文件制作的基本要求-EXCEL操作基礎(chǔ)篇(ppt 24)

文件制作的基本要求------EXCEL操作基礎(chǔ)篇文件制作的基本要求

------EXCEL操作基礎(chǔ)篇設(shè)定Excel的操作環(huán)境『檢視』設(shè)定Excel的操作環(huán)境『計算』設(shè)定Excel的操作環(huán)境『工具欄』表格的制作格線的合理運用文字的輸入日期的輸入數(shù)字及金額的輸入儲存格內(nèi)容的對齊方式工作表的設(shè)定－凍結(jié)窗格工作表的設(shè)定－自動篩選版面設(shè)定『頁面』版面設(shè)定『邊界』版面設(shè)定『頁首』『頁尾』版面設(shè)定『工作表』表格制作與公式設(shè)定工作表的管理E-mail傳送檔案注意事項設(shè)定EXCEL操作環(huán)境『檢視』操作路徑：『工具』→『選項』→『檢視』常用工具：網(wǎng)格線：EXCEL中用做參考定位的背景網(wǎng)格線，常用于表格制作完成檢視使用。零值：將數(shù)字或計算后的答案為零的格位顯示空白。設(shè)定EXCEL操作環(huán)境『計算』操作路徑：『工具』→『選項』→『計算』常用工具：手動：EXCEL采用『自動計算』，如果工作表十分龐大或有循環(huán)參照的格位時，便需勾選『手動』計算以節(jié)省時間及避免重復計算循環(huán)參照。

重算所有文件：當勾選『手動』計算，在數(shù)據(jù)輸入完成后記得按『F9』取得計算結(jié)果。設(shè)定EXCEL操作環(huán)境『工具欄』1、操作EXCEL時，如果資料太多而畫面太少，希望看到更多畫面時，可至工具欄中設(shè)定要縮放的比例。(如：100%→75%)2、將不常用的字段拖開，以加大檢視及操作范圍。(如不用到繪圖的快取圖案可將其取消)3、將常用的快捷鍵調(diào)至工具欄。(例：取消合并單元格)

操作路徑：『工具』→『自定義』→『指令』→『格式』，將『單元格取消合并』拖至工具欄。EXCEL表格的制作制作表格時需要把A欄空出，由B欄開始制作，為的是可清楚的瀏覽到表格的框線。EXCEL表格的制作『網(wǎng)格線的合理運用』制作表格時，常用網(wǎng)格線來區(qū)分內(nèi)容主次及重點 最粗線---外框虛線或直線---內(nèi)線第二粗線條---標題欄、合計字段的區(qū)分或區(qū)塊的分割

外框最粗線條標題欄區(qū)分用第二粗線條

內(nèi)線用虛線或直線文字數(shù)據(jù)的輸入字體：『新細明體』：EXCEL自設(shè)字體?！杭毭黧w』：可將字體的字符寬度統(tǒng)一?！簶丝w』：常常顯示不清楚筆劃較多的文字?！篢imesNewRoman』：常用表示英文或數(shù)字格式。在表示標題及重點數(shù)據(jù)時，常常會加大字體或加粗，以示突顯。在以淺顏色填充標示重點字段時，須考慮視覺效果及打印的清晰度。如有設(shè)定計算式或函數(shù)的字段，亦可用顏色標示出來。標楷體顯示不清筆劃較多的文字細明體可將字符的寬度統(tǒng)一日期的輸入如果輸入正確的日期格式，日期會自動靠右對齊，如果錯誤的日期格式，會被當成文字處理而靠左對齊。日期的間隔可用『/』或『-』,為統(tǒng)一日期的表示方法以“YYYY/MM/DD”格式，如：2003/03/23就表示2003年3月23日。當企業(yè)日趨國際化，亦可表示成：“DD-MMM-YY”EXCEL自動設(shè)定格式會使日期無法對齊，影響表格的美觀，可自定義日期格式為『YYYY/MM/DD』，或『DD/MMM/YY』日期的輸入自定日期格式的步驟：『格式』或右鍵單擊→『單元格式』→『數(shù)字』→『日期』或『自定義』數(shù)字及金額的輸入數(shù)字格式數(shù)字一律靠右對齊，加千分位，如有小數(shù)位數(shù)，統(tǒng)一保留兩位或一位小數(shù)。金額格式金額需靠右對齊，標示千分位，如加上貨幣符號，會自動保留兩位小數(shù)。例：單元格內(nèi)容的對齊方式垂直對齊：所有位于單元格字段中的文字，均需設(shè)定為上下垂直對齊。水平對齊： 文字格式：文字敘述類的以靠左對齊，如姓名、性別及標題欄等可置中對齊。 數(shù)字格式：數(shù)字統(tǒng)一靠右對齊，特殊狀況下如工號等，位數(shù)統(tǒng)一不變，可置中對齊。 日期格式：系統(tǒng)自動設(shè)定為靠右對齊，如自定義日期格式統(tǒng)一寬度后也可置中對齊。 金額格式：金額統(tǒng)一靠右。 例：工作表的設(shè)定------凍結(jié)窗格當表格字段較多、數(shù)據(jù)較大，需要將數(shù)據(jù)固定住對前后或上下的字段對照檢視，可將標題欄或列凍結(jié)。操作步驟：『窗口』→『凍結(jié)窗格』凍結(jié)標題欄：選定要凍結(jié)數(shù)據(jù)下面一整列，點選『窗口』→『凍結(jié)窗格』凍結(jié)標題欄：選定要凍結(jié)數(shù)據(jù)后面一整欄，點選『窗口』→『凍結(jié)窗格』同時凍結(jié)欄或列：點選將要凍結(jié)數(shù)據(jù)之欄、列交叉點下方的單元格，按窗口』→『凍結(jié)窗格』

