第十章 商務(wù)秘書會議管理工作

第十章商務(wù)秘書會議工作第一節(jié)會議工作概述第二節(jié)會議的準(zhǔn)備工作第三節(jié)會中應(yīng)負(fù)的責(zé)任第四節(jié)會后的工作第一節(jié)會議管理工作概述會議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達(dá)意愿的行為過程。一、會議的構(gòu)成要素分基本要素和其它要素兩大類基本要素：目的、時間、會址、主持者、組織者、與會者、議題、議程其它要素：名稱、服務(wù)機構(gòu)、秘書機構(gòu)、經(jīng)費、文件材料二、會議的作用1.企業(yè)科學(xué)決策的重要方式2.企業(yè)民主決策的必要手段3.商業(yè)企業(yè)實施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的重要工具4.企業(yè)宣傳、教育員工的重要方法三、會議、會見、會談的區(qū)別1.對象2.內(nèi)容3.功能四、會議的分類（一）一般的會議分類1.組織類型：內(nèi)部會議和外部會議，正式會議和非正式會議2.時間方面的規(guī)定性：定期和不定期3.出席對象：聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會等4.功能性質(zhì)：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、動員性等決策性會議——指各級政府的常務(wù)會議，省、市、縣長的辦公會議，企業(yè)中廠長經(jīng)理辦公會等等；專業(yè)性會議——這類會議具有極明顯的專業(yè)性，多以各部門名義召開，如教育工作會議，金融工作會議，人事工作會議等等；動員性會議——這類會議以宣傳動員群眾，提高群眾認(rèn)識為目的，如征兵動員會；紀(jì)念性會議——紀(jì)念重大事件或重要人物的會議，如紀(jì)念辛亥革命九十周年大會；外事性會議——指與外賓會談，與外商談判的會議等；綜合性會議——這類會議多以各級辦公室名義召開，討論和研究各種問題。5.議題性質(zhì)：專業(yè)性、專題性、綜合性等6.規(guī)模：特大型、大型、中型、小型等，大型——千人乃至數(shù)千人參加的會議，如政治和群團組織的全國性大會，一些慶祝大會、紀(jì)念大會等。中型——百人至數(shù)百人參加的會議，如報告會、慶功會、經(jīng)驗交流會等。小型——少則幾人，多則幾十人參加會議，如座談會、辦公會、現(xiàn)場會等。在某些地方、某些時候，還有在露天廣場舉行數(shù)以萬計的人參加的特大型會議、慶典活動，如萬人集會慶典活動、焰火晚會、特大型工程的奠基、開工及竣工典禮等。7.會議采取的方式：常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會等8.與會者的國籍和議題的范圍：國內(nèi)會議和國際會議等9.機密程度：公開會議、內(nèi)部會議、機密會議等（二）公司常見會議的類型和作用1.經(jīng)理例會與特別會議2.員工例會3.股東大會和董事會議4.公司年會5.客戶咨詢會6.產(chǎn)品展銷訂貨會7.業(yè)務(wù)洽談會8.新產(chǎn)品新聞發(fā)布會五、會議議程與會議日程會議議程會議日程六、會議的成本計算會議成本=2AXBXT+會議后勤開支七、會議的申報與審批1.會議申報與審批的形式一般而言，會議申報與審批大體有三種形式。一是口頭申報形式。二是書面申報形式。三是會議申報形式。2.會議審批的原則盡管各種會議的申報與審批形式不同，但精簡從嚴(yán)的審批原則卻大體一致。秘書部門對有關(guān)職能部門申報召開的會議，要本著精簡從嚴(yán)的審批原則，嚴(yán)格把好審批關(guān)。要分析會議是否有必要開，能否合并開，可否用其他方式解決問題等。會議審批還應(yīng)遵循“一支筆”的原則。第二節(jié)會議的準(zhǔn)備工作一、制定大中型會議方案（一）原則1.減少會議次數(shù)2.會議通知的明確性3.缺席遲到的事前聯(lián)絡(luò)4.嚴(yán)守時間5.效率性（二）會議籌備方案的內(nèi)容1.確定會議的主題與議題2.確定會議的名稱3.確定會議的議程4.確定會議的時間和日期5.確定會議所需設(shè)備和工具6.確定會議與會代表的組成7.確定會議文件的范圍，做好文件的印刷和發(fā)放工作8.確定會議經(jīng)費預(yù)算9.確定會議住宿和餐飲安排10.確定會議的地點二、會議議程會議日程的安排注意事項一般安排三、確定會議地點確定會議地點應(yīng)該注意：1.秘書人員應(yīng)綜合考慮各種因素選擇恰當(dāng)?shù)臅h地點2.會場位置必須讓上司和與會者方便前往3.會場的大小與會議規(guī)模相符合4.場地要有良好的設(shè)備配置5.場地不應(yīng)受外界干擾6.選擇會議地點應(yīng)考慮有無停車場所四、確定與會人員范圍五、準(zhǔn)備會議資料體現(xiàn)會議議題的主要文件服務(wù)于議題的輔助材料會務(wù)工作資料六、發(fā)放會議通知辦公會因?qū)倮龝?，時間、地點一般是相對固定的。對于工作程序已形成多年的企業(yè)，辦公會會議通知一般不必另行制作，而是在企業(yè)每周重大會議活動安排表中注明（見會議活動安排表）。辦公會組成人員對已成慣例的辦公會，自然會在看到會議活動安排表后預(yù)留出時間。但對與議題相關(guān)的職能部門，秘書人員應(yīng)在發(fā)送會議活動安排表時，對職能部門額外叮囑下周辦公會時間及出席人員。某些企業(yè)，因工作程序或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人工作習(xí)慣等原因，辦公會仍需制作會議通知。秘書人員無論用何種方式事先通知了與會者，在會前仍要當(dāng)面或用電話再次確認(rèn)與會者是否能按時出席。如不屬會議的第一個議題相關(guān)的職能部門，還應(yīng)另行明確何時到會和候會地點。會議通知必須簡明扼要。那種用“為了”起句，然后擺出一大堆依據(jù)，把會議時間、地點放在最后的寫法，不能使人開門見山地得到會議信息，應(yīng)盡量避免。會議通知必須具備七要素（也有稱之為“七個清楚”）：會名、會期、開始時間（月、日、星期，上、下午或晚上幾時）、地點、參加會議人員范圍、入場憑證、籌辦會議的聯(lián)系單位等。會議通知的一般體例是：茲定于×月×日（星期×）×午×?xí)r在××地點召開××?xí)h，會期×天，參加人員為××，憑××入場，有關(guān)會議的具體事宜，請與××聯(lián)系（電話號碼××××××）七、布置會場八、準(zhǔn)備會議所需物品、設(shè)備九、安排食宿十、接送報到十一、大型會議的經(jīng)費預(yù)算1.會議經(jīng)費的主要內(nèi)容第三節(jié)會中應(yīng)負(fù)的責(zé)任一、會前的最后檢查1.檢查的方式2.檢查的內(nèi)容文件材料準(zhǔn)備情況會場布置情況會議保衛(wèi)工作其它內(nèi)容二、組織簽到和登記三、做好會議記錄和必要的錄音錄像工作四、會議的設(shè)備操作與維護(hù)五、做好會議記錄會議記錄是會議情況的真實反映，也是檢查會議決定事項執(zhí)行情況的依據(jù)和憑證，它包括兩部分：第一部分是會議組織情況，要寫明會議名稱、屆次數(shù)、時間、地點、出席者、缺席者、列席者、主持人的姓名與職務(wù)，稿末簽上記錄者的姓名。以上這些項目多在會議主持人發(fā)言之前寫好。第二部分是會議內(nèi)容。這是記錄的主要部分，要將會議議題、討論發(fā)言、形成的決議、尤其是主持人的結(jié)論性發(fā)言記錄下來。會議記錄的方法有：1、摘要記錄，這是一般會議通用的記錄要求。2、詳細(xì)記錄，多用于領(lǐng)導(dǎo)班子的重要會議，如黨委常委會、經(jīng)理辦公會等。會議結(jié)束后，記錄人要全面檢查記錄，檢查錯漏字，字跡不清的地方和其他遺漏處要及時補寫好，對會上沒有弄清楚或發(fā)言者表述不清的地方，要及時找有關(guān)人員核對。記錄人必須遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。會議記錄要妥善保管，不得外傳或遺失，并使用專用記錄本，按規(guī)定定期歸檔。會議記錄的內(nèi)容：會議描述與會者姓名缺席者請假書宣讀上次會議記錄會議中提出的問題通訊情況一般事務(wù)其它事務(wù)下次會議日期主席簽名六、提供會議資料，做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)七、做好會議的保密工作八、組織好會議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作九、會議信息工作收集會議信息編寫會議簡報搞好對外宣傳第四節(jié)會后的工作一、合理安排與會人員返程二、提醒與會者及時做好各種物品的清退三、清理會場和文件四、整理會議材料，立卷歸檔五、會議的總結(jié)工作六、會議的效果評估七、催辦和反饋小型會議的簽到形式是（）。A.證卡簽到

