Access數(shù)據(jù)庫程序設(shè)計（第二版）課件ch2-數(shù)據(jù)表的創(chuàng)建與優(yōu)化

第2章數(shù)據(jù)表的創(chuàng)建與優(yōu)化Access數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)，字段名、字段屬性、記錄及其與數(shù)據(jù)表的關(guān)系通過向?qū)?chuàng)建表的基本操作過程通過設(shè)計視圖建立與修改數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)的方法在表中可以設(shè)置的主鍵和索引的類型與設(shè)置方法輸入與編輯數(shù)據(jù)記錄的基本方法排序、篩選等優(yōu)化表中的記錄以提高查詢效率的方法調(diào)整表的外觀建立數(shù)據(jù)表之間的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出與鏈接本講學(xué)習(xí)目標理解字段的概念并能夠根據(jù)實際應(yīng)用正確設(shè)計字段熟練掌握設(shè)計視圖的應(yīng)用方法并通過它創(chuàng)建與修改數(shù)據(jù)表掌握定義主鍵及索引的方法熟練掌握向表中輸入新的記錄或者修改已有記錄的方法掌握對數(shù)據(jù)記錄進行排序的方法掌握在數(shù)據(jù)表中執(zhí)行篩選、查找與替換操作的方法掌握美化數(shù)據(jù)表的外觀的方法理解表之間的關(guān)聯(lián)并掌握建立關(guān)聯(lián)的方法什么是表數(shù)據(jù)表是Access數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，是Access數(shù)據(jù)庫用來存放原始數(shù)據(jù)的場所。從根本上講，Access數(shù)據(jù)庫中的其他對象如查詢、窗體及報表等，都是在數(shù)據(jù)表的基礎(chǔ)上創(chuàng)建的。建立數(shù)據(jù)庫，首先要設(shè)計好數(shù)據(jù)庫中每個數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)，然后再建立數(shù)據(jù)表。2.1表的進一步討論2.1.1關(guān)系與表數(shù)據(jù)表是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的基礎(chǔ)，用來存放用戶的基本數(shù)據(jù)。一個二維表就是一個關(guān)系，在Access中，一個關(guān)系存儲為一個表，具有一個表名。在一個二維表中，水平方向的行稱為元組。在Access中元組對應(yīng)數(shù)據(jù)表中的一條記錄；垂直方向的列稱為屬性，每一列有一個屬性名，在Access中稱為字段名，每個字段的數(shù)據(jù)類型、寬度等屬性是在創(chuàng)建數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)時規(guī)定的。字段的取值范圍稱為域。例如，xb（性別）字段的域是“男”或“女”。用來唯一標識一個元組的屬性或?qū)傩缘慕M合稱為關(guān)鍵字。在Access數(shù)據(jù)表中，關(guān)鍵字表現(xiàn)為字段或字段的組合。例如，由于employee表中的zgbh（職工編號）字段能夠用來唯一區(qū)分每一個教員；因此，可以作為標識每條記錄的關(guān)鍵字。在Access中，主關(guān)鍵字和候選關(guān)鍵字都起著唯一地標識一個元組的作用。如果數(shù)據(jù)表中的一個字段不是本表的主關(guān)鍵字，而是另外一個數(shù)據(jù)表的主關(guān)鍵字或候選關(guān)鍵字，這個字段就稱為外部關(guān)鍵字。例2-1

如圖2-1所示的是Access數(shù)據(jù)庫中的一個表，試分析其組成。分析：數(shù)據(jù)表對應(yīng)實際的二維表格，從二維表格角度考慮，本表組成如下：一個表由若干列與行組成。垂直方向的列稱為屬性，對應(yīng)數(shù)據(jù)表中的字段，字段決定表的結(jié)構(gòu)。每一個字段必須有一個字段名，還要確定字段的數(shù)據(jù)類型、大小等屬性。字段的取值范圍稱為域。例如，表示姓名的字段是xm。水平方向的行稱為元組，對應(yīng)數(shù)據(jù)表中的一條記錄。記錄是具體的數(shù)據(jù)。圖2-1學(xué)生基本信息表2.1.2表的結(jié)構(gòu)

數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)由字段決定。在建立數(shù)據(jù)表之前，首先要設(shè)計好數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)，包括數(shù)據(jù)表的名稱以及每個字段的屬性（字段名、字段的數(shù)據(jù)類型及長度等），同時還應(yīng)確定索引字段，準備好輸入數(shù)據(jù)。字段名類型字段大小說明zgbh文本型6教師的職工編號（主鍵）bmbh文本型4部門編號xm文本型3姓名xb文本型1性別csrq日期/時間型8（默認）出生日期sfzh文本型18身份證號mz文本型5民族zzmm文本型4政治面貌gzsj日期/時間型8（默認）參加工作時間zc文本型3職稱xw文本型5學(xué)位lxdh文本型11聯(lián)系電話zpOLE對象型照片employee表結(jié)構(gòu)

數(shù)據(jù)表中的字段數(shù)，每個字段的字段名、字段的數(shù)據(jù)類型、字段長度、是否建立索引等確定了數(shù)據(jù)表的組織形式。在Access中，字段的命名規(guī)則如下：字段名長度為1～64個字符；字段名可以包含字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符；字段名不能包含句點（.）、驚嘆號（!）、方括號（[]）和重音符號（’）等。

在創(chuàng)建數(shù)據(jù)表時，必須確定數(shù)據(jù)表中各個字段的數(shù)據(jù)類型。Access中常用的字段數(shù)據(jù)類型有文本型、備注型及數(shù)字型等10種類型。1．文本型（text）

又稱為字符型（char）。由字母、數(shù)字、各種字符及漢字組成。例如，姓名、地址及職稱等字段都應(yīng)該設(shè)置為文本型。對一些雖然用數(shù)字表示，但并不表示數(shù)值意思的字段，也應(yīng)該設(shè)置為文本型。例如編號、身份證號、電話號碼、郵政編碼、學(xué)號、準考證號等。文本型字段的大小由用戶定義，最多為255個字符，系統(tǒng)默認的字段長度為50個字符。2．備注型（memo）

備注型數(shù)據(jù)是長文本或文本和數(shù)字的組合，允許存儲的內(nèi)容最多為65，535個字符。主要是用來保存較長的文本數(shù)據(jù)，如備注、說明之類的字段。但是，Access不能對備注型字段進行排序或索引，而文本、數(shù)字、日期/時間、貨幣、自動編號、是/否型字段是可以進行排序或索引的。3．數(shù)字型數(shù)字型數(shù)據(jù)是指可以用來進行算術(shù)運算的數(shù)據(jù)，由數(shù)字（0—9）、小數(shù)點和正負號組成。例如年齡、總分、工資等均屬于數(shù)字型字段。在程序設(shè)計及SQL語句中，又分為整型（Integer）與浮點型（Float）。4．日期/時間型（Date）日期/時間型數(shù)據(jù)用來存儲日期、時間或日期時間的組合。每個日期/時間數(shù)據(jù)需要8個字節(jié)的固定存儲空間，范圍從100到9999年的日期與時間值。5．貨幣型（Currency）

