會(huì)議管理實(shí)施細(xì)則

Page1Page1Page1 ControlledCopyNo.-PAGE0-會(huì)議管理實(shí)施細(xì)則目錄1目的………………………12適用范圍…………………13引用標(biāo)準(zhǔn)及關(guān)聯(lián)子系統(tǒng)…………………14專用術(shù)語定義…………………………15執(zhí)行程序…………………16職責(zé)………………………27檢查與評價(jià)………………38反饋………………………3附錄………………………3PAGEPage1Page1Page1PAGEPage1Page1Page1Page1Page1Page1Page155Page6Page55Page6Page6Page61目的為了進(jìn)一步規(guī)范公司會(huì)議管理，使其不斷趨于科學(xué)化、規(guī)范化、有序化，實(shí)現(xiàn)提高會(huì)議的行政決策效率，特制定本細(xì)則。2適用范圍適用于XX徐州發(fā)電有限公司會(huì)議管理工作3引用標(biāo)準(zhǔn)及關(guān)聯(lián)子系統(tǒng)XX電力管控體系（2008年修訂版）《會(huì)議管理辦法》（GHZZ-03-07）4專用術(shù)語定義無5執(zhí)行程序公司的會(huì)議管理本著精簡、規(guī)范、高效、節(jié)儉的原則運(yùn)作。5.1會(huì)議安排5.1.1總經(jīng)理工作部是全公司會(huì)務(wù)工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)公司級會(huì)議的管理工作;部門會(huì)議由各部門負(fù)責(zé)。5.1.2各部門在每周四中午12：00前將下周會(huì)議計(jì)劃及培訓(xùn)需用場地電子郵件發(fā)送到總經(jīng)理工作部會(huì)務(wù)主管郵箱內(nèi)(見附錄1)，便于總體安排會(huì)議。5.1.3對匯報(bào)或需討論的事項(xiàng)應(yīng)在會(huì)前做好調(diào)查或協(xié)調(diào)工作，需要在會(huì)上發(fā)言的材料，各專業(yè)應(yīng)在會(huì)議召開前兩天電子郵件傳至?xí)h組織部門負(fù)責(zé)人郵箱內(nèi)。因會(huì)議材料準(zhǔn)備不及時(shí)影響會(huì)議正常進(jìn)行的責(zé)任部門，由會(huì)議組織部門向總經(jīng)理工作部提出考核意見。5.2會(huì)議組織5.2.1以公司名義召開的全公司性重要會(huì)議由公司領(lǐng)導(dǎo)主持（外部會(huì)議主持人酌情而定），總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作。5.2.2以公司名義召開的專業(yè)性會(huì)議，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)主持，專業(yè)所屬部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作。5.2.3各職能部門召開的內(nèi)部會(huì)議，由本部門自行組織。5.3會(huì)議審批5.3.1公司級會(huì)議（例會(huì)除外）由組織部門填寫會(huì)議申請單(見附錄2)，寫明會(huì)議主持人、與會(huì)人員范圍、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議人數(shù)、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議需用設(shè)施、物品、是否安排住宿等，將申請單報(bào)總經(jīng)理工作部，由總經(jīng)理工作部提出擬辦意見，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.3.2公司級例會(huì)嚴(yán)格遵循例會(huì)匯總表（見附錄3）中的各項(xiàng)要求，由于特殊原因造成會(huì)議無法按時(shí)召開，由組織部門填寫《會(huì)議變更單》（見附錄4），并將變更原因、變更后時(shí)間等填寫明確，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交總經(jīng)理工作部。5.3.3會(huì)議的申請與變更經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理工作部給予申請部門以答復(fù)。5.3.4公司級例會(huì)如果遇有公司重大活動(dòng)時(shí)順延召開；遇周六、周日順延到下周一；遇節(jié)日全部依次順延。5.4會(huì)議準(zhǔn)備5.4.1總經(jīng)理工作部協(xié)助會(huì)議組織部門依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)意見制定會(huì)議計(jì)劃或會(huì)議指南，準(zhǔn)備好會(huì)議資料，與主持會(huì)議的公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，達(dá)成一致,做好會(huì)議計(jì)劃的落實(shí),包括會(huì)議室、接待室的布置及會(huì)議用品的準(zhǔn)備。