農資連鎖超市貨物損耗管理辦法

農資連鎖超市貨物損耗管理辦法第一章目的第一條為控制某某分銷、運輸及倉儲損耗，明確貨物損耗處理原則，規(guī)范貨物損耗報批程序，保障公司貨權安全，制訂本辦法。第二章相關定義第一節(jié)損耗定義第二條運輸及倉儲貨物損耗：某某總部及分子、控股公司所銷售的產品在國內運輸或倉儲過程中發(fā)生的損失。第三條損耗率：某某總部及分子、控股公司所銷售的產品損耗貨值與同一周期內總業(yè)務成本之比率。計算公式：損耗貨值 損耗率=——————*100% 總業(yè)務成本公式說明：總業(yè)務成本=當期銷售成本+期末庫存金額+當期損耗貨值第二節(jié)損耗分類第四條按照損耗性質劃分：短件：實際收貨件數或存貨件數與應收貨物件數或賬面庫存件數相比發(fā)生短少的情況。破包：由于包裝袋破損造成部分貨物流失，使單件包裝貨物重量不足的情況。殘損：在運輸及存儲過程中發(fā)生的水濕、結塊等貨物質量問題，經處理后發(fā)生貨物短少或貶值的情況。第五條按照損耗責任劃分：可賠付損耗：在某某運輸和存儲過程中，由于承運方或倉儲方責任造成的，或由于自然災害、意外事故等造成的，能夠向責任方或保險公司取得賠償的損耗。自然損耗：在貨物存儲過程中，由于存儲時間過長，由產品自身自然特性變化導致的損耗以及在鐵路運輸、下站短倒運輸過程中發(fā)生的，由于無法取得有效憑證不能獲取保險賠付的損耗。賠付金額小于損耗金額導致的損耗差異按自然損耗處理。過失損耗：由于員工未按規(guī)定工作流程有效履行工作職責，致使收發(fā)貨物或保管貨物過程中發(fā)生的損耗以及出現(xiàn)賬面差異無證可查需報損的損耗。第三節(jié)盈余第六條盈余指在收貨及盤點過程中發(fā)生的實際收貨件數或盤點后件數比應收貨件數或帳面庫存相比較多的情況。在實際工作中報損時，發(fā)生盈余時，則損耗性質記為“盤盈”即可。第三章?lián)p耗管理原則第七條制定損耗考核比率標準，規(guī)范損耗貨物處理流程，明確損耗責任，強化在運營過程中有效控制損耗的發(fā)生并及時處理。第四章?lián)p耗考核比率的標準制定及考核第八條損耗考核比率標準的制定：由貨權主管部門根據常規(guī)損耗情況制定并調整。第九條采用雙重指標考核原則，即同時采用：1、不可賠付損耗率（自然損耗+過失損耗）2、總損耗率（可賠付損耗＋自然損耗+過失損耗）兩項指標與子公司或分公司績效及子公司或分公司執(zhí)行經理個人績效考核掛鉤。具體規(guī)定見相關制度。第五章?lián)p耗貨物的處理流程第一節(jié)損耗的記錄與確認第十條損耗的記錄：子公司或分公司各級執(zhí)行人員應嚴格按照《分銷網絡內陸倉庫管理制度》要求的工作流程交接貨物，填制《接貨記錄單》《入庫驗收單》《貨物換包損耗單》，并根據《SAP和DMS系統(tǒng)操作手冊》的要求錄入DMS系統(tǒng)。對于可賠損耗，分銷中心拿到相關記錄就可以錄入系統(tǒng)，不可賠的需要子公司或分公司審批后再錄入。第十一條可賠付的短件、破包、殘損損耗確認：依據如下憑證－鐵路部門出具的貨運記錄（或普通記錄）；汽車、船運運輸中，與承運人共同確認損耗情況的承運單據；與倉庫管理方共同確認的發(fā)生在倉儲過程中的損耗的記錄。