洛陽一拖數(shù)字檔案館策劃方案

洛陽一拖數(shù)字檔案館方案建議書數(shù)字方舟信息技術(shù)有限公司2024年06月目錄TOC\o"1-3"\h\z前言 1一、現(xiàn)狀分析 2二、需求分析 3三、方案概述 53.1數(shù)字檔案館概念 53.2數(shù)字檔案館局域網(wǎng)建議 63.4數(shù)字檔案館功能模塊 63.5數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能 73.6系統(tǒng)特點(diǎn) 73.7系統(tǒng)優(yōu)勢 9四、系統(tǒng)實(shí)施方案 104.1數(shù)字檔案館建議機(jī)構(gòu)和工作模式 104.2系統(tǒng)流程 114.3檔案數(shù)字化加工 114.4數(shù)字檔案的存儲和備份 134.5數(shù)字檔案管理 134.6信息瀏覽與檢索 144.8信息平安機(jī)制 15六、硬件平臺選擇和軟件配置 156.1檔案的數(shù)字化加工系統(tǒng)配置 156.2存儲藏份系統(tǒng)配置 186.3管理、發(fā)布系統(tǒng)配置 19七、系統(tǒng)預(yù)算 207.1加工系統(tǒng)預(yù)算 207.2存儲系統(tǒng)預(yù)算 217.3管理發(fā)布系統(tǒng)預(yù)算 22八、售后效勞 228.1技術(shù)效勞內(nèi)容 228.2設(shè)備質(zhì)量保證 238.3培訓(xùn)效勞 238.4工程管理支援 238.5系統(tǒng)升級效勞 23前言人類文明在新千年的鐘聲中進(jìn)入了一個嶄新的時代——數(shù)字化信息時代。在這個全新的時代，信息將成為經(jīng)濟(jì)生活和社會生活的主宰，信息管理與應(yīng)用的成功與否直接關(guān)系著社會的進(jìn)步、企業(yè)的開展以及整個國民經(jīng)濟(jì)的開展。Intranet/Internet計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的迅猛開展給各行各業(yè)帶來新的機(jī)遇的同時，也帶來了新的挑戰(zhàn)。在新時代的挑戰(zhàn)面前，傳統(tǒng)的工作模式、思維方式以及生活方式必將發(fā)生著重大的變革。各級檔案局〔館〕作為政府機(jī)關(guān)主要信息來源之一，每年收集各種類型的檔案，為各級政府、機(jī)關(guān)部門提供及時、有效的檔案資源效勞，在我國的經(jīng)濟(jì)開展中起著舉足輕重的作用。對各種檔案的整理、組卷、手工抄寫和編印大量的各式目錄表格，對存放的檔案進(jìn)行到期鑒定和密級鑒定，檔案的查閱以及利用統(tǒng)計(jì)等工作，勞動強(qiáng)度大，而且無法保證工作效率及效勞質(zhì)量。在這個新的時代，檔案工作的信息化工作應(yīng)跟上信息時代的開展步伐，適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)開展的需要，建立全套的自動化管理機(jī)制，繼續(xù)為我國的經(jīng)濟(jì)開展增添動力和充分的信息資源。作為一家致力于文檔數(shù)字化系統(tǒng)集成開發(fā)和研究的高科技公司，北京數(shù)字方舟信息技術(shù)有限公司秉承信息數(shù)字化、信息移植和信息增值的追求，憑借著對紙張文檔和信息技術(shù)的深刻理解以及成功建立數(shù)字圖書館的豐富經(jīng)驗(yàn)，針對檔案館推出了一套全面高效的解決方案——方舟數(shù)字檔案館系統(tǒng)。該方案的實(shí)施必將進(jìn)一步提高檔案館的工作效率，使檔案館在社會經(jīng)濟(jì)生活中的作用得到淋漓盡致的發(fā)揮。我們的數(shù)字檔案館計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將在局域網(wǎng)/廣域網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案的統(tǒng)一管理和資源共享；在性能上保障數(shù)據(jù)有很好的傳輸效果，使網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能夠平滑高效的運(yùn)行。整個網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)為Intranet/Internet應(yīng)用模式，具有高速、開放、平安、易于管理的特點(diǎn)。

一、現(xiàn)狀分析檔案是過去和現(xiàn)在的企業(yè)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。與圖書等其他文檔不同，檔案有其自身的特點(diǎn)：存儲介質(zhì)多樣性當(dāng)前，紙張還是主要的存儲介質(zhì)，輔助的存儲介質(zhì)有磁帶、影像帶和膠片等模擬存儲介質(zhì)，紙張還有文本、圖紙等形式。另外許多檔案館還有一些電子文檔存在。模擬介質(zhì)〔紙張、磁帶、影像帶和膠片〕主要有存儲空間大、信息不能同時供多人共享、查詢時間長等缺點(diǎn)；而現(xiàn)有的電子檔案文件格式多樣，在瀏覽和傳輸上沒有統(tǒng)一的工具，相互之間沒有兼容性，操作起來不方便的缺點(diǎn)。保存方式大量的模擬介質(zhì)〔紙張、磁帶、影像帶和膠片〕保存在特定的倉庫中。 倉庫占地面積大，需要大量的平安保障措施，諸如防火、防水、防霉等設(shè)施；缺少完美的備份機(jī)制和自動恢復(fù)機(jī)制；不能滿足異地查詢的需要；查詢時在許多個庫房之間穿梭消耗了珍貴的時間等限制。管理模式幾乎所有傳統(tǒng)的檔案館都采用手工管理模式，包括檔案的立卷、收發(fā)記錄、檔案鑒定銷毀記錄、檔案編目整理、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編研、檔案檢索、檔案歸架等等，都是人工手工完成，勞動強(qiáng)度大。