第十章 商務(wù)秘書會(huì)議管理工作

第十章商務(wù)秘書會(huì)議工作第一節(jié)會(huì)議工作概述第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作第三節(jié)會(huì)中應(yīng)負(fù)的責(zé)任第四節(jié)會(huì)后的工作第一節(jié)會(huì)議管理工作概述會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達(dá)意愿的行為過程。一、會(huì)議的構(gòu)成要素分基本要素和其它要素兩大類基本要素：目的、時(shí)間、會(huì)址、主持者、組織者、與會(huì)者、議題、議程其它要素：名稱、服務(wù)機(jī)構(gòu)、秘書機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、文件材料二、會(huì)議的作用1.企業(yè)科學(xué)決策的重要方式2.企業(yè)民主決策的必要手段3.商業(yè)企業(yè)實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的重要工具4.企業(yè)宣傳、教育員工的重要方法三、會(huì)議、會(huì)見、會(huì)談的區(qū)別1.對象2.內(nèi)容3.功能四、會(huì)議的分類（一）一般的會(huì)議分類1.組織類型：內(nèi)部會(huì)議和外部會(huì)議，正式會(huì)議和非正式會(huì)議2.時(shí)間方面的規(guī)定性：定期和不定期3.出席對象：聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì)等4.功能性質(zhì)：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、動(dòng)員性等決策性會(huì)議——指各級政府的常務(wù)會(huì)議，省、市、縣長的辦公會(huì)議，企業(yè)中廠長經(jīng)理辦公會(huì)等等；專業(yè)性會(huì)議——這類會(huì)議具有極明顯的專業(yè)性，多以各部門名義召開，如教育工作會(huì)議，金融工作會(huì)議，人事工作會(huì)議等等；動(dòng)員性會(huì)議——這類會(huì)議以宣傳動(dòng)員群眾，提高群眾認(rèn)識為目的，如征兵動(dòng)員會(huì)；紀(jì)念性會(huì)議——紀(jì)念重大事件或重要人物的會(huì)議，如紀(jì)念辛亥革命九十周年大會(huì)；外事性會(huì)議——指與外賓會(huì)談，與外商談判的會(huì)議等；綜合性會(huì)議——這類會(huì)議多以各級辦公室名義召開，討論和研究各種問題。5.議題性質(zhì)：專業(yè)性、專題性、綜合性等6.規(guī)模：特大型、大型、中型、小型等，大型——千人乃至數(shù)千人參加的會(huì)議，如政治和群團(tuán)組織的全國性大會(huì)，一些慶祝大會(huì)、紀(jì)念大會(huì)等。中型——百人至數(shù)百人參加的會(huì)議，如報(bào)告會(huì)、慶功會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等。小型——少則幾人，多則幾十人參加會(huì)議，如座談會(huì)、辦公會(huì)、現(xiàn)場會(huì)等。在某些地方、某些時(shí)候，還有在露天廣場舉行數(shù)以萬計(jì)的人參加的特大型會(huì)議、慶典活動(dòng)，如萬人集會(huì)慶典活動(dòng)、焰火晚會(huì)、特大型工程的奠基、開工及竣工典禮等。7.會(huì)議采取的方式：常規(guī)會(huì)、廣播會(huì)、電話會(huì)、電視會(huì)等8.與會(huì)者的國籍和議題的范圍：國內(nèi)會(huì)議和國際會(huì)議等9.機(jī)密程度：公開會(huì)議、內(nèi)部會(huì)議、機(jī)密會(huì)議等（二）公司常見會(huì)議的類型和作用1.經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議2.員工例會(huì)3.股東大會(huì)和董事會(huì)議4.公司年會(huì)5.客戶咨詢會(huì)6.產(chǎn)品展銷訂貨會(huì)7.業(yè)務(wù)洽談會(huì)8.新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)五、會(huì)議議程與會(huì)議日程會(huì)議議程會(huì)議日程六、會(huì)議的成本計(jì)算會(huì)議成本=2AXBXT+會(huì)議后勤開支七、會(huì)議的申報(bào)與審批1.會(huì)議申報(bào)與審批的形式一般而言，會(huì)議申報(bào)與審批大體有三種形式。一是口頭申報(bào)形式。二是書面申報(bào)形式。三是會(huì)議申報(bào)形式。2.會(huì)議審批的原則盡管各種會(huì)議的申報(bào)與審批形式不同，但精簡從嚴(yán)的審批原則卻大體一致。秘書部門對有關(guān)職能部門申報(bào)召開的會(huì)議，要本著精簡從嚴(yán)的審批原則，嚴(yán)格把好審批關(guān)。要分析會(huì)議是否有必要開，能否合并開，可否用其他方式解決問題等。會(huì)議審批還應(yīng)遵循“一支筆”的原則。第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、制定大中型會(huì)議方案（一）原則1.減少會(huì)議次數(shù)2.會(huì)議通知的明確性3.缺席遲到的事前聯(lián)絡(luò)4.嚴(yán)守時(shí)間5.效率性（二）會(huì)議籌備方案的內(nèi)容1.確定會(huì)議的主題與議題2.確定會(huì)議的名稱3.確定會(huì)議的議程4.確定會(huì)議的時(shí)間和日期5.確定會(huì)議所需設(shè)備和工具6.確定會(huì)議與會(huì)代表的組成7.確定會(huì)議文件的范圍，做好文件的印刷和發(fā)放工作8.確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算9.確定會(huì)議住宿和餐飲安排10.