歸檔文件整理規(guī)則講義2007三

企業(yè)歸檔文件整理規(guī)則太倉市檔案局顧江峰聯(lián)系電話：53531980、實施歸檔文件整理規(guī)則的意義１、減少歸檔文件整理的工作量２、有利于檔案的開放利用３、有利于檔案工作的現代化管理二、歸檔文件整理規(guī)則適用范圍、整理對象及整理環(huán)節(jié)１、適用范圍各級機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位２、整理對象是指立檔單位在其職能活動中形成并辦理完畢的，應作為文書檔案保存的各種紙質材料

包括執(zhí)行或參照執(zhí)行《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的企業(yè)、事業(yè)單位形成的黨群工作、行政工作、經營管理、生產技術管理前四大類紙質材料３、整理單位及環(huán)節(jié)（１）整理單位：以“件”為單位進行整理（２）整理環(huán)節(jié)：件的確定－裝訂－分類－排列－編號－編目－裝盒－排架４、時間要求各單位一般應在下一年度的第二季度內完成文件歸檔整理工作三、歸檔文件整理的原則１、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管利用２、貫徹“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的業(yè)務工作方針，簡便高效、科學地開展文件歸檔整理工作的制度化、標準化、現代化四、歸檔文件整理要求１、歸檔文件應齊全完整，保管期限劃分準確每個單位都應制定符合本單位實際情況、科學合理的文件歸檔范圍和保管期限表制定流程：檔案部門制定各職能科室修改←→３、如果實行文檔一體化，要做好以下幾項工作（１）嚴格登記（２）及時收集（３）嚴格檢查（４）隨辦隨歸特別要注意內部文件的收集歸檔五、歸檔文件整理方法（一）、件的確定１、一般以每份文件為一件２、幾種特殊情況一是有些文種的文件，如正文與附文、轉發(fā)文與被轉發(fā)文等，各部分獨立性較強，易被分散使用，造成歸檔不全或歸檔后查不到，應此作為一件處理；二是在實際工作中，有些種類的文件，如正本與其它稿本、原件與復制件等，如果彼此間相互脫離，其中之一在檢索上往往沒有太大價值，而且會增加不必要的編目工作，因此明確其為一件。三是還有一些文件，如單一的請示與批復、報告與批示等，關聯(lián)性強，利用時需要相互查證，因此也作為一件四是有些文件如會議記錄、介紹信存根、式樣同一的表格，不便拆散整理，或無每張作為一件歸檔的必要，可作為一件３、對上述情況具體的“件”的確認（１）文件正本與不同稿本（２）正文與附件（３）正文與文件處理單等（４）原件與復制件（５）轉發(fā)文與被轉發(fā)文（６）報表、名冊、圖冊（７）來文與復文（８）沒裝訂的式樣同一的表格（９）不便拆開整理的會議記錄（二）、文件的修整主要包括修裱、復制、去除易銹金屬物及折疊１、對破損文件進行修裱２、對字跡模糊或易退變的文件材料進行復制３、去除文件上易腐蝕的金屬物４、對過大的文件進行折疊（三）、裝訂１、裝訂的順序對幾份文件作為一“件”的歸檔文件，對這些文件的排序２、裝訂方式及用品（１）采用不銹鋼釘在左上角或左側進行裝訂（推薦）（２）采用縫紉機在左上角或左側進行裝訂（３）采用“三孔一線”左側線裝方式進行裝訂（用于裝訂較厚的文件）紙張的對齊：采用左上角裝訂的把文件紙張的左上角對齊采用左側裝訂的把文件紙張的左下角對齊一個單位所采用的裝訂方式應相對統(tǒng)一（四）、分類分類是歸檔文件整理工作的基本步驟，是將歸檔文件按來源、時間、內容等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有機聯(lián)系的過程它主要包括選擇分類層次、制定分類方案、文件的歸類等具體內容１、選擇分類層次本規(guī)則規(guī)定歸檔文件可以按年度、保管期限、機構或問題來進行分類（１）按年度分類（２）按保管期限分類（３）按機構或問題分類上面三種分類方法，年度和保管期限是必選項，分類層次最多三層，最少二層小單位選擇二層大單位選擇三層２、制定分類方案分類方案是在確定分類方法后，標列各級類目名稱，固定全宗內分類體系的分類綱要。（１）確定分類法太倉地區(qū)在機關宜采用年度－－機構（問題）－－保管期限年度－－保管期限（小單位采用）企業(yè)問題－年度－保管期限（２）制定分類方案按年度和保管期限分類時，其類目名稱是固定的，“××年”和“永久”、“長期”、“短期”按機構（問題）分類，類目名稱應根據單位的實際情況來設定按機構設置類目，有一個機構就設置一個類目，機構名稱就是類目名稱按問題設置類目，要注意按本單位基本職能設置，力爭簡明、符合邏輯舉例分類法：年度－機構－保管期限分類方案：２００３：辦公室永長短業(yè)務科永長短保管科