平安保障措施檔案作為一種重要的信息資源，保障其平安是非常重要的。主要包括以下幾個方面： 檔案資料實(shí)體的平安：即保證信息以及信息載體的平安。主要的平安隱患主要來自水災(zāi)、火災(zāi)或戰(zhàn)爭、地震等不可預(yù)料的災(zāi)難，由于存儲介質(zhì)本身的局限性將造成許多重要信息永久性的損失； 信息密級管理：不同類型的檔案有著不同的密級管理。主要有絕密、機(jī)密、公開等幾種。這種密級的具體實(shí)施依靠管理員的職業(yè)道德來保障。信息檢索傳統(tǒng)的檔案查詢和信息檢索大都是依賴檔案管理者的手工檢索。一般的檢索流程是：首先根據(jù)提供的文件字號或檔案名稱來檢索目錄卡片得到館藏號，然后再根據(jù)館藏號到庫房上架查找，最后在做檔案借閱等相關(guān)手續(xù)。由于受編目卡片分類的限制，檢索條件單一。同時手工查找工作效率難以提高。當(dāng)發(fā)生歸架錯誤時，查找更加費(fèi)時費(fèi)力；當(dāng)一份檔案被借出后，他人無法同時得到同一份檔案。

二、需求分析嚴(yán)格遵守國家檔案工作的工作標(biāo)準(zhǔn)檔案工作直接關(guān)系著國家以及地區(qū)經(jīng)濟(jì)的開展甚至國家平安問題，是一個特殊的行業(yè)，因此檔案工作必須嚴(yán)格遵守國家關(guān)于檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。系統(tǒng)技術(shù)的先進(jìn)性在科技高速開展的今天，誰采用了最先進(jìn)的技術(shù)，尤其是最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，誰就可以在競爭日益劇烈的環(huán)境中立于不敗之地。方舟公司在行業(yè)中一直以技術(shù)領(lǐng)先而著稱，采用了國際最為先進(jìn)的圖像處理和壓縮技術(shù)、國際通用的PDF文件格式、數(shù)據(jù)倉庫、Internet/Intranet技術(shù)、OCR識別技術(shù)等，充分保證了該系統(tǒng)在行業(yè)中的領(lǐng)先地位，保障用戶資金投入的高可用性，最大限度地維護(hù)用戶利益。系統(tǒng)的開放性和擴(kuò)展性系統(tǒng)應(yīng)該能與OA系統(tǒng)進(jìn)行無縫連接，同時還應(yīng)該支持與第三方應(yīng)用系統(tǒng)的銜接，方便用戶的后期開發(fā)和系統(tǒng)擴(kuò)展。館藏各種介質(zhì)檔案收集歸檔為統(tǒng)一格式的電子文檔模擬介質(zhì)的特點(diǎn)是數(shù)量大、幅面不同，把這些文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的影像信息，需要借助于高性能、高效率的掃描設(shè)備或多媒體加工設(shè)備，保證檔案的全面完整，保證信息的高度保真。各種載體的檔案〔包括電子文件〕需要轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的格式，便于瀏覽和交互。方舟公司提供國際通用的、跨平臺的PDF格式作為數(shù)字檔案的最終存儲格式。大量數(shù)字化檔案信息保存和備份在保護(hù)原始檔案實(shí)體的根底上，對大量數(shù)字化信息的保存不僅可以方便數(shù)字檔案館的根本功能：異地瀏覽、網(wǎng)上傳輸、快捷檢索，而且數(shù)字化信息完善的備份方案保證了檔案信息的絕對平安。目前海量數(shù)字化信息的存儲介質(zhì)主要分為兩大陣營，一個是磁盤陣列，一個是光盤庫。磁盤陣列具有調(diào)閱快的優(yōu)點(diǎn)，但保存周期短；光盤庫雖然調(diào)閱速度比磁盤陣列稍慢一點(diǎn)，但保存周期長、可擴(kuò)展性好且平安可靠。因此檔案系統(tǒng)應(yīng)該首選光盤庫作為海量信息的存儲載體。自動化的操作和管理檔案的日常事務(wù)包括檔案編目、著錄和立卷、鑒定銷毀、密級鑒定、檔案編研、移入移出管理、使用統(tǒng)計(jì)等等，這些管理勞動強(qiáng)度大，手工勞動效率也低。數(shù)字檔案館應(yīng)該徹底改變這種局面，實(shí)現(xiàn)管理的自動化和現(xiàn)代化。方舟推薦的管理模式是中心管理模式，表達(dá)集中管理的思想，在保證檔案平安的同時保證高的工作效率。方舟的檔案管理系統(tǒng)無論在用戶界面、事務(wù)管理范圍還是維護(hù)手段上，甚至每一個細(xì)節(jié)上，都保證了管理的便捷和高效性。本地/異地信息查詢檢索建立數(shù)字檔案館目的之一就是要實(shí)現(xiàn)信息準(zhǔn)確、快速查詢。查詢檢索要求： 查詢界面友好； 無需培訓(xùn)查詢?nèi)藛T； 查詢范圍和權(quán)限設(shè)定：目錄查詢和原文查詢； 多種查詢條件；在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，用戶首先輸入用戶標(biāo)識和口令，一旦得到確認(rèn)為合法用戶，即可利用應(yīng)用系統(tǒng)提供的交互界面，輸入檢索條件：題名、文件字號、主題詞、檔號、保管期限、內(nèi)容提要、密級等的一個或多個，系統(tǒng)將會利用該條件去匹配數(shù)據(jù)庫中的記錄，再在光盤或影像效勞器中找到相應(yīng)的電子文件，并顯示在用戶的屏幕上。用戶根據(jù)自己的權(quán)限選擇瀏覽、打印等操作。檔案的網(wǎng)絡(luò)平安性數(shù)字檔案館是管理數(shù)字檔案的系統(tǒng)，與其他信息最大的不同，檔案具有平安級別。數(shù)字檔案館系統(tǒng)的信息根底設(shè)施——網(wǎng)絡(luò)必須平安的。建立健全平安保密規(guī)章制度是保障檔案信息平安的有力保障。同時還應(yīng)該： 數(shù)據(jù)庫加密； 文件級別加密； 傳輸過程中加密； 完全物理隔離的不同網(wǎng)絡(luò)布局；效勞的連續(xù)性一個系統(tǒng)的成功與否，除了技術(shù)本身的先進(jìn)性外，其方案提供商效勞的連續(xù)性也非常重要。因此，選擇一家有實(shí)力、有聲譽(yù)的合作伙伴是應(yīng)用成功的關(guān)鍵。數(shù)字方舟在IT行業(yè)中一直保持著勃勃生機(jī)?！靶抛u(yù)第一，效勞至上〞的理念是我們成功的根底。在與用戶的長期合作中，我們一方面為用戶提高不間斷的技術(shù)效勞，保證其系統(tǒng)的領(lǐng)先地位，另一方面我們通過用戶的反響不斷提高系統(tǒng)水平，以更好地效勞用戶。用戶在任何時候都能得到方舟經(jīng)驗(yàn)豐富技術(shù)支持人員及時、高效的效勞。

