(xiàng)目實(shí)施人員向用戶調(diào)查用戶對系統(tǒng)的需求,包括管理流程調(diào)研、功能需求調(diào)研、報(bào)表要求調(diào)研、查詢需求調(diào)研等,實(shí)施人員調(diào)研完成后,會編寫《需求調(diào)研分析手冊》,并交付用戶進(jìn)行確認(rèn),待用戶對《需求調(diào)研分析手冊》上所提到的需求確認(rèn)完畢后,項(xiàng)目實(shí)施人員將以此為依據(jù)進(jìn)行軟件功能的實(shí)現(xiàn)。如果用戶又提出新的需求,實(shí)施人員將分析需求的難度及對整個系統(tǒng)的影響程度來確定是否給予實(shí)現(xiàn)。需求調(diào)研階段具體包括如下內(nèi)容:1、進(jìn)行需求調(diào)研準(zhǔn)備2、編制《需求調(diào)研計(jì)劃》3、內(nèi)部評審是否經(jīng)過《需求調(diào)研計(jì)劃》項(xiàng)目組、部門經(jīng)理、商務(wù)等人員根據(jù)合同要求和項(xiàng)目實(shí)際情況對《需求調(diào)研計(jì)劃》草稿進(jìn)行評審,如評審經(jīng)過,則在稍后的時間內(nèi)簽署,如評審不經(jīng)過則重新修改。4、用戶是否簽署《需求調(diào)研計(jì)劃》如用戶簽署《需求調(diào)研計(jì)劃》,則作為以后需求調(diào)研工作的指南。否則重新修改。5、《需求調(diào)研計(jì)劃》是否有變更如果計(jì)劃存在變更,則執(zhí)行變更控制流程,否則按計(jì)劃進(jìn)行后續(xù)工作。6、編寫及發(fā)出《需求調(diào)研通知》項(xiàng)目組編寫《需求調(diào)研通知》,確定進(jìn)行需求調(diào)研的相關(guān)事宜,發(fā)給用戶,為順利完成需求調(diào)研工作做準(zhǔn)備7、需求調(diào)研項(xiàng)目組以《需求調(diào)研手冊》為依據(jù),從業(yè)務(wù)流程、單據(jù)使用、打印格式、報(bào)表查詢幾個方面展開深入和全面的調(diào)研,并搜集用戶的個性化需求。8、需求調(diào)研分析根據(jù)調(diào)研的結(jié)果項(xiàng)目組和公司其它技術(shù)部門將進(jìn)一步進(jìn)行分析,確定合理、可行的需求,將分析結(jié)果形成《需求分析報(bào)告》草稿。9、內(nèi)部評審是否經(jīng)過《需求分析報(bào)告》項(xiàng)目組、部門經(jīng)理、公司其它技術(shù)部門的人員對《需求分析報(bào)告》草稿進(jìn)行評審,如評審經(jīng)過,則在稍后由用戶簽署,如評審不經(jīng)過則重新修改,直至內(nèi)部評審經(jīng)過。10、編寫及發(fā)出《需求分析報(bào)告確認(rèn)通知》項(xiàng)目組編寫《需求分析報(bào)告確認(rèn)通知》,發(fā)給用戶,確定進(jìn)行需求確認(rèn)的相關(guān)事宜,告之相關(guān)部門及人員安排好工作,準(zhǔn)時參與需求確認(rèn)工作,為順利完成需求確認(rèn)工作做準(zhǔn)備。11、用戶是否確認(rèn)《需求分析報(bào)告》如果用戶確認(rèn),并簽署了《需求分析報(bào)告》,則需求調(diào)研階段工作結(jié)束,進(jìn)行后續(xù)的軟件功能實(shí)現(xiàn)的工作;如沒有確認(rèn),則進(jìn)一步進(jìn)行調(diào)研、分析,直至用戶最終確認(rèn)并簽署《需求分析報(bào)告》。雙方簽署了《需求分析報(bào)告》,需求調(diào)研工作結(jié)束之后,如果用戶提出新的需求或是變更已有的需求,則執(zhí)行需求新增及變更流程。(三軟件功能實(shí)現(xiàn)確認(rèn)階段此階段的主要工作是項(xiàng)目實(shí)施人員根據(jù)需求調(diào)研階段確認(rèn)的《需求調(diào)研分析手冊》中的用戶需求內(nèi)容進(jìn)行具體軟件功能的實(shí)現(xiàn)工作。在軟件功能實(shí)現(xiàn)的過程中,項(xiàng)目實(shí)施人員將記錄軟件實(shí)現(xiàn)的詳細(xì)過程。