貨幣型數(shù)據(jù)是數(shù)字數(shù)據(jù)類型的特殊類型，用來表示貨幣值。當給貨幣型字段輸入數(shù)據(jù)時，Access會根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)自動添加貨幣符號及千位分隔符。系統(tǒng)默認的小數(shù)位是2，當數(shù)據(jù)的小數(shù)部分超過2時，系統(tǒng)會自動四舍五入。貨幣型字段的長度為8個字節(jié)。6．自動編號型自動編號型數(shù)據(jù)是一種比較特殊的類型，當向數(shù)據(jù)表中添加一條新記錄時，自動編號字段的數(shù)據(jù)無需輸入，由Access指定的一個唯一的順序號（每次加1）。自動編號數(shù)據(jù)與相應(yīng)的記錄是永久連接的，不允許用戶修改。如果刪除數(shù)據(jù)表中含有自動編號字段的一個記錄，Access并不會因此而對數(shù)據(jù)表中的自動編號型字段重新編號，當添加一條記錄時，Access也不再使用已被刪除的自動編號型字段的數(shù)值，而是按遞增的規(guī)律賦值。自動編號型字段占4個字節(jié)的存儲空間，它是以長整數(shù)形式存于數(shù)據(jù)庫中的。每個數(shù)據(jù)表中最多只能包含一個自動編號型字段。7．是/否型

是/否型數(shù)據(jù)是針對只含有兩種不同取值的字段而設(shè)置的，占1個字節(jié)的存儲空間。取值為“真”或“假”，用邏輯值來數(shù)據(jù)表示?！罢妗庇肶es、True或者On表示，“假”用No、False或者Off表示。8．OLE對象型

OLE對象數(shù)據(jù)類型是指在字段中允許“鏈接”或“嵌入”其他應(yīng)用程序所創(chuàng)建的對象，OLE對象可以是文檔、電子表格、圖片等。OLE對象字段最大為1GB字節(jié)（受可用磁盤空間限制）。9．超級鏈接型

超級鏈接型字段是用來保存超級鏈接地址的。以文本或文本和數(shù)字的組合形式存儲并用作超級鏈接地址。當單擊一個超級鏈接時，Web瀏覽器或Access將根據(jù)超級鏈接地址到達指定的目標。10．查閱向?qū)?/p>

查閱向?qū)ё侄螢橛脩艚⒁粋€列表，用戶可以在列表中選擇一個值以存儲到字段中。列表內(nèi)容可以來自另一個數(shù)據(jù)表或由用戶預(yù)先存儲一組不可更改的固定值列表。2.2創(chuàng)建表

在使用Access創(chuàng)建數(shù)據(jù)表之前，首先要設(shè)計好表的結(jié)構(gòu)。創(chuàng)建表的任務(wù)就是具體地實現(xiàn)設(shè)計好的表結(jié)構(gòu)并輸入數(shù)據(jù)記錄。Access提供了3種創(chuàng)建數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)的方法。第1種方法是通過表向?qū)?chuàng)建表結(jié)構(gòu)，其創(chuàng)建方法與使用數(shù)據(jù)庫向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫的方法類似；第2種方法是在數(shù)據(jù)表視圖中直接輸入字段名，這種方法比較簡單，但不能對每一字段的數(shù)據(jù)類型、屬性值等字段屬性進行設(shè)置；第3種方法是使用設(shè)計視圖定義數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)。設(shè)計視圖是創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫對象最有力的工具，也是最常用的方法。使用設(shè)計視圖定義數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)是創(chuàng)建數(shù)據(jù)表的基本方法。在數(shù)據(jù)表的設(shè)計視圖中，不僅能確定數(shù)據(jù)表的字段名，還能同時確定字段的數(shù)據(jù)類型和字段屬性的具體設(shè)置。例2-2

使用設(shè)計視圖，在高校學(xué)生管理數(shù)據(jù)庫中建立學(xué)生基本信息表，具體結(jié)構(gòu)如表2-1所示。分析：建立數(shù)據(jù)表的過程一般分為兩步，第一步定義表的結(jié)構(gòu)；第二步輸入數(shù)據(jù)記錄。定義數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)的主要任務(wù)就是定義數(shù)據(jù)表中的字段，即定義字段名、字段類型、大小與字段屬性等。主要的操作步驟如下：2.2.1使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表打開新建表對話框打開高校學(xué)生管理數(shù)據(jù)庫。在數(shù)據(jù)庫窗口中選擇“表”對象，單擊“新建”按鈕，屏幕上顯示“新建表”對話框，在此對話框中選中“設(shè)計視圖”，單擊“確定”按鈕。也可以在數(shù)據(jù)庫窗口中選擇“表”對象，雙擊“使用設(shè)計器創(chuàng)建表”，直接進入如圖2-2所示的設(shè)計視圖。如圖2-2圖2-2定義第一個字段單擊第一行“字段名稱”列，輸入學(xué)生基本信息表的第一個字段名xh。單擊“數(shù)據(jù)類型”列，并單擊其右側(cè)的向下箭頭按鈕，彈出一個下拉列表，列表中列出了Access提供的所有數(shù)據(jù)類型，選擇文本數(shù)據(jù)類型。在“說明”欄中輸入“學(xué)號”，用來注釋該字段的實際含義，如圖2-3所示。圖2-3

定義其他字段重復(fù)步驟2，定義如表2-1所示的字段名和數(shù)據(jù)類型。完成后，單擊第一個字段的字段選定器，然后單擊工具欄上的“主鍵”按鈕，將xh字段定義為主鍵，如圖2-4所示。單擊工具欄上的保存按鈕，在“另存為”對話框中輸入數(shù)據(jù)表的名稱“學(xué)生基本信息”，單擊“確定”按鈕保存。圖2-4表的結(jié)構(gòu)如果需要向數(shù)據(jù)表中輸入記錄，單擊工具欄左端的“數(shù)據(jù)表視圖”按鈕。2.2.2錄入和刪除記錄

創(chuàng)建好數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)后，就可以通過數(shù)據(jù)表視圖向表中輸入數(shù)據(jù)記錄了。以行、列格式顯示表中數(shù)據(jù)的窗口稱為“數(shù)據(jù)表視圖”，在數(shù)據(jù)表視圖中，可以方便地向數(shù)據(jù)表中輸入記錄，也可以方便地對已有的數(shù)據(jù)進行編輯、添加及刪除等操作。1．打開數(shù)據(jù)表視圖在Access數(shù)據(jù)庫窗口中，打開表的數(shù)據(jù)表視圖有多種方法。雙擊所要打開的數(shù)據(jù)表單擊選中要打開的數(shù)據(jù)表，然后單擊“打開”按鈕右擊要打開的數(shù)據(jù)表，在彈出的快捷菜單中選擇“打開”命令選項左拖數(shù)據(jù)表的圖標到數(shù)據(jù)庫數(shù)窗口外如果表的設(shè)計視圖已經(jīng)打開，可單擊工具欄中“數(shù)據(jù)視圖”按鈕，切換到數(shù)據(jù)表視圖。2．輸入數(shù)據(jù)例2-3

