檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定定義、適用范圍為了規(guī)范集團(tuán)級(jí)各類(lèi)檔案的歸檔、查閱、借閱流程以及檔案管理人員的工作職責(zé)，特作此規(guī)定，各體系公司可參考執(zhí)行。流程2.1檔案歸檔流程2.1.1凡入檔文件、資料等必須完整并分類(lèi)索引，建立目錄，不得有丟失、污損、涂改、蟲(chóng)蛀和變質(zhì)等，對(duì)破損的文件材料應(yīng)托裱；2.1.2檔案材料應(yīng)由各單位專(zhuān)人負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集，依據(jù)歸檔時(shí)間要求，按時(shí)送交檔案室。詳細(xì)如實(shí)填寫(xiě)《檔案交接明細(xì)表》，一式兩份交接雙方簽字為準(zhǔn)，并復(fù)印一份放入檔案文件夾內(nèi)作為目錄；2.1.3需保密的檔案須密封后貼上封條并由本中心經(jīng)理簽字；2.1.4財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)保管，各中心可自行保存部分檔案，但要在總部建立檔案目錄，檔案管理員將每年對(duì)其進(jìn)行檢查；2.1.5需銷(xiāo)毀的檔案經(jīng)向集團(tuán)報(bào)告批準(zhǔn)后方能進(jìn)行銷(xiāo)毀，參見(jiàn)《XX集團(tuán)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。2.2檔案查閱、借閱流程2.2.1查閱檔案時(shí)需填寫(xiě)《檔案借閱登記表》；2.2.2如要復(fù)印檔案原件或?qū)⒃С鰴n案室時(shí)須由相關(guān)中心、公司總經(jīng)理簽批。2.3檔案管理員工作流程2.3.1按檔案類(lèi)別、歸檔時(shí)間定期向各中心收集；2.3.2建立檔案目錄冊(cè)；2.3.3定期檢查、整理檔案室。規(guī)定及權(quán)限3.1集團(tuán)各體系、各公司應(yīng)設(shè)有專(zhuān)門(mén)檔案室及管理員，并參照總部檔案分類(lèi)表進(jìn)行管理。3.2非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案室，查閱檔案一律在辦公室進(jìn)行，查閱資料要注意愛(ài)護(hù)檔案，妥善使用，確保完整無(wú)損。3.3不得私自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、抄錄、圈注、涂改、折卷，所查文件如系案卷，只準(zhǔn)翻閱有關(guān)部分，并要保密，閱后立即歸還。3.4檔案的分類(lèi)與歸檔時(shí)間：集團(tuán)級(jí)檔案分類(lèi)子目錄歸檔時(shí)間保存時(shí)間負(fù)責(zé)部門(mén)行政類(lèi)ISO文件半年10年行政中心ISO外審資料、報(bào)告每年10年CEO辦公會(huì)、集團(tuán)辦公會(huì)、管理評(píng)審會(huì)的會(huì)議紀(jì)要半年10年宣傳類(lèi)每期《XX園》每年永久有關(guān)刊登集團(tuán)的各種報(bào)紙及雜志半年公司內(nèi)部每期宣傳欄內(nèi)容記錄半年集團(tuán)宣傳畫(huà)冊(cè)電子版（出版日期）每年聲像類(lèi)所有集團(tuán)級(jí)會(huì)議、活動(dòng)等的錄像、照片、磁帶等隨時(shí)永久合同類(lèi)集團(tuán)級(jí)合同半年永久IT軟件類(lèi)IT中心開(kāi)發(fā)的與程序有關(guān)的全套資料（程序代碼等）；隨時(shí)10年IT中心數(shù)據(jù)備份每年10年項(xiàng)目類(lèi)項(xiàng)目資料半年10年投資發(fā)展中心合資公司全套資料、董事會(huì)紀(jì)要每年永久證照類(lèi)集團(tuán)及各公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、銀行開(kāi)戶許可證、稅務(wù)登記證、外匯登記證、法人代碼證、其他國(guó)家批準(zhǔn)的經(jīng)營(yíng)許可證、土地及重要資產(chǎn)的所有權(quán)證書(shū)隨時(shí)永久經(jīng)營(yíng)類(lèi)合資公司經(jīng)營(yíng)分析報(bào)告每年10年集團(tuán)各公司經(jīng)營(yíng)總結(jié)及分析報(bào)告每月10年財(cái)務(wù)中心人力資源分析報(bào)告每月10年人力資源中心審計(jì)類(lèi)ISO內(nèi)審資料、報(bào)告;監(jiān)察部?jī)?nèi)部審計(jì)資料及報(bào)告每年10年培訓(xùn)類(lèi)培訓(xùn)全套資料每年永久訴訟類(lèi)應(yīng)訴、訴訟及投訴次年1月15日10年紀(jì)要類(lèi)各中心負(fù)責(zé)召開(kāi)的專(zhuān)題會(huì)紀(jì)要半年10年各中心考評(píng)類(lèi)各中心績(jī)效考評(píng)表每年永久船舶類(lèi)有關(guān)船舶的各類(lèi)資料（船舶貸款、銀行貸款合同、交船資料、船舶規(guī)范、賣(mài)船合同）每年永久XX發(fā)展4.標(biāo)準(zhǔn)化格式檔案交接明細(xì)表交接時(shí)間：______年____月____日交出單位：_____________檔案類(lèi)別：_________________________________________________子目錄：_________________________________________________目錄序號(hào)日期文件標(biāo)題份數(shù)備注12345678910交出人：__________接收人：__________監(jiān)交人：___________歸檔簽收：_____________檔案借閱登記表借閱日期借閱人檔案內(nèi)容份數(shù)歸還日期批準(zhǔn)人XX集團(tuán)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表項(xiàng)目編號(hào)：2006-SITC-AD004-發(fā)送至:sitc-Administration@申請(qǐng)單位檔案類(lèi)別行政類(lèi)□業(yè)務(wù)類(lèi)□宣傳類(lèi)□聲像類(lèi)□合同類(lèi)□IT軟件類(lèi)□項(xiàng)目類(lèi)□証照類(lèi)□訴訟類(lèi)□審計(jì)類(lèi)□培訓(xùn)類(lèi)□紀(jì)要類(lèi)□船舶類(lèi)□歸檔時(shí)間保存時(shí)間檔案內(nèi)容行政中心意見(jiàn)年月日財(cái)務(wù)中心意見(jiàn)年月日人力資源中心意見(jiàn)年月日信息中心意見(jiàn)年月日投資發(fā)展中心意見(jiàn)年月日辦公會(huì)評(píng)審意見(jiàn)年月日批準(zhǔn)