便于公司售后服務(wù)之用。每一個實(shí)施技術(shù)人員必須嚴(yán)格按照要求記錄、存檔。按照調(diào)研要求的所有功能實(shí)現(xiàn)完畢后,項(xiàng)目實(shí)施人員將編制《軟件功能確認(rèn)表》,將定制好軟件功能待用戶確認(rèn),用戶根據(jù)《軟件功能確認(rèn)表》上的功能逐一確定軟件功能是否達(dá)到要求,對不滿足要求的功能,項(xiàng)目實(shí)施人員將會記錄下來并進(jìn)行功能修改,直到滿足用于要求。(四數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化初裝階段此階段的主要工作是項(xiàng)目實(shí)施人員指導(dǎo)用戶進(jìn)行系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化資料的準(zhǔn)備工作,并對用戶進(jìn)行初裝資料的軟件操作培訓(xùn),以便用戶能夠及時的將標(biāo)準(zhǔn)資料錄入系統(tǒng),初裝完成后,項(xiàng)目實(shí)施人員會對資料初裝的情況進(jìn)行核查,為以后具體業(yè)務(wù)功能的開展做好基礎(chǔ)。(五系統(tǒng)培訓(xùn)階段系統(tǒng)培訓(xùn)階段工作是整個項(xiàng)目實(shí)施工作中比較重要的工作,用戶對軟件的操作功能是否熟練將直接影響到后面的軟件應(yīng)用效果,因此軟件公司和用戶雙方要對此階段的工作給予足夠的重視。要充分認(rèn)識培訓(xùn)的重要性和艱巨性。在項(xiàng)目實(shí)施之前對用戶的相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)和規(guī)范的產(chǎn)品培訓(xùn)是非常必要的,達(dá)到讓用戶了解軟件產(chǎn)品,最終自己能夠解決使用中的具體的問題。此階段的培訓(xùn)工作中將用戶參加產(chǎn)品培訓(xùn)的人員劃分為三個層次:決策層、技術(shù)層、操作層,對不同層次的用戶參加產(chǎn)品培訓(xùn)人員的培訓(xùn)內(nèi)容分別是:決策層:領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)施中的作用與重要性、決策查詢。維護(hù)層:系統(tǒng)維護(hù)知識、操作方法。操作層:操作方法。具體的培訓(xùn)工作流程為:1、調(diào)研培訓(xùn)信息:在培訓(xùn)開始前3天由用戶實(shí)施負(fù)責(zé)人,將參加培訓(xùn)的部門和人員情況填入《受訓(xùn)部門匯總表》、《受訓(xùn)人員情況一覽表》。2、編制培訓(xùn)計(jì)劃:結(jié)合調(diào)研結(jié)果,與用戶實(shí)施負(fù)責(zé)人商議具體培訓(xùn)內(nèi)容、時間,場地,人員等。項(xiàng)目組編制《培訓(xùn)計(jì)劃》。3、簽署培訓(xùn)計(jì)劃:用戶簽署《培訓(xùn)計(jì)劃》,進(jìn)一步確認(rèn)培訓(xùn)安排。4、發(fā)培訓(xùn)通知:培訓(xùn)開始前2天,按照簽署的《培訓(xùn)計(jì)劃》,將培訓(xùn)內(nèi)容、時間,場地,人員等信息通知用戶實(shí)施負(fù)責(zé)人。5、搭建培訓(xùn)環(huán)境:公司項(xiàng)目組在培訓(xùn)開始前,將培訓(xùn)環(huán)境搭建及檢查妥當(dāng),將培訓(xùn)提綱及培訓(xùn)手冊準(zhǔn)備好。6、組織培訓(xùn):公司項(xiàng)目組培訓(xùn)負(fù)責(zé)人與用戶實(shí)施負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員參加培訓(xùn),按培訓(xùn)制度嚴(yán)格考核。由用戶將考勤情況填入《培訓(xùn)人員簽到表》。7、培訓(xùn)考核:公司項(xiàng)目組培訓(xùn)負(fù)責(zé)人與用戶實(shí)施負(fù)責(zé)人組織受訓(xùn)人員參加上機(jī)及理論考試。