5.4.2會(huì)議服務(wù)（見附錄5）5.4.2.1公司內(nèi)會(huì)議總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)會(huì)議室的調(diào)度管理及會(huì)議室設(shè)施配備和協(xié)調(diào)使用。隆盛大酒店負(fù)責(zé)所有會(huì)議室的服務(wù)工作，會(huì)議室應(yīng)具備隨時(shí)使用的條件。參會(huì)人員不得隨意動(dòng)用和操作會(huì)議室配置的各種設(shè)施?？偨?jīng)理工作部會(huì)務(wù)主管將公司會(huì)議信息及時(shí)提供給相關(guān)部門及大酒店，相關(guān)部門準(zhǔn)備會(huì)議資料，溝通會(huì)議信息，酒店會(huì)務(wù)部安排專人管理會(huì)務(wù)工作，并根據(jù)總經(jīng)理工作部對會(huì)議的要求進(jìn)行相關(guān)的會(huì)議服務(wù)。5.4.2.2外部會(huì)議，由組織部門提前向總經(jīng)理工作部提供會(huì)議信息，會(huì)議申請要注明會(huì)議報(bào)到時(shí)間、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議名稱、人數(shù)、主辦和協(xié)辦單位、會(huì)議議程、來賓單位、職務(wù)、物品擺放、我公司陪同人員等事宜，由總經(jīng)理工作部依據(jù)實(shí)際情況確定會(huì)議地點(diǎn)，做好與會(huì)人員食、宿、行的安排和會(huì)議用品的配置，安排好會(huì)議的攝錄像工作及各項(xiàng)事宜。5.5會(huì)議進(jìn)程5.5.1所有與會(huì)人員要按時(shí)參加會(huì)議，如不能參加應(yīng)提前向會(huì)議組織部門請假，不請假或未準(zhǔn)假而不到會(huì)或遲到者，由會(huì)議組織部門向總經(jīng)理工作部提出考核意見。5.5.2與會(huì)人員手機(jī)置于振動(dòng)狀態(tài)，對違反者進(jìn)行警示，屢犯者進(jìn)行考核。5.5.3主持人簡要介紹會(huì)議議程，宣布會(huì)議開始。5.5.4會(huì)議按議程進(jìn)行，與會(huì)人員發(fā)言力求簡潔、清晰。5.5.5會(huì)議組織部門進(jìn)行會(huì)議記錄。公司級例會(huì)由組織部門使用固定記錄本記錄，由總經(jīng)理工作部進(jìn)行不定期檢查，根據(jù)有無記錄、記錄情況等進(jìn)行考核。5.5.6總經(jīng)理工作部安排好會(huì)議服務(wù)。5.6會(huì)后工作5.6.1會(huì)后由組織部門負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的整理，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后在OA上規(guī)定的紀(jì)要欄中發(fā)布，時(shí)效性強(qiáng)的會(huì)議應(yīng)于會(huì)后第三天進(jìn)行發(fā)布，公司重要會(huì)議、公司級例會(huì)、專業(yè)性會(huì)議于會(huì)后一周內(nèi)發(fā)布會(huì)議紀(jì)要（或部門匯報(bào)材料），會(huì)議紀(jì)要中必須明確標(biāo)注本次會(huì)議形成的任務(wù)。遇特殊情況可遲延發(fā)布。重要會(huì)議紀(jì)要部門進(jìn)行歸檔，有保存價(jià)值的按規(guī)定向檔案室移交。5.6.2重要會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)議組織部門或會(huì)務(wù)人員主動(dòng)征求來賓意見，整理形成文字材料，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)閱批后交有關(guān)部門改進(jìn)。5.7其它5.7.1總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司綜合辦公樓、隆盛大酒店各會(huì)議室的管理。部門需使用會(huì)議室提前與總經(jīng)理工作部聯(lián)系，總經(jīng)理工作部統(tǒng)一協(xié)調(diào)會(huì)議室。如遇部門與公司使用會(huì)議室沖突時(shí)，以安排公司會(huì)議為主。5.7.2會(huì)務(wù)設(shè)施由專人負(fù)責(zé)管理，與會(huì)人員不得私自使用投影、音響等設(shè)施；否則，造成會(huì)務(wù)設(shè)施損壞，將根據(jù)情況對會(huì)議組織部門進(jìn)行考核。