2023年秘書職業(yè)資格錄像題

2023下半年國家職業(yè)三級資格考試秘書試卷錄像題第二題評析

這里解讀的是根據(jù)錄像中宏遠公司總經(jīng)理助理高葉的工作情景，指出其工作環(huán)境、工作表

現(xiàn)和個人行為中至少巧處對的或錯誤的地方，每處兩分，共30分。

情景敘述：

宏遠公司總經(jīng)理助理高葉辦公室，電腦和打印機擺放有序。高葉著便裝坐在辦公桌前辦

公。辦公桌上擺放著電話、名片盒、通訊錄和零亂的文獻、文獻夾，身后的椅子上也擺放著

一堆文獻。

電話鈴響過兩聲，高葉左手拿起電話，右手準備記錄：“喂，你好，這是宏遠公司。啊,

王總，我是小高……嗯……好，行，可以！沒問題，您放心好了。再見！”掛下電話。

高葉看了一下手表，拿起電話撥打：“喂，鐘秘書嗎？我是高助理，現(xiàn)在是9:30，請

告知銷售部吳經(jīng)理、公關(guān)部馬經(jīng)理，尚有保衛(wèi)處的方主任，10:00至I1號會議室開個碰頭

會。好，就這樣。再見！”高葉掛上電話。

會議室的時鐘指著9:50,高葉身穿職業(yè)裝和同事鐘秘書在會議室調(diào)試投影儀。

高葉：“怎么還不亮啊？鐘秘書，這個投影儀有問題??！你告知一下行政部的技術(shù)人員，

立即過來檢查一下，別耽誤了開會?！辩娒貢鋈ミM來一位技術(shù)人員。檢查后說沒問題了。

鐘秘書進來：“好了嗎？

高葉：“應當沒問題。把開會的相關(guān)資料準備好，立即要開會了。

1號會議室。會議桌椅擺放整齊、美觀。高葉主持會議，兩邊依次坐著鐘秘書、馬經(jīng)理、

吳經(jīng)理、方主任等四人。

高葉：”今天會議的內(nèi)容是這樣的，我們集團公司和威世公司正在談判的合作項目己經(jīng)

進入關(guān)鍵階段，這是我公司和威世公司已有的一些合作項目和合作情況，請大家看一下相關(guān)

錄像?！边@時會議室的多媒體屏幕上出現(xiàn)圖像，繼而圖像消失。

高葉繼續(xù)發(fā)言：“下周一，威世公司亞太地區(qū)總裁要來我公司考察，王總委托我跟大家

一起在此前籌備一個小型的展示會。這個展示會一定要給外商留下深刻的印象，并且要花費

少。我們大家討論一下。

馬經(jīng)理：“我有一個建議。作為公司內(nèi)部的展示會，我們沒有必要在外面租場地，可以

把那個榮譽室布置成展示廳，這樣既可以節(jié)約開支，又能讓外商體驗到我公司的工作氣氛，

效果一定好，事后恢復原樣就行了。怎么樣？

高葉邊記錄邊接著說：“大家看馬經(jīng)理的建議如何……吳經(jīng)理您覺得呢？

吳經(jīng)理：“立即要開人大會議了，榮譽室是人大代表常參觀的地方，這樣換來換去不太

方便。公關(guān)部出去租個地方并不費事呀。

馬經(jīng)理聽后，氣沖沖地掃了吳經(jīng)理一眼，從座位上站起來辯駁道：“出去租地方就會離

公司太遠，既不合適又花錢?！闭f完要走，高葉連忙擺手示意他坐下。

高葉：“馬經(jīng)理是為了節(jié)約開支，吳經(jīng)理是為了不影響榮譽室的正常工作，各有各的道

理。從王總既要給外商留下深刻印象，又要花費少的規(guī)定來看，他也有把榮譽室暫時布置成

展示會的意思，只是緊張實行起來有困難。這就需要我們多想辦法。我想，只要大家分工協(xié)

作，展示會后能盡快恢復榮譽室，是完全可以做到產(chǎn)品展示和人大代表參觀兩不誤的。吳經(jīng)

理、馬經(jīng)理、方主任，你們覺得怎么樣？方主任：“沒問題。”

