北京某公司采購(gòu)管理制度

北京中電融創(chuàng)科技有限公司

采購(gòu)管理方法合同管理部：孫勇濤2024年2月總那么標(biāo)準(zhǔn)公司采購(gòu)業(yè)務(wù)流程提高公司采購(gòu)業(yè)務(wù)各相關(guān)部門(mén)之間及公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)各商務(wù)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)性、有序性、高效性適用范圍

生產(chǎn)材料采購(gòu):公司用于生產(chǎn)設(shè)備所需的生產(chǎn)原材料采購(gòu)留購(gòu)設(shè)備采購(gòu)：公司工程研發(fā)所需設(shè)備儀器儀表及物料采購(gòu)工程設(shè)備采購(gòu)：完成銷(xiāo)售合同所需第三方設(shè)備的采購(gòu)〔1000元以上〕工程工程物料的采購(gòu)：技術(shù)支持部在工程安裝及測(cè)試過(guò)程中所需第三方物料的采購(gòu)辦公用品的采購(gòu)職責(zé)在行政人事部，采購(gòu)管理方法另行規(guī)定。采購(gòu)流程

查詢庫(kù)存〔需求部門(mén)、物流管理〕需求部門(mén)放棄需求，或做進(jìn)一步說(shuō)明

辦領(lǐng)使用手續(xù)〔需求部門(mén)、物流部門(mén)、

合同審批

〔合同管理部組織〕

采購(gòu)申請(qǐng)表

采購(gòu)預(yù)算〔需求部門(mén)〕

是

否合格

通過(guò)

入庫(kù)、通知需求部門(mén)商務(wù)、質(zhì)檢/技術(shù)、庫(kù)房〕

未通過(guò)通過(guò)執(zhí)行采購(gòu)

商務(wù)

詢價(jià)、確定供給商〔技術(shù)/商務(wù)〕

物資需求

采購(gòu)核準(zhǔn)〔總經(jīng)理〕

采購(gòu)審核/

主管領(lǐng)導(dǎo)

是

否

滿足需求

不滿足需求

貨品驗(yàn)收

質(zhì)檢/技術(shù)/需求部門(mén)

技術(shù)、商務(wù)談判

1采購(gòu)申請(qǐng)

1.1生產(chǎn)材料采購(gòu)商務(wù)部依據(jù)庫(kù)房提供的實(shí)際庫(kù)存數(shù)量及公司制定的平安庫(kù)存數(shù)量提交生產(chǎn)材料采購(gòu)申請(qǐng),由生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部及合同管理部/商務(wù)審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。1.2留購(gòu)設(shè)備采購(gòu)需求部門(mén)提交“留購(gòu)設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表〞，由部門(mén)經(jīng)理、商務(wù)部、財(cái)務(wù)部審核后，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。1.3工程設(shè)備采購(gòu)1.3.1銷(xiāo)售合同生效后，合同管理部/商務(wù)部負(fù)責(zé)跟蹤合同的執(zhí)行,并根據(jù)合同要求和工程進(jìn)度方案，提交“工程設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表〞，經(jīng)銷(xiāo)售部、技術(shù)支持部、財(cái)務(wù)部及主管副總審核后，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后執(zhí)行采購(gòu)。1.4工程工程物料采購(gòu)1.4.1銷(xiāo)售合同生效后，技術(shù)支持部根據(jù)合同要求制訂工程實(shí)施方案和進(jìn)度方案，并提交詳細(xì)的工程物料采購(gòu)清單，經(jīng)銷(xiāo)售部、技術(shù)支持部、財(cái)務(wù)部及主管副總審核后，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后執(zhí)行采購(gòu)。附件一：*******采購(gòu)申請(qǐng)表2、本錢(qián)預(yù)算2.1生產(chǎn)材料采購(gòu)由合同管理部/商務(wù)部制定本錢(qián)預(yù)算2.2留購(gòu)設(shè)備采購(gòu)由需求部門(mén)制定本錢(qián)預(yù)算2.3工程設(shè)備采購(gòu)由合同管理部/商務(wù)部制定本錢(qián)預(yù)算2.4工程工程物料采購(gòu)由技術(shù)支持部制訂本錢(qián)預(yù)算以上本錢(qián)預(yù)算由合同管理部/商務(wù)部審核后,呈交主管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行采購(gòu)。

