培訓(xùn)教程Office辦公軟件使用

3Office辦公軟件使用★

office軟件簡(jiǎn)介：家族成員

Office軟件家族主要成員WordExcelPowerPointAccessOutlookFrontPage文字排版數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與計(jì)算演示文稿建立網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫(kù)管理

組織電子郵件Office辦公軟件使用★

office軟件簡(jiǎn)介：發(fā)展歷程Microsoft

Word

6.0(Office

4.0)（1994年）

Microsoft

Office

97

（1996年）Microsoft

Office

2000

（1999年8月）Microsoft

Office

2002(XP)

（2001年6月）

Microsoft

Office

2003

（2003年11月）

Microsoft

Office

2007（2006年12月）Microsoft

Word

(1989年)

4Office

97中文標(biāo)準(zhǔn)版包括全新的支持html格式的文字處理軟件Word97、電子表格處理軟件Excel

97、電子幻燈演示軟件PowerPoint

97和集日程管理、郵件信息交換等功能于一體的個(gè)人事務(wù)管理軟件Outlook97。在Office

97中文專業(yè)版中,還增加了首次實(shí)現(xiàn)全部中文化的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件Access

97。為用戶提供了集個(gè)人辦公與網(wǎng)絡(luò)通信于一體的全面解決方案,將Intranet應(yīng)用提升到一個(gè)新的高度。Office

2007新增功能：§界面更加美觀§網(wǎng)絡(luò)發(fā)布功能加強(qiáng)§

強(qiáng)大的結(jié)構(gòu)圖制作工具SmartArt§強(qiáng)大的公式編輯器§支持直接將Word文件轉(zhuǎn)換成PDF格式

。。。。。。5

Office辦公軟件使用★

基礎(chǔ)設(shè)置：選項(xiàng)

工欲善其事，必先利其器。

提示：

在使用Office之前，有必要對(duì)軟件進(jìn)行符合自己操作習(xí)慣的設(shè)置。

例如：

將常用的命令放置在快捷工具欄上；設(shè)定文件自動(dòng)保存的時(shí)間間隔；

給需要保密的文件設(shè)定打開權(quán)限密碼；是否顯示段落標(biāo)記和空格；

Excel表中是否顯示網(wǎng)格、行號(hào)列標(biāo)；設(shè)定新工作簿內(nèi)的工作表數(shù)等。6

Office辦公軟件使用★

基礎(chǔ)設(shè)置：選項(xiàng)

“視圖”選項(xiàng)中，可設(shè)定：

文本中的空格與段落標(biāo)記

是否顯示；頁(yè)面視圖中是

否顯示頁(yè)間空白等。7

Office辦公軟件使用★

基礎(chǔ)設(shè)置：選項(xiàng)

“常規(guī)”選項(xiàng)中，可設(shè)定：插

入“自選圖形”時(shí)是否自動(dòng)創(chuàng)

建繪圖畫布，定義度量單

位等。8

Office辦公軟件使用★

基礎(chǔ)設(shè)置：選項(xiàng)

“保存”選項(xiàng)中，可設(shè)定：自

動(dòng)保存間隔，默認(rèn)保存格

式等。9

Office辦公軟件使用★

基礎(chǔ)設(shè)置：選項(xiàng)