高葉對著馬、吳兩位經(jīng)理：“那你們二位呢？

吳經(jīng)理有些勉強：“行。

馬經(jīng)理點頭說：“可以。

高葉：“那好。展覽會的場地布置和宣傳工作由馬經(jīng)理負責，吳經(jīng)理負責提供相關(guān)的技

術(shù)資料和產(chǎn)品樣品，方主任負責接待外賓和保衛(wèi)工作。大家有什么意見嗎？

大家說：“沒意見。

高葉邊整理材料邊說：“好，事情就這么定了。散會眾人離席。

高葉：“吳經(jīng)理，稍等，能不能再麻煩您幾分鐘？您請坐。

高葉示意吳經(jīng)理坐下，說：“馬經(jīng)理年輕，有時說話比較沖，其實他還是動了腦子的。

吳經(jīng)理：“小高呀，我在這個公司二十數(shù)年了，你不是不知道，就沒見過這么自認為是的人。

他眼里尚有誰呀？

高葉端了杯水給吳經(jīng)理：“吳經(jīng)理，您先喝水。這話又說回來了，誰都年輕過??！我剛

來的時候，不也和他差不多嗎？要不是您手把手地教我，我哪有今天??！

吳經(jīng)理：“真不愧是經(jīng)理助理，都會拐彎抹角地做我的工作了。

高葉：“哎，您是老同志，對我們年輕人還

要多幫助。我有說得不對之處，您也別往心里去。咱別為一點兒小事影響了工作。吳經(jīng)

理：“嘿，我要不懂得這點道理，四十多歲就白活了。好了，我該走了。高葉站起：“那行，

您多休息。今天還真謝謝您了?！眱扇穗x開會議室。數(shù)天之后，辦公樓。高葉一邊上樓一邊

接電話：“噢，王總呀，小鐘接上您了？行，我們都布置好了，一小時后您直接到會場吧。

您放心好了....再見！

吳經(jīng)理，方主任，鐘秘書走到高葉身旁。方主任：“高助理，會場布置得真不錯，挺像

回事的。

這時保安慌張地跑上樓來：“高助理，高助理，有輛大卡車壞在大門口了，影響了交通

的出入。

高葉聽后說：“噢，我的應急方案里應當有這項吧？

方主任：“對，可以從西門進來。高葉：“噢，西門？那邊路有點窄，你趕緊派個人引導

一下吧，別把綠地軋壞了。方主任：''行隨保安下樓。高葉領(lǐng)著吳經(jīng)理與鐘秘書：“走，

看看會場去。

試卷情景分析：

該情景題涉及到辦公環(huán)境管理、會議管理、商務(wù)溝通等方面知識。

一、辦公環(huán)境管理

辦公環(huán)境涉及硬環(huán)境、軟環(huán)境兩大要素。硬環(huán)境涉及辦公宜含會客室、接待室）內(nèi)的空

氣、光線、顏色、辦公設(shè)備及室內(nèi)布置等外在條件。

規(guī)定：

1在會客室或辦公室擺放一些鮮花或綠色植物；

2做好室內(nèi)通風和溫濕度的調(diào)節(jié)；

3防止光線太弱或過強；

4保持室內(nèi)整潔和安全。錄像中高葉的辦公室缺少綠色植物，辦公桌零亂，文獻隨意堆

放在椅子上是錯誤的；辦公自動化設(shè)備擺放合乎規(guī)范，室內(nèi)光線自然是對的。

二、會議管理

（一）會前

在會議召開前，秘書要根據(jù)會議需要做好準備工作。錄像中高葉對碰頭會的準備還是比

較充足的。表現(xiàn)在：其一，根據(jù)王總的指示擬定會議議題一商議小型產(chǎn)品展示會事宜；其

二，擬定參與人員一銷售部吳經(jīng)理、公關(guān)部馬經(jīng)理、保衛(wèi)處方主任等；其三，擬定會議的

具體時間和地點—10:00在1號會議室；其四，把開會的時間地點告知到每個人其五，提

記錄，把握好會議進程，解決好突發(fā)事件等等。錄像中高葉做得還是比較好的。其一，大家

入座后即宣布開會，明示會議議題，規(guī)定大家發(fā)表意見；其二，能把握會議進程：討論一歸

納一統(tǒng)一意見一布置任務(wù)一宣布散會，整個會議緊湊且效率高；其三，安排鐘苗秘書做好會

議記錄；其四，能解決突發(fā)事件，即當吳、馬兩位意見不和時能及時加以制止和引導，化干

戈為玉帛。但是，高葉會前檢查的多媒體設(shè)備直到散會也不見其發(fā)揮作用，不知是沒準備好

資料還是忘了。這一點顯然是錯誤的。

（三）會后

會議結(jié)束后，秘書尚有許多工作要做。就高葉召集的“經(jīng)理碰頭會”而言，要關(guān)閉多媒

體設(shè)施，整理睬議室，貫徹會議精神，檢查工作進展情況。錄像中高葉能親自檢查會場布置

情況，對。至于關(guān)閉多媒體設(shè)施和整理睬議室，因自己忙于與吳經(jīng)理個別交談，可安排鐘秘

書去做。

三、商務(wù)溝通

辦文、辦會、辦事都離不開溝通。有效溝通對推動各項工作順利進行有重大作用。秘書

人際溝通有橫向溝通與縱向溝通。橫前到會場檢查多媒體設(shè)，備情況，發(fā)現(xiàn)問題立即請相關(guān)