B.座次表簽到

C.電腦簽到

D.簽到簿簽到會議記錄包括（）兩部分。A.會議的組織情況和會議的決議B.會議的組織情況和會議的內(nèi)容

C.會議的名稱和會議的內(nèi)容

D.與會人員和會議內(nèi)容會議記錄的方法有（）。A.摘要記錄

B.詳細(xì)記錄

C.錄音記錄

D.錄像記錄會議分為三種類型，其中中型會議是（

）A專業(yè)會議，經(jīng)驗交流會，表彰會等，一般參加人員在三百人以上，以至一二千人，一般安排本機關(guān)舉行B專業(yè)會議，經(jīng)驗交流會，表彰會等，一般參加人員在百人以上，以至一二千人，一般安排在禮堂劇場舉行C辦公會，座談會，協(xié)調(diào)會等，一般參加人員在百人以上，以至一二千人，一般安排在禮堂劇場舉行D專業(yè)會議，經(jīng)驗交流會，表彰會等，一般參加人員在五百人以上，以至三千人，一般安排在禮堂劇場舉行

福僑區(qū)政府?dāng)M于五月中旬召開一次區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)深化改革經(jīng)驗交流會，會期3天，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)人和鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)負(fù)責(zé)人參加，預(yù)計150人左右。

請根據(jù)上述條件擬制一份會議預(yù)案。

(1)會議名稱：“福僑區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)深化改革經(jīng)驗交流會”。

(2)會議主題：總結(jié)交流鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)深化改革的經(jīng)驗，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的發(fā)展。

(3)會議時間和地點：5月11日至20日內(nèi)任選3天。地點在福僑區(qū)范圍內(nèi)任選。

(4)會議規(guī)模：150人左右。

(5)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)主