向?qū)W生基本信息表中輸入數(shù)據(jù)記錄。①打開學(xué)生基本信息表對應(yīng)的數(shù)據(jù)表視圖。②在每個單元格內(nèi)直接輸入數(shù)據(jù)，每輸入完一個字段值按Enter鍵或Tab鍵轉(zhuǎn)至下一個字段。如果字段的數(shù)據(jù)類型為是/否型，則單擊復(fù)選框。復(fù)選框中顯示“√”表示“是”，空表示“否”。如果輸入字段的數(shù)據(jù)類型為“OLE對象”數(shù)據(jù)類型，例如照片，可選擇“插入”菜單下的“對象”命令，或者單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入對象（O）…”命令，打開“插入對象”對話框。

用戶可以選擇“由文件創(chuàng)建（F）”，在“文件”文本框中輸入對象文件的正確路徑和文件名或單擊瀏覽按鈕查找，單擊“確定”后即可將指定的文件插入到OLE對象字段中。③在輸入一條記錄的后，數(shù)據(jù)表中就會自動添加一條新的空記錄，且該記錄的選擇器上顯示一個“*”號，表明這條記錄是一條空記錄；當前準備輸入的記錄的選擇器上顯示一個向右箭頭，稱這條記錄為當前記錄；當用戶給當前記錄輸入數(shù)據(jù)時，該條記錄的記錄選擇器上則顯示一個鉛筆符號，表示正在輸入或編輯記錄。3．定位記錄

數(shù)據(jù)表的操作通常會涉及到某一條記錄，因此在執(zhí)行具體操作之前，總是要先定位該記錄。Access提供了一種直觀定位記錄的方法，在數(shù)據(jù)表視圖窗口的底端有一組記錄瀏覽按鈕。可以用這些按鈕在記錄間快速移動。4．刪除記錄在數(shù)據(jù)表視圖中，選擇要刪除的記錄，單擊工具欄上的“刪除記錄”按鈕就可以實現(xiàn)記錄的刪除。例2-4

在學(xué)生基本信息表中刪除姓名為“張亮”的記錄。①打開學(xué)生基本信息表的數(shù)據(jù)表視圖。②直接找到要刪除的記錄，或者通過“編輯”、“查找”命令找到需要刪除的記錄，并選擇該記錄。③單擊工具欄上的“刪除記錄”按鈕就可以實現(xiàn)記錄的刪除。2.2.3修改表的結(jié)構(gòu)1．插入新的字段在表的設(shè)計視圖中，將鼠標移動到要插入字段的位置處，選取該行，單擊鼠標右鍵，在隨后顯示的快捷菜單中選擇“插入行”命令或者單擊工具欄上的“插入行”按鈕，插入一個空行，然后在空行中輸入新增字段的名字，選擇字段的數(shù)據(jù)類型并設(shè)置字段的其他屬性。增加新字段后，原來的字段會往下移。完成后單擊工具欄上的保存按鈕保存修改。例2-5

修改學(xué)生基本信息表的結(jié)構(gòu)，在其中增加出生地點、畢業(yè)學(xué)校等2個方面的信息。分析：為了解決題目提出的問題，需要在表中增加新的字段。解決過程如下。①確定字段的名稱、類型及大小。根據(jù)題意，新增加字段的名稱可以定義為csdd、byxx；類型全部定義為字符型。根據(jù)目前的實際情況，csdd（出生地點）一般要求填寫到省市（縣），例如，“安徽天長”、“江蘇金湖”等，再考慮到適當冗余，將其字段大小定義12；類似的，將byxx（畢業(yè)學(xué)校）的字段大小分別定義為8。②打開表的設(shè)計視圖。將鼠標移動到要插入字段的位置處，選取該行，單擊鼠標右鍵，在隨后顯示的快捷菜單中選擇“插入行”命令或者單擊工具欄上的“插入行”按鈕，插入一個空行。③在空行中輸入新增字段的名字csdd，選擇字段的數(shù)據(jù)類型為“文本”，將其大小設(shè)置為12，常規(guī)選項卡中標題設(shè)置為出生地點。增加新字段后，原來的字段會往下移。④重復(fù)上述兩步操作，增加byxx（畢業(yè)學(xué)校）字段。⑤完成后單擊工具欄上的保存按鈕保存修改。2．刪除字段在表的設(shè)計視圖中，選擇需要刪除的字段，單擊鼠標右鍵，在隨后顯示的快捷菜單中選擇“刪除行”命令，也可以單擊工具欄上的“刪除行”按鈕，這時系統(tǒng)會彈出提示框。

刪除字段后，下面的字段會順序上移。如果要刪除多個字段，可以按下Ctrl鍵不放，再單擊每一個要刪除字段的字段選擇器選中他們，然后一次性刪除。如果數(shù)據(jù)表中有與被刪除的字段對應(yīng)的數(shù)據(jù)，則將同時刪除這些數(shù)據(jù)；如果Access中的其他對象含有對刪除字段的引用，則這些引用也將被同時刪除。因此，在刪除字段時，一定要慎重。例2-6

在學(xué)生基本信息表中刪除上例中增加的csdd(出生地點)字段。①打開表的設(shè)計視圖。②選擇需要刪除的字段“出生地點”，單擊鼠標右鍵，在隨后顯示的快捷菜單中選擇“刪除行”命令，也可以單擊工具欄上的“刪除行”按鈕，這時系統(tǒng)會彈出如圖2-7所示的提示框。單擊“是”，則刪除指定的字段；單擊“否”，則不刪除。3．改變字段順序如果字段的順序與數(shù)據(jù)輸入的次序相同，可以增進數(shù)據(jù)處理的準確性及速度。已經(jīng)建立的數(shù)據(jù)表中的字段，設(shè)計者可以自由調(diào)整顯示順序。操作方法比較簡單，只要直接拖動字段到相應(yīng)的位置處即可。修改完成后要注意保存。例2-7

在學(xué)生基本信息表中，改變各個字段的排列順序。說明：如果字段的順序與數(shù)據(jù)輸入的次序相同，可以增進數(shù)據(jù)處理的準確性及速度。已經(jīng)建立的數(shù)據(jù)表中的字段，設(shè)計者可以自由調(diào)整顯示順序。①打開表的設(shè)計視圖。②拖動字段到相應(yīng)的位置處。③修改完成后保存。4.編輯字段編輯字段主要包括修改字段的名稱、數(shù)據(jù)類型及說明等。在表的設(shè)計視圖中，單擊要修改的字段名稱、數(shù)據(jù)類型或說明，就可以對其修改。注意，改變字段的數(shù)據(jù)類型時，可能因數(shù)據(jù)類型的轉(zhuǎn)換造成數(shù)據(jù)丟失，Access在實際保存更改結(jié)果之前，將顯示消息告訴用戶在轉(zhuǎn)換期間發(fā)生了錯誤。例2-8

在學(xué)生基本信息表中，修改指定字段的名稱、類型及大小等。①打開表的設(shè)計視圖。②單擊要修改的字段名稱、數(shù)據(jù)類型或說明，直接對其修改。③修改完成后保存。2.2.4字段屬性的設(shè)置