人員檢修。這些都是做得對的。

（二）會中

在會議期間，秘書也有許多工作要做。就高葉召開的“部門經(jīng)理碰頭會”這種小型會

議而言，要安排好座次，宣布會議議題，做好會議

或告知、會議和演示等形式。上行溝通重要采用當面報告、聽取意見、設(shè)意見箱、開小

組會、收集信息反饋表等形式。

如何實現(xiàn)有效溝通？一方面要尊重對方。要以平等尊重的態(tài)度讓對方進入輕松的、無障

礙的交流。另一方面要理解對方。要通過換位思考、現(xiàn)身說法使對方心悅誠服。錄像中高葉

在與會人員之間出現(xiàn)矛盾沖突時，能運用柔性管理策略積極化解矛盾，會后能積極找受委屈

一方一吳經(jīng)理面對面地溝通，溝通中又能尊重對方，并通過換位思考、現(xiàn)身說法化解對方

的心理障礙，化被動為積極，這些都是對的。

參考答案：

根據(jù)以上梳理，我們可以對高葉的工作環(huán)境、工作表現(xiàn)和個人行為作出如下判斷：

1辦公室內(nèi)缺少綠色植物，錯；

2辦公室內(nèi)環(huán)境自然，能用窗簾遮住強光，對；

3將電腦、打印機等用電設(shè)備放置在一起，便于電源接線和管理，對：

4辦公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文獻，錯；

5電話鈴響三聲內(nèi)接聽，用語規(guī)范，對；

6一邊接電話一邊記錄重要信息，對；

7對總經(jīng)理布置的工作能立即貫徹，對；

8能迅速擬定會議議程、會議時間、會議地點及與會人員，對；

9能安排鐘秘書將“碰頭會”的時間、地點告知到每個與會人員，對；

10提前進入會場檢查并調(diào)試設(shè)備，對；

11能在會議中先宣布會議議題，引導大家充足發(fā)表意見，對；

12能在與會者之間出現(xiàn)矛盾沖突時采用柔性策略化解矛盾，保證會議順利進行，對；

13能在會議中安排鐘秘書做好會議記錄，對；

14準備了多媒體投影儀卻沒有在會中發(fā)揮其作用，錯；

15能及時總結(jié)會議發(fā)言，形成會議決議，并責任到人、分工明確，對；

16注重橫向溝通，使員工為共同目的而合作，對；

17以面談的形式與吳經(jīng)理進行橫向溝通，尊重對方，有理有節(jié)，對；

18在小型展示會舉辦前能對會場進行現(xiàn)場檢查，對;

19有解決突發(fā)事件的應對能力，對。

2023年“月國家職業(yè)資格考試秘書四級試卷情景錄像題（一）

1.電腦與打印機放置一處,便于電源線連接，對；

2.窗戶沒有窗簾，使打印機和復印機工作時光線耀眼,錯；

3.與復印機連接的電源線沒有隱藏起來，任其在地下拖曳,導致安全隱患,錯；

4.鐘苗著裝不規(guī)范，錯；

5.能在電話鈴響三聲內(nèi)接電話,接電話前先報單位名稱，對；

6.在不明電話對方身份的情況下容易告訴己方領(lǐng)導行蹤并泄露新產(chǎn)品發(fā)布會的

日期，錯；

7.把本該放在電話機旁的電話記錄本放在抽屜里,錯；

8.能想到記下對方的電話內(nèi)容以便告訴領(lǐng)導回話，對；

9.把手機放在電腦旁，違反了“個人物品不能放在辦公桌上而應放抽屜里”的原

則，錯；

10請柬”兩字未居中排布，錯;