第十二條自然損耗的確認：1、對于在鐵路運輸、下站短倒運輸過程中發(fā)生的，由于無法取得有效憑證不能獲取保險賠付的短件、破包、殘損等自然損耗，由子公司或分公司執(zhí)行經理依據《接貨記錄單》《入庫驗收單》《貨物換包損耗單》予以認定；其中，因發(fā)運方（工廠、港口或邊貿口岸）原因造成的損耗，分銷中心執(zhí)行應24小時內上報子公司或分公司執(zhí)行部，子公司或分公司執(zhí)行部應于48小時內上報總公司相關部門，取得書面批復材料，及時認定損耗責任。各產品部業(yè)務人員收到子公司或分公司上報發(fā)運方損耗匯報材料后，應及時與子公司或分公司和發(fā)運方聯(lián)系核實，由各部門負責人簽屬意見并及時回復子公司或分公司（回復時間不超過48小時）。2、對于由于產品自身自然特性導致的自然損耗，由分銷中心向子公司或分公司上報自然損耗情況報告，經子公司或分公司執(zhí)行經理根據巡查結果進行審核，報子公司或分公司總經理簽批后予以確認。第十三條過失損耗的確認：過失損耗由子公司或分公司執(zhí)行經理依據各類交接貨物及損耗記錄單結合巡查情況予以認定，經財務人員審核后，由子公司或分公司總經理審批確認。（重新排版）第二節(jié)短件損耗的處理第十四條鐵路運輸短件損耗的處理鐵路運輸過程中發(fā)生短件，子公司或分公司應于一個月內取得鐵路貨運記錄或普通記錄，按照保險工作相關規(guī)定，辦理保險索賠事宜。第十五條公路、水路運輸短件損耗的處理公路、水路運輸過程中發(fā)生短件，子公司或分公司接貨人應于貨物交接完畢后，在汽車車主、船東的運輸單據上與承運人共同確認短件數量，并要求其按價賠償。第十六條入庫運輸（搬運）短件損耗的處理倉庫入庫搬運中發(fā)生短少，子公司或分公司接貨人根據實際情況，應由承運人或倉庫管理承擔責任的，由其賠償。第十七條倉儲短件損耗的處理倉庫倉儲過程中，子公司或分公司應每月組織人員對倉儲貨物進行盤點，發(fā)現(xiàn)貨物短件，應立即與倉庫管理方核實情況，并依法要求相關責任方按實際損失金額予以賠償。由我司派駐庫管人員的倉庫，追究庫管人員過失損耗責任。關于實際損失金額，中立倉庫以雙方倉儲合同中約定的賠償標準計算，自管庫以當日銷售單價計算。第三節(jié)破包損耗的處理第十八條鐵路運輸破包損耗的處理鐵路運輸過程中發(fā)生貨物破損，子公司或分公司應于一個月內取得鐵路貨運記錄或普通記錄，按照保險工作相關規(guī)定，辦理保險索賠事宜。第十九條公路、水路運輸破包損耗的處理公路、水路運輸過程中發(fā)生貨物破損，子公司或分公司接貨人員根據現(xiàn)場勘察情況估計破損數量，并在汽車車主、船東的運輸單據上與承運人共同確認破損數量，按照計算得出的損失金額，要求其賠償。第二十條貨物入庫破包損耗的處理倉庫入庫過程中發(fā)生的破損，應根據承運責任追究倉庫管理方或承運方的責任，要求其賠償。我司接貨人員應在貨物入庫當日，清點破損件數，如實向分銷中心報告，否則，不能獲得賠付的損耗按照過失損耗處理。倉庫入庫后發(fā)生破損造成貨物損失的，應向倉庫管理方提出賠償。由我司派駐庫管人員管理的，從庫管人員工資中扣除。關于實際損失金額，中立倉庫以雙方倉儲合同中約定的賠償標準計算，自管庫以當日銷售單價計算。