“安全性”選項(xiàng)中，可設(shè)定：

打開文件的密碼，修改文

件時(shí)的密碼等。10

Office辦公軟件使用★

基礎(chǔ)設(shè)置：定制工具欄

“自定義->工具欄”命令，

可對(duì)工具欄進(jìn)行符合自己

操作習(xí)慣的定義。11

Office辦公軟件使用★

基礎(chǔ)設(shè)置：定制工具欄

“自定義->命令”命令，可

對(duì)快捷工具欄無(wú)法顯示的

命令進(jìn)行自定義。12

Office辦公軟件使用★

使用“快捷鍵”使工作事半功倍ctrl+b

粗體ctrl+d

字體格式ctrl+f

查找ctrl+h

替換ctrl+j

兩端對(duì)齊ctrl+n

新建ctrl+p

打印ctrl+s

保存ctrl+v

粘貼ctrl+y

重復(fù)ctrl+1

單倍行距ctrl+=

下標(biāo)和正常切換ctrl+shift+=

上標(biāo)和正常切換Alt+shift+T

時(shí)間ctrl+end

文件尾ctrl+[

縮小字號(hào)ctrl+a

全選ctrl+c

拷貝ctrk+e

居中對(duì)齊ctrl+g

定位ctrl+i

斜體ctrl+l

左對(duì)齊ctrl+o

打開ctrl+r

右對(duì)齊ctrl+u

下劃線ctrl+x

剪切ctrl+z

撤消ctrl+2

雙倍行距Alt+shift+D

插入日期Alt+shift+P

插入頁(yè)碼ctrl+home

文件頭ctrl+]

放大字號(hào)13

Office辦公軟件使用★

Word常用技巧

⊕

Word常用技巧之1:另有妙用的Ctrl+Z

⊕

Word常用技巧之2:格式刷的使用

⊕

Word常用技巧之3:使用查找、替換成批更改文字

⊕

Word常用技巧之4:使用頁(yè)眉、頁(yè)腳統(tǒng)一文件格式

⊕

Word常用技巧之5:使用繪圖工具

⊕

Word常用技巧之6:使用“模板”及“樣式”進(jìn)行快速排版14

Office辦公軟件使用★

Word常用技巧一:另有妙用的Ctrl+Z

Ctrl+Z

最基本的用法是“撤消鍵入”。

其它用法：

§

取消編號(hào)自動(dòng)創(chuàng)建

§

取消網(wǎng)址及電子郵件自動(dòng)添加的下劃線

§

取消其它不希望“自動(dòng)更正”的鍵入15

Office辦公軟件使用★

Word常用技巧一:另有妙用的Ctrl+Z

原因：系統(tǒng)有“自動(dòng)更正”的

功能，可以按照一些約定將

鍵入的內(nèi)容自動(dòng)替換。16

Office辦公軟件使用

★

Word常用技巧二:格式刷的使用格式刷的功能是將某一格式應(yīng)用到其他文本。格式刷可應(yīng)用的格式包括字體、字號(hào)、填充色等。17

Office辦公軟件使用★

Word常用技巧三:使用查找、替換，成批更改文字18

Office辦公軟件使用★

Word常用技巧四:使用頁(yè)眉、頁(yè)腳統(tǒng)一文件格式

在頁(yè)眉、頁(yè)腳中結(jié)合制表位可

實(shí)現(xiàn)左、中、右三部分顯示。制表位1：

左對(duì)齊制表位2：

居中對(duì)齊制表位3：

右對(duì)齊19

Office辦公軟件使用★

Word常用技巧五:使用繪圖工具

部

長(zhǎng)生產(chǎn)副部長(zhǎng)

工序主管

領(lǐng)班設(shè)備維護(hù)員設(shè)備副部長(zhǎng)

后段設(shè)備組長(zhǎng)

。。。。。黨支部/分工會(huì)

主席

。。。。。

小

組

。。。。。

長(zhǎng)操作檢驗(yàn)員

。。。。。前段設(shè)備組長(zhǎng)

設(shè)備工程師20

Office辦公軟件使用★

Word常用技巧六:使用“模板”及“樣式”進(jìn)行快速排版

明確兩個(gè)概念：

模板：任何Word

文檔都是以模板為基礎(chǔ)的。模板決定文檔的基本結(jié)構(gòu)

