實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理制度

2023-10-26《實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理制度》CATALOGUE目錄制度概述檔案建立與整理檔案保管與使用檔案更新與銷毀制度實(shí)施與監(jiān)督01制度概述確保實(shí)驗(yàn)室工作檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性，滿足質(zhì)量保證、責(zé)任追溯、決策支持等需求。目的實(shí)驗(yàn)室工作檔案是實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行與發(fā)展的重要組成部分，對(duì)于提高實(shí)驗(yàn)室管理水平、規(guī)范實(shí)驗(yàn)操作流程、保障實(shí)驗(yàn)結(jié)果可靠性具有重要意義。意義目的與意義適用范圍：本制度適用于實(shí)驗(yàn)室各類工作檔案的管理，包括但不限于實(shí)驗(yàn)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)記錄、數(shù)據(jù)報(bào)告、質(zhì)量文件等。分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和用途，可將實(shí)驗(yàn)室工作檔案分為以下幾類實(shí)驗(yàn)計(jì)劃與設(shè)計(jì)類實(shí)驗(yàn)操作與記錄類數(shù)據(jù)處理與分析類質(zhì)量保證與控制類其他相關(guān)文件類適用范圍與分類1責(zé)任與義務(wù)23實(shí)驗(yàn)室檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)一管理，確保檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。責(zé)任部門實(shí)驗(yàn)室工作人員需對(duì)本人所負(fù)責(zé)的檔案進(jìn)行規(guī)范管理，確保檔案的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。責(zé)任人實(shí)驗(yàn)室工作人員有義務(wù)配合檔案管理部門的工作，遵守檔案管理制度，確保檔案的質(zhì)量和安全。義務(wù)02檔案建立與整理1檔案內(nèi)容與格式23實(shí)驗(yàn)室工作檔案是指實(shí)驗(yàn)室在開展各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理的要求。檔案格式應(yīng)規(guī)范，符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，便于長期保存和利用。03檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和實(shí)際需要，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行確定。建立時(shí)間與周期01實(shí)驗(yàn)室工作檔案應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定和實(shí)際工作需要，及時(shí)建立。02常規(guī)檔案應(yīng)按年度進(jìn)行整理歸檔，特殊檔案可根據(jù)需要按季度或月度進(jìn)行整理歸檔。整理要求與方法檔案整理應(yīng)遵循科學(xué)、規(guī)范的原則，分類明確，標(biāo)識(shí)清晰。檔案的裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和利用。檔案應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，確保檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案的存放應(yīng)按照檔案分類方案和排列順序進(jìn)行存放，確保檔案的安全和完整。03檔案保管與使用實(shí)驗(yàn)室主任負(fù)責(zé)檔案的監(jiān)督和檢查，確保檔案的完整性和安全性。實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員需對(duì)檔案進(jìn)行定期整理、分類、編目和歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和可查詢性。實(shí)驗(yàn)室其他工作人員有義務(wù)協(xié)助檔案管理人員進(jìn)行檔案的整理和保管，確保檔案的完整性。保管責(zé)任與制度使用規(guī)定與流程任何單位或個(gè)人需要使用實(shí)驗(yàn)室檔案，必須遵守實(shí)驗(yàn)室的有關(guān)規(guī)定和管理制度。使用實(shí)驗(yàn)室檔案必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露實(shí)驗(yàn)室的機(jī)密信息。使用實(shí)驗(yàn)室檔案必須經(jīng)過實(shí)驗(yàn)室管理人員的同意，并按照使用規(guī)定進(jìn)行登記和審批。對(duì)于具有保密級(jí)別的檔案，必須按照保密級(jí)別進(jìn)行分類和管理，嚴(yán)格控制使用范圍。實(shí)驗(yàn)室檔案僅限于內(nèi)部查閱和借閱，外部單位或個(gè)人需要查閱或借閱實(shí)驗(yàn)室檔案，必須經(jīng)過實(shí)驗(yàn)室主任的審批。實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員需對(duì)查閱和借閱人員進(jìn)行身份核實(shí)和權(quán)限審查，確保檔案的安全性和保密性。對(duì)于具有保密級(jí)別的檔案，必須采取嚴(yán)格的保密措施，防止泄露實(shí)驗(yàn)室的機(jī)密信息。查閱或借閱實(shí)驗(yàn)室檔案必須按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行登記和審批，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。查閱與借閱管理04檔案更新與銷毀更新周期實(shí)驗(yàn)室工作檔案應(yīng)按照規(guī)定的周期進(jìn)行更新，一般以季度或半年為周期，特殊情況下可按需調(diào)整。更新內(nèi)容每次更新應(yīng)包括實(shí)驗(yàn)室工作檔案中涉及的各項(xiàng)內(nèi)容，如實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、設(shè)備信息、人員資料等。確保檔案信息的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性。更新周期與內(nèi)容銷毀規(guī)定實(shí)驗(yàn)室工作檔案在達(dá)到規(guī)定保存期限后，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。一般由實(shí)驗(yàn)室指定專人負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。銷毀流程銷毀檔案時(shí)應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行，包括清點(diǎn)檔案數(shù)量、做好銷毀記錄、選擇合適的銷毀方式等。確保檔案銷毀過程的安全性和保密性。銷毀規(guī)定與流程對(duì)于一些具有永久保存價(jià)值的檔案，如重要實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研成果等，應(yīng)永久保存并做好備份。確保檔案信息的完整性和可追溯性。永久保存對(duì)于涉及保密或法律問題的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行特殊處理。如加密存儲(chǔ)、設(shè)置訪問權(quán)限等。確保檔案信息的安全性和合法性。特殊處理特殊情況處理05制度實(shí)施與監(jiān)督實(shí)施時(shí)間與步驟3.實(shí)驗(yàn)室管理部門定期對(duì)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。2.實(shí)驗(yàn)室工作人員需了解并熟悉本制度，確保在工作中遵守。1.實(shí)驗(yàn)室管理部門負(fù)責(zé)制定《實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理制度》，并發(fā)布通知。實(shí)施時(shí)間：該制度自發(fā)布之日起，即刻實(shí)施。實(shí)施步驟監(jiān)督責(zé)任：實(shí)驗(yàn)室管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)驗(yàn)室工作人員對(duì)《實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理制度》的執(zhí)行情況。監(jiān)督方式1.定期檢查：實(shí)驗(yàn)室管理部門定期對(duì)實(shí)驗(yàn)室工作檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.不定期抽查：不定期對(duì)實(shí)驗(yàn)室工作檔案進(jìn)行抽查，確保檔案的真實(shí)性和有效性。3.聽取反饋：聽取實(shí)驗(yàn)室工作人員對(duì)檔案管理的意見和建議，及時(shí)改進(jìn)管理制度。監(jiān)督責(zé)任與方式違規(guī)處理對(duì)于違反《實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理制