電子文件、電子檔案管理

電子文件、電子檔案

管理講座昆明市檔案局王波2023年3月目錄一、為什么要實(shí)行電子文件、電子檔案管理二、電子文件、電子檔案管理相關(guān)概念三、電子文件的管理原那么和程序四、電子文件、電子檔案管理中的要點(diǎn)五、做好電子文件和電子檔案管理的途徑一、為什么要實(shí)行電子文件、電子檔案管理1、文件的產(chǎn)生方式發(fā)生了改變2、組成文件、檔案真實(shí)性、完整性的要素發(fā)生了改變3、日常的工作業(yè)務(wù)流程也發(fā)生了改變4、文件和檔案管理應(yīng)當(dāng)適應(yīng)形勢(shì)開展的要求5、可以極大的提高管理能力和管理效率二、電子文件、電子檔案管理相關(guān)概念1、電子文件和電子檔案的定義

電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

電子檔案是指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件，以及實(shí)體檔案經(jīng)數(shù)字化處理后形成的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。2、特點(diǎn)〔1〕非直讀性〔2〕對(duì)系統(tǒng)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)的依賴性〔3〕易更改性〔4〕信息存儲(chǔ)的高密度性〔5〕信息的共享性〔6〕信息和載體的可別離性〔7〕多媒體的集成性〔8〕對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴性

元數(shù)據(jù)：是指描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和管理過程的數(shù)據(jù)。三、電子文件的管理原那么和程序1、管理原那么。電子文件管理與歸檔應(yīng)當(dāng)遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅(jiān)持“分級(jí)管理、標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、平安保密〞的原那么?！?〕全程管理原那么〔2〕前端控制原那么〔3〕真實(shí)性保障原那么〔4〕完整性保障原那么〔5〕可讀性保障原那么2、電子文件的收集〔1〕范圍反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和根本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的；機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的；本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)的重要報(bào)送件；本單位工作活動(dòng)中形成的正式電子文件及電子文件的形成過程稿；其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的；電子文件在收集時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)收集相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)?！?〕在政務(wù)網(wǎng)或OA辦公系統(tǒng)中的收集政務(wù)網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的文件：來文、發(fā)文非網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的文件：外來紙質(zhì)、內(nèi)部文件〔全文掃描〕其他門類：多媒體、CAD圖紙等〔3〕收集的電子文件類型包括：〔一〕文本文件：用文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件；〔二〕圖像文件：用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等獲得的靜態(tài)圖像文件;〔三〕圖形文件：用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件；〔四〕影像文件：用視頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的動(dòng)態(tài)影像文件；〔五〕音頻文件：用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的聲音文件；〔六〕多媒體文件：用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含文字〔表格〕、圖像、圖形、聲音、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式；〔七〕數(shù)據(jù)文件〔數(shù)據(jù)庫文件〕：用計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等〔4〕要求保證不被改動(dòng)存儲(chǔ)格式和軟硬環(huán)境能銜接、轉(zhuǎn)換涉及運(yùn)行和處理的元數(shù)據(jù)要?dú)w檔未歸檔前應(yīng)先行脫“機(jī)〞備份應(yīng)完善電子文件的登記3、電子文件的歸檔〔1〕歸檔范圍和保管期限：參照紙質(zhì)文件〔2〕嚴(yán)格保證文件的“三性〞真實(shí)性、完整性、有效性〔由文件形成部門負(fù)責(zé)檢查〕〔3〕歸檔要求①時(shí)間：要實(shí)時(shí)歸檔②應(yīng)進(jìn)行文件級(jí)著錄③標(biāo)志：a分清歸檔與不歸檔；b分清不同價(jià)值文件；c標(biāo)注檔號(hào)；d排好順序；e實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和相關(guān)電子文本的有效鏈接。④保存：要求歸檔檔案保存在只讀光盤，一式三套，歸檔前的電子文件也應(yīng)保存一年，并貼上標(biāo)簽。⑤交接〔載體、內(nèi)容、配套環(huán)境〕：嚴(yán)格檢查，填交接表。⑥模式：實(shí)行雙軌制或主次管理制4、電子文件的保管〔一〕要有具備相應(yīng)技術(shù)保護(hù)條件的庫房和裝具；〔二〕對(duì)歸檔載體要作防改寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層；〔三〕環(huán)境溫度選定范圍：17℃--20℃，相對(duì)濕度選定范圍：35%--45%；〔四〕存放地遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離；〔五〕對(duì)磁性載體每滿2年、光盤每滿4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保存時(shí)間不少于4年。5、電子文件的利用〔1〕封存載體不外借，使用拷貝件〔2〕應(yīng)設(shè)置權(quán)限〔利用〕〔3〕一般不允許復(fù)制〔4〕最好用只讀查詢系統(tǒng)的方式進(jìn)行利用四、電子文件、電子檔案管理中的要點(diǎn)〔一〕如何保證“三性〞真實(shí)性建立可靠的身份識(shí)別和權(quán)限控制設(shè)立操作日記建立防錯(cuò)漏、防調(diào)換、防更改標(biāo)記建立電子簽章防范措施完整性〔全程控制〕對(duì)處理過程中每一責(zé)任者、操作者、不同憑證信息進(jìn)行登記。采集背景信息、元數(shù)據(jù)有效性應(yīng)標(biāo)注好文件格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)參數(shù)。應(yīng)嚴(yán)格控制操作權(quán)限。加密應(yīng)解密或存解密程序。定期抽查，升級(jí)應(yīng)轉(zhuǎn)換、遷移?！捕臣夹g(shù)要求硬件：電腦、掃描儀、光盤刻錄機(jī)軟件：操作系統(tǒng)、管理系統(tǒng)。格式：文、圖、音、多媒體掃描要求〔三〕邏輯歸檔和物理歸檔邏輯歸檔是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變存儲(chǔ)方式和位置。物理歸檔是指把文件傳輸?shù)姜?dú)立或可脫機(jī)保存載體上。五、做好電子文件、電子檔案管理的途徑