三、方案概述3.1數(shù)字檔案館概念所謂數(shù)字檔案就是數(shù)字形式載體的檔案，其含義如下：數(shù)字檔案是一種新型載體的檔案。具有“歷史記錄〞特征且為社會所認(rèn)同的電子文件，才能成為檔案。電子文件只有在滿足一定條件時，才可以成為數(shù)字檔案。除開載體形式不同，數(shù)字檔案應(yīng)具備其他載體形式檔案的所有特征。數(shù)字檔案館是具有管理數(shù)字檔案能力的一個系統(tǒng)，它能夠全方位、全過程地對數(shù)字檔案進(jìn)行管理，并能夠?yàn)樗鶎俚貐^(qū)立檔單位提供數(shù)字檔案管理效勞。數(shù)字檔案館包括行政組織、管理標(biāo)準(zhǔn)和支撐其運(yùn)作的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，是整個電子政務(wù)的一個組成局部。數(shù)字檔案館涉及到檔案信息資源的形成、整理、存儲、檢索、傳遞、保護(hù)、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等全過程。數(shù)字檔案館代表的是一種信息環(huán)境和根底設(shè)施〔包括軟、硬件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和組織實(shí)體的建立〕的構(gòu)建。它的含義有以下幾點(diǎn)：接收元數(shù)據(jù)及其實(shí)體并對文件實(shí)施自動化管理、利用和控制；將館藏檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資源在網(wǎng)上的發(fā)布和傳送；支持館藏各種檔案實(shí)體的自動化管理；組織對數(shù)據(jù)的有效訪問和查詢，使利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)對數(shù)字化檔案信息資源進(jìn)行查閱〔包括目錄、索引和全文〕；支持以網(wǎng)絡(luò)連接不同檔案館的數(shù)字化館藏，提供不同地區(qū)的檔案信息資源；與辦公自動化系統(tǒng)銜接，實(shí)現(xiàn)公文自動歸檔。3.2數(shù)字檔案館局域網(wǎng)建議局域網(wǎng)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)圖檔案館局域網(wǎng)可采用快速以太網(wǎng)、千兆網(wǎng)、VLAN(虛擬局域網(wǎng))、局域網(wǎng)中的VPN技術(shù)〔VLAN〕、局域網(wǎng)中的QOS〔802.1p〕等技術(shù)相結(jié)合的技術(shù)路線，建立一個技術(shù)先進(jìn)成熟、使用維護(hù)簡單方便的網(wǎng)絡(luò)。3.4數(shù)字檔案館功能模塊方舟數(shù)字檔案館由個功能模塊組成：數(shù)字化加工模塊、數(shù)字信息存儲模塊、數(shù)字檔案館管理模塊、信息檢索，模塊以及信息發(fā)布模塊。數(shù)字檔案存儲模塊結(jié)構(gòu)圖：數(shù)字檔案存儲模塊數(shù)字化加工〔館藏加工和OA系統(tǒng)正在產(chǎn)生的檔案〕數(shù)字化加工〔館藏加工和OA系統(tǒng)正在產(chǎn)生的檔案〕信息發(fā)布模塊檔案管理模塊信息檢索模塊信息發(fā)布模塊檔案管理模塊信息檢索模塊圖3數(shù)字檔案館的功能模塊3.5數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能數(shù)字化檔案館系統(tǒng)功能主要包括：館藏各種形式的檔案裝訂為統(tǒng)一格式的PDF格式；對檔案文件自動地建立相關(guān)的索引信息；支持傳統(tǒng)立卷和文書的簡化立卷；報(bào)表格式、案卷屬性等的定制；報(bào)表直接導(dǎo)出到光盤上。方便快速準(zhǔn)確的檔案信息檢索光盤、縮微膠片存儲和備份數(shù)字檔案事務(wù)管理和系統(tǒng)管理：包括包括文件管理、整理編目、鑒定銷毀、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案檢索、檔案編研、檔案利用、移交進(jìn)館、國家標(biāo)準(zhǔn)主題詞典等。與編輯軟件無縫連接，直接進(jìn)行檔案編研數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)上發(fā)布數(shù)字檔案的平安管理PDF文件級別的加密，數(shù)據(jù)庫加密技術(shù)以及系統(tǒng)管理中多級權(quán)限控制和密級管理功能模塊加上完善的平安制度保障檔案的平安。3.6系統(tǒng)特點(diǎn)快速、高效的檔案數(shù)字化加工支持各種通用掃描儀數(shù)字化加工速度快、質(zhì)量高自動圖像進(jìn)行批量的優(yōu)化處理，包括去噪、糾偏、去色邊等。方舟壓縮算法的壓縮比是常用壓縮算法的兩倍。提供標(biāo)準(zhǔn)的PDF文件和方舟DCIB壓縮方式的PDF文件。