2023-2024學(xué)術(shù)會議白皮書

本文中所有內(nèi)容，僅供讀者學(xué)習(xí)或交流，禁止商業(yè)性或盈利性用途，讀者應(yīng)遵守著作權(quán)法的經(jīng)本公司書面許可，任何單位及個人不得以任何方式或者理由對文中的任何部分進(jìn)行使改、抄錄、傳播或與其他產(chǎn)品捆綁使用、銷售。目錄/目錄/CONTENTS 0203百格活動制作《學(xué)術(shù)會議實戰(zhàn)白皮書》背景：適應(yīng)當(dāng)前國內(nèi)外學(xué)術(shù)會議的需要，提供完善的解決方案。幫助學(xué)術(shù)會議主辦單位提高辦會效率，優(yōu)化會議流程，改善參會者體驗。結(jié)合數(shù)字化趨勢，提倡智慧辦會的理念，推廣在線活動管理工具。學(xué)術(shù)會議區(qū)別于其他會議的主要特點參與人員主要為學(xué)術(shù)研究者包括高校教師、研究生、研究所和企業(yè)的科研人員等等，有時，也包括科研儀器和科技產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售人員，部分科技管理人員等等。會議內(nèi)容主要為學(xué)術(shù)研究學(xué)術(shù)會議的主旨是學(xué)術(shù)交流，會議上交流和研討的內(nèi)容是最新的研究進(jìn)展、存在的問題及解決方法，創(chuàng)新方法和思路，等等?；ネㄓ袩o研究者把最新的研究成果進(jìn)行會議報告，彼此交流，相互了解大家都在做哪些方面的研究、研究的程度和已達(dá)到的高度?；ハ鄦l(fā)閉門造車、封閉自我、不與同行交流，在科研上是很難有所創(chuàng)新的、有所突破的，參加學(xué)術(shù)會議，正是要求學(xué)者們互相借鑒，了解他人的觀點和做法，可能對研究卡點有所啟發(fā)。征文管理困難征文管理困難評審流程繁瑣復(fù)雜會議材料查詢困難?會議相關(guān)材料管理困難。?會議報銷材料下載困難。物料數(shù)量評估困難物料數(shù)量評估困難學(xué)術(shù)日程編排困難學(xué)術(shù)日程編排困難房損問題房損問題學(xué)術(shù)會議流程參考電腦端網(wǎng)頁、移動端微站搭建完成大會籌備啟動通知提交論文大會籌備啟動征文截止，進(jìn)入評審階段通知論文結(jié)果查詢會議日程編排、出程序冊會議費繳納酒店預(yù)定大會報到r確定工作組人員確定核心供應(yīng)商確定工作組人員確定核心供應(yīng)商參會與財務(wù)管理評審與結(jié)果通知大會宣發(fā)注冊與征文學(xué)術(shù)會議常見分組01確定工作組人員學(xué)術(shù)會議常見分組01確定工作組人員組別職能場內(nèi)：現(xiàn)場報道、現(xiàn)場材料PPT、現(xiàn)場墻報張貼確定核心供應(yīng)商確定工作組人員確定核心供應(yīng)商確定工作組人員參會與財務(wù)管理評審與結(jié)果通知大會宣發(fā)注冊與征文02確定核心供應(yīng)商確定核心供應(yīng)商確定工作組人員確定核心供應(yīng)商確定工作組人員參會與財務(wù)管理評審與結(jié)果通知大會宣發(fā)注冊與征文構(gòu)建官網(wǎng)構(gòu)建官網(wǎng)建設(shè)官網(wǎng)，往往是驅(qū)動學(xué)術(shù)會議籌備的核心環(huán)節(jié)申請獨立域名申請獨立域名首先，給專業(yè)學(xué)術(shù)官網(wǎng)設(shè)置一個獨立域名吧！全國高分子學(xué)術(shù)論文報告會獨立域名：/學(xué)術(shù)會議官網(wǎng)視覺設(shè)計官網(wǎng)設(shè)計學(xué)術(shù)會議官網(wǎng)視覺設(shè)計官網(wǎng)設(shè)計網(wǎng)站主體內(nèi)容網(wǎng)站設(shè)計風(fēng)格官網(wǎng)結(jié)構(gòu)官網(wǎng)結(jié)構(gòu)會議標(biāo)題banner網(wǎng)站結(jié)構(gòu)會議標(biāo)題banner網(wǎng)站結(jié)構(gòu)學(xué)