和文檔設(shè)置，例如字符格式、段落格式、頁(yè)面格式等其它樣式。我們一

打開word時(shí)，就是在normal.dot這個(gè)模板下創(chuàng)建文檔，這個(gè)模板就是

采用的宋體、5號(hào)字等格式。

我們可以根據(jù)需要?jiǎng)?chuàng)建自己的模板，比如規(guī)定一份文檔的格式：A4紙、

上下左右頁(yè)邊距、分兩欄、欄間線、欄間距等，設(shè)好后存為模板，以后

創(chuàng)建新文檔時(shí)直接利用這個(gè)模板創(chuàng)建文檔就行，不必每次都去設(shè)置這些

格式了。

樣式：是一組存儲(chǔ)在Word中的段落或字符格式的集合，包括有字符樣式

和段落樣式兩種類型。字符樣式保存了字符的格式化，段落樣式保存了

對(duì)字符和段落的格式化。使用樣式既可以快速地格式化文檔，又可以確

保文本格式前后一致。21

Office辦公軟件使用★

Word常用技巧六:使用“模板”及“樣式”進(jìn)行快速排版

（1）使用現(xiàn)有模板

Office

本身準(zhǔn)備了很多精美模板，只要選擇“文件”→“新建”，在Word

窗口右側(cè)會(huì)出現(xiàn)“新建文檔”窗口任務(wù)格，單擊“本機(jī)上的模板”，彈出“模

板”選擇窗口，在這里所有模板已經(jīng)分門別類放置好了，有常用、Web

頁(yè)、報(bào)告、備忘錄、出版物、其他文件、信函和傳真、英文向?qū)０宓?/p>

幾類向?qū)Щ蚰０?，而且可以單擊相?yīng)標(biāo)簽打開，其中會(huì)有相應(yīng)模板文件

名及模板描述信息，并可預(yù)覽。

選中你需要的模板，然后單擊“確定”按鈕即可打開已經(jīng)套用該模板的

新文件。有的模板可能還會(huì)打開向?qū)Т翱谝竽氵M(jìn)行一些參數(shù)的設(shè)置。22

Office辦公軟件使用★

Word常用技巧六:使用使用現(xiàn)有模板23

Office辦公軟件使用★

Word常用技巧六:使用“模板”及“樣式”進(jìn)行快速排版

（2）定制符合自己要求的模板

途徑：修改、改造已有模板

Office

本身帶有大量各式各樣的文件模板，但有些在使用時(shí)可

能并不盡如人意。這時(shí)，可以自己來修改已有的文件模板，使它更

符合你的要求。

選擇“文件”→“新建”，單擊“本機(jī)上的模板”，彈出“模板”選擇窗

口，從中選擇一個(gè)類別，如“報(bào)告”，然后選擇“現(xiàn)代型報(bào)告”，再依次

在相應(yīng)位置填入信息，最后單擊“文件”→“另存為”，在“另存為”對(duì)話

框的“保存類型”下拉框中選擇“文件模板”，并默認(rèn)保存在模板文件夾

下。

以后使用時(shí)，只要選擇“文件”→“新建”，就能在“常用”模板標(biāo)簽中

看到剛才制作的模板，雙擊后即可使用自己修改后的模板了。24

Office辦公軟件使用★

Word常用技巧六:使用“模板”及“樣式”進(jìn)行快速排版

使用“樣式”進(jìn)行快速排版：

新樣式的定義：

1.執(zhí)行“格式”→“樣式和格式”，打開“樣式和格式”任務(wù)窗格。

2.單擊“新樣式”按鈕，打開“新建樣式”對(duì)話框。25

Office辦公軟件使用

★

Word常用技巧六:使用“模板”及“樣式”進(jìn)行快速排版新樣式的定義：

3.在“名稱”框中輸入新名稱。

4.選擇新建樣式的類型，“段落”或“字符”。

5.在“樣式基于”下拉列表框中選擇一種參照的基準(zhǔn)樣式，或選擇“無(wú)樣式”。

6.如果需要，可指定后續(xù)段落的樣式，即應(yīng)用此新樣式后回車，新段落將自動(dòng)應(yīng)用指定的后續(xù)樣式。

7.設(shè)置新建樣式的字符格式或段落格式。

這一新建樣式，可選中“添加至模板”復(fù)選框;選中“自動(dòng)更新”復(fù)選框，則只要對(duì)應(yīng)用此樣式的段落重新定義了新格式，此樣式將自動(dòng)改變并更新活動(dòng)文檔中所有應(yīng)用了此樣式的段落。