確定會(huì)議的地點(diǎn)二、會(huì)議議程會(huì)議日程的安排注意事項(xiàng)一般安排三、確定會(huì)議地點(diǎn)確定會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)該注意：1.秘書人員應(yīng)綜合考慮各種因素選擇恰當(dāng)?shù)臅?huì)議地點(diǎn)2.會(huì)場位置必須讓上司和與會(huì)者方便前往3.會(huì)場的大小與會(huì)議規(guī)模相符合4.場地要有良好的設(shè)備配置5.場地不應(yīng)受外界干擾6.選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場所四、確定與會(huì)人員范圍五、準(zhǔn)備會(huì)議資料體現(xiàn)會(huì)議議題的主要文件服務(wù)于議題的輔助材料會(huì)務(wù)工作資料六、發(fā)放會(huì)議通知辦公會(huì)因?qū)倮龝?huì)，時(shí)間、地點(diǎn)一般是相對固定的。對于工作程序已形成多年的企業(yè)，辦公會(huì)會(huì)議通知一般不必另行制作，而是在企業(yè)每周重大會(huì)議活動(dòng)安排表中注明（見會(huì)議活動(dòng)安排表）。辦公會(huì)組成人員對已成慣例的辦公會(huì)，自然會(huì)在看到會(huì)議活動(dòng)安排表后預(yù)留出時(shí)間。但對與議題相關(guān)的職能部門，秘書人員應(yīng)在發(fā)送會(huì)議活動(dòng)安排表時(shí)，對職能部門額外叮囑下周辦公會(huì)時(shí)間及出席人員。某些企業(yè)，因工作程序或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人工作習(xí)慣等原因，辦公會(huì)仍需制作會(huì)議通知。秘書人員無論用何種方式事先通知了與會(huì)者，在會(huì)前仍要當(dāng)面或用電話再次確認(rèn)與會(huì)者是否能按時(shí)出席。如不屬會(huì)議的第一個(gè)議題相關(guān)的職能部門，還應(yīng)另行明確何時(shí)到會(huì)和候會(huì)地點(diǎn)。會(huì)議通知必須簡明扼要。那種用“為了”起句，然后擺出一大堆依據(jù)，把會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)放在最后的寫法，不能使人開門見山地得到會(huì)議信息，應(yīng)盡量避免。會(huì)議通知必須具備七要素（也有稱之為“七個(gè)清楚”）：會(huì)名、會(huì)期、開始時(shí)間（月、日、星期，上、下午或晚上幾時(shí)）、地點(diǎn)、參加會(huì)議人員范圍、入場憑證、籌辦會(huì)議的聯(lián)系單位等。會(huì)議通知的一般體例是：茲定于×月×日（星期×）×午×?xí)r在××地點(diǎn)召開××?xí)h，會(huì)期×天，參加人員為××，憑××入場，有關(guān)會(huì)議的具體事宜，請與××聯(lián)系（電話號碼××××××）七、布置會(huì)場八、準(zhǔn)備會(huì)議所需物品、設(shè)備九、安排食宿十、接送報(bào)到十一、大型會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.會(huì)議經(jīng)費(fèi)的主要內(nèi)容第三節(jié)會(huì)中應(yīng)負(fù)的責(zé)任一、會(huì)前的最后檢查1.檢查的方式2.檢查的內(nèi)容文件材料準(zhǔn)備情況會(huì)場布置情況會(huì)議保衛(wèi)工作其它內(nèi)容二、組織簽到和登記三、做好會(huì)議記錄和必要的錄音錄像工作四、會(huì)議的設(shè)備操作與維護(hù)五、做好會(huì)議記錄會(huì)議記錄是會(huì)議情況的真實(shí)反映，也是檢查會(huì)議決定事項(xiàng)執(zhí)行情況的依據(jù)和憑證，它包括兩部分：第一部分是會(huì)議組織情況，要寫明會(huì)議名稱、屆次數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、出席者、缺席者、列席者、主持人的姓名與職務(wù)，稿末簽上記錄者的姓名。以上這些項(xiàng)目多在會(huì)議主持人發(fā)言之前寫好。第二部分是會(huì)議內(nèi)容。這是記錄的主要部分，要將會(huì)議議題、討論發(fā)言、形成的決議、尤其是主持人的結(jié)論性發(fā)言記錄下來。會(huì)議記錄的方法有：1、摘要記錄，這是一般會(huì)議通用的記錄要求。2、詳細(xì)記錄，多用于領(lǐng)導(dǎo)班子的重要會(huì)議，如黨委常委會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)等。會(huì)議結(jié)束后，記錄人要全面檢查記錄，檢查錯(cuò)漏字，字跡不清的地方和其他遺漏處要及時(shí)補(bǔ)寫好，對會(huì)上沒有弄清楚或發(fā)言者表述不清的地方，要及時(shí)找有關(guān)人員核對。記錄人必須遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。會(huì)議記錄要妥善保管，不得外傳或遺失，并使用專用記錄本，按規(guī)定定期歸檔。會(huì)議記錄的內(nèi)容：會(huì)議描述與會(huì)者姓名缺席者請假書宣讀上次會(huì)議記錄會(huì)議中提出的問題通訊情況一般事務(wù)其它事務(wù)下次會(huì)議日期主席簽名六、提供會(huì)議資料，做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)七、做好會(huì)議的保密工作八、組織好會(huì)議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作九、會(huì)議信息工作收集會(huì)議信息編寫會(huì)議簡報(bào)搞好對外宣傳第四節(jié)會(huì)后的工作一、合理安排與會(huì)人員返程二、提醒與會(huì)者及時(shí)做好各種物品的清退三、清理會(huì)場和文件四、整理會(huì)議材料，立卷歸檔五、會(huì)議的總結(jié)工作六、會(huì)議的效果評估七、催辦和反饋小型會(huì)議的簽到形式是（）。A.證卡簽到