11.請柬正文用“自定于”開頭，錯；

12.請柬正文缺少新產(chǎn)品發(fā)布會的地點,錯；

13.請柬的時間不具體，且將2023年簡寫為“2023”不規(guī)范，錯；

14”.敬請光顧"未左端頂格排布，錯；

15.落款未空兩格居右排布，且日期未標“年月日”，錯；

16.請柬未提前一周發(fā)送，錯；

17.向總經(jīng)理建議用攝像設(shè)備來記錄保存資料，對；

18.能向總經(jīng)理建議臨時租用攝像機，體現(xiàn)了“經(jīng)濟合用”的原則，對；

19.電話告知結(jié)束時未說禮貌語，錯；

20.傳真前把原件的別針（硬物）取下,對；

21.在取下原件別針時將文獻弄破（容易導致卡紙），錯。

2023年11月國家職業(yè)資格考試秘書四級試卷情景錄像題（二）答案

1.職業(yè)培訓著裝規(guī)范，對；

2.提前十分鐘到達辦公室,積極打掃工作區(qū)域衛(wèi)生，做好上班準備，

對；

3.辦公桌上辦公用品、文獻擺放整齊，對；

4.辦公室采光充足,環(huán)境良好,對；

5.電腦屏幕側(cè)對強光，以致光線反射,看不清顯示內(nèi)容,錯；

6.辦公室電腦沒設(shè)立密碼,導致“系統(tǒng)界面換了"，錯；

7.制作工作日記，以合理有效地管理和計劃工作時間，對；

8.電話用語禮貌規(guī)范，對；

9.上班時間補妝，錯；

10.離開辦公室沒關(guān)電腦，錯；

11.進王總辦公室先敲門，對；

12.制定的策劃方案零亂,沒排頁碼,又沒有會議主題與議題等相關(guān)內(nèi)

容，錯；

13.邀請對象里漏掉了王總事先指定的人員，錯；

14.做事總是馬馬虎虎，以致不能及時完畢領(lǐng)導交辦的工作,錯；

15.領(lǐng)導布置工作時能做好記錄,對；

16.與領(lǐng)導交談時一，能對的傾聽和有效提問，適時給領(lǐng)導提出建議,對;

17.立即去貫徹領(lǐng)導安排的修改策劃方案、發(fā)布會議告知、安排車輛

等事宜，做事能區(qū)分輕重緩急,對；

18.會議告知中“參與人員”未按職位由高到低排列，錯;

19.會議時間不具體,且將下午寫成了上午,錯；

20.會議告知中沒說明會議主題，錯；

21.用車計劃考慮不周全，錯；

22.預訂車輛，出現(xiàn)矛盾時能積極和相關(guān)部門協(xié)調(diào),對；

2023年11月國家職業(yè)資格考試秘書三級試卷情景錄像題（一）答案

第一，上班前準備時間局限性，并在匆忙中將籃球帶入辦公室。錯；

第二，辦公室物品擺放零亂。錯；

第三，穿運動服進領(lǐng)導辦公室，不符合公司秘書的著裝規(guī)定。錯；

第四，在領(lǐng)導的規(guī)定下能迅速趕到。對；

第五，公司支票掉在辦公室地上，粗心。錯；

第六,進領(lǐng)導辦公室先敲門，有禮貌。對；

第七,積極征詢領(lǐng)導的意見并做好記錄。對；

第八,及時為領(lǐng)導決策提供合適的建議。對；

第九，為來賓準備的禮物既有紀念意義又有檔次。對；

第十，出領(lǐng)導辦公室不關(guān)門。錯；

第十一，提前預訂酒店并進行確認。對；

第十二，能重視來賓的安全保衛(wèi)工作。對；

第十三，請下屬幫忙購置贈送來賓的禮物，注意了人力資源的配置。對;

第十四，介紹信寫法不規(guī)范。錯；

第十五，印章沒有蓋在署名上。錯；

第十六，公司印章隨便放在辦公桌上,沒有做好安全工作。錯；

第十七，與來賓秘書進行及時的信息溝通，做好接待工作。對；

第十八，接待計劃周詳，并能提前請領(lǐng)導確認。對；

第十九，能根據(jù)實際情況修改接待計劃，有靈活性。對；

第二十，對來賓接待中的設(shè)備需求考慮周到,并能及時做好準備。對。

2023年5月國家職業(yè)資格考試秘書四級試卷情景錄像題（二）答案

情景錄像題（二）

第一，鐘苗辦公室內(nèi)辦公設(shè)備齊全，文獻書籍排列有序。對；

第二，會議室采光充足，桌椅整齊干凈，回字型會議桌中間鮮花點綴。對；

第三，會議室溫度低于16度。錯；

第四，能在會前檢查設(shè)備是否正常，溫度是否適合。對；

第五，8點開會，本應提前進會場檢查卻8點20分才去檢查。錯；

第六，能安排初秘書檢查錄音機和磁帶是否