9.單擊“確定”按鈕，關(guān)閉對(duì)話框，新建樣式將自動(dòng)保存。26

Office辦公軟件使用★

Word常用技巧六:使用“模板”及“樣式”進(jìn)行快速排版

樣式使用舉例：對(duì)《壓焊工序績(jī)效考核辦法》利用樣式進(jìn)行排版。

通過觀察，《壓焊工序績(jī)效考核辦法》主要有三級(jí)樣式，定義如下：

樣式定義：

標(biāo)題1：黑體，四號(hào)

標(biāo)題3：仿宋，小四號(hào)標(biāo)題1標(biāo)題2標(biāo)題3標(biāo)題2：楷體，四號(hào)正文：宋體，五號(hào)

應(yīng)用新設(shè)定樣式的方法？27

Office辦公軟件使用★

Excel常用技巧

⊕

Excel常用技巧一：利用“頂端標(biāo)題行”快速設(shè)定每頁(yè)打印標(biāo)題

⊕

Excel常用技巧二：利用“凍結(jié)窗格”增強(qiáng)表格的直觀性

⊕

Excel常用技巧三：隔行著色

⊕

Excel常用技巧四：將特定的數(shù)據(jù)醒目顯示

⊕

Excel常用技巧五：快速填充相同數(shù)據(jù)

⊕

Excel常用技巧六：避開Excel的誤差28Office辦公軟件使用

★

Excel常用技巧

⊕

Excel常用技巧一：利用“頂端標(biāo)題行”快速設(shè)定每頁(yè)打印標(biāo)題

在平時(shí)工作中，經(jīng)常看到有人在Excel中制表時(shí)，將表頭在每一頁(yè)復(fù)制一份，以便在打印時(shí)在每張表格中都有表頭，這樣不僅麻煩而且當(dāng)每頁(yè)內(nèi)容多少發(fā)生變化時(shí)，還得重新調(diào)整排版。

事實(shí)上這大可不必，只要在整個(gè)表格前面設(shè)置一個(gè)表頭，然后將表頭設(shè)置成打印標(biāo)題，問題便迎刃而解。

具體方法是選擇"文件“->"頁(yè)面設(shè)置"，然后選中"工作表"選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊"頂端標(biāo)題行"輸入框右邊的按鈕，然后在工作比標(biāo)中將需要作為表頭的一行或多行選中，點(diǎn)擊"確定"即可。29

Office辦公軟件使用

★

Excel常用技巧⊕

Excel常用技巧一：利用“頂端標(biāo)題行”快速設(shè)定每頁(yè)打印標(biāo)題30Office辦公軟件使用

★

Excel常用技巧

⊕

Excel常用技巧二：利用“凍結(jié)窗格”增強(qiáng)表格的直觀性

當(dāng)我們?cè)谥谱饕粋€(gè)EXCEL表格時(shí)，如果列數(shù)較多，行數(shù)也較多時(shí)，一旦向下滾屏，則上面的標(biāo)題行也跟著滾動(dòng)，在處理數(shù)據(jù)時(shí)往往難以分清各列數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)的標(biāo)題，事實(shí)上利用“凍結(jié)窗格”功能便可很好解決這一小問題。

具體方法是：將光標(biāo)停在要凍結(jié)的標(biāo)題行（可以是一行或多行）的下一行，然后選擇菜單“窗口→凍結(jié)窗格”即可，滾屏?xí)r，被凍結(jié)的標(biāo)題行便總是顯示在最上面，大大增強(qiáng)了表格編輯的直觀性。31