8、培訓(xùn)總結(jié):公司項(xiàng)目組培訓(xùn)負(fù)責(zé)人與用戶實(shí)施負(fù)責(zé)人一起將出勤情況及考核情況做出總結(jié),填入《培訓(xùn)及考核統(tǒng)計(jì)表》,及時向相關(guān)負(fù)責(zé)人匯報(bào)。(六系統(tǒng)安裝測試及試運(yùn)行階段此階段的主要工作是在用戶真實(shí)環(huán)境下,對用戶網(wǎng)絡(luò)及硬件設(shè)備進(jìn)行測試,對軟件系統(tǒng)進(jìn)行容量、性能壓力等測試測試及試運(yùn)行的目的在于確保系統(tǒng)各項(xiàng)功能均能正常使用,而且符合用戶簽署的《需求分析報(bào)告》中描述的需求,同時把盡可能多的潛在問題在正式運(yùn)行之前發(fā)現(xiàn)并改正;同時目的還在于在正式運(yùn)行前用戶的有關(guān)人員能進(jìn)一步提高操作水平,掌握操作規(guī)范。此階段的主要工作內(nèi)容為:1、編制計(jì)劃:與用戶實(shí)施負(fù)責(zé)人商議具體測試及試運(yùn)行時間,地點(diǎn),人員等安排,項(xiàng)目組編制《測試及試運(yùn)行計(jì)劃》。2、簽署計(jì)劃:用戶簽署《測試及試運(yùn)行計(jì)劃》,進(jìn)一步確認(rèn)測試及試運(yùn)行安排。3、發(fā)測試及試運(yùn)行通知:在測試及試運(yùn)行開始前2天,按照簽署的《測試及試運(yùn)行計(jì)劃》,將時間,地點(diǎn),人員等信息通知用戶實(shí)施負(fù)責(zé)人。4、搭建環(huán)境及數(shù)據(jù)準(zhǔn)備:在試運(yùn)行開始前搭建好軟件環(huán)境、硬件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、調(diào)通線路;檢查軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)、線路等各個環(huán)節(jié)是否有問題;5、組織測試及試運(yùn)行:用戶相關(guān)各級領(lǐng)導(dǎo)給予全面配合,組織相關(guān)人員進(jìn)行測試及試運(yùn)行。公司項(xiàng)目組負(fù)責(zé)擔(dān)當(dāng)指揮,檢查用戶人員組織情況并給予指導(dǎo),跟蹤檢查如下情況:數(shù)據(jù)初裝用戶簽署初裝計(jì)劃及初裝培訓(xùn)計(jì)劃簽署的《初裝計(jì)劃及初裝培訓(xùn)計(jì)劃》初裝檢查及總結(jié)數(shù)據(jù)初裝完成《數(shù)據(jù)初裝總結(jié)表》培訓(xùn)及考核用戶簽署培訓(xùn)計(jì)劃簽署的《培訓(xùn)計(jì)劃》培訓(xùn)總結(jié)培訓(xùn)完成《培訓(xùn)總結(jié)表》測試及試運(yùn)行用戶簽署測試及試運(yùn)行計(jì)劃簽署的《測試及試運(yùn)行計(jì)劃》測試及試運(yùn)行總結(jié)試運(yùn)行完成《測試及試運(yùn)行總結(jié)》驗(yàn)收總體驗(yàn)收驗(yàn)收完成《總體驗(yàn)收報(bào)告》(八系統(tǒng)交接階段此階段是項(xiàng)目實(shí)施的最后一個階段,主要工作是軟件公司項(xiàng)目組向用戶移交軟件項(xiàng)目,包括軟件產(chǎn)品、項(xiàng)目實(shí)施過程中所生成的各種文檔,并簽署《售后服務(wù)協(xié)議》,項(xiàng)目將進(jìn)入售后服務(wù)階段。軟件公司項(xiàng)目組還需要讓用戶填寫《用戶滿意度調(diào)查表》,對軟件公司項(xiàng)目實(shí)施人員的整個項(xiàng)目實(shí)施情況進(jìn)行評價,軟件公司將聽取用戶的意見,再今后的項(xiàng)目實(shí)施管理中進(jìn)行加強(qiáng)和改進(jìn)。三、軟件實(shí)施的成功之道(一軟件必須能滿足和適應(yīng)企業(yè)需求這一點(diǎn)是整個項(xiàng)目能否成功實(shí)施的最關(guān)鍵的一環(huán)。很多企業(yè)都在這一方面吃過虧,在選型時見到的軟件有很多功能模塊,在樣板企業(yè)里數(shù)據(jù)也能跑起來,但當(dāng)軟件買回來了以后,卻發(fā)現(xiàn)了軟件的很多功能與企業(yè)的現(xiàn)實(shí)差別很大,因此根本就用不起來。