不同數(shù)據(jù)類型的字段有不同的屬性。在數(shù)據(jù)表的設(shè)計視圖窗口中，當選擇某一字段時，下部的“字段屬性”區(qū)就會顯示出該字段的相應(yīng)屬性。在建立字段時，系統(tǒng)提供了某些字段屬性的默認值；也有一些字段的屬性值，在建立時為空，用戶可以在設(shè)計視圖窗口中根據(jù)實際情況，對其進行重新設(shè)置。下面介紹字段屬性。1．設(shè)置字段大小

文本型及數(shù)字型字段，其“字段大小”屬性可以由用戶設(shè)置。用戶應(yīng)該根據(jù)實際需要合理地設(shè)置字段大小。如果在數(shù)據(jù)表中，字段中已有數(shù)據(jù)，那么Access將自動截去超出規(guī)定長度部分的字符，有可能會造成數(shù)據(jù)丟失。數(shù)字類型的字段有幾種不同的格式，如下表所示.數(shù)字類型值的范圍小數(shù)位數(shù)字段長度字節(jié)0～255無1字節(jié)整數(shù)32768～32767無2字節(jié)長整數(shù)2147483648～2147483647無4字節(jié)單精度數(shù)3.4×1038～3.4×103874字節(jié)雙精度數(shù)1.79734×10308～1.79734×10308158字節(jié)例2-9

由于改變了編碼規(guī)則，需要將學(xué)號由10位調(diào)整為12位，請通過修改數(shù)據(jù)庫及相關(guān)對象完成此項工作。分析：為解決題目中提出的問題，需要修改學(xué)生基本信息表中xh字段的屬性，將其大小調(diào)整為12。操作步驟如下。①打開學(xué)生基本信息表的設(shè)計視圖，選擇xh字段。②在“字段屬性”區(qū)中顯示了該字段的所有屬性，在字段大小文本框中輸入12，如圖2-8所示。③單擊工具欄上的保存按鈕，保存所作的修改。圖2-82．設(shè)置格式

文本型、數(shù)字型、日期/時間型、貨幣型、是/否型及自動編號型字段都具有“格式”屬性，“格式”屬性用來決定數(shù)據(jù)的打印和顯示方式。不同數(shù)據(jù)類型的字段，其格式選取有所不同。例2-10為了方便信息的瀏覽，請將學(xué)生基本信息表中出生日期的顯示格式設(shè)置為類似“2009-11-21”的形式。分析：為了實現(xiàn)題目要求，需要將日期/時間型字段csrq的“格式”設(shè)置為“短日期”，操作過程如下：①打開表的設(shè)計視圖。②在表的設(shè)計視圖中單擊csrq字段的任一列，在字段屬性區(qū)中單擊“格式”屬性框右邊的向下箭頭，從下拉列表中選擇“短日期”格式，如圖2-9所示。③修改完成后保存。圖2-93．設(shè)置默認值在數(shù)據(jù)表中，有些字段中的數(shù)據(jù)大多相同或含有相同的部分。例如xb字段只有“男”、“女”，這種情況下，可將其中使用頻率最高的值設(shè)置為默認值。設(shè)置了默認值的字段，在輸入數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)自動在該字段中填入默認值，當然，用戶也可改變其中的值。合理設(shè)置字段的默認值，可以減少用戶數(shù)據(jù)錄入的工作量。文本型、備注型、數(shù)字型、日期/時間型、貨幣型、是/否型、超級鏈接型字段都具有默認值屬性。其中數(shù)字型、貨幣型字段的默認值為0。例2-11

為了提高輸入速度及準確性，請將學(xué)生基本信息表中性別的默認值設(shè)置為“男”。分析：為實現(xiàn)題目要求，只要將xb字段的默認值設(shè)置為“男”即可，操作過程如下：①打開學(xué)生基本信息表的設(shè)計視圖。②單擊xb字段的任一列，在其默認值屬性框中輸入”男”，如圖2-10所示。說明：可以使用后面要談到的表達式來定義字段的默認值。例如，如果某日期/時間型字段的值主要是當前的日期，可以在該字段的默認值屬性框中輸入表達式“date()”。圖2-104．設(shè)置有效性規(guī)則和有效性文本利用字段的“有效性規(guī)則”屬性，可以在一定程度上防止非法數(shù)據(jù)輸入到數(shù)據(jù)表中，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。“有效性文本”是指當用戶輸入的數(shù)據(jù)不滿足有效性規(guī)則（即非法數(shù)據(jù)）時，系統(tǒng)給出的提示性信息。文本型、備注型、數(shù)字型、日期/時間型、貨幣型、是/否型、超級鏈接型字段都具有“有效性規(guī)則”和“有效性文本”屬性。如下圖所示.當輸入的數(shù)據(jù)不符合“有效性規(guī)則”時，屏幕就會顯示“有效性文本”屬性中的內(nèi)容。

例2-12

為了提高數(shù)據(jù)的準確性與有效性，在課程表中，將學(xué)時數(shù)字段的取值范圍設(shè)為0～200。分析：為解決提出的問題，可以通過設(shè)置相關(guān)字段的有效性規(guī)則，具體操作步驟如下：①設(shè)置有效性規(guī)則。打開課程信息表的設(shè)計視圖，選擇xss字段，在“有效性規(guī)則”屬性框中輸入“>=0and<=200”。也可以單擊“有效性規(guī)則”屬性框右端的“生成器”按鈕，啟動表達式生成器并并利用它建立表達式。②設(shè)置有效性文本。在“有效性文本”屬性框內(nèi)輸入“學(xué)時必須在0～200之間！”。如圖2-11所示。圖2-115．定義輸入掩碼

字段的“輸入掩碼”屬性是規(guī)定數(shù)據(jù)輸入的格式。為字段設(shè)置了輸入掩碼后，只有符合輸入掩碼格式的數(shù)據(jù)才能輸入，這在一定程度上保證了輸入數(shù)據(jù)的合理性。默認情況下不設(shè)置輸入掩碼。文本型、數(shù)字型、日期/時間型、貨幣型字段都具有輸入掩碼屬性。

Access只為設(shè)置“文本”和“日期/時間”型字段的輸入掩碼提供向?qū)АＨ绻麨槟匙侄味x了輸入掩碼，同時又設(shè)置了它的格式屬性，則格式屬性將在數(shù)據(jù)顯示時優(yōu)先于輸入掩碼的設(shè)置。輸入掩碼格式符字符說明0必須輸入數(shù)字（0～9）9可以選擇輸入數(shù)字或空格#可以選擇輸入數(shù)字或空格（在編輯模式下空格以空白顯示，但在保存數(shù)據(jù)時將空白刪除；允許輸入加號和減號）L必須輸入字母（A～Z）?可以選擇輸入字母（A～Z）A必須輸入字母或數(shù)字a可以選擇輸入字母或數(shù)字&必須輸入任何的字母或一個空格C可以選擇輸入任何的字母或一個空格<將所有字符轉(zhuǎn)換為小寫>將所有字符轉(zhuǎn)換為大寫!使輸入掩碼從右到左顯示，而不是從左到右顯示。鍵入掩碼中的字符始終都是從左到右顯示?？梢栽谳斎胙诖a中的任何地方包括感嘆號/日期與時間的分隔符\使接下來的字符以原義字符顯示（例如，\A只顯示為A）例2-13