PDF格式具有國際通用、跨平臺、可設(shè)置權(quán)限、瀏覽方便以及按需傳輸?shù)忍攸c(diǎn)。多種檔案備份機(jī)制包括光盤和縮微膠片；自動建立目錄著錄項(xiàng)利用先進(jìn)的字符識別技術(shù)對檔案圖像文件中索引信息進(jìn)行自動識別，編輯生成索引信息，自動地按照一定的格式寫入數(shù)據(jù)庫中，保證信息檢索的快捷和準(zhǔn)確。先進(jìn)的檢索功能支持模糊查詢支持多種檢索條件自由組合支持基于全文的信息檢索設(shè)定檢索范圍：目錄檢索和全文檢索支持全文和相關(guān)的檢索信息全部導(dǎo)出到光盤上PDF文件級加密和權(quán)限管理多級權(quán)限控制授權(quán)訪問數(shù)據(jù)加密支持多全宗管理滿足集團(tuán)公司集團(tuán)、下屬公司的檔案管理既相對獨(dú)立，又需要統(tǒng)一查詢、統(tǒng)一管理的需求。可針對不同全宗設(shè)置實(shí)體分類。強(qiáng)大的制作目錄功能報(bào)表自定義設(shè)計(jì)操作簡單，功能強(qiáng)大，可滿足特定行業(yè)需求；靈巧的界面自定義功能系統(tǒng)可采用卡片式或網(wǎng)格式二種方式進(jìn)行錄入，用戶按照習(xí)慣任意定義錄入界面，增強(qiáng)程序親和力，符合用戶個性的操作習(xí)慣。用戶也可定義瀏覽界面。原文管理功能文字、圖象、多媒體等各種格式電子文件以及紙質(zhì)文件材料的原文直接掃描存儲管理，原文數(shù)據(jù)可加密、壓縮。原文數(shù)據(jù)可以存儲至硬盤或光盤。支持多種組卷方式遵循國家標(biāo)準(zhǔn)，同時支持傳統(tǒng)與簡化〔新式〕兩種組卷方式進(jìn)行自動組卷；另外允許用戶自定義組卷?xiàng)l件，對各種專門類型檔案進(jìn)行自動組卷；自動生成檔案管理所需案卷號、件號、起止號等各種序號。案卷或檔案調(diào)整方便快捷針對自動組卷或已經(jīng)手工組好的案卷，可以采用可視化方式進(jìn)行案卷的分拆、合并、剔除、排序等調(diào)整；針對簡化方式組卷的文件，可以采用檔案調(diào)整進(jìn)行文件件號的調(diào)整。檔案查詢輕松自如提供固定條件的簡單查詢和用戶自定義條件的組合查詢二種模式。檔案利用方便直觀登記借閱利用情況，超期自動催還，統(tǒng)計(jì)借閱情況，打印借閱登記單。借閱利用情況和文件檔案記錄"自動互查"〔根據(jù)利用登記記錄可以了解所借閱的文件、檔案詳情，根據(jù)某份檔案或文件，可以了解其借閱情況〕。多級數(shù)據(jù)平安機(jī)制通過嚴(yán)格的分級權(quán)限機(jī)制，確保了數(shù)據(jù)的平安性。庫〔表〕備份功能完善除對整個數(shù)據(jù)庫備份以外，增加了按不同全宗的不同實(shí)體分類對任一數(shù)據(jù)庫中的表進(jìn)行備份或恢復(fù)，也可自定義條件進(jìn)行任一表備份或恢復(fù)。數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出靈巧可將系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)按任意條件導(dǎo)出成文本或其它多種數(shù)據(jù)庫形式；也可將文本或多種數(shù)據(jù)庫形式中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)中。系統(tǒng)擴(kuò)充功能強(qiáng)大系統(tǒng)管理對象無限擴(kuò)充，用戶可以任意增加各門類的文件、檔案以及其他相關(guān)信息資料。管理對象可無限分級，用戶可按自己需要實(shí)施分類方案；可根據(jù)用戶的特殊需要隨時增加新的功能。3.7系統(tǒng)優(yōu)勢通過以上分析，我們可以看出該方案的優(yōu)勢所在：高效圖像壓縮：方舟壓縮技術(shù)DCIB采用國際目前最為先進(jìn)的小波分析技術(shù)，在提高圖像質(zhì)量的同時，大大地提高了壓縮比，通常DCIB壓縮比是國際通用壓縮技術(shù)CCITTG4和JPEG的兩倍；國際通用的PDF格式：PDF格式是目前國際上最為流行的文件格式，該格式可在任何平臺上瀏覽，可實(shí)現(xiàn)文件級別的加密，可設(shè)置權(quán)限，可按需傳輸，可插入多媒體信息〔聲音等〕，并且符合人們的閱讀習(xí)慣，諸如加標(biāo)記、做標(biāo)識等；自動化程度高：把檔案工作人員從煩瑣的檔案日常事務(wù)管理中解脫出來，管理事務(wù)變的輕松自如；管理功能全面細(xì)致：自動化管理范圍涉及檔案工作的方方面面；開放性結(jié)構(gòu)：可與OA系統(tǒng)和其他應(yīng)用系統(tǒng)的無縫連接，保證系統(tǒng)永久可用；信息更平安：文件級別加密和網(wǎng)絡(luò)平安技術(shù)相結(jié)合，保證信息的平安。檔案管理功能強(qiáng)大。

四、系統(tǒng)實(shí)施方案4.1數(shù)字檔案館建議機(jī)構(gòu)和工作模式機(jī)構(gòu)1——文件中心文件中心是在檔案行政管理機(jī)關(guān)管理之下的，對各個不同行政機(jī)構(gòu)的半現(xiàn)行文件進(jìn)行經(jīng)濟(jì)地保管和提供利用，并在這些文件被銷毀或移交到檔案館之前進(jìn)行系統(tǒng)處置的保管機(jī)構(gòu)。