6職責(zé)6.1本細(xì)則的執(zhí)行負(fù)責(zé)人由總經(jīng)理工作部經(jīng)理擔(dān)任，其職責(zé)如下：6.1.1負(fù)責(zé)會(huì)議申請的預(yù)審批并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。6.1.2負(fù)責(zé)會(huì)議準(zhǔn)備工作的監(jiān)督、檢查。6.1.3做好協(xié)調(diào)和后勤保障工作。6.1.4及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)和反饋信息。6.2本細(xì)則的檢查監(jiān)督人為總經(jīng)理工作部會(huì)務(wù)主管，其職責(zé)如下：6.2.1負(fù)責(zé)會(huì)議的準(zhǔn)備工作。6.2.2做好協(xié)調(diào)和后勤保障工作。6.3公司各部門經(jīng)理，其職責(zé)如下：6.3.1負(fù)責(zé)會(huì)議申請。6.3.2協(xié)助會(huì)議組織人了解會(huì)議的各項(xiàng)信息，對外部會(huì)議負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。6.3.3配合總經(jīng)理工作部做好會(huì)務(wù)籌備工作。6.3.4收集會(huì)議的意見和建議，整理成文字材料報(bào)總經(jīng)理工作部。7檢查與評價(jià)7.1公司總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)對本細(xì)則執(zhí)行情況進(jìn)行每年一次的檢查。7.2通過對各部門執(zhí)行程序合規(guī)性檢查，評價(jià)本細(xì)則執(zhí)行的有效性。7.3檢查評價(jià)結(jié)果由總經(jīng)理工作部填寫檢查評價(jià)表(見附錄6),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)至各部門。8反饋各相應(yīng)部門在接到檢查評價(jià)表后，必須在會(huì)后三天內(nèi)完成存在問題的整改計(jì)劃，填寫反饋表（見附錄7），并反饋至總經(jīng)理工作部。附錄附錄1：XX徐州發(fā)電有限公司每周會(huì)議計(jì)劃申報(bào)表附錄2：XX徐州發(fā)電有限公司會(huì)議申請單附錄3：XX徐州發(fā)電有限公司會(huì)議變更單附錄4：XX徐州發(fā)電有限公司生產(chǎn)經(jīng)營工作例會(huì)匯總表附錄5：XX徐州發(fā)電有限公司會(huì)議準(zhǔn)備流程附錄6：XX徐州發(fā)電有限公司會(huì)議管理檢查評價(jià)表附錄7：XX徐州發(fā)電有限公司會(huì)議管理檢查評價(jià)反饋表附錄1XX徐州發(fā)電有限公司每周會(huì)議計(jì)劃申報(bào)表年月日序號會(huì)議名稱主持人與會(huì)人員會(huì)議主要內(nèi)容會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議組織部門:會(huì)議聯(lián)系人:聯(lián)系電話:附錄2XX徐州發(fā)電有限公司會(huì)議申請單年月日會(huì)議名稱會(huì)議日期會(huì)議地點(diǎn)天數(shù)主辦單位協(xié)辦單位姓名（人數(shù)多可附后）職務(wù)單位性別民族會(huì)議議程1、2、3、現(xiàn)場參觀否參觀路線及時(shí)間安排是其他詳細(xì)說明1紀(jì)念品2水果、飲品3住宿4其它會(huì)議召集人電話：宴請安排交通安排（分類說明）貴賓桌：普通來賓桌：大客車：輛面包車：輛標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)準(zhǔn)：轎車：輛其它車輛：輛會(huì)務(wù)費(fèi)預(yù)算申請部門申請部門經(jīng)理批準(zhǔn)人簽字：拒絕：（闡述原因）Page11Page11Page11附錄3XX徐州發(fā)電有限公司生產(chǎn)經(jīng)營工作例會(huì)匯總表序號會(huì)議名稱組織部門主持人與會(huì)人員會(huì)議主要內(nèi)容會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)1總經(jīng)理辦公會(huì)議總經(jīng)理工作部總經(jīng)理公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員1、討論決定周重點(diǎn)工作；2、生產(chǎn)、經(jīng)營工作中較重大議題的討論決定；3、研究討論總經(jīng)理提出的其它專題事項(xiàng)。