術(shù)官網(wǎng)名稱、主辦單位、承代表注冊論文提交結(jié)果查詢酒店預(yù)定各模塊點擊進(jìn)入詳情頁面大會常見QA官網(wǎng)結(jié)構(gòu)官網(wǎng)結(jié)構(gòu)學(xué)術(shù)官網(wǎng)導(dǎo)航欄設(shè)計參考首頁組織架構(gòu)大會報告會議日程注冊繳費征文投稿參會注冊報到指南會議日程參會注冊報到指南會議日程分會報告安排大會議題分會主席征文要求論文查詢共同主辦和承辦單位組織委員會會議秘書處酒店預(yù)訂參展贊助資料下載酒店預(yù)訂參展贊助資料下載酒店信息一覽表招商與招展資料下載當(dāng)?shù)睾喗榫频晖扑]參展與贊助標(biāo)準(zhǔn)往屆回顧會場介紹展區(qū)示意圖及預(yù)訂交通指南贊助商及展商官網(wǎng)結(jié)構(gòu)學(xué)術(shù)會議官網(wǎng)結(jié)構(gòu)參考案例官網(wǎng)結(jié)構(gòu)前期提供信息報名信息規(guī)劃前期提供信息報名信息規(guī)劃開放報名前，符合學(xué)術(shù)會議簽到的注冊信息規(guī)劃?統(tǒng)計區(qū)域：為了平衡各區(qū)域的權(quán)益，如獎項評選、報告人員安排等。?統(tǒng)計身份：正式代表、學(xué)生代表、VIP嘉賓、院士等，涉及接送、住宿、就餐、胸大會通知推送規(guī)劃大會通知推送規(guī)劃大會通知規(guī)劃大會通知規(guī)劃大會宣傳推廣百格活動聯(lián)合MarketUP同步宣傳推廣大會宣傳推廣會前參會者報名活動MarketUP小助手通知接待人員獲知報名信息及時提醒參會預(yù)預(yù)熱主辦方基于會議背景分發(fā)內(nèi)容材料參會者利用MarketUP觸達(dá)瀏覽會議介紹瀏覽會議介紹瀏覽嘉賓信息瀏覽嘉賓信息瀏覽會議日程瀏覽會議日程洞察參會意向接待人員針對性跟進(jìn)會會中大會主辦方利用MarketUP觸達(dá)抽獎互動抽獎互動資料分發(fā)資料分發(fā)添加微信添加微信參會者行為軌跡記錄至數(shù)據(jù)庫及時獲悉參會者需求原來：主辦方忙忙碌碌現(xiàn)在：服務(wù)公司協(xié)同管理服務(wù)公司提案服務(wù)公司與主辦方溝通確認(rèn)服務(wù)公司輔助主辦方操辦服務(wù)公司服務(wù)公司=咨詢角色打開主辦方的籌備思維充當(dāng)主辦方的大腦做好主辦方的左膀右臂確定核心供應(yīng)商確定工作組人員確定核心供應(yīng)商確定工作組人員參會與財務(wù)管理評審與結(jié)果通知大會宣發(fā)注冊與征文開放征文前的準(zhǔn)備工作04注冊與征文????間?簡要告知開放酒店?通知會議地點周邊核心交通站點、往主辦方論文征集主辦方論文征集0404注冊與征文摘要配置管理摘要管理評審嘉賓參會代表注冊填寫信息提交摘要參會代表注冊填寫信息提交摘要0404注冊與征文參會代表填寫個人信息，在線提交摘要或論文進(jìn)入評審狀態(tài)后，征文不再支持修改和刪除在線繳費在線繳費確定核心供應(yīng)商確定工作組人員注冊與征文確定核心供應(yīng)商確定工作組人員注冊與征文參會與財務(wù)管理大會宣發(fā)評審與結(jié)果通知評審前的準(zhǔn)備工作評審前的準(zhǔn)備工作05評審與結(jié)果通知人員安排人員安排評審培訓(xùn)評審培訓(xùn)征文評審流程05評審與結(jié)果通知征文評審流程05評審與結(jié)果通知 返回修改 論文評審錄用 未錄用未錄用參會者查詢結(jié)果05評審與結(jié)果通知參會者查詢結(jié)果05評審與結(jié)果通知參考樣例：評審結(jié)果無異議后，主辦方可向參會人員發(fā)送接受函。百格系統(tǒng)內(nèi)可自生成接受多渠道查詢錄用結(jié)果函模板，一鍵發(fā)送即可。確定核心供應(yīng)商確定工作組人員確定核心供應(yīng)商確定工作組人員參會與財務(wù)管理評審與結(jié)果通知大會宣發(fā)注冊與征文1編排日程1主辦方提前確認(rèn)各分主辦方提前確認(rèn)各分會的具體時間區(qū)間及3通知查詢將日程進(jìn)行最后的將日程進(jìn)行最后的確認(rèn)，以確保所有4程序冊制作根據(jù)編排好的日程，根據(jù)編排好的日程，制作學(xué)術(shù)會議的相關(guān)按場地按專題按場地按專題利用百格活動進(jìn)行多維度議程編排按日期按日期搜索主會場名稱、分會場名稱、專題名稱等關(guān)鍵字?