結(jié)合中國的實(shí)際情況，文件中心應(yīng)取代各立檔單位現(xiàn)有的機(jī)關(guān)檔案室，集中保管各立檔單位處理完畢的歸檔文件，是作為機(jī)關(guān)文件工作的最后環(huán)節(jié)、檔案工作的開始階段，是介于機(jī)關(guān)文件工作和檔案館檔案工作的過渡性機(jī)構(gòu)，它的主要任務(wù)有以下幾點(diǎn)： 接收在各個立檔單位保管一年的辦結(jié)文件及其相關(guān)的元數(shù)據(jù)；以及接收不移交文件實(shí)體的各個機(jī)關(guān)所形成的文件目錄信息； 整理文件實(shí)體，補(bǔ)充著錄元數(shù)據(jù)項(xiàng)； 對文件進(jìn)行挑選、掃描并制成光盤； 向立檔單位提供文件信息檢索調(diào)閱效勞； 對所收集的文件進(jìn)行二次鑒定，將具有永久保存價(jià)值的文件實(shí)體及數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)入檔案中心，對超過保存期限的文件予以銷毀； 對立檔機(jī)關(guān)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。機(jī)構(gòu)2——檔案中心檔案中心是接收和征集具有永久保存價(jià)值的檔案，并向社會各界提供利用的文化事業(yè)部門，它的任務(wù)有以下幾點(diǎn)： 接收文件中心移交的永久檔案及其元數(shù)據(jù)； 向社會征集具有重要價(jià)值的檔案資料； 對各種檔案實(shí)體進(jìn)行有效的管理和保護(hù)； 制定詳盡、可操作的檔案保管期限表； 將館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化； 向社會提供檔案信息效勞； 借助網(wǎng)絡(luò)與其他檔案館鏈結(jié)，提供信息支持和補(bǔ)充，實(shí)現(xiàn)館藏?zé)o縫聯(lián)結(jié)； 制定有關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建議工作模式對館藏檔案的數(shù)字化過程分為過程一：現(xiàn)在正在產(chǎn)生檔案的數(shù)字化過程；過程二：歷史檔案的數(shù)字化過程；兩個過程來進(jìn)行，這兩個過程可同時進(jìn)行。兩個過程在數(shù)字化加工和存儲時有所不同。其中過程一的數(shù)字化加工可采用較低端的掃描設(shè)備，數(shù)字化后可考慮先保存在效勞器中，當(dāng)保存數(shù)量到達(dá)一定程度時再集中刻錄在光盤中；過程二那么采用較高端的掃描設(shè)備，數(shù)字化后直接刻錄在光盤中。這樣的工作模式一來可以保證現(xiàn)在正產(chǎn)生檔案的立即數(shù)字化保存和利用，二來可以是歷史館藏檔案以最快的速度數(shù)字化，提高歷史資料的利用價(jià)值。4.2系統(tǒng)流程圖4數(shù)字檔案館流程檔案中心配有高速掃描儀、方舟數(shù)字化加工系統(tǒng)，工作人員將需掃描的紙張檔案用掃描儀、其他介質(zhì)檔案通過相應(yīng)的錄入設(shè)備，經(jīng)方舟軟件全部裝訂為統(tǒng)一格式的PDF文件；電子檔案也經(jīng)過方舟軟件全部裝訂為統(tǒng)一格式的PDF文件；需要縮微備份的資料制作所謂片，原始檔案歸檔封存，由數(shù)字信息提供查詢和利用；數(shù)字化的檔案保存在光盤庫和影像效勞器中；數(shù)字檔案由方舟檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行立卷歸檔，建立相應(yīng)的查詢信息；數(shù)字檔案信息經(jīng)過系統(tǒng)發(fā)布；用戶在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上用標(biāo)準(zhǔn)的瀏覽器訪問權(quán)限范圍內(nèi)的信息；4.3檔案數(shù)字化加工檔案的數(shù)字化加工包括對歷史檔案和現(xiàn)正產(chǎn)生檔案的數(shù)字化加工兩個過程。介質(zhì)主要有紙張介質(zhì)、多媒體介質(zhì)以及其它格式的電子文件等。A、歷史館藏紙張檔案的加工紙張介質(zhì)的數(shù)字化據(jù)我們了解，紙張依然是我國現(xiàn)在的檔案館的主要存儲介質(zhì)，因此紙張介質(zhì)上信息的數(shù)字化是整個檔案館建設(shè)的根底，也是工作量最大的一個環(huán)節(jié)，因此這個環(huán)節(jié)工作的好壞直接影響著整個系統(tǒng)的效率和成功與否。紙張數(shù)字化一般采用掃描儀設(shè)備，加工的流程為：圖5紙張數(shù)字化加工流程整理好的紙張文檔經(jīng)過高速掃描儀加工成高保真的掃描影像文件；用方舟軟件對掃描影像文件進(jìn)行優(yōu)化處理：糾偏、平滑、去色邊、去噪、增強(qiáng)等；優(yōu)化后的影像文件經(jīng)過方舟軟件包裝為統(tǒng)一的PDF格式；利用字符識別手段自動地從圖像中提取檔案的相關(guān)信息：檔號、檔案館代號、分類號、立檔單位、保管期限、主題詞等。由于歷史館藏量一般都較大，因此對于普通的紙張檔案，我們推薦采用柯達(dá)DS1500、I60系列。用DS2500掃描黑白圖像，而用I60可掃描彩色圖像?？逻_(dá)DS1500掃描速度為每分鐘50頁，I60掃描儀彩色掃描速度為每分鐘15頁，黑白掃描速度為每分鐘15頁。對于工程圖紙的掃描建議用A0幅面的圖紙需要進(jìn)行掃描加工，查詢調(diào)閱，我建議采用WIDECOM公司的SLC436型專業(yè)掃描儀。對于膠片掃描、打印機(jī)建議用MicroboxPolyscanRFsmart35mm縮微膠片掃描儀和MicroboxMicroprinterPolycomPolycom35mm數(shù)字膠片打印機(jī)。多媒體信息和其他電子格式文件數(shù)字化加工各種格式的電子格式均要求有相應(yīng)的瀏覽器相對應(yīng)，因此客戶端機(jī)器上就必須安裝多種瀏覽工具，使用非常不便。為了保證方便的瀏覽，要求檔案文件保持一致的文件格式。方舟提供的加工系統(tǒng)不僅可以把現(xiàn)有的紙張檔案通過掃描儀轉(zhuǎn)換為PDF格式，還可以把多種電子格式的檔案轉(zhuǎn)換為PDF格式，比方常見word、excel、wps、txt、文檔，各種格式的圖像文件(.tif,.jpg,.gif,.bmp,.wmf等)，CAD格式等等。