公司電子文檔管理規(guī)定

電子文檔治理規(guī)定第一章總則第一條為適應公司信息化建設的需要，標準電子文件歸檔與治理工作，保障電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性，結合公司的實際狀況，制定本制度。其次條本制度所稱的電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依靠計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明。第三條 本制度所稱的電子文件歸檔與治理是指在各項活動中產生并具有保存價值的電子文件〔含電子公文〕的形成、積存、鑒定、歸檔、保管、使用和統(tǒng)計的過程。第四條 本方法適用于本公司范圍內的全部部門。其次章 電子文件治理體系第一條經(jīng)理部建立與各部門檔案人員、數(shù)據(jù)治理人員的指導和聯(lián)系制度，保證準時溝通、解決在電子文件歸檔與治理中消滅的問題。其次條為保證電子文件的安全性，防止因災難、病毒、意外等可能帶來的數(shù)據(jù)喪失，對于電子文件正式文本實行雙套保存〔電腦保存和移動載體保存〕有永久和長期保存價值的文本或圖像、圖形形式的電子文件，必需制成紙質文件，同步歸檔保存。第三條 一般電子文件的分類：1．文字型電子文件；2．圖像電子文件；3．音頻電子文件；4．影像及多媒體音像數(shù)據(jù)；第三章 電子文件的收集與保存第一條電子文件在形成、接收時就要制作備份。在文件流轉的每一個環(huán)節(jié)，只要發(fā)生過信息變化的，都必需制作備份，并在文件內容中注明：初稿、修訂稿、定稿。如需屢次修改的文件還需標注：修改1稿、修改2稿、以此類推并注明修改人姓名和修改時間。其次條對已經(jīng)定稿完畢的電子文件準時交由經(jīng)理部進展統(tǒng)一編號公布無論有沒有歸檔都要定期制作備份。第三條 電子文件登記表〔附表〕應當與電子文件同時保存。第四條 電子文件稿本代碼：M—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；F—正式電子文件；第五條 文件來源分類是收文單位對所收到的文件按其來源進展的分類。歸檔分類可以分兩類；就是內部和外部文件。外部文件劃分成可以是“機構+日期”模式。內部進行的分類，部門的需用部門名稱、工程需使用工程名稱+日期以文件夾或壓縮文件打包。第六條 成文日期是文形成的日期其根本格式并一律用8位阿拉伯數(shù)字表示，表示日歷年內日歷月的挨次數(shù)，表示日歷月中日歷日的挨次數(shù)。時間不詳時用數(shù)字“0”表示。例1：20110000，即：表示年度為2011〔指現(xiàn)有公司沒有編號的電子文件，可以全部統(tǒng)一編號〕3-5例2：201103142011年3月143-5漢語拼音代碼漢字代碼名稱序號代碼保密級別1GK 公開公開級2NB 內部內部級3MM隱秘隱秘級4JM 機密機密級5UM 絕密絕密級第八條 各部門在電子文件審核傳閱過程中必需按以上要求進展標注否則每出錯一次懲罰責任人50元一次，對于對公司所造成惡劣影響和損失的由責任人全部擔當。第四章 電子文件的歸檔第一條 發(fā)至經(jīng)理部備案的電子文件由公司經(jīng)理部集中、分類歸檔，文件辦理的部門也應將自己部門所屬文件即時整理歸檔。集中歸檔的，電子文件形成部門應當定期把應歸檔的電子文件向經(jīng)理部移交，并按檔案治理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的移動磁盤。其次條存儲電子文件的載體或裝具上應當貼有標簽，注明載體序號、檔號、密級、存入日期等內容，歸檔后的電子文件的載體應當設置成制止操作的狀態(tài)。第三條特別格式的電子文件，應當在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。第四條相應的電子文件機讀名目、相關軟件以及其他說明等應當同時歸檔，第五條歸檔完畢，電子文件形成部門應當將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1第五章歸檔電子文件的移交第一條對歸檔電子文件，應當依據(jù)有關規(guī)定認真檢驗。檢驗合格后如期移交至保管部門，進展集中保管。聯(lián)網(wǎng)狀況下，在履行相應的手續(xù)后，歸檔電子文件的移交和接收工作可以在網(wǎng)絡上進展。其次條接收部門應對載體進展檢查，查看載體有完整性、有效性檢驗及審核手續(xù)是否完備；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；對特別格式的電子文件，應當核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。第三條檢驗結果分別由移交部門、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》第四條 檔案保管部門應當依據(jù)要求及檢驗工程對歸檔電子文件逐一驗收。移交的電子文件檢驗不合格的，退回形成部門重制作。第五條檔案保管部門驗收合格，完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》的填寫、簽字和蓋章等環(huán)節(jié)。2第六章 電子的郵件治理第一條、電子郵件賬號必需由申請人本人使用，制止將電子郵件賬號轉借給他人使用。其次條、電子郵件是按性質和用途確定的文件種類的名稱標題用漢字表示。文種項依實際狀況著錄，如命令、決議、指示、通知、報告、批復、函、會議紀要、說明書、協(xié)議書、鑒定書、任務書、打算書等。第三條、發(fā)送保密資料郵件，按保密級別不同分別對待：公開級：內部級電子文件按公司制度要求發(fā)送。隱秘級：需由部門主管同意，加密發(fā)送，由部門主管對資料的安全性負責。機密級：由部門主管簽字同意，將發(fā)送資料交。行政部審核、存檔，并由行政部負責發(fā)送絕密級：制止在網(wǎng)上發(fā)送。 任何人使用電子郵件泄露公司商業(yè)隱秘，一經(jīng)覺察，視情節(jié)輕重，處以降薪或辭退的處理，造成惡劣影響或嚴峻損失的，公司還將依法追究。第七章 電子文件保管歸檔載體應當作防寫處理。避開擦、劃、觸摸記錄涂層。單片載體應當裝盒，直立存放，避開擠壓。存放時應當遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。歸檔電子文件在形成部門的保管，也應當參照上述條件進展。第八章 電子文件的使用第一條 使用電子文檔需填寫《電子文檔申請單》經(jīng)上級主管及副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準后行政部方可拷貝。其次條 歸檔電子文件的封存載體未經(jīng)審批同意不外借，任何單位或者個人不允許擅自復制電子文件，借閱檔案者必需妥當保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、不得損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。第三條使用電子文件應當使用拷貝件，具有保密要求的電子文件承受聯(lián)網(wǎng)方式利用時，應當遵守部門有關保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。第四條使用電子文件不得超出權限規(guī)定范圍。第九章歸檔電子文件的鑒定銷毀第一條 對過期歸檔電子文件的鑒定銷毀，應當在行政部辦理審批手續(xù)后經(jīng)副總