不同企業(yè)之間的管理流程和對數(shù)據(jù)的要求差別很大,基本上兩個完全相同的企業(yè)是不存在的,世界上絕對不會有一種“萬能軟件”能滿足所有企業(yè)的需求。企業(yè)在選型軟件時,要充分考慮各種管理流程的特點(diǎn)、數(shù)據(jù)的來源、統(tǒng)計(jì)報(bào)表不同功能模塊的關(guān)系、企業(yè)員工的接受能力及與其它系統(tǒng)的接口等很多問題,因此企業(yè)選擇的必須是軟件提供商為企業(yè)訂制開發(fā)出來的。如果軟件提供商不為企業(yè)做前期需求分析和訂制開發(fā),只是把現(xiàn)成的軟件賣給企業(yè),它的實(shí)施成功率幾乎為零,如果是這樣的服務(wù),企業(yè)還不如買一套盜版軟件。因此我們可以得出這樣的結(jié)論,企業(yè)買軟件提供商的不是它的軟件,而是它的開發(fā)能力。(二軟件是否能進(jìn)行二次開發(fā)因?yàn)槠髽I(yè)現(xiàn)有的流程不是一成不變的,需不斷完善與改進(jìn),因此軟件的功能也需要能進(jìn)行相應(yīng)的修改,而且企業(yè)在第一次做項(xiàng)目需求時,有些問題可能忽略掉了,因此必須要求選型的軟件有強(qiáng)大的二次開發(fā)能力。如果軟件的結(jié)構(gòu)過于僵死或二次開發(fā)能力不強(qiáng),它未來可能會變成一塊“雞肋”,讓企業(yè)有種“食之無味、棄之可惜”的感覺。測試軟件是否具有快速二次開發(fā)能力的方法也不難,就是企業(yè)在選型時,不但要看軟件提供商如何演示,還要提出一些個性化需求,看看對方能否迅速開發(fā)出來。(三軟件和實(shí)施費(fèi)用應(yīng)相對便宜企業(yè)第一次實(shí)施由于經(jīng)驗(yàn)上的不足,風(fēng)險(xiǎn)不是沒有,確實(shí)有許多優(yōu)秀的企業(yè)是經(jīng)過第二次實(shí)施才獲得了成功。因此企業(yè)在第一次選型軟件時,不要只注意軟件提供商的品牌和規(guī)模,因?yàn)閮r格越高,企業(yè)自身的風(fēng)險(xiǎn)就越高。我們建議企業(yè)最好還是購買那些物美價廉的產(chǎn)品,也就是當(dāng)所選軟件都能滿足企業(yè)現(xiàn)實(shí)需求且能進(jìn)行二次開發(fā)時,企業(yè)最好選擇價格便宜的那家,就仿佛一個人剛學(xué)會開車,就要買一輛奔馳轎車,無論這個人是否真正有錢都不是明智的選擇?，F(xiàn)在出現(xiàn)了平臺化組構(gòu)的軟件產(chǎn)品,它能夠經(jīng)過建模工具迅速按照客戶的需求進(jìn)行軟件開發(fā),這樣就大量地節(jié)約軟件開發(fā)周期和成本,而且二次開發(fā)工作也變得十分的簡單,因此企業(yè)最好選擇這樣的產(chǎn)品。(四軟件操作要簡單、易學(xué)由于許多企業(yè)過去沒有信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn),員工一下子由過去的手工工作轉(zhuǎn)為計(jì)算機(jī)工作肯定有一個適應(yīng)過程,如軟件組構(gòu)和操作過于復(fù)雜,那么一定會加大培訓(xùn)和實(shí)施的難度。四、數(shù)據(jù)整合項(xiàng)目實(shí)施的成功之道案例1:麥德龍到麥德龍購物的消費(fèi)者都知道要帶一張會員卡,但對會員卡有什么作用幾乎都不知曉。其實(shí),會員卡最大的收益者是麥德龍。當(dāng)消費(fèi)者用會員卡結(jié)賬時,便留下了詳細(xì)的消費(fèi)檔案。據(jù)麥德龍中國公司總經(jīng)理海力佛介紹,公司的專門網(wǎng)絡(luò)每天都要對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整合分析,不但分析商品熱銷、滯銷情況,還要分析目標(biāo)客戶的購買力,由此決定大類商品,乃至細(xì)目商品的結(jié)構(gòu)調(diào)整,以及促銷方式的變化。案例2:中石化中石化于初開始制定中國石化ERP總體規(guī)劃,努力構(gòu)架從上到下、集成一體化的中國石化ERP系統(tǒng)的推進(jìn)策略。