由于PDF格式本身可以插入多媒體信息，因此多媒體形式的檔案例如：錄象帶、磁帶等可通過多媒體加工設(shè)備再轉(zhuǎn)換為PDF格式文件。B、現(xiàn)正產(chǎn)生檔案的數(shù)字化加工正產(chǎn)生檔案的數(shù)量和歷史檔案相比較而言是比較小的，因此，我們建議選用柯達(dá)DS1500系列掃描儀。該掃描儀的掃描速度為每分鐘40頁，每天全負(fù)荷工作四小時，日掃描量為9600頁，按照每卷50頁來計(jì)算，計(jì)192卷。所以說DS1500完全可以滿足日增長量小于200卷的檔案館的要求。由于非紙介質(zhì)的檔案數(shù)量相對來講數(shù)量是比較少的，因此，其他介質(zhì)的數(shù)字化加工可以與歷史檔案的數(shù)字化加工使用同一設(shè)備，防止資源浪費(fèi)。4.4數(shù)字檔案的存儲和備份數(shù)字形式檔案的存儲既要能方便信息的查詢和再利用，也要提供更好的信息備份方案。我們的存儲方案包括影像效勞器、海量存儲設(shè)備和縮微膠片三種介質(zhì)。歷史數(shù)字化檔案數(shù)量巨大，我們建議直接保存在海量存儲設(shè)備中；正產(chǎn)生檔案數(shù)量有限，我們建議先保存在影像效勞器中，當(dāng)數(shù)據(jù)量到達(dá)一定程度時在集中刻錄在光盤中保存。同時作為存儲系統(tǒng)我建議采用AISTOR公司的經(jīng)濟(jì)型的GMS1035光盤庫存儲系統(tǒng)。4.5數(shù)字檔案管理數(shù)字檔案館的管理主要包括檔案館日常事務(wù)的管理和整個數(shù)字檔案館系統(tǒng)的管理和維護(hù)。完善的管理功能是實(shí)現(xiàn)自動化辦公的根本要求，也是建設(shè)數(shù)字檔案館的主要目標(biāo)之一。我們針對我國檔案館的實(shí)際情況和國家對檔案工作提出的標(biāo)準(zhǔn)，推出了一套功能齊備、界面友好、易學(xué)易用的數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)。A、日常事務(wù)管理文件及案卷檔案的著錄對于類似密級、載體類型標(biāo)識、保存期限、檔案館代號等項(xiàng)采用下拉框形式，而其他項(xiàng)如檔號、題名、責(zé)任者、縮微號、主題詞、附件等按表單格式錄入，案卷檔案還具備增刪文件、對文件按照時間或字母順序排序、自動統(tǒng)計(jì)文件數(shù)量、自動得到文件起止時間等功能；按照國家頒發(fā)的文件和案卷著錄卡片標(biāo)準(zhǔn)自動生成著錄卡片，并可打印輸出。文檔一體化文件條目無需歸檔人員二次輸入，而是直接由公文系統(tǒng)轉(zhuǎn)換完成，這樣極大的減輕了檔案的工作量，并提供了檔案的條目與內(nèi)容全電子化存儲，支持檔案的全電子借閱方式，同時負(fù)責(zé)歸檔的人員可手工補(bǔ)錄入歸檔信息條目。對于歸檔公文，可由各機(jī)關(guān)文書分類后有檔案工作者立卷歸檔，也可由檔案工作者直接分類立卷歸檔。檔案立卷該系統(tǒng)支持傳統(tǒng)的立卷方式，也支持文書的簡化立卷。采用了簡化立卷后，對文書不再立卷，而是按文件處理順序?qū)⒚糠輽n案按照“全宗號-年度-保管期限-件號〞等的形式賦予檔號，摒棄了傳統(tǒng)立卷的繁復(fù)過程。檔號格式定義系統(tǒng)提供基于全宗號、目錄號、年度、保管期限、實(shí)體分類號、案卷號、頁號、件號等的檔號分段定義，每段的長度可以根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置。文件管理收文登記、發(fā)文登記以及內(nèi)部文件登記中定義了年度、立檔單位、保管期限、密級、頁數(shù)等字段，使得這些數(shù)據(jù)歸檔后進(jìn)行文件著錄時不需要修改即可直接形成檔案。系統(tǒng)對檔案的移入和移出，用色彩標(biāo)識檔案的借閱情況，實(shí)現(xiàn)自動化的管理，對欲銷毀的檔案，系統(tǒng)自動地給出原始檔案的存放位置。對不同級別的檔案提供不同的借閱流程，并提供多級別文件查閱的借閱條件。利用統(tǒng)計(jì)對檔案的收進(jìn)和移出、全宗和案卷數(shù)量、利用等情況，準(zhǔn)確地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；信息定制和文件導(dǎo)出對于需要長久保存或館間館內(nèi)交換與傳輸?shù)臋n案，可利用右鍵功能直接導(dǎo)出到光盤上。光盤上應(yīng)包含相應(yīng)的索引信息，保證在有光驅(qū)的條件下可以實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢。用戶可以對文檔屬性、案卷屬性、表表格式等進(jìn)行定制，指定專用的管理系統(tǒng)。檔案編研系統(tǒng)自動地與編輯系統(tǒng)銜接，可直接調(diào)用原文〔PDF文件〕，利用系統(tǒng)提供的功能直接把原文轉(zhuǎn)換為可編輯的文本，防止了重新錄入檔案原文，提高了檔案編研的效率。輔助功能系統(tǒng)提供?中國檔案主題詞表?和?中國檔案分類法?兩個字典庫，為各單位主題詞著錄和分類號標(biāo)引提供了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。同時系統(tǒng)豐富的操作向?qū)Ш驮诰€幫助使普通的檔案工作人員都是檔案管理方面的專家。B、系統(tǒng)管理系統(tǒng)針對檔案的的系統(tǒng)平安提出了功能強(qiáng)大的管理功能，系統(tǒng)對用戶帳號實(shí)施嚴(yán)格的管理機(jī)制，控制所有用戶和用戶組的訪問權(quán)限，確保檔案信息的平安；同時，系統(tǒng)的日志管理記錄了每一個訪問者的用戶名、訪問權(quán)限、訪問時間、訪問內(nèi)容、以及訪問成功與否。4.6信息瀏覽與檢索客戶端下載免費(fèi)的AcrobatReader和方舟公司提供的插件，直接閱讀PDF格式的文件。