Office辦公軟件使用★

Excel常用技巧

⊕

Excel常用技巧二：利用“凍結(jié)窗格”增強(qiáng)表格的直觀性32Office辦公軟件使用

★

Excel常用技巧

⊕

Excel常用技巧三：隔行著色

我們?cè)贓xcel中瀏覽一個(gè)非常大的工作簿中的數(shù)據(jù)時(shí)，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)看錯(cuò)行的現(xiàn)象發(fā)生。如果能隔行填充上不同的顏色，這種現(xiàn)象就應(yīng)該不會(huì)發(fā)生了。我們利用條件格式和函數(shù)來實(shí)現(xiàn)這一需求。

方法：

1、選中數(shù)據(jù)區(qū)域(或用Ctrl+A組合鍵選中整個(gè)工作表)。

2、執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對(duì)話框。

3、單擊“條件1”下面左側(cè)方框右邊的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的下拉列表中，選擇“公式”選項(xiàng)，并在右側(cè)的方框中輸入公式：=MOD(ROW(),2)=0。

說明：MOD（被除數(shù)，除數(shù)），該函數(shù)的功能是返回兩數(shù)相除的余數(shù)。

ROW(需要得到其行號(hào)的單元格或單元格區(qū)域)，該函數(shù)的功能是返回引用的行號(hào)。

4、單擊其中的“格式”按鈕，打開“單元格格式”對(duì)話框。

5、切換到“圖案”標(biāo)簽下，選中一種顏色，確定返回到“條件格式”對(duì)話框，按下“確定”按鈕退出。

6、隔行填充不同顏色的效果得以實(shí)現(xiàn)。33

Office辦公軟件使用★

Excel常用技巧

⊕

Excel常用技巧三：隔行著色34Office辦公軟件使用★

Excel常用技巧

⊕

Excel常用技巧四：將特定的數(shù)據(jù)醒目顯示

醒目格式顯示出來，以便一目了然，易于查閱。

具體方法:

先選定一塊區(qū)域，然后選擇"格式“->"條件格式"，在打開的窗口中輸入條件，

然后單擊"格式"按鈕，對(duì)滿足條件的數(shù)據(jù)的顯示格式(字體、邊框和圖案)進(jìn)行設(shè)

置，若要增加條件，還可按"添加"按鈕添加下一個(gè)條件。

這樣在選定的區(qū)域內(nèi)滿足條件的數(shù)據(jù)都將以您設(shè)定的格式進(jìn)行顯示。35

Office辦公軟件使用★

Excel常用技巧

⊕

Excel常用技巧

四：將特定的數(shù)據(jù)

醒目顯示

條件：

數(shù)值介于1000和3000

之間，顏色變紅。36 Office辦公軟件使用★Excel常用技巧 ⊕Excel常用技巧五：快速填充相同數(shù)據(jù) （1）如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，則 你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入，那樣需要花費(fèi)好長(zhǎng)時(shí)間，而且還 比較容易出錯(cuò)。我們可以通過下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的 單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為： A、同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可 在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中； B、輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時(shí)，按回車鍵，則 剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。 （2）用填充柄自動(dòng)填充工作表 在Excel2003工作表中，如果需要在一行或一列單元格中填入按 順序排列的項(xiàng)目序號(hào)，用自動(dòng)填充功能可以幫助您快速輸入這些數(shù)據(jù) 序列，而且還不容易出錯(cuò)。37

Office辦公軟件使用★

Excel常用技巧

⊕

Excel常用技巧六：避開Excel的誤差

當(dāng)用Excel進(jìn)行復(fù)雜算術(shù)運(yùn)算時(shí)，其計(jì)算出來的結(jié)果有時(shí)會(huì)與電子計(jì)算器的結(jié)果有些微小