藍色為凍結(jié)窗格部份工作表的設(shè)定------自動篩選『篩選指引列』

表格在自動篩選時，篩選符號常常會將標題內(nèi)容給遮住，而且如果標題欄中有選用多列合并的單元格，篩選符號起始點會不統(tǒng)一，所以需要加一列“篩選指引列”。

『篩選指引列』在表格中的功能不可忽視，除可不擋住標題欄外，還可表示各字段的計算式，亦可從中看出哪一欄數(shù)據(jù)被隱藏。例：

篩選指引列版面設(shè)定------頁面表格制作完成，需設(shè)定版面，以方便需要時便可直接打印，不需再作調(diào)整。特別強調(diào)如果需要將數(shù)據(jù)E-mail給其他單位時，一定要設(shè)定版面，避免浪費他人的時間來設(shè)定格式。 操作路徑：『檔案』→『版面設(shè)定』→『頁面』

如果數(shù)據(jù)太大，無法以100%的比例打印在一張紙上，可使用頁面中的縮放比例來調(diào)整，可調(diào)整整個版面，亦可單獨縮放頁寬或頁高。版面設(shè)定------邊界表格制作完成，需要設(shè)定數(shù)據(jù)與紙張邊界間的寬度：橫向紙張可左右寬度相同，但上邊界要留出文件歸檔時的打孔位置，防止數(shù)據(jù)內(nèi)容被打掉?？v向紙張除要將表頭位置設(shè)寬一點，左邊也要留出打孔的位置。

橫向縱向報表完成，通常會選擇『水平置中』，如勾選『垂直置中』會使內(nèi)容字段較少的表格置于中央，影響美觀。版面設(shè)定------頁首頁尾可在表格上方加入『頁首』當作標題，可于下方加入『頁尾』當作腳注，并打印于檔案每一頁文件上。頁碼設(shè)定于文件的右上角。版面設(shè)定------工作表當文件制作完成，需設(shè)定：列印范圍：要印出哪一范圍的數(shù)據(jù)。列印標題欄：將指定的整列數(shù)據(jù)固定印出在每一頁上，當作橫向標題。列印標題欄：將指定的整欄數(shù)據(jù)固定印出在每一頁上，當作縱向標題。EXCEL制作與公式的設(shè)定當一份表格完成(如下圖)，要在『No.6活頁夾』下面增加需插入No.7,No.8時，計算公式仍是No.1~No.6。雖然增加了空白列會延續(xù)原來的網(wǎng)格線，但合計公式中的格位并未自動調(diào)整位置，必須手動修改。插入欄列后，一定要檢查相關(guān)公式是否正確插入欄或列后，一定要檢查相關(guān)公式是否正確！也可以在制作表格時就留下空位設(shè)定公式，以便日后增加字段，公式可同時變更。EXCEL制作與公式的設(shè)定在制作表格時就留下空位設(shè)定公式，以便日后增加字段，公式可同時變更。工作表的管理表格制作完成后，需要將其命名，以方便檔案查閱。文件命名：文件命名應以文件主題命名，體現(xiàn)檔案內(nèi)容，一目了然?；铐摬久阂粋€活頁簿可存放多個工作表，所以每個工作表的命名亦需簡潔明了。工作表的管理

當一份工作表一切設(shè)定完成之后，要記得優(yōu)化工作表，盡可能在窗口內(nèi)，將工作表的畫面顯