食品采購管理制度

第頁共頁食品采購管理制度一、總則食品采購是公司日常運(yùn)營中的重要環(huán)節(jié)，為確保公司食品安全、提高采購效率，制定本管理制度。本制度適用于公司內(nèi)部各部門的食品采購活動，并作為全員遵守的規(guī)范。二、采購管理機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和管理公司的食品采購工作。采購管理部門負(fù)責(zé)制定采購策略和計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商，審批采購申請，監(jiān)督采購執(zhí)行，確保采購過程合規(guī)、透明。三、采購流程1.采購需求確認(rèn)各部門提出食品采購需求，填寫采購申請表，明確需求的品種、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期限等。采購申請應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人審批并簽字確認(rèn)，提交采購管理部門。2.供應(yīng)商選擇與評估采購管理部門根據(jù)供應(yīng)商質(zhì)量、價(jià)格、交貨時間等指標(biāo)，在供應(yīng)商庫中篩選合適的供應(yīng)商。對涉及大額采購的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行商務(wù)審核和信用評估，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定的資金和供貨能力。3.詢價(jià)與比價(jià)采購管理部門向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函，要求提供商品詳細(xì)信息、價(jià)格和交貨期限。收到供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，采購管理部門進(jìn)行比價(jià)分析，選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商。4.采購合同簽訂采購管理部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購品種、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量要求、交貨期限等。采購合同應(yīng)由采購管理部門負(fù)責(zé)人審批并簽字確認(rèn)，同時應(yīng)妥善保管并定期復(fù)核。5.采購執(zhí)行與收貨驗(yàn)收采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)商品交貨時間和方式，確保按照合同約定交付。收貨人員應(yīng)在貨物到達(dá)后及時進(jìn)行驗(yàn)收，檢查貨物數(shù)量、質(zhì)量和包裝是否符合合同要求，如有問題應(yīng)及時向采購管理部門反饋。驗(yàn)收合格后，采購人員應(yīng)進(jìn)行入庫登記，并將驗(yàn)收情況記錄在采購合同上。6.供應(yīng)商績效評估采購管理部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨準(zhǔn)時率、服務(wù)水平等方面進(jìn)行績效評估。評估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇和合同續(xù)簽的重要依據(jù)，同時也可以作為改進(jìn)供應(yīng)鏈管理和優(yōu)化采購流程的參考。四、采購合同管理1.采購合同的保存采購管理部門負(fù)責(zé)將采購合同歸檔，并妥善保管，便于查閱和復(fù)核。采購合同應(yīng)包括供應(yīng)商信息、采購項(xiàng)目、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量要求、交貨期限、雙方權(quán)益和違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購變更管理如需對采購合同進(jìn)行變更，需經(jīng)過采購管理部門的審批，并及時通知供應(yīng)商。變更內(nèi)容應(yīng)明確并與供應(yīng)商達(dá)成一致，變更后的采購合同應(yīng)妥善保存。3.采購合同的履約管理采購管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和管理合同的履約情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，采購管理部門應(yīng)采取相應(yīng)的糾正措施，并記錄相關(guān)情況。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入管理采購管理部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行準(zhǔn)入審查，包括對供應(yīng)商的資金實(shí)力、供貨能力、質(zhì)量管理體系等進(jìn)行評估。符合公司要求的供應(yīng)商，經(jīng)過采購管理部門審批后，才能進(jìn)入供應(yīng)商庫并參與競爭，否則不予采購。2.供應(yīng)商績效評估采購管理部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行績效評估，評估內(nèi)容包括供貨質(zhì)量、交貨準(zhǔn)時率、服務(wù)水平等。評估結(jié)果用于供應(yīng)商選擇和合同續(xù)簽，同時也用于改進(jìn)供應(yīng)鏈管理和優(yōu)化采購流程。3.不合格供應(yīng)商處理如供應(yīng)商連續(xù)多次因供貨質(zhì)量、交貨準(zhǔn)時率等方面不達(dá)標(biāo)，影響公司日常運(yùn)營，采購管理部門有權(quán)終止該供應(yīng)商的合作。同時，采購管理部門應(yīng)積極尋找替代供應(yīng)商，并及時通知相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)整。六、食品質(zhì)量安全管理食品采購應(yīng)遵循食品安全法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購的食品安全合規(guī)。采購管理部門應(yīng)明確食品采購的監(jiān)管職責(zé)，定期對供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量管理體系和食品安全管理體系的審核，對不合格供應(yīng)商采取相應(yīng)的糾正措施。七、違約責(zé)任對于依據(jù)采購合同約定，供應(yīng)商未按時交貨、交貨質(zhì)量不符要求等違約行為，采購管理部門有權(quán)采取以下措施：1.終止合同并通知供應(yīng)商賠償相應(yīng)損失；2.要求供應(yīng)商進(jìn)行整改，并進(jìn)行追溯；3.在合同中約定的違約責(zé)任條款中采取其他合理的違約懲罰措施。對于公司內(nèi)部的違約行為，采購管理部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并協(xié)助相關(guān)部門采取相應(yīng)的糾正措施。八、附件1.食品采購申請表2.采購合同模板3.供應(yīng)商