3、采購(gòu)審批

3.1生產(chǎn)原材料〔BOM〕由合同管理部/商務(wù)部根據(jù)實(shí)際需要，提交“生產(chǎn)材料采購(gòu)申請(qǐng)表〞，提供包括所需采購(gòu)設(shè)備的名稱(chēng)及數(shù)量，規(guī)格型號(hào)，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，效勞要求，交貨時(shí)間及地點(diǎn)等相關(guān)信息；3.2“留購(gòu)設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表〞，提供包括所需采購(gòu)設(shè)備的名稱(chēng)及數(shù)量，規(guī)格型號(hào)，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，效勞要求，交貨時(shí)間及地點(diǎn)等相關(guān)信息；3.3工程設(shè)備采購(gòu)〔包括工程工程物料〕由技術(shù)支持部提交工程所需設(shè)備的名稱(chēng)及數(shù)量，規(guī)格型號(hào)，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，效勞要求，交貨時(shí)間及地點(diǎn)等相關(guān)信息；3.4以上采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行采購(gòu)。3.5假設(shè)在工程施工過(guò)程中需臨時(shí)采購(gòu)工程物料〔價(jià)格在人民幣1000元以下〕，那么由技術(shù)支持部工程施工人員報(bào)技術(shù)支持部經(jīng)理，并由其部門(mén)經(jīng)理報(bào)副總經(jīng)理后自行進(jìn)行采購(gòu)；〔此類(lèi)采購(gòu)不需要簽訂書(shū)面的采購(gòu)合同〕。

4、供給商選擇及供方控制

4.1留購(gòu)設(shè)備由采購(gòu)需求部門(mén)推薦至少2家以上的可供選擇的供給商；4.1生產(chǎn)材料由采購(gòu)需求部門(mén)推薦至少2家以上的可供選擇的供給商；4.2工程設(shè)備采購(gòu)由技術(shù)支持部負(fù)責(zé)推薦至少2家以上的可選擇供給商，對(duì)設(shè)備進(jìn)行技術(shù)選型和評(píng)審，確定合格供給商名單；4.3供方控制過(guò)程4.3.1合同法律部負(fù)責(zé)向備選供給商詢價(jià)，并對(duì)其報(bào)價(jià)、供貨周期、售后效勞、可提供支持、公司背景等情況進(jìn)行供給商綜合調(diào)研；〔供給商調(diào)研〕4.3.2綜合供方評(píng)價(jià)記錄，相關(guān)部門(mén)確認(rèn)簽字；〔供方評(píng)價(jià)記錄〕4.3.3形成合格供方名錄4.3.4供給商比較4.3.5采購(gòu)供方確定4.3.6供給商信息登記〔新供方信息登記、老供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)〕5、技術(shù)/商務(wù)談判

5.1留購(gòu)設(shè)備由需求部門(mén)負(fù)責(zé)確認(rèn)設(shè)備清單和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)條款；5.1生產(chǎn)材料由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)確認(rèn)設(shè)備清單和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)條款；5.2工程設(shè)備采購(gòu)由技術(shù)支持部負(fù)責(zé)確認(rèn)設(shè)備清單和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及效勞條款和標(biāo)準(zhǔn)；5.3合同法律部負(fù)責(zé)確認(rèn)采購(gòu)價(jià)格和商務(wù)條款；

6、合同審批/簽訂

6.1合同法律部負(fù)責(zé)組織采購(gòu)合同的審批流程；6.2合同法律部根據(jù)合同審批的要求,組織生產(chǎn)部、技術(shù)支持部、財(cái)務(wù)部、技術(shù)開(kāi)發(fā)部及相關(guān)部門(mén)進(jìn)行評(píng)審,各部門(mén)經(jīng)理需在合同審批表確認(rèn)欄上寫(xiě)明意見(jiàn)及建議;合同終審欄由總經(jīng)理簽署終審意見(jiàn),假設(shè)需董事會(huì)批準(zhǔn),那么需董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn);6.3采購(gòu)合同經(jīng)批準(zhǔn)后，合同法律部負(fù)責(zé)準(zhǔn)備合同文本，由總經(jīng)理簽署采購(gòu)合同。7、采購(gòu)執(zhí)行/貨物驗(yàn)收/出入庫(kù)