B.座次表簽到

C.電腦簽到

D.簽到簿簽到會(huì)議記錄包括（）兩部分。A.會(huì)議的組織情況和會(huì)議的決議B.會(huì)議的組織情況和會(huì)議的內(nèi)容

C.會(huì)議的名稱和會(huì)議的內(nèi)容

D.與會(huì)人員和會(huì)議內(nèi)容會(huì)議記錄的方法有（）。A.摘要記錄

B.詳細(xì)記錄

C.錄音記錄

D.錄像記錄會(huì)議分為三種類型，其中中型會(huì)議是（

）A專業(yè)會(huì)議，經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，表彰會(huì)等，一般參加人員在三百人以上，以至一二千人，一般安排本機(jī)關(guān)舉行B專業(yè)會(huì)議，經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，表彰會(huì)等，一般參加人員在百人以上，以至一二千人，一般安排在禮堂劇場舉行C辦公會(huì)，座談會(huì)，協(xié)調(diào)會(huì)等，一般參加人員在百人以上，以至一二千人，一般安排在禮堂劇場舉行D專業(yè)會(huì)議，經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，表彰會(huì)等，一般參加人員在五百人以上，以至三千人，一般安排在禮堂劇場舉行

福僑區(qū)政府?dāng)M于五月中旬召開一次區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)深化改革經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，會(huì)期3天，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)人和鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)負(fù)責(zé)人參加，預(yù)計(jì)150人左右。

請根據(jù)上述條件擬制一份會(huì)議預(yù)案。

(1)會(huì)議名稱：“福僑區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)深化改革經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)”。

(2)會(huì)議主題：總結(jié)交流鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)深化改革的經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的發(fā)展。

(3)會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)：5月11日至20日內(nèi)任選3天。地點(diǎn)在福僑區(qū)范圍內(nèi)任選。

(4)會(huì)議規(guī)模：150人左右。

(5)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)主