人事檔案歸檔制度模版

第頁共頁人事檔案歸檔制度模版一、目的和范圍1.1目的本制度的目的是規(guī)范和統(tǒng)一管理企業(yè)的人事檔案，確保檔案的安全性、準確性和完整性，為企業(yè)的人事管理工作提供有效的支持和依據(jù)。1.2范圍本制度適用于企業(yè)所有員工的人事檔案管理工作，包括員工的基本信息、入職材料、勞動合同、調(diào)動記錄、培訓(xùn)記錄、獎懲記錄等。二、主要內(nèi)容2.1檔案歸檔的責(zé)任部門人力資源部負責(zé)全面負責(zé)和協(xié)調(diào)企業(yè)的人事檔案管理工作，并設(shè)立專門的檔案管理人員負責(zé)具體的檔案管理工作。2.2歸檔的原則和要求（1）保密原則：人事檔案具有保密性，未經(jīng)本人同意或法律規(guī)定，不得向他人透露或提供。（2）準確原則：檔案的內(nèi)容必須準確無誤，對于檔案中的每一項信息，應(yīng)有明確的來源和驗證途徑。（3）完整原則：每個員工的檔案必須保持完整，不得有遺漏或遺失的情況。（4）可追溯原則：檔案的每一項內(nèi)容應(yīng)能追溯到相關(guān)的文件材料，便于查閱和核對。2.3檔案歸檔流程（1）檔案整理：由專門的檔案管理人員負責(zé)對員工的各類檔案進行整理和歸檔，并進行標識和分類。（2）檔案登記：每個員工的檔案必須進行詳細的登記，包括姓名、工號、職務(wù)、入職日期等基本信息。（3）檔案存放：檔案應(yīng)妥善存放，確定一個專用的檔案室或柜子，設(shè)有防火、防潮等措施，確保檔案的安全性。（4）檔案借閱：員工需要查閱自己的檔案，需填寫借閱申請并經(jīng)過相關(guān)部門審批，嚴禁私自調(diào)閱他人檔案。借閱期限不得超過3天。（5）檔案銷毀：檔案達到保留期限之后，由專門的檔案管理人員負責(zé)進行銷毀，銷毀過程必須符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，銷毀記錄必須保存。2.4檔案管理人員的職責(zé)（1）負責(zé)制定和完善人事檔案管理的制度和流程。（2）對員工檔案進行整理和歸檔，確保檔案的安全性和完整性。（3）對新員工進行檔案登記，及時更新和完善檔案信息。（4）負責(zé)員工檔案的存放和借閱，確保檔案的安全和保密。（5）向相關(guān)部門和員工提供檔案咨詢和查詢服務(wù)。（6）定期對檔案進行檢查和清理，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。（7）組織和參與檔案培訓(xùn)和交流活動，提高檔案管理的水平。三、宣傳和培訓(xùn)3.1宣傳本制度應(yīng)通過內(nèi)部通知、人事制度手冊、企業(yè)網(wǎng)站等渠道進行宣傳，讓員工了解和熟悉制度的內(nèi)容和要求。3.2培訓(xùn)人力資源部應(yīng)組織相關(guān)的培訓(xùn)和交流活動，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和檔案管理的效率和質(zhì)量。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理的基本知識、操作流程、法律法規(guī)等。四、監(jiān)督和檢查4.1監(jiān)督人力資源部負責(zé)對檔案管理人員的工作進行監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和處理工作中的問題和不足，確保制度的執(zhí)行。4.2檢查人力資源部應(yīng)定期對檔案進行檢查和清理，確保檔案的完整性和可查性。對于存在問題的檔案，應(yīng)及時進行整改和補充。五、制度的保密性和可行性5.1保密性檔案管理人員必須具有良好的保密意識，嚴守保密原則，不得泄露或提供檔案信息給未經(jīng)授權(quán)的人員。5.2可行性本制度的內(nèi)容和要求應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，且可操作性強，便于實施和執(zhí)行。制度的制定和修改應(yīng)與人事檔案管理的實際情況相適應(yīng)。六、附則6.1本制度的修訂和變更必須經(jīng)過人力資源部的批準，并及時通知相關(guān)部門和人員