（重新排版）第二十一條破損處理措施破損貨物應確保單獨存放，嚴禁將破損貨物與正常貨物混合碼放。同時，必須在發(fā)現(xiàn)破損當時采取臨時性措施，如縫扎破口、用其他袋皮包裝等，防止貨物潮解或散失。破包貨物入庫沒有備用袋皮換包時，必須稱重后在袋皮上注明實際數量并以實際數量登記入庫。對破損嚴重的貨物，子公司或分公司要及時通知倉庫保管方或組織相關人員重新?lián)Q包灌裝，并指定專人現(xiàn)場勘查監(jiān)督，確定損耗數量，完成勘察報告?？辈靾蟾鎯热輵ǎ簳r間、地點、參與人、貨損情況及原因、灌包情況及數量、過程評價及結論等。換包完成后，分銷中心執(zhí)行及倉庫方（或庫管員）共同簽署《貨物換包損耗單》，確定貨損數量，作為報損的原始依據，并將貨損數量填入《庫存臺賬》中。（重新排版）貨物破損應一批一清，在取得換包用袋皮后1周之內必須處理完畢。若倉庫管理方超過2周仍不組織貨物換包，發(fā)生的貨損原則上由倉儲方承擔。第四節(jié)殘損貨物的處理第二十二條鐵路運輸殘損貨物的處理鐵路運輸過程中發(fā)生貨物受潮水濕等貨物殘損，子公司或分公司應于一個月內取得鐵路貨運記錄或普通記錄，按照保險工作相關規(guī)定，辦理保險索賠事宜。如新到貨物發(fā)生大面積水濕等殘損情況，接貨人員應立即通知暫停卸貨，將情況上報子公司或分公司，等待處理意見。第二十三條公路、水路運輸殘損貨物的處理公路、水路運輸過程中發(fā)生貨物殘損，子公司或分公司接貨人員根據現(xiàn)場勘察情況估計殘損貨物數量，在汽車車主、船東的運輸單據上與承運人共同確認殘損數量，要求其賠償。第二十四條殘損貨物處理措施倉庫入庫過程中，應確保將殘損貨物單獨存放，嚴禁與正常貨物混合碼放，同時采取必要措施，避免殘損程度進一步惡化。換包完成后，分銷中心執(zhí)行及倉庫方（或庫管員）共同簽署《貨物換包損耗單》，確定貨損數量，作為報損的原始依據。并將貨損數量填入當期《庫存臺帳》中。殘損貨物原則上應一批一清，貨物入庫2周之內必須處理完畢。子公司或分公司接貨人員現(xiàn)場勘察，若倉庫管理方超過2周仍不組織貨物換包，發(fā)生的貨物損失原則上由倉儲方承擔。子公司或分公司應督促倉庫采用先入先出方式，杜絕后期損耗。入庫后發(fā)生殘損造成貨物損失的，由倉庫管理方賠償。由我司派駐庫管人員的，從其當月工資中扣除。關于實際損失金額，中立倉庫以雙方倉儲合同中約定的賠償標準計算，自管庫以當日銷售單價計算。第六章?lián)p耗貨物報批流程第二十五條分銷中心應實時向子公司或分公司報告貨物損耗情況，并每月定期進行庫存盤點，編制《分銷中心貨物損耗情況表》，經分銷中心經理簽字認可后，連同《接貨記錄單》、《入庫驗收單》、《貨物換包損耗單》和鐵路貨運記錄（或普通記錄）等單據原件，于每月5日前一并上報子公司或分公司。分銷中心存留以上單據的復印件。第二十六條子公司或分公司執(zhí)行人員負責整理《分銷中心貨物損耗情況表》及原始單據，確認自然損耗和過失損耗數量后，交子公司或分公司財務人員負責審核原始單據，編制《子公司或分公司損耗報損申請表》及《子公司或分公司存貨報損財務匯總表》。