在教師表中，將參加工作時間的格式設(shè)置為與例2-10相同，并規(guī)定只有符合這樣的格式要求才能被系統(tǒng)接受。分析：將教師表中g(shù)zsj字段的輸入掩碼屬性設(shè)置為短日期，即可解決本題目的問題，操作過程如下。①打開表的設(shè)計視圖，選擇gzsj字段。②單擊“輸入掩碼”屬性框右端的“生成器”按鈕，顯示如圖2-13所示的輸入掩碼向?qū)υ捒??？梢詮南到y(tǒng)提供的幾種輸入掩碼的設(shè)置中選擇一種，這里選擇“短日期”；也可以在“嘗試”文本框中輸入一個日期型的數(shù)據(jù)驗證掩碼。如果用戶輸入的數(shù)據(jù)不符合掩碼的格式要求，屏幕會顯示一個對話框，提醒用戶輸入的數(shù)據(jù)不符合規(guī)定。單擊“下一步”按鈕。圖2-13③在如圖2-14所示的“輸入掩碼向?qū)А钡诙€對話框中，在占位符下拉列表中，選擇輸入數(shù)據(jù)時使用的占位符（例如，*、_、#、$、@、%等），系統(tǒng)默認的占位符是在輸入字符的位置顯示下劃線，一般不需要修改。④單擊“下一步”，在彈出的“輸入掩碼向?qū)А钡淖詈笠粋€對話框中單擊完成按鈕。圖2-142.2.5索引

通常可以為一個數(shù)據(jù)表建立多個索引，每個索引確定數(shù)據(jù)表中記錄的一種邏輯順序。在數(shù)據(jù)表中按索引字段或索引字段集建立索引后，一旦數(shù)據(jù)表和相關(guān)的索引被打開，記錄的顯示順序?qū)此饕磉_式值的大小順序顯示（邏輯順序），而不是記錄輸入時的順序（物理順序）。索引的概念和類型索引也是同一個數(shù)據(jù)庫內(nèi)各數(shù)據(jù)表間建立關(guān)聯(lián)關(guān)系的必要前提，同一個數(shù)據(jù)庫中的兩個數(shù)據(jù)表之間若要建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，就必須先對關(guān)聯(lián)的字段建立索引。OLE對象型、備注型字段是不能建立索引的，其他數(shù)據(jù)類型的字段都可以建立索引。按功能，索引可分為3種類型。唯一索引，索引字段的值不能相同，即沒有重復(fù)值。普通索引，索引字段的值可以相同，即可以有重復(fù)值。主索引，在Access中，一個數(shù)據(jù)表中可以創(chuàng)建多個唯一索引，其中可以設(shè)置一個為主索引（主鍵），一個數(shù)據(jù)表只能有一個主索引。索引的創(chuàng)建方法創(chuàng)建索引也在表的設(shè)計視圖中進行。一般來說，創(chuàng)建索引的方法比較簡單；但是針對每一個數(shù)據(jù)表，要創(chuàng)建多少索引？每一個索引的索引字段是哪些？等等的問題應(yīng)該經(jīng)過很好的設(shè)計。實際上過多的索引反而可能會降低數(shù)據(jù)檢索的速度。⑴創(chuàng)建單字段索引例2-14

為提高檢索速度，請在學(xué)生基本信息表中按照出生日期建立索引。分析：本題要求建立是是根據(jù)csrq字段的建立的“索引”，由于沒有提出其他特別要求，應(yīng)該是允許重復(fù)的，因此建立的是“有（有重復(fù)）”索引，操作過程如下：①打開學(xué)生基本信息表的設(shè)計視圖。②選中csrq字段。③在窗口下半部分的“常規(guī)”選項卡中，單擊“索引”后面的箭頭，在下拉列表中的三個選項中選擇“有（有重復(fù)）”。單擊工具欄上的保存按鈕，保存所做的修改。⑵創(chuàng)建多字段索引所謂多字段索引是指建立的索引中含有多個字段，Access允許索引字段最多可以有10個。用戶必須為多字段索引命名。在實際排序時，默認的順序是升序，先按第一個字段的值進行排序；如果第一個字段的值相同，則按第二個字段的值進行排序，依此類推。在設(shè)計時，可以更改字段的這種排序次序。例2-15

為提高檢索速度，在教師表中，根據(jù)每個教師的性別及工作時間建立索引。分析：本題要求建立的索引是一個多字段索引，索引字段包括xb和gzsj，基本操作過程如下：①打開學(xué)生基本信息表的設(shè)計視圖。②在數(shù)據(jù)表的設(shè)計視圖中，單擊工具欄上的索引按鈕，屏幕顯示如圖2-15所示的索引對話框，其中顯示的是已經(jīng)建立的索引。③在“索引名稱”列的第一個空白行，鍵入索引名稱（如：xbgzsj）；在“字段名稱”列中，單擊向下的箭頭，選擇索引的第一個字段（如：xb）；在“字段名稱”列的下一行，選擇索引的第二個字段（如：gzsj）；在“排序次序”列中，可以分別選擇升序或降序。④重復(fù)上述步驟，直到索引字段全都選中，如圖2-15所示。⑤保存所做修改，關(guān)閉窗口。圖2-15創(chuàng)建多字段索引示例⑶刪除索引建立索引可以加快搜索速度，但是也減緩了記錄的更新速度。因此，有些已經(jīng)建立的索引可能需要刪除。索引的刪除不會影響相應(yīng)的字段或字段中的數(shù)據(jù)。刪除單字段索引只需在索引屬性后面的下拉列表中選擇“無”即可。刪除多字段索引需要在如圖2-15所示的窗口中，逐行刪除。

2.2.6主關(guān)鍵字

主關(guān)鍵字又簡稱為主鍵，用來唯一標識數(shù)據(jù)表中的一條記錄，一般每個數(shù)據(jù)表都應(yīng)有一個主鍵，通常為一個字段。例如employee表中的zgbh（職工編號）字段可以作為主鍵字段，因為每個教員的職工編號是不同的，是能夠唯一確定每個記錄的。設(shè)置了表的主關(guān)鍵字后，Access將自動以主關(guān)鍵字為索引字段建立索引。一個數(shù)據(jù)表設(shè)置一個主關(guān)鍵字，一旦設(shè)定后，便不允許輸入與已有記錄中主關(guān)鍵字值相同的記錄。Access數(shù)據(jù)表中可以定義三種類型的主鍵。自動編號主鍵一個數(shù)據(jù)表，最多只能有一個自動編號型字段，如果有自動編號型字段，可以將其設(shè)置為主鍵。如果在保存新建的數(shù)據(jù)表之前沒有設(shè)置主鍵，Access將詢問是否要創(chuàng)建一個自動編號型主鍵。如果回答為“是”，Access將創(chuàng)建一個自動編號主鍵。單字段主鍵如果字段值都是唯一的，例如，職工號、學(xué)號、編號等具有唯一性的字段，可以將其指定為主鍵多字段主鍵在不能保證任何單字段都包含唯一值時，可以將兩個或更多的字段組合指定為主鍵。