大會主辦方授權(quán)各分會日程編排權(quán)限，分會主席線上聯(lián)?分會主席可安排日程編排，初步完成編排后可通過系統(tǒng)157頁的程序冊重新調(diào)整再生成只需30秒！議程印刷議程印刷會議背景資料、海報、座位卡等宣會議背景資料、海報、座位卡等宣傳物品特點注意點會議手冊、論文集、會議手冊、論文集、日程表等文檔特點注意點確保每一頁的內(nèi)容都能夠完參會證書、邀請函等個性化物品參會證書、邀請函等個性化物品特點注意點確保每個物品都能夠完全展示出其個性化的特點，不會因為裁剪而影響整體議程印刷 議程印刷 4?考慮材料的質(zhì)量、穩(wěn)定性、適印性等因素?確保印刷出來的文件能夠持久保存且具有良好的閱讀體驗 ?紙質(zhì)版則需考慮到裝訂方式、紙張質(zhì)量和印刷效果等因素?實行起草單位第一責(zé)任人制、會議秘書工作機(jī)構(gòu)等方式多次校核2 ?通常以簡約、穩(wěn)重的色彩搭配為主5確定核心供應(yīng)商確定工作組人員注冊與征文確定核心供應(yīng)商確定工作組人員注冊與征文評審與結(jié)果通知大會宣發(fā)參會與財務(wù)管理參會代表類型正價票正式代表07參會與財務(wù)管理參會代表類型正價票正式代表07參會與財務(wù)管理學(xué)術(shù)會議注冊類型門票類型門票類型早鳥票學(xué)生代表早鳥票國內(nèi)07參會與財務(wù)管理國內(nèi)07參會與財務(wù)管理國際國際學(xué)術(shù)會議收款方式結(jié)算并換算成您的當(dāng)?shù)刎泿?。因匯率浮動實際扣●微信支付07參會與財務(wù)管理07參會與財務(wù)管理快速開具海量發(fā)票使用百格系統(tǒng)進(jìn)行電子開票，1人支持幾千張發(fā)票開出！會場布置PPT管理會場布置PPT管理餐飲與住宿志愿者管理現(xiàn)場報到交通管理會場布置人均1.1-1.2㎡人均1.0-1.1㎡人均0.93-1.0㎡會場布置人均1.1-1.2㎡人均1.0-1.1㎡人均0.93-1.0㎡空間布局根據(jù)參會人數(shù)和活動形式，可以調(diào)整會議室的空間布局，常見的布局形式包括劇場式、教室式、鳥巢式等，確保參會者能夠充分參空間布局與和交流。投影儀便于準(zhǔn)確地展示各種顏色的細(xì)微差別，尤其是對于一些科學(xué)、醫(yī)學(xué)投影儀太高或太低都可能影響參會人員的視覺體驗和投影內(nèi)容的由于學(xué)術(shù)會議的時間往往較長，需要投影儀具有耐用性和學(xué)術(shù)會議往往需要在短時間內(nèi)迅速搭建和拆卸會議室，因此投影儀投影儀需支持多種格式的文件和設(shè)備，如PC、筆記本、iPad，能會場布置屏幕與音響確保畫質(zhì)和音質(zhì)沒有屏幕分辨率清晰，適合觀看，根據(jù)需要使用可靠的遠(yuǎn)程交流系統(tǒng)，例如百格活動確保主控端和被控遠(yuǎn)程連線確保遠(yuǎn)程連接的硬件會場布置屏幕與音響確保畫質(zhì)和音質(zhì)沒有屏幕分辨率清晰，適合觀看，根據(jù)需要使用可靠的遠(yuǎn)程交流系統(tǒng)，例如百格活動確保主控端和被控遠(yuǎn)程連線確保遠(yuǎn)程連接的硬件設(shè)備（如電腦、手機(jī)硬件設(shè)備確保遠(yuǎn)程連接的兩個端點（即主控端和被控端）的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境穩(wěn)端都有足夠的權(quán)限問題問題，保證PPT的細(xì)節(jié)得以呈現(xiàn)，會場前后在進(jìn)行遠(yuǎn)程連接時，在進(jìn)行遠(yuǎn)程連接時，注意保護(hù)嘉賓隱私和數(shù)據(jù)安全，可使用加并且必要時才允許遠(yuǎn)會場布置PPT管理會場布置PPT管理餐飲與住宿志愿者管理現(xiàn)場報到交通管理報到處方案（參考）報到處方案（參考）02現(xiàn)場報到已繳費通道1通道2通道3通道4通道5通道6通道7通道8通道9通道展商通道綠色通道1綠色通道2綠色通道3刷身份證簽到領(lǐng)取胸卡未攜帶身份證、特殊情況簽到未繳費現(xiàn)場繳費通道1現(xiàn)場繳費通道2現(xiàn)場繳費通道3打印信息表財務(wù)收款打印胸卡打印信息表財務(wù)收款打印胸卡打印信息表財務(wù)收款打印胸卡2.