當(dāng)前,中石化集團(tuán)已經(jīng)完成近70%的ERP系統(tǒng)實(shí)施工作。年底,中海油宣布集團(tuán)整體實(shí)施SAPERP系統(tǒng)項(xiàng)目正式啟動。近期,很早就提出信息化建設(shè)“六統(tǒng)一”的中石油集團(tuán)也開始了ERP系統(tǒng)的招標(biāo)工作。由此能夠看出,中國三大石油巨頭已經(jīng)對管理信息化有了更深層的理解和更為迫切的需求,建立與完善各自管理信息化系統(tǒng)的工作正在轟轟烈烈、有條不紊的進(jìn)行中。無論是案例中的麥德龍還是三大石油巨頭,亦或是其它一些公司,她們其實(shí)都在不約而同地做著同樣一件事情,那就是信息整合。眾多企業(yè)之因此熱衷于此并非盲目追隨潮流,而是緣于整合信息、消除“信息孤島”的迫切需要。這種需要的存在是出于信息傳遞系統(tǒng)對于現(xiàn)代公司獲得生存發(fā)展的極大重要性。信息不充分導(dǎo)致的信息經(jīng)濟(jì)學(xué)所關(guān)注的逆向選擇、檸檬市場等問題,在企業(yè)內(nèi)部就會表現(xiàn)為治理機(jī)制失調(diào)、管理混亂、決策空虛。曾有人把企業(yè)的信息流比喻為人的神經(jīng)系統(tǒng),那么不難想象如果“神經(jīng)系統(tǒng)”處于癱瘓,公司的生存發(fā)展將會何等艱難。既然市場有如此強(qiáng)烈的需求,那么信息應(yīng)用技術(shù)的提供者們自然不會視機(jī)會如浮云,必將開發(fā)相應(yīng)的應(yīng)用軟件系統(tǒng)來迎合市場。一時間,各種系統(tǒng)層出不窮,技術(shù)手段也日漸純青。一方面是企業(yè)的苦苦訴求,一方面是信息技術(shù)供應(yīng)商的殷殷回應(yīng),似乎信息整合已經(jīng)萬事俱備,剩余的工作就是順利地將信息整合工作付與實(shí)施了。然而,也就是這個看似最簡單的環(huán)節(jié),卻同時給企業(yè)和項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)帶來了諸多的煩惱。同時,也導(dǎo)致了信息整合的成功似乎近在眼前,卻又遠(yuǎn)在天涯。據(jù)國家經(jīng)貿(mào)委經(jīng)濟(jì)信息中心和每周電腦報(bào)社對近800家企業(yè)所做的調(diào)查結(jié)果顯示,近50%的企業(yè)稱信息整合化效果不明顯。那么,究竟在實(shí)施過程中出現(xiàn)了什么問題,讓信息整合一而再、再而三的止步于最后關(guān)口?在此,依據(jù)我們以往信息整合實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)來看,失敗多因在經(jīng)營分析、對標(biāo)、數(shù)據(jù)整合三個環(huán)節(jié)存在問題甚至缺失導(dǎo)致,本文將從數(shù)據(jù)整合的角度展開分析,列舉在實(shí)施過程中經(jīng)常遇到的三個數(shù)據(jù)實(shí)施的問題,并提出我們對問題的分析與解決問題的思路,希望關(guān)切這個領(lǐng)域的同仁們能夠共同思考。(一、企業(yè)內(nèi)部管理粗放,造成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)難以尋獲,從而導(dǎo)致實(shí)施在開始階段就舉步艱難。1、問題陳述對于任何一種版本的信息整合系統(tǒng),在項(xiàng)目實(shí)施的第一階段(系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段都要進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入工作。然而,項(xiàng)目實(shí)施方也往往從這個階段開始就要接受挑戰(zhàn)了。相信有過整合實(shí)施經(jīng)歷的讀者對以下兩個事例并不陌生,因?yàn)樗鼈冊陧?xiàng)目實(shí)施中非常普遍。例1:在對生產(chǎn)型企業(yè)進(jìn)行系統(tǒng)實(shí)施時,必然要涉及到設(shè)備編碼數(shù)據(jù)的錄入。