2.2.7使用向?qū)?chuàng)建表

Access提供了一些數(shù)據(jù)庫范例，其中已經(jīng)定義好了一些示例數(shù)據(jù)表。向?qū)Ь褪且赃@些范例庫為基礎(chǔ)創(chuàng)建符合需要的數(shù)據(jù)表。主要有如下操作過程。啟動表向?qū)Фx新表的字段定義主鍵并保存表例2-16在上一章創(chuàng)建的聯(lián)系人信息管理數(shù)據(jù)庫中，以Access中的自帶的“聯(lián)系人”示例表為基礎(chǔ)，建立聯(lián)系人數(shù)據(jù)表。首先打開聯(lián)系人信息管理數(shù)據(jù)庫，接下來的操作包括以下四個主要步驟：1.啟動表向?qū)г跀?shù)據(jù)庫窗口中選中“表”對象，雙擊“使用向?qū)?chuàng)建表”。屏幕顯示“表向?qū)А钡牡谝粋€對話框，如圖2-16所示。圖2-16表向?qū)У牡谝粋€對話框2.定義新表的字段在圖2-16中，選擇“商務(wù)”單選項及“示例表”中的“聯(lián)系人”選項，這時“示例字段”列表框中顯示該示例表中所有可能的字段。從示例字段列表框中選擇想要加入新表的字段，單擊“>”按鈕，該字段名稱就會出現(xiàn)在“新表中的字段”列表框中。如果范例中的字段名不符合需要，可以單擊“重命名字段…”，在隨后顯示的對話框中重新命名字段。如果選擇“>>”按鈕，會把“示例字段”列表框中的所有字段全部加入到“新表中的字段”列表框中。單擊“下一步”按鈕，屏幕顯示“表向?qū)А钡牡诙€對話框，如圖2-17所示圖2-17表向?qū)У牡诙€對話框3.定義主鍵并保存表在“請指定表的名稱”文本框中輸入“聯(lián)系人基本信息”，選擇“不，自行設(shè)置主鍵”單選項，單擊“下一步”，屏幕顯示“表向?qū)А钡牡谌齻€對話框，如圖2-18所示。在圖2-18所示對話框中，選擇“聯(lián)系人ID”字段作為主鍵字段，單擊“下一步”，屏幕顯示“表向?qū)А钡牡谒膫€對話框，建議用戶建立創(chuàng)建的表與其他表的關(guān)系，可以跳過這一步，直接選擇“下一步”，顯示如圖2-19所示的對話框，此時，Access會自動將新建的表以指定的名稱保存起來。

圖2-18表向?qū)У牡谌齻€對話框4.確定下一步操作如圖2-19所示的對話框還詢問數(shù)據(jù)表建立后，想要做什么？如果選擇“直接向表中輸入數(shù)據(jù)”，單擊“完成”按鈕，屏幕顯示“聯(lián)系人基本信息”的數(shù)據(jù)表視圖，可以輸入記錄。圖2-19表向?qū)У牡谖鍌€對話框2.3建立表之間的關(guān)系

在一個Access數(shù)據(jù)庫中，可能包含多個數(shù)據(jù)表。有些應(yīng)用，例如建立查詢、窗體及報表等，需要從多個數(shù)據(jù)表中獲取數(shù)據(jù)，這時需要建立數(shù)據(jù)表之間的關(guān)聯(lián)。建立各數(shù)據(jù)表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，目的就是將各個表聯(lián)系成一個有機的整體，為數(shù)據(jù)庫應(yīng)用打下基礎(chǔ)。2.3.1什么是表之間的關(guān)系關(guān)系是通過匹配兩個數(shù)據(jù)表之間公共字段中的數(shù)據(jù)來完成。在大多數(shù)情況下，這些匹配的字段是數(shù)據(jù)表中的主鍵字段，且對于每一記錄提供唯一的標識符，并且在其他數(shù)據(jù)表中有一個相應(yīng)的外部鍵。1.關(guān)系數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系可以分為一對一關(guān)系、一對多關(guān)系和多對多關(guān)系3種形式。在Access數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系主要為一對多關(guān)系。一般情況下，將一端數(shù)據(jù)表稱為主表，將多端數(shù)據(jù)表稱為相關(guān)表。2.參照完整性“參照完整性”是一個規(guī)則系統(tǒng)，如果實施了這些規(guī)則，在輸入或刪除記錄時，為維持數(shù)據(jù)表之間已定義的關(guān)系而必須遵循這些規(guī)則，不會意外地刪除或更改相關(guān)數(shù)據(jù)。例2-17分析學(xué)生基本信息表與班級表之間的參照完整性所發(fā)揮的作用。解：參照完整性一般具有三個方面的作用。第一，如果想要在學(xué)生基本信息表輸入一條新記錄，其中bjmc（班級名稱）字段值為“08軟件”，而在班級表中，卻沒有哪一條記錄的bjmc字段值為“08軟件”，如果這兩個表關(guān)于bjmc字段建立了關(guān)系，那么，這就違返了“參照完整性”，Access將不允許輸入這樣的記錄。第二，也不能在相關(guān)表中存在匹配的記錄時刪除主表中的記錄。例如，若要刪除主表班級表中bjmc字段值為“08軟件”的記錄，而在相關(guān)表學(xué)生基本信息表中仍存在bjmc字段值為“08軟件”的記錄，由于bjmc字段是這兩個表的關(guān)聯(lián)字段，這也違返了“參照完整性”，Access將不允許刪除這樣的記錄。第三，在主表中更改主鍵值，將自動更新所有相關(guān)記錄中的匹配值。例如，若要將主表班級表中主鍵bjmc字段值為“08軟件”改為“08計算機”，那么在相關(guān)表學(xué)生基本信息表中，所有bjmc字段值為“08軟件”的記錄將全部自動更新為“08計算機”。2.3.2建立表之間的關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的所有數(shù)據(jù)表都建立好后，就需要建立數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系，這樣用戶就可以創(chuàng)建能夠同時顯示多個數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的查詢、窗體和報表等。定義表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，首先要關(guān)閉所有已打開的相關(guān)表。例2-18

建立高校學(xué)生管理數(shù)據(jù)庫中各個數(shù)據(jù)表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。操作步驟如下：⑴關(guān)閉所有打開的數(shù)據(jù)表⑵打開關(guān)系窗口在數(shù)據(jù)庫窗口中，單擊工具欄上的“關(guān)系”按鈕。如果數(shù)據(jù)庫沒有定義任何關(guān)系，將會自動彈出“顯示表”對話框，如圖2-20所示。如果需要添加一個關(guān)系，而“顯示表”對話框卻沒有顯示，單擊工具欄上的“顯示表”按鈕。如果關(guān)系表已經(jīng)顯示，轉(zhuǎn)步驟5。圖2-20顯示表對話框⑶添加關(guān)系表或查詢分別雙擊相關(guān)數(shù)據(jù)表或查詢的名稱，將其添加到關(guān)系窗口內(nèi)，然后關(guān)閉“顯示表”對話框，關(guān)系窗口如圖2-21所示。