簽到臺總長20m：刷身份證通道、展商通道、綠色通道均1m寬；現(xiàn)場繳費通02現(xiàn)場報到報到處物料清單（參考）02現(xiàn)場報到報到桌背景板物資身份證簽到人臉識別身份證簽到人臉識別0202現(xiàn)場報到多種簽到方式提前科學(xué)布置簽到通道，設(shè)置簽到路線，簽到同步完成胸卡打印，引導(dǎo)嘉賓入席就坐。百格有多種現(xiàn)場簽到方式可供選擇：微光掃碼、人臉識別、RFID、分會場人員進(jìn)出控制及信息采集。PC端簽到微光掃碼RFID13cm5.7cm1.3cm胸卡設(shè)計（參考）0.6cm0.5cm.13cm5.7cm1.3cm胸卡設(shè)計（參考）0.6cm0.5cm.0.6cm0.5cm02現(xiàn)場報到注意事項注意事項4、不同的參會人員（參會代表、VIP、志愿者等等）有不同的胸卡類02現(xiàn)場報到02現(xiàn)場報到自動胸卡打印會場布置PPT管理會場布置PPT管理餐飲與住宿志愿者管理現(xiàn)場報到交通管理分會場PPT管理技巧分會場PPT管理技巧時間管理為每個演講者規(guī)定時間限制時間管理為每個演講者規(guī)定時間限制，控制會議進(jìn)程。在終端打開，及時調(diào)整配置。調(diào)整投影設(shè)置調(diào)整投影設(shè)置小的字體或過于亮或暗的顏色。PPT管理PPT管理到一個可訪問的位置，以應(yīng)對任何技術(shù)問題。提供備用計劃準(zhǔn)備應(yīng)對技術(shù)故障或其他問題的備用提供備用計劃準(zhǔn)備應(yīng)對技術(shù)故障或其他問題的備用計劃，如備用計算機(jī)或手寫演示。提前測試翻頁筆，確保按鈕無損壞，電量充足。保證清晰度?儲存和管T播放流暢使用百格活動進(jìn)行PPT、演講稿等會議文件的分發(fā)和整理，避免傳遞時的錯漏，減少逐個跑場替換等情況，節(jié)約時間和人力成本，提高效率。協(xié)助嘉賓控制節(jié)奏協(xié)助嘉賓控制節(jié)奏幫助主辦方管控會議進(jìn)程會場布置PPT管理會場布置PPT管理餐飲與住宿志愿者管理現(xiàn)場報到交通管理餐飲管理餐飲管理），04餐飲與住宿04餐飲與住宿04餐飲與住宿餐票上注明餐廳類型和位置，提醒參會餐票可與胸卡一體化設(shè)計，避免丟失遺住宿管理住宿管理04餐飲與住宿住宿管理04餐飲與住宿住宿管理04餐飲與住宿在預(yù)訂房間時，要求與會者支付一定金額的押金。押金在會議結(jié)束后退還或者用于抵扣實際為了提供VIP體驗，只允許購買VIP門票的與會者預(yù)訂特定的高檔酒店。在百格系統(tǒng)中可百格活動如何幫助主辦方減少房損？百格可設(shè)置與會者在預(yù)訂房間時支付完整的房費，而不是只支付押金，減少無故取消預(yù)訂的會場布置PPT管理會場布置PPT管理餐飲與住宿志愿者管理現(xiàn)場報到交通管理05交通管理05交通管理大型會議需安排駁車會議規(guī)模大，涉及多個住宿酒店，需根據(jù)確定主要接送站點、設(shè)置交通提示明確會議城市的核心高鐵站、飛機(jī)場，在出入口設(shè)置抵達(dá)酒店的交通指示，根據(jù)情況安排接送站點。交通交通管理核心嘉賓接待核心嘉賓安排專車1對1接送，并提前告知息、會面地點、行程路線等。會場布置PPT管理會場布置PPT管理餐飲與住宿志愿者管理現(xiàn)場報到交通管理人員管理人員管理崗位安排06志愿者管理志愿者征集志愿者分配會0學(xué)術(shù)會議會后數(shù)據(jù)統(tǒng)計篇0101數(shù)據(jù)統(tǒng)計的必要性為了不斷優(yōu)化辦會效率和效果，主辦方需要分析每次會議的數(shù)據(jù)。在百格活動的后臺可查看相關(guān)數(shù)據(jù)，幫助主辦方高效監(jiān)測。