然而,許多企業(yè)并沒有對她們的設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)計(jì)編碼,那么項(xiàng)目實(shí)施方則很難進(jìn)行下一步的工作。例2:任何系統(tǒng)實(shí)施中都首先要對不同使用者設(shè)立不同的權(quán)限,這就需要企業(yè)的人力資源部門向項(xiàng)目實(shí)施方提供完整的員工崗位分配表、崗位說明書與職責(zé)說明書。而當(dāng)項(xiàng)目實(shí)施方要求企業(yè)遞送這些文件的時候,人力資源部的回答往往是“我們沒有這些東西,給你們一張員工工資表,將就用吧”。這樣一來,系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)置必將混亂,也勢必影響到系統(tǒng)應(yīng)用的最終效果。像上面這種例子在實(shí)施項(xiàng)目中還有很多很多。其實(shí),它們反映了同一個問題,即準(zhǔn)備錄入的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)難以獲尋的問題。搜尋不到基礎(chǔ)數(shù)據(jù),實(shí)施的第一步工作就無法得到開展,項(xiàng)目也從一開始就被籠罩上了失敗的陰影。2、問題分析問題總是表面化的,如同冰山一角,其背后的產(chǎn)生原因才是深層次的。這一問題其實(shí)是企業(yè)管理不細(xì)致的表現(xiàn),根源在于企業(yè)在發(fā)展過程中忽視了管理模式的更新與細(xì)化,沒有形成制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式。當(dāng)企業(yè)規(guī)模小的時候,管理和經(jīng)營往往依靠領(lǐng)導(dǎo)人的個人能力。大部分日常管理工作是對已經(jīng)出現(xiàn)的問題進(jìn)行解決。而當(dāng)企業(yè)規(guī)模壯大以后,管理層往往仍然延續(xù)舊有的管理思想與習(xí)慣。我們不難想象用管理十幾個人的方法和手段來管理上百人、上千人的企業(yè)會出現(xiàn)怎樣的后果。這種管理落后會表現(xiàn)在企業(yè)運(yùn)營的各個方面,而基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不完善就是其表現(xiàn)之一。3、解決思路①項(xiàng)目實(shí)施方經(jīng)過事實(shí)陳述、案例分析等方式向企業(yè)高層表明企業(yè)當(dāng)前存在的問題及危害性。②向企業(yè)高層推薦相關(guān)培訓(xùn)課程,建議企業(yè)聘請專業(yè)咨詢公司。(二、企業(yè)管理流程混亂和監(jiān)督機(jī)制不完善,造成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不統(tǒng)一,從而導(dǎo)致實(shí)施止步不前1、問題陳述同樣是在數(shù)據(jù)錄入階段,實(shí)施團(tuán)隊(duì)除了面臨基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不全的困難以外,還往往會碰到另一類的問題。這類問題出現(xiàn)在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的獲得渠道上。在信息整合實(shí)施過程中,項(xiàng)目組獲得基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的途徑只能是企業(yè)內(nèi)部的各種報(bào)表。然而,當(dāng)這些報(bào)表遞送到實(shí)施團(tuán)隊(duì)手中時,項(xiàng)目人員卻經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)同一個數(shù)據(jù)在不同的報(bào)表中顯示的結(jié)果卻不盡相同。不妨先看一看下面兩個事例。