圖2-21關(guān)系窗口⑷建立關(guān)系從某個數(shù)據(jù)表中將所要關(guān)聯(lián)的相關(guān)字段拖動到其他數(shù)據(jù)表中的相關(guān)字段上。如果要拖動多個字段，在拖動之前請按下Ctrl鍵并單擊每一字段。在大多數(shù)的情況下，將數(shù)據(jù)表中的主鍵字段（以粗體文本顯示）拖動到其他數(shù)據(jù)表中的名為外部鍵的相關(guān)字段（經(jīng)常具有相同的名稱）。在Access中，相關(guān)字段并不需要有相同的名稱，但它們應(yīng)有相同的數(shù)據(jù)類型及包含相同的內(nèi)容。例如，選定課程表中的kch字段，然后按下鼠標左鍵并拖動到開課情況表中的kch字段上，松開鼠標。這時屏幕上顯示如圖2-22所示的“編輯關(guān)系”對話框。圖2-22編輯關(guān)系對話框⑸編輯關(guān)系在“編輯關(guān)系”對話框中，檢查顯示在兩個列中的字段名稱是否正確、合理，必要情況下可以進行更改。如果選擇了“實施參照完整性”復(fù)選框，且設(shè)置了“級聯(lián)更新相關(guān)字段”復(fù)選框，則在主表中更改主鍵值時，將自動更新所有相關(guān)記錄中的匹配值。如果設(shè)置了“級聯(lián)刪除相關(guān)記錄”復(fù)選框，則刪除主表中的記錄時，將刪除任何相關(guān)數(shù)據(jù)表中的相關(guān)記錄。設(shè)置完成后，單擊“創(chuàng)建”按鈕將創(chuàng)建一個關(guān)系。

⑹重復(fù)操作對每一對需要關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)表，重復(fù)步驟4、5，結(jié)果如圖2-23所示。圖2-23建立關(guān)系結(jié)果若要刪除已有的關(guān)系，先關(guān)閉所有已打開的數(shù)據(jù)表，切換到數(shù)據(jù)庫窗口，單擊工具欄上的“關(guān)系”按鈕，在顯示出的“關(guān)系”窗口中，單擊所要刪除關(guān)系的關(guān)系連線（當選中時，關(guān)系線會變成粗黑），然后按DELETE鍵。若要編輯已有的關(guān)系，先關(guān)閉所有已打開的數(shù)據(jù)表，切換到數(shù)據(jù)庫窗口，單擊工具欄上方的“關(guān)系”按鈕，在顯示出的“關(guān)系”窗口中，雙擊要編輯關(guān)系的關(guān)系連線，在彈出的“編輯關(guān)系”對話框中對關(guān)系的選項進行設(shè)置。2.4表的優(yōu)化與調(diào)整2.4.1排序1.排序規(guī)則⑴英文按字母順序排序（字典順序），大、小寫視為相同，升序時按A→Z排序，降序時按Z→A排序。⑵中文按拼音字母的順序排序。⑶數(shù)字按數(shù)字的大小排序。⑷日期/時間字段按日期的先后順序排序，升序按從前到后的順序排序，降序按從后到前的順序排序。在實際排序時，需要注意以下事項：⑴順序?qū)⒑捅硪黄鸨４?。⑵文本型字段中保存的?shù)字將作為字符串而不是數(shù)值來排序，按照其ASCII碼值的大小排序⑶數(shù)據(jù)類型為備注、超級鏈接或OLE對象的字段不能排序。2.簡單排序所謂簡單排序，是指僅僅按照某一個字段值的大小進行排序，操作比較簡單。在數(shù)據(jù)表視圖中，選擇好用于排序記錄的字段，再單擊升序或降序按鈕即可。例2-19

在學(xué)生基本信息表中，按入學(xué)時間的降序重新排列記錄順序。操作步驟如下：①打開數(shù)據(jù)表視圖，單擊rxsj字段所在列。②單擊工具欄中的降序按鈕（或者選擇主菜單中“記錄”選項下面的“排序”），數(shù)據(jù)表視圖中的記錄將立即按新的順序排列。③關(guān)閉數(shù)據(jù)表視圖窗口時，屏幕顯示一個對話框，詢問是否保存對表的設(shè)計的更改，選擇“是”，即可以保存排序結(jié)果。3.使用高級篩選/排序窗口進行排序

使用Access的“高級篩選/排序”功能，首先對記錄進行篩選，再根據(jù)篩選的結(jié)果進行排序。排序時，可以設(shè)置多個排序字段。首先按照第一個字段的值進行排序，在第一個字段值相同時，再按照第二個字段的值進行排序，依此類推，直到排序完畢。還可以將設(shè)置好的“高級篩選/排序”條件以查詢的形式保存起來。例2-20

在學(xué)生基本信息表中，先按性別的升序，再按出生日期的降序排序。操作步驟如下：①在數(shù)據(jù)表視圖中打開學(xué)生基本信息表。②打開篩選的窗口選擇“記錄”菜單中的“篩選”命令，再從子菜單中選擇“高級篩選/排序”。屏幕顯示如圖2-24所示的“篩選”窗口，其中的上半部分顯示被打開數(shù)據(jù)表的字段列表，下半部分是設(shè)計網(wǎng)格，用來指定排序字段、排序方式和排序準則。在“字段”行分別選擇xb和csrq兩字段，在“排序”行分別選擇升序或降序。③單擊工具欄中的“應(yīng)用篩選”按鈕（或者菜單中的相應(yīng)選項，大多數(shù)工具按鈕都有與之對應(yīng)的菜單選項，以下不再說明），顯示排序結(jié)果。④如果有需要，保存排序結(jié)果并退出。圖2-24使用高級篩選/排序進行排序2.4.2篩選篩選是指根據(jù)所設(shè)置的條件，顯示出符合條件的數(shù)據(jù)記錄。Access提供了“按選定內(nèi)容篩選”、“內(nèi)容排除篩選”、“按窗體篩選”、“輸入篩選目標”以及“高級篩選/排序”等篩選方法。篩選是一種提高查找速度的有效方法。1.輸入篩選目標如果用戶能夠明確被篩選的字段及篩選的具體值，可以使用“篩選目標”進行篩選。例2-21