周一下午酒店二樓2黨政聯(lián)席會(huì)議總經(jīng)理工作部/企業(yè)文化部黨委書記公司總經(jīng)理、籌建處主任、黨委書記、籌建處副主任、副總經(jīng)理、紀(jì)委書記、工會(huì)主席、副總師、總經(jīng)理工作部經(jīng)理、企業(yè)文化部經(jīng)理和其他指定人員1、決定公司長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃、工作報(bào)告等；2、研究企業(yè)管理工作的重大改革，公司性規(guī)章制度的建立、修改、廢除等；3、決定公司職權(quán)范圍內(nèi)的機(jī)構(gòu)變動(dòng)、人事變動(dòng)等；4、重大資金使用、重大財(cái)政開支的決策5、有關(guān)改善員工物質(zhì)文化生活方面問題的研究決定；6、其它需要黨政聯(lián)系會(huì)議決策的問題。不定期會(huì)議待定3生產(chǎn)調(diào)度會(huì)總經(jīng)理工作部總經(jīng)理公司總經(jīng)理、黨委書記、副總經(jīng)理、紀(jì)委書記、工會(huì)主席、總會(huì)計(jì)師、總工程師、生產(chǎn)副總工程師師、副總經(jīng)濟(jì)師、副總政工師、各管理部室、生產(chǎn)部室、檢修公司、多種經(jīng)營公司、后勤保障部、培訓(xùn)中心等有關(guān)部室領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員。1、各部門對上周重點(diǎn)工作完成情況及本周重點(diǎn)工作計(jì)劃進(jìn)行通報(bào)，并匯報(bào)部門間配合不到位需協(xié)調(diào)的事項(xiàng)；2、公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行總結(jié)布署。每周一8：45綜合辦公樓二樓中會(huì)議室4生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)生產(chǎn)技術(shù)部生產(chǎn)副總經(jīng)理副總經(jīng)理：洪鼎華

副總工程師：丁江蘇

發(fā)電運(yùn)行部、設(shè)備點(diǎn)檢部、徐電項(xiàng)目部、燃料管理部、燃化除運(yùn)行部、粉煤灰公司、后勤保障部、生產(chǎn)技術(shù)部、安健環(huán)部、燃料分公司部門負(fù)責(zé)人、生技部缺陷管理員1、發(fā)電部經(jīng)理介紹前一天生產(chǎn)情況及缺陷；2、各部門通報(bào)不安全情況以及需要協(xié)調(diào)解決的事項(xiàng)；3、生產(chǎn)技術(shù)部專工針對生產(chǎn)情況給予調(diào)度、協(xié)調(diào)；4、安健環(huán)部經(jīng)理、生產(chǎn)技術(shù)部經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)分別進(jìn)行布置和總結(jié)。每周三、五8:45綜合辦公樓三樓西會(huì)議室5XX公司安健環(huán)、安全生產(chǎn)視頻例會(huì)XX公司發(fā)電營運(yùn)部XX公司領(lǐng)導(dǎo)分管安全生產(chǎn)的公司領(lǐng)導(dǎo)、各生產(chǎn)部室經(jīng)理和有關(guān)專工1、通報(bào)本周華北電網(wǎng)信息；2、通報(bào)XX公司領(lǐng)導(dǎo)在每周一XX早會(huì)上強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容；3、各公司安健環(huán)工作匯報(bào)4、XX公司領(lǐng)導(dǎo)講話。每月第二周周四9：00，綜合辦公樓三樓西會(huì)議室6安健環(huán)月度安全分析會(huì)安健環(huán)部公司分管領(lǐng)導(dǎo)各部門、各單位負(fù)責(zé)人安健環(huán)部簡要匯報(bào)上月工作計(jì)劃完成情況、安健環(huán)工作點(diǎn)評和本月安健環(huán)重點(diǎn)工作計(jì)劃、各責(zé)任部門匯報(bào)上月異常情況的原因分析，實(shí)業(yè)總公司安全主管簡要匯報(bào)上月工作計(jì)劃完成情況、和本月安健環(huán)工作計(jì)劃。每月第二周周二上午9:00綜合辦公樓三樓中會(huì)議室7安健環(huán)網(wǎng)例會(huì)安健環(huán)部安健環(huán)部經(jīng)理發(fā)電公司、實(shí)業(yè)總公司各部門安健環(huán)專責(zé)人安健環(huán)部對安健環(huán)聯(lián)席會(huì)及安健環(huán)部日常布置工作的完成情況進(jìn)行簡要匯報(bào)。各部門匯報(bào)每月安健環(huán)工作完成情況及需要公司協(xié)調(diào)相關(guān)問題，提出對于安健環(huán)工作改進(jìn)的建議。每兩周一下午13:30綜合辦公樓三樓中會(huì)議室8NOSA推進(jìn)例會(huì)安健環(huán)部安健環(huán)部經(jīng)理各部門安健環(huán)專責(zé)人反饋前一階段任務(wù)完成情況布置下階段工作任務(wù)。