7.1合同管理部/商務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督采購(gòu)訂單的執(zhí)行全過(guò)程；7.2合同管理部/商務(wù)部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供給商設(shè)備的交貨、運(yùn)輸、保險(xiǎn)〔清關(guān)〕等事項(xiàng)；7.3合同管理部/商務(wù)部與質(zhì)檢部/技術(shù)支持部負(fù)責(zé)貨物的到貨驗(yàn)收工作，主要為貨物的外包裝、數(shù)量等的驗(yàn)收；質(zhì)檢部負(fù)責(zé)所有生產(chǎn)原材料的到貨入廠的檢驗(yàn)；7.4技術(shù)支持部負(fù)責(zé)在貨物抵達(dá)施工目的地的到貨驗(yàn)收工作，包括外包裝、數(shù)量驗(yàn)收，并記錄檢驗(yàn)結(jié)果；7.5技術(shù)支持部負(fù)責(zé)組織客戶進(jìn)行設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收，并記錄檢驗(yàn)結(jié)果；7.6技術(shù)支持部將貨物驗(yàn)收的結(jié)果反響給合同管理部/商務(wù)部；7.7合同管理部/商務(wù)部根據(jù)技術(shù)支持部的反響結(jié)果負(fù)責(zé)貨物驗(yàn)收后相應(yīng)的協(xié)調(diào)工作；7.8財(cái)務(wù)部、合同管理部/商務(wù)部根據(jù)書(shū)面的貨物驗(yàn)收單或其他書(shū)面憑證辦理貨物的入庫(kù)手續(xù)；7.9財(cái)務(wù)部、合同管理部/商務(wù)部、技術(shù)支持部根據(jù)工程施工進(jìn)度辦理貨物的出庫(kù)手續(xù)。8、安裝/維修/技術(shù)效勞

8.1技術(shù)支持部負(fù)責(zé)設(shè)備的安裝施工、維修及技術(shù)效勞工作；8.2技術(shù)支持部將設(shè)備安裝施工過(guò)程中有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量的信息及時(shí)反響合同管理部/商務(wù)部；8.3合同管理部/商務(wù)部根據(jù)技術(shù)支持部的反響信息負(fù)責(zé)與供給商協(xié)調(diào)殘次品的更換,壞件的維修，及跟蹤保修。9、付款

9.1如采購(gòu)的設(shè)備符合質(zhì)量要求，在合同規(guī)定的付款期限屆滿前，合同管理部/商務(wù)部按合同規(guī)定提出付款申請(qǐng)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；9.2經(jīng)批準(zhǔn)的付款申請(qǐng)轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部安排支付；9.3合同執(zhí)行完畢，由合同管理部/商務(wù)部與財(cái)務(wù)部共同完成工程采購(gòu)本錢(qián)的結(jié)算。10、合同/協(xié)議、相關(guān)資料的管理

及其它10.1設(shè)備采購(gòu)過(guò)程中相關(guān)檔案資料的整理歸檔工作由合同管理部/商務(wù)部負(fù)責(zé),各相關(guān)部門(mén)將相關(guān)資料原件交合同法律部保存,各部門(mén)視實(shí)際需要情況可保存復(fù)印件一份。11、

其他11.1原那么上設(shè)備采購(gòu)須選擇三家以上供給商進(jìn)行比較并擇優(yōu)確定，金額在人民幣拾萬(wàn)元以上的設(shè)備采購(gòu)須通過(guò)招標(biāo)進(jìn)行，詳見(jiàn)設(shè)備采購(gòu)招標(biāo)流程。11、供給商管理公司對(duì)供給商實(shí)行分級(jí)管理：A級(jí)供給商：價(jià)格合理、按期供貨、效勞周到及時(shí)、質(zhì)量穩(wěn)定可靠、有相當(dāng)?shù)墓┙o規(guī)模和同業(yè)聲譽(yù)。與公司有兩次以上的成功合作經(jīng)驗(yàn)。B級(jí)供給商：價(jià)格合理、按期供貨、效勞周到及時(shí)、質(zhì)量穩(wěn)定可靠、有一定的供給規(guī)模和同業(yè)聲譽(yù)。與公司只有一次成功合作經(jīng)驗(yàn)。C級(jí)供給商：有一定的供給規(guī)