例1:同樣是A部門的年度銷售額這一個數(shù)據(jù),實(shí)施項(xiàng)目組卻看到了三個不同的結(jié)果:在A部門遞交的年度業(yè)績考核表中是年度銷售額為510萬,在公司納稅統(tǒng)計(jì)報(bào)表中年度銷售額為500萬,而在下一年度部門銷售目標(biāo)分析報(bào)表中該數(shù)據(jù)顯示的則是490萬。例2:同樣是員工人數(shù)這個數(shù)據(jù),在遞交給勞動管理部門的報(bào)表中是50人,而在工資發(fā)放表中卻是60人。我們能夠想象,當(dāng)項(xiàng)目組面對以上所列述的這樣的報(bào)表時,只能是一臉茫然。系統(tǒng)實(shí)施的第一步也再一次的面臨到挫折。而這些問題都能夠總結(jié)為一類,即基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不統(tǒng)一。2、問題分析這一問題的產(chǎn)生主要有兩個方面的原因。其一,是由于企業(yè)各種報(bào)表統(tǒng)計(jì)用途的不一致造成的。由于統(tǒng)計(jì)用途的不同,最基層的原始數(shù)據(jù)往往在傳達(dá)過程中被各職能部門或各管理層級進(jìn)行人為的修改。比如,在以上所提及的銷售額不一致的情況中,可能就是因?yàn)锳部門人員在考慮到不同報(bào)表用途的情況下為了自身利益而相應(yīng)改動原始數(shù)據(jù)所造成的。這反映了企業(yè)的考核監(jiān)督機(jī)制存在漏洞,內(nèi)部審計(jì)虛空,為基層人員提供了“胡作非為”的可行性。其二,是由于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑的不一致造成的。不同職能部門在統(tǒng)計(jì)同一數(shù)據(jù)時的統(tǒng)計(jì)口徑存在差異,比如在以上所提及的員工人數(shù)不一致的情況中,可能就是因?yàn)檫f送工資發(fā)放表的財(cái)務(wù)部門將包含臨時員工在內(nèi)的所有領(lǐng)取公司報(bào)酬的全部人員進(jìn)行了統(tǒng)計(jì),而遞送勞動管理部門報(bào)表的人力部門則只統(tǒng)計(jì)了合同員工。這種情況的存在主要是因?yàn)槠髽I(yè)報(bào)表管理體系的不完善,沒有對不同報(bào)表的口徑進(jìn)行統(tǒng)一和明確說明,報(bào)表體系混亂。而報(bào)表體系的混亂則反映了公司內(nèi)部管理流程的混亂。3、解決思路①實(shí)施項(xiàng)目組盡量從企業(yè)最基層的業(yè)務(wù)一線獲得企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),避免基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在上傳過程中出現(xiàn)人為操作。②實(shí)施項(xiàng)目組能夠建議企業(yè)方聘請專業(yè)咨詢公司,讓其為企業(yè)在項(xiàng)目實(shí)施之前梳理經(jīng)營管理流程,完善監(jiān)督考核機(jī)制。(三、最根本的原因是,企業(yè)高層對項(xiàng)目認(rèn)識不足與企業(yè)內(nèi)部上下層存在利益博弈,造成項(xiàng)目實(shí)施方難以獲得企業(yè)各方的配合,導(dǎo)致實(shí)施進(jìn)展緩慢1、問題陳述實(shí)施信息整合系統(tǒng)需要實(shí)施項(xiàng)目組對企業(yè)有較為全面的了解。這種了解需要建立在與企業(yè)高層以及中下層員工之間良好的溝通之上。而且項(xiàng)目的實(shí)施過程中,數(shù)據(jù)的獲得等工作也只能在企業(yè)員工密切配合的前提下才能得以順利完成。而做過該類項(xiàng)目的朋友一定碰到過這樣的情況:例1:項(xiàng)目組希望約見企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步了解企業(yè)情況,卻總是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)忙、沒有時間的理由被拒絕。例2:項(xiàng)目組需要職能部門提供各種數(shù)據(jù)資料,面正確卻是員工的一片漠然,遲遲得不到所需要的資