瀏覽方式采用瀏覽器和AcrobatReader相結(jié)合的方式，訪問用戶權(quán)限允許范圍內(nèi)的電子檔案資料。數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)之一就是能方便快速地檢索到所需要的信息。我們提供的檢索功能模塊的特點(diǎn)：檢索范圍的控制：系統(tǒng)管理員對不同分類、不同密級以及不同的用戶組實(shí)施不同的檢索范圍：對目錄檢索和允許全文檢索。模糊查詢：系統(tǒng)支持關(guān)鍵信息的模糊查詢，返回檢索范圍內(nèi)的查詢結(jié)果。檢索條件：系統(tǒng)支持一種或多種檢索條件的自由組合。用戶可在檢索界面中選擇檢索條件包括檔號、案卷號、檔案年度、保管期限、立檔單位、密級等，并可繼承查詢。檢索方式：用戶可通過LAN、WAN、Intenet來訪問。查詢結(jié)果：瀏覽查詢結(jié)果的同時可對查詢結(jié)果分類排列并可保存、打印查詢結(jié)果。用戶進(jìn)入檢索界面后，可在多種檢索條件中選擇下拉框中或手工鍵入檢索項(xiàng)對應(yīng)的鍵值來建立檢索條件，提交檢索條件后，如果用戶有全文檢索的權(quán)限，系統(tǒng)將根據(jù)檢索條件從影像效勞器或光盤庫中找到相應(yīng)的檔案正文返回給用戶；如果用戶僅有目錄檢索權(quán)限，系統(tǒng)將返回檢索到的目錄信息。4.8信息平安機(jī)制對于檔案來講，平安是一個永恒的主題，我們的方案從以下幾個方面來保障信息的平安：網(wǎng)絡(luò)硬件的物理隔離措施：防火墻技術(shù)保障內(nèi)部信息的平安。文件級別加密：PDF格式的優(yōu)勢之一就是可實(shí)現(xiàn)文件加密處理，這就從文件級別保障了信息的平安。數(shù)據(jù)庫加密技術(shù)的運(yùn)用：利用SQLServer的管理工具設(shè)置各級用戶權(quán)限，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的分級管理和數(shù)據(jù)庫的備份及恢復(fù)。傳輸過程的加密手段的運(yùn)用，進(jìn)一步保障信息的平安。六、硬件平臺選擇和軟件配置6.1檔案的數(shù)字化加工系統(tǒng)配置硬件平臺：A、檔案的數(shù)字化加工1、高速掃描儀設(shè)備歷史普通紙張檔案推薦柯達(dá)DS1500〔黑白〕、I60系列〔彩色〕掃描儀，掃描儀的數(shù)量隨用戶需求而定的；工程圖紙采用WIDECOM公司的SLC436型專業(yè)掃描儀?？逻_(dá)DS1500系列掃描儀，主要技術(shù)參數(shù)：掃描速度支持顏色掃描幅面供紙方式自動供紙容量輸出分辨率輸出格式40頁/分鐘黑白最小10.6*14.8cm最大30.5*43.2cm自動200頁200dpi;300dpiCCITTG3，G4，JBIG柯達(dá)I60型高速掃描儀支持黑白、彩色掃描，每分鐘掃描30頁雙頁掃描帶A4平板掃描功能可信賴的紙張傳送：平滑、簡易的紙張通路保證不間斷地高效率工作。批量裝載：將文檔批量放入自動進(jìn)紙器，掃描儀將自動完成掃描工作。建議日處理：在頂峰期；建議日處理量1，000張。WIDECOM(SLC436)：掃描面積：寬36拻×長度不限圖像：全寬度接觸型掃描器解析度:400dpi(真正光學(xué)的)，可調(diào)至200至800掃描速度：單色及400dpi時：2英寸/秒，即A012秒單色及200dpi時：4英寸/秒，即A06秒24比特彩色400dpi時：0.06英寸/秒24比特彩色200dpi時：0.1英寸/秒光學(xué)系統(tǒng)：光纖自對焦透鏡列陣光源：LED光源灰度：256真實(shí)度(8比特)彩色：1680萬種色彩(24比特RGB)介面：ISA匯流排卡尺寸：8×15×53拻(200×375×1325mm)重量：60千克(132磅)電源：110或220伏軟體介面：工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)Twain驅(qū)動介面，WideView及無數(shù)第三方套裝軟體(請索取最新的清單)。標(biāo)準(zhǔn)TIFF(標(biāo)識圖像文件格式)可轉(zhuǎn)換到84種以上的格式2．?dāng)?shù)字膠片掃描儀與打印機(jī)MicroboxMicroprinterPolycomPolycom35mm數(shù)字膠片打印機(jī)Raidback-up,long-term,desastermanagemnt.Replacementforconventionalmicrofilmstudioequipment.IngegratedPCcontrolunit,NICOptions可選件PerformanceKit〔整體選件包〕Compl.Package〔分開選件〕OfficeModeHIGHVOLUME200dpie.g.8x8(A4=128A4/min)〔OfficMode輸出選件〕Wildformatsofstandareformat〔超大幅面選件〕ImportfilterPostScriptLevel2+PDF1.3〔可以支持ImportfilterPostScriptLevel2+PDF1.3選件〕ASIAFonts〔亞洲字體〕ESA(adjustablesectionbreak)〔可調(diào)整的分節(jié)符〕TIFF8bitgrey〔8比特灰度影像選件〕Doublesectionlength〔雙畫幅長度〕StarterkitforPolycom2silverfollfilms./1dispensercrtg../1receivercrtg.2卷銀鹽卷片/1個可發(fā)送膠卷暗盒，1個接受暗盒PolycomConsumables〔Polycom耗材〕35MMX30.5MIMAGELINKHQ1461SP706(Silver)35mmx30.5mSO-483AutopositiveLaserfilm(silver)備注：Polycom必須要采用以上兩種膠片之一作為輸出介質(zhì)，如有需要請與柯達(dá)公司耗材銷售人員聯(lián)系MicroboxPolyscanRFsmart35mm縮微膠片掃描儀High-performancescanstationPolyscanRFsmartisespeciallydesignedtocompletelyredigitalizefilmsthathavebeenexposedbyPolycom.RSsmartincludesimageaswellassmartsectionofindexfiles.