在學(xué)生基本信息表中，顯示所有女同學(xué)的信息。分析：本題實際上是要求顯示所有xb字段值為“女”的記錄內(nèi)容，操作過程如下：①以數(shù)據(jù)表視圖方式打開學(xué)生基本信息表。②右擊任意一個數(shù)據(jù)記錄的xb字段，彈出如圖2-25所示的快捷菜單，單擊“篩選目標”，在其后面的文本框中輸入篩選值“女”，按回車鍵。③Access自動按照設(shè)定的條件篩選出性別為“女”的記錄，而性別為“男”的記錄都將被隱藏起來。圖2-25設(shè)置篩選目標2.按選定內(nèi)容篩選按選定內(nèi)容篩選有助于用戶查找與特定記錄相似的數(shù)據(jù)記錄，其作用是將不滿足選定內(nèi)容的記錄隱藏，篩選出滿足條件的記錄并顯示?？梢灾貜?fù)按選定內(nèi)容進行篩選操作，這樣，在數(shù)據(jù)表視圖中保留下來的將是有選擇篩選的一些記錄。例2-22

顯示學(xué)生基本信息表中所有政治面貌為“黨員”的教師。①以數(shù)據(jù)表視圖方式打開學(xué)生基本信息表。②找到zzmm為“黨員”的記錄并選中，然后單擊工具欄中的“按選定內(nèi)容篩選”按鈕或打開“記錄”菜單，指向“篩選”，執(zhí)行“按選定內(nèi)容篩選”命令，就會在數(shù)據(jù)表視圖中顯示所有政治面貌為“黨員”的學(xué)生。如圖2-26所示。圖2-26按選定內(nèi)容篩選結(jié)果3.內(nèi)容排除篩選內(nèi)容排除篩選的結(jié)果是排除了包含某一特定值的所有記錄。例2-23

在學(xué)生基本信息表中，只顯示少數(shù)民族同學(xué)的記錄。①打開學(xué)生基本信息表的數(shù)據(jù)表視圖。②選擇mz字段值，選中某個民族為“漢”的記錄，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“內(nèi)容排除篩選”命令即可；也可以打開“記錄”菜單，選擇“篩選”命令以及其下一級的“內(nèi)容排除篩選”子命令。4.窗體篩選窗體篩選是幾種篩選方法中使用最廣泛的，通過它能夠進行包含多個條件的復(fù)雜篩選。例2-24

顯示教師表中所有的“男”性“講師”記錄。分析：為了實現(xiàn)本題的顯示結(jié)果，擬使用窗體篩選，操作步驟如下：①以數(shù)據(jù)表視圖方式打開教師表，單擊工具欄上的“按窗體篩選”按鈕，顯示如圖2-27所示的對話框。②設(shè)置篩選條件。在如圖2-27所示的對話框中，單擊xb字段，在其下面的下拉列表中選擇“男”；類似的，在zc字段下面的下拉列表中選擇“講師”；也可在字段中直接鍵入所要篩選的值。③單擊工具欄上的“應(yīng)用篩選”按鈕。圖2-27選擇篩選字段值5.高級篩選/排序在實際應(yīng)用中，常常涉及到復(fù)雜的篩選條件，使用“高級篩選/排序”不僅可以篩選出滿足條件的記錄，還可以對結(jié)果進行排序。例2-25

在教師表中，顯示所有90年代參加工作的“男”教師，并按其學(xué)位的降序排序。操作步驟如下：①打開教師表的數(shù)據(jù)表視圖。②在“記錄”菜單的“篩選”項中選擇“高級篩選/排序”命令，屏幕顯示篩選窗口。③指定排序字段及順序。將用于篩選的字段xw添加到設(shè)計網(wǎng)格中，單擊xw字段的“排序”單元格，選擇“升序”排序。④設(shè)置篩選條件。在xb字段的條件單元格內(nèi)輸入“男”，在gzsj字段的條件單元格內(nèi)輸入表達式“Between#1990-1-1#and#1999-12-31#”，如圖2-28所示。⑤單擊工具欄上的“應(yīng)用篩選”按鈕，執(zhí)行篩選。圖2-28設(shè)置篩選條件和排序方式各種篩選方法的比較，如表所示。2.4.3查找與替換1．數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的查找⑴在字段中查找指定內(nèi)容打開“編輯”菜單，選擇“查找”選項字符用法示例*與任何個數(shù)的字符匹配，它可以在字符串中，當做第一個或最后一個字符使用。wh*可以找到以wh開頭的所有字符串。如：what、white和why等。?與任何單個字母的字符匹配B?ll可以找到ball、bell和bill[]與方括號內(nèi)任何單個字符匹配B[ae]ll可以找到ball和bell但找不到bill!匹配任何不在括號之內(nèi)的字符b[!ae]ll可以找到bill和bull但找不到bell.與范圍內(nèi)的任何一個字符匹配。必須以遞增排序次序來指定區(qū)域（A到Z，而不是Z到A）。b[a.c]d可以找到bad、bbd和bcd#與任何單個數(shù)字字符匹配1#3可以找到103、113、123通配符的用法⑵查找空值或空字符串

Null（空值）是指字段中數(shù)據(jù)沒有或未知的值?？梢栽谧侄?、表達式以及查詢中使用Null表示不知道的信息。主鍵字段不能包含Null值?？兆址侵覆话魏巫址淖址撮L度為零的字符串。可以使用空字符串表示沒有值的字段。輸入時，用兩個挨在一起的雙引號（中間沒有空格）表示空字符串。查找空值或空字符串的操作方法基本同上。在輸入查找內(nèi)容時，如果是查找空值字段，請鍵入“Null”或“IsNull”；如果要查找空字符串，則鍵入不包含空格的雙引號（""）。例2-26

在學(xué)生基本信息表中查找并顯示所有漢族學(xué)生。操作步驟如下：①在數(shù)據(jù)表視圖中打開學(xué)生基本信息表。②單擊查找內(nèi)容所在的mz(民族)字段，使光標插入在該字段范圍內(nèi)。③選擇“編輯”→“查找”命令，顯示如圖2-29所示的查找和替換對話框，在查找內(nèi)容組合框中輸入“漢”，在查找范圍組合框中選擇mz(民族)，在匹配框內(nèi)選擇“整個字段”。④單擊“查找下一個”按鈕，系統(tǒng)將順序查找到第一個mz(民族)字段值為“漢族”的記錄；重復(fù)單擊“查找下一個”，系統(tǒng)將逐一往下查找滿足條件的記錄。圖2-29查找和替換對話框2．數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的替換如果要對數(shù)據(jù)表中多處相同的數(shù)據(jù)作相同的修改，可以使用替換功能，Access自動將查找到的數(shù)據(jù)替換為新數(shù)據(jù)。這種方法既有效、準確，又能節(jié)省時間。例2-27

在學(xué)生基本信息表中，將所有性別為男的記錄中，xb字段的值全部改為“1”；性別為女的記錄中，xb字段的值全部改為“2”。①打開表的數(shù)據(jù)表視圖。②選擇“編輯”→“替換”命令，顯示如圖2-30所示的對話框。在查找內(nèi)容組合框中輸入“男”，替換值設(shè)置為“1”，查找范圍設(shè)置為學(xué)生基本信息表，匹配設(shè)置為“整個字段”，單擊“全部替換”按鈕。③重復(fù)上述操作，將所有性別為女的記錄替換為“2”。圖2-30“查找和替換”對話框2.4.4表的外觀設(shè)置1．改變行高和列寬通過鼠標拖動通過格式菜單中行高和列寬命令，可以指定