的差別，特別是在進(jìn)行多項(xiàng)除法運(yùn)算而留有余數(shù)的情況下，算術(shù)“誤差”很容易產(chǎn)生，究其原

因，就是Excel在除不盡的情況下，不會(huì)自動(dòng)對(duì)數(shù)值進(jìn)行四舍五入的操作。這在要求嚴(yán)格的

財(cái)務(wù)報(bào)表上當(dāng)然是不允許的，避開這種“誤差”的途徑有兩種：

1．

利用Round函數(shù)對(duì)中間值四舍五入

Excel中Round函數(shù)的格式為：Round(數(shù)值，保留的小數(shù)位數(shù)），它的作用就是對(duì)指

定數(shù)值進(jìn)行四舍五入的操作并保留指定小數(shù)位數(shù)。比如Round(8.8888,2）的意思就是對(duì)

8.8888的千分位進(jìn)行四舍五入、結(jié)果就是8.89，當(dāng)然為工作方便，此函數(shù)括號(hào)內(nèi)的數(shù)值也

可以是單元格地址或別的算術(shù)公式，每個(gè)中間值經(jīng)過這樣處理后得到的最終運(yùn)算結(jié)果就和計(jì)

算器算出來的一致了。

2．

正確設(shè)置Excel選項(xiàng)來避開“誤差”

上述函數(shù)方法雖然方便，不過遇上大型Excel表格時(shí)，如果每個(gè)單元格都要設(shè)置這個(gè)函

數(shù)，工作量未免太巨大，這時(shí)我們就可以進(jìn)入Excel的[工具]→[菜單]→[選項(xiàng)]→[重新計(jì)

算]，在“工作簿選項(xiàng)”處勾選“以顯示精度為準(zhǔn)”，上述Excel“誤差”也可有效避免，而默認(rèn)情況

下這個(gè)小選項(xiàng)是沒有被勾選的。38

Office辦公軟件使用★

Excel中公式的使用

Excel中的公式就是對(duì)工作表中的數(shù)值進(jìn)行計(jì)算的

等式，通常是以“＝”開頭的。

在公式中可以調(diào)用許多現(xiàn)成的函數(shù)，Excel中的函

數(shù)分為財(cái)務(wù)、日期、統(tǒng)計(jì)、邏輯、查找與引用等不

同類別。

舉例1：

我們?cè)贓xcel中計(jì)算一下公式y(tǒng)=（3x+1）/2在x從

1變化到20時(shí)y的值：

方法：先在第一列中輸入好1到20這些數(shù)，然后在

B1單元格中輸入“=（3*A1+1）/2”，將其填充到

下面的單元格中，就可以得到直觀的結(jié)果了。39

Office辦公軟件使用舉例2：從身份證號(hào)碼中提取出生年月和計(jì)算年齡。從身份證號(hào)碼中

提取出生年月

從身份證號(hào)碼

中計(jì)算年齡40

Office辦公軟件使用★

Excel中公式的使用

本例中用到的函數(shù)：

IF(條件判斷,條件成立時(shí)值,條件不成立時(shí)值)

說明：執(zhí)行真假值判斷，根據(jù)邏輯計(jì)算的真假值，返回不同結(jié)果。

可以使用函數(shù)

IF

對(duì)數(shù)值和公式進(jìn)行條件檢測(cè)。

LEN(文本)

說明：返回文本字符串中的字符數(shù)。CONCATENATE

(文本1，文本2,...)說明：將幾個(gè)文本字符串合并為一個(gè)文本字符串。MID(文本,開始位置,字符數(shù))說明：返回文本字符串中從指定位置開始的特定數(shù)目的字符，該數(shù)目由用戶指定。VALUE(帶引號(hào)的文本)說明：將代表數(shù)字的文本字符串轉(zhuǎn)換成數(shù)字。YEAR(日期值)說明：返回某日期對(duì)應(yīng)的年份。返回值為1900

到

9999

之間