每周三下午13：30綜合辦公樓三樓中會(huì)議室9月度計(jì)劃平衡會(huì)經(jīng)營管理部經(jīng)營管理部經(jīng)理相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)、副總工程師、副總經(jīng)濟(jì)師、各部門各單位負(fù)責(zé)人月度計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)一平衡每月28日待定10經(jīng)營活動(dòng)分析會(huì)經(jīng)營管理部經(jīng)營管理部經(jīng)理相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)、副總工程師、副總經(jīng)濟(jì)師、生產(chǎn)技術(shù)部、財(cái)務(wù)產(chǎn)權(quán)部、經(jīng)營管理部、內(nèi)部控制部、發(fā)電運(yùn)行部、燃料管理部、隆盛公司負(fù)責(zé)人及其他人員經(jīng)營管理部做月度經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析；生產(chǎn)技術(shù)部做煤耗專項(xiàng)分析；財(cái)務(wù)部做月度財(cái)務(wù)及預(yù)算分析；總經(jīng)理工作部、人力資源部、財(cái)務(wù)部、經(jīng)營管理部、企業(yè)文化部分別做月度管理報(bào)告；公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行部署和總結(jié)。每月8日待定11燃料專題會(huì)經(jīng)營管理部經(jīng)營管理部經(jīng)理相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)、副總工程師、副總經(jīng)濟(jì)師、生產(chǎn)技術(shù)部、經(jīng)營管理部、燃料管理部及其他人員煤場盤點(diǎn)盈虧、計(jì)質(zhì)計(jì)量分析每月5日前待定12電量專題會(huì)經(jīng)營管理部經(jīng)營管理部經(jīng)理相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)、副總工程師、副總經(jīng)濟(jì)師、生產(chǎn)技術(shù)部、財(cái)務(wù)產(chǎn)權(quán)部、經(jīng)營管理部、發(fā)電運(yùn)行部、燃料管理部及其他人員發(fā)電量計(jì)劃、發(fā)電市場率等月底前待定13管理例會(huì)內(nèi)控部內(nèi)控部經(jīng)理公司副總及以上領(lǐng)導(dǎo)；公司各部室經(jīng)理、主任；總經(jīng)理工作部、人力資源部、財(cái)務(wù)部、經(jīng)營管理部、企業(yè)文化部分別做月度管理報(bào)告；公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行部署和總結(jié)。每月12日下午14：30酒店一樓小會(huì)議室附錄4XX徐州發(fā)電有限公司會(huì)議變更單年月日會(huì)議名稱原定召開時(shí)間變更后召開時(shí)間主辦單位協(xié)辦單位未按時(shí)召開原因：組織部門會(huì)議召集人部門經(jīng)理簽字：簽字：附錄5會(huì)議管理流程會(huì)議組織部門總經(jīng)理工作部總經(jīng)理公司主管領(lǐng)導(dǎo)收集意見或建議會(huì)議紀(jì)要落實(shí)通知參加人員協(xié)助落實(shí)會(huì)議事宜反饋，并說明原因協(xié)助收集會(huì)議信息做好會(huì)議記錄填寫會(huì)議申請單（部門經(jīng)理審批）收集意見或建議會(huì)議紀(jì)要落實(shí)通知參加人員協(xié)助落實(shí)會(huì)議事宜反饋，并說明原因協(xié)助收集會(huì)議信息做好會(huì)議記錄填寫會(huì)議申請單（部門經(jīng)理審批）反饋反饋檢查會(huì)議落實(shí)情況有關(guān)部門持續(xù)改進(jìn)會(huì)議開始落實(shí)會(huì)議籌備工作制定會(huì)議計(jì)劃或會(huì)議指南整理，匯總建議外部會(huì)議或公司重要會(huì)議填寫擬辦意見檢查會(huì)議落實(shí)情況有關(guān)部門持續(xù)改進(jìn)會(huì)議開始落實(shí)會(huì)議籌備工作制定會(huì)議計(jì)劃或會(huì)議指南整理，匯總建議外部會(huì)議或公司重要會(huì)議填寫擬辦意見匯報(bào)并征求領(lǐng)導(dǎo)意見主管領(lǐng)導(dǎo)主持并參加會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可領(lǐng)導(dǎo)審批YN匯報(bào)并征求領(lǐng)導(dǎo)意見主管領(lǐng)導(dǎo)主持并參加會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可領(lǐng)導(dǎo)審批YN會(huì)議組織部門總經(jīng)理工作部