《子公司或分公司存貨報損財務匯總表》經子公司或分公司執(zhí)行經理、財務總監(jiān)、子公司或分公司總經理簽字確認，于每月10日前上報貨權主管部門，由貨權主管部門、財務部門共同審核簽字后，貨權主管部門編制《內陸運輸及倉儲貨物損耗情況匯總》，上報公司領導簽署意見。公司領導批準后，貨權主管部門將《子公司或分公司存貨報損財務匯總表》回傳子公司或分公司，子公司或分公司得到依據本辦法第七章會計處理要求進行帳務調整。第二十七條原始單據（如接貨記錄單、貨物換包損耗單等）原件由子公司或分公司留存，鐵路記錄按保險工作相關規(guī)定處理。第二十八條發(fā)生下列情況之一的，一律不得由我司承擔損失，按照損失數量和盤點日銷售單價確定損失金額，由倉庫管理方或庫管人員承擔，從倉儲費用或相關人員等工資中扣除或按公司處罰條例執(zhí)行：貨物入庫后發(fā)生短少、破損、水濕等情況造成損失的；未在規(guī)定時間內清理破損、水濕貨物造成損失的；倉庫管理方或庫管人員入庫時發(fā)現(xiàn)的破損、水濕貨物不采取補救措施，造成損失擴大的。第七章會計處理第一節(jié)概述第二十九條所有損耗情況記錄憑證及確認單據均應在發(fā)生當時同時抄送子公司或分公司財務人員一份，并根據第六條之損耗報批流程，向子公司或分公司財務提交正本單據。子公司或分公司按規(guī)定定期上報報損申請，經北京總部相關部門批復后進行會計處理。子公司或分公司會計處理應于得到北京批復后2個工作日內處理完畢，未完成的應視情況追究直接責任人的責任。第三十條因自然災害、戰(zhàn)爭等政治事件等不可抗力或者人為管理責任導致的非正常存貨損失需經稅務局批準方可稅前扣除。第二節(jié)損耗實際發(fā)生時的會計處理第三十一條在損耗實際發(fā)生時，按實際庫存數量與賬面庫存數量之差做如下會計處理，確保庫存賬實相符：借：待處理財產損益—待處理流動資產損益貸：庫存商品憑證附件：確認損耗發(fā)生的原始單據的原件（原件用于索賠的，可附復印件）原始單據指：鐵路貨運記錄或普通記錄、入庫驗收單、接貨記錄單、貨物換包損耗單等。第三節(jié)損耗批復后的會計處理第三十二條依據某某公司的批復，根據損耗性質從待處理中轉出，會計處理如下：1、存貨盤盈會計分錄：借：待處理損溢-流動資產借：管理費用-商品損耗（紅字）依據：收貨記錄、盤點報告、貨管部門聯(lián)系單等。帳務處理時間：在取得依據時及時處理。2、存貨盤虧-可賠付會計分錄：借：其他應收款-單位或個人其他應收款-索賠款項（保險公司賠款）貸：待處理損溢-流動資產依據：確認賠付的文件、貨管部門聯(lián)系單等。帳務處理時間：在取得依據時及時處理。3、實際賠付金額大于原記帳金額時會計分錄：借：現(xiàn)金或銀行存款（子公司或分公司收款時）其他應收款-某某控股有限公司（某某及某某控股公司代收款時）貸：其他應收款-單位或個人其他應收款-索賠款項（保險公司賠款）營業(yè)外收入-索賠收入4、實際賠付金額小于原記帳金額時：會計分錄：借：現(xiàn)金或銀行存款（子公司或分公司收款時）其他應收款-某某公司（某某公司代收款時）管理費用-商品損耗貸：其他應收款-單位或個人其他應收款-索賠款項（保險公司賠款）5、存貨盤虧-報損會計分錄：借：管理費用-商品損耗貸：待處理損溢-流動資產依據：經公司領導批復的《子公司或分公司存貨報損財務匯總表》等。帳務處理