會議文件管理制度范本

第頁共頁會議文件管理制度范本第一章總則第一條為規(guī)范會議文件的管理，提高會議工作的效率和質(zhì)量，制定本制度。第二條本制度適用于本單位的各級會議，包括部門會議、領(lǐng)導(dǎo)會議、項目會議等。第三條會議文件包括但不限于會議召集函、會議議程、會議通知、會議材料、會議紀要等。第四條會議文件的管理應(yīng)遵循合規(guī)、規(guī)范、高效的原則。第五條會議文件的管理主要負責(zé)人為本單位的行政管理部門。第六條會議文件的管理應(yīng)建立電子與紙質(zhì)相結(jié)合的管理體系，確保信息的完整性和安全性。第七條會議文件應(yīng)按照本制度規(guī)定的流程進行分發(fā)、傳遞和保存。第二章會議文件的起草與編制第八條會議召集函的起草應(yīng)明確會議的召集人、召集時間、召集地點、召集目的、會議議程等內(nèi)容，并注明是否需要參會人員提交相關(guān)材料。第九條會議議程的編制應(yīng)根據(jù)會議召集人的要求，包括會議的主題、時間安排、議題內(nèi)容等，確保會議的有序進行。第十條會議通知的編制應(yīng)在會議召集人批準(zhǔn)會議議程后及時通知各參會人員，提醒會議時間、地點、議題等，確保參會人員的準(zhǔn)時參與。第十一條會議材料的編制應(yīng)根據(jù)會議議程確定，明確材料的內(nèi)容和形式，并注明是否需要提前發(fā)放給參會人員。第十二條會議紀要的編制應(yīng)由會議記錄人根據(jù)會議內(nèi)容和討論情況，確保紀要內(nèi)容的準(zhǔn)確、全面和客觀。第三章會議文件的分發(fā)與傳遞第十三條會議文件的分發(fā)應(yīng)由行政管理部門負責(zé)，根據(jù)會議召集函上明確的參會人員名單進行分發(fā)，確保相關(guān)人員及時收到相關(guān)文件。第十四條會議文件的傳遞應(yīng)使用安全可靠的方式進行，如專用文件袋、郵寄、快遞等，確保文件的完整和安全。第十五條會議文件的傳遞時間應(yīng)在會議召集函規(guī)定的時間之前完成，以便參會人員能夠提前做好會議準(zhǔn)備工作。第十六條對于涉及保密內(nèi)容的會議文件，應(yīng)采取加密、密封等措施，確保文件的安全性和機密性。第四章會議文件的保存與歸檔第十七條會議文件的保存應(yīng)按照保留期限和管理要求分類保存，以便日后檢索參考。第十八條會議文件的電子保存應(yīng)使用本單位統(tǒng)一的電子文檔管理系統(tǒng)，確保文件的完整和安全。第十九條會議文件的紙質(zhì)保存應(yīng)定期清理、整理，確保文件的可查閱性。第二十條會議文件的歸檔應(yīng)由行政管理部門按照文件歸檔管理規(guī)定進行，確保文件的長期保存和利用。第五章會議文件的查閱與使用第二十一條有權(quán)查閱會議文件的人員應(yīng)到行政管理部門提出申請，并提供合理的理由和證明材料。第二十二條行政管理部門應(yīng)根據(jù)申請人的需要提供相應(yīng)的會議文件，并記錄查閱時間、查閱人員等相關(guān)信息。第二十三條會議文件的復(fù)印、借閱等行為應(yīng)經(jīng)過行政管理部門的批準(zhǔn)，并填寫相關(guān)借閱單據(jù)，確保文件的安全和使用情況的記錄。第六章違規(guī)處理第二十四條對于未按照本制度要求進行會議文件管理的行為，行政管理部門有權(quán)進行批評教育、責(zé)令整改等處理。第二十五條對于有關(guān)會議文件保密內(nèi)容的泄露行為，行政管理部門有權(quán)啟動保密事件處理程序，并依法追究相關(guān)責(zé)任。第七章附則第二十六條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，可