高性能的膠片掃描工作站PolyscanRFsmart尤其被設(shè)計(jì)用來對Polycom生成的膠卷的再數(shù)字化〕OperatingAndSoftwareFeaturesScanfilmsoftware〔Scanfilm軟件〕GraphicalWizzards〔圖形化電子畫板〕Smartscan〔提供對影像質(zhì)量的增強(qiáng)〕IntelligentPageCropping〔智能頁面剪切〕AutomaticRescan〔自動重掃〕User-definablejobsetuptemplates〔用戶自定義的工作設(shè)置模板〕ControlPCSpecification(不包括)最小雙Pentium450MHz,512M內(nèi)存,標(biāo)準(zhǔn)圖形卡,1024x768像素lx256色,CD-ROM驅(qū)動器，有多余的PCI插槽用于接口卡.Operatingsystem〔操作系統(tǒng)〕GreyscaleScanning:ondemand〔灰度掃描：按要求〕3、掃描管理微機(jī)〔推薦〕：配置同歷史檔案數(shù)字化加工中。4、加工處理微機(jī)〔推薦〕：配置同歷史檔案數(shù)字化加工中。軟件配置：操作系統(tǒng)：Windows95/98;各種掃描儀軟件：隨掃描儀配備的；方舟數(shù)字文檔加工系統(tǒng)：影像優(yōu)化處理、包裝為PDF格式。6.2存儲藏份系統(tǒng)配置硬件平臺：1、光盤庫：推薦德國GRUNDIG公司的GMS1035光盤庫主要技術(shù)參數(shù)如下：參數(shù)型號GMS1035容量(CD_ROM)21GB(DVD_ROM)200GB盤片數(shù)35一體化CD標(biāo)簽打印機(jī)可選驅(qū)動器數(shù)2平均介質(zhì)裝載時間<6秒平均無故障時間>2,000,000次2、影像效勞器：推薦IntelPL3000，其主要特點(diǎn)：處理器可支持2個Pentium?III850MHz處理器，外部總線頻率100M/66MHz二級高速緩存512K回寫式片內(nèi)高速緩存ECC內(nèi)存4個168PinDIMM擴(kuò)展插槽，系統(tǒng)內(nèi)存最大可為2GBSDRAMI/O擴(kuò)展槽2*66MPCI/4*33MPCII/1*ISASCSI控制器1*Ultra2SCSI；1*Ultrawide網(wǎng)絡(luò)接口卡10M/100M自適應(yīng)軟驅(qū)1.44MCD-ROM40XIDE支持熱插拔驅(qū)動器個數(shù)10IntelPL3000系列PC效勞器最低配置：Pentium?III550MHz，128MB內(nèi)存，30GB硬盤以上配置；推薦配置：Pentium?III850MHz，256MB內(nèi)存，60GB硬盤以上配置；3、光盤庫管理微機(jī)〔推薦〕最低配置：PC機(jī)，Pentium?41G128MB內(nèi)存，20GB硬盤容量，CD/DVD刻露機(jī)；軟件配置：操作系統(tǒng)：WindowsNT，Windows95/98;光盤庫管理軟件。6.3管理、發(fā)布系統(tǒng)配置硬件平臺：1、管理計(jì)算機(jī)〔推薦〕Pentium?41G，128MB內(nèi)存，20GB硬盤以上PC機(jī)；注：數(shù)據(jù)庫效勞器和WEB效勞器可以在一臺效勞器上軟件配置：操作系統(tǒng)：WindowsNT+IIS4.0,Windows95/98;數(shù)據(jù)庫軟件〔推薦〕：MSSQLSERVER6.5以上方舟檔案管理系統(tǒng)：管理日常檔案事務(wù)管理、信息檢索、文件定制和導(dǎo)出、系統(tǒng)用戶管理和日志管理；七、系統(tǒng)預(yù)算7.1加工系統(tǒng)預(yù)算A、硬件平臺預(yù)算1、歷史檔案數(shù)字化加工硬件預(yù)算：說明數(shù)量單價(jià)價(jià)格〔RMB〕Kodak1500DS黑白快速掃描儀1101,20086,020KodakI60彩色掃描儀128,20025,200WIDECOMSLC436A0掃描儀1114000987000注：掃描儀報(bào)價(jià)不包含SCSI卡及其連線。用戶可根據(jù)實(shí)際情況選配掃描設(shè)備，總價(jià)格自行計(jì)算。2．?dāng)?shù)字膠片掃描儀與打印機(jī)：MicroboxMicroprinterPolycomPolycom35mm數(shù)字膠片打印機(jī)￥650,000Raidback-up,long-term,desastermanagemnt.Replacementforconventionalmicrofilmstudioequipment.IngegratedPCcontrolunit,NICOptions可選件PerformanceKit〔整體選件包〕￥160,900MicroboxPolyscanRFsmart35mm縮微膠片掃描儀￥760,000High-performancescanstationPolyscanRFsmartisespeciallydesignedtocompletelyredigitalizefilmsthathavebeenexposedbyPolycom.RSsmartincludesimageaswellassmartsectionofindexfiles.高性能的膠片掃描工作站PolyscanRFsmar