永長短……２００４：辦公室永長短業(yè)務科永長短保管科

永長短……２００５：…舉例分類法：年度－問題－保管期限分類方案：２００３：黨群工作永長短行政工作永長短

教育教學工作永長短……２００４：黨群工作永長短行政工作永長短

教育教學工作永長短……２００５：…舉例分類法：年度－－保管期限分類方案：２００３：永長短永長短

永長短……２００４：永長短永長短

永長短……２００５：……企業(yè)單位分類法：問題－－年度－－保管期限分類方案：黨群工作類：2003永長短2004永長短……行政工作類：2003永長短2004永長短……經營管理類2003永長短……生產技術管理類2003永長短……３、文件的歸類（１）按年度歸類正確判定文件的日期并歸入相應年度，是決定歸檔文件整理質量的關鍵之一。①一般文件歸入文件簽發(fā)年度②跨年度辦結的文件歸入辦結年度③幾份文件作為一件時，歸入排在最前面文件的簽發(fā)年度（２）按保管期限歸類歸檔文件屬于永久、長期、短期中的哪個保管期限就歸入哪個保管期限類中（３）按機構（問題）歸類①按機構歸類時，原則上以哪個機構名義發(fā)出的文件就歸入哪個機構的類中；以單位名義發(fā)出的文件，則歸入有關機構類中，業(yè)務部門起草，以單位或辦公室名義發(fā)出的，如果內容屬于該部門職責或業(yè)務，則應歸入負責起草文件的機構中，否則歸入負責發(fā)文的綜合機構中。②按問題分類時，文件內容屬于哪個問題就歸入哪個問題類（五）、排列文件的排列原則：在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間排列1、事由的定義：事由是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程。2、事由的確認：一部分文件與相關文件關系緊密，針對同一件具體的事情（問題），屬于同一段較緊密的工作過程，這樣的文件材料屬于同一個事由。3、文件的排列：同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；事由間，按事由辦結時間的先后順序隨辦隨歸。（六）編制歸檔號1、歸檔號的定義：歸檔號是將歸檔文件在全宗中的位置予以固定的一組標識符號，以歸檔章的形式在歸檔文件上注明，以反映分類、排列這些系統(tǒng)整理工作的成果。2、歸檔章的加蓋及填寫采用紅色印泥一般加蓋在文件首頁的上端居中空白位置上，文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號年度：填寫文件歸檔年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如2004保管期限：填寫歸檔文件的保管期限（永久、長期、短期）室編件號：歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號，每年從“1”開始流水標注館編件號：檔案進檔案館時編制的流水號機構（問題）：填寫歸檔文件所屬的機構（問題），用中文名稱填寫總頁數：歸檔文件有圖文的頁面的總數機關歸檔章式樣及填寫全宗號年度室編件號016200415機構或問題保管期限館編件號總頁數業(yè)務科永久18全宗號年度室編件號200415機構或問題保管期限館編件號總頁數0永久18企業(yè)歸檔章式樣及填寫（七）編目1、歸檔目錄的形成及目的在對歸檔文件進行系統(tǒng)的分類、排列、編號后，需要將每一份文件的內容、形式特征及其編號登記下來，以備查找利用之需，這就形成了歸檔文件目錄2、編目的要求必須做到“準確、全面、詳細、深入”3、如何編目根據《實施辦法》規(guī)定，編目應以“件”為單位進行，在目錄中一件只體現為一條條目，如來文與復文為一件時，在歸檔文件目錄中只對排在最前面的文件進行編目。成套的會議、刊物等文件材料、同一事由形成的文件材料雖然集中排列中一起，但是由若干件組成，須逐件編目。4、編目的具體操作（1）件號：填寫室編件號（2）責任者：填寫制發(fā)文件的組織或個人，也就是文件的發(fā)文機關或署名者的名稱（3）文號：填寫文件的發(fā)文字號，一般由機關代字、年度、順序號組成，須填寫完整。如太檔發(fā)[2004]16號（4）題名：填寫文件的標題題名就是文件標題，它是直接表達文件內容和中心主題的文件特征，是最重要的檢索途徑。完整的題名由責任者、問題、文種三個部分組成，如《國家檔案局關于加強檔案安全保管的通知》。也有許多文件將發(fā)文機關放在文頭中說明，標題直接由問題和文件構成。題名的填寫主要有以下幾種情況：①文件只有一個題名（正題名），填寫時照實抄錄②文件有副標題或并列題名，正題名能反映文件內容時，副題名無須抄錄③有的文件沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內容的，應根據文件內容重新擬寫或補充標題，并在新擬或補充標題之外加“[]”號填寫在目錄中。如“太倉市檔案局關于轉發(fā)蘇檔發(fā)[2003]18號文件的通知”應重擬題名并抄錄為“太倉市檔案局關于轉發(fā)[江蘇省檔案局關于加強汛期檔案安全管理的幾點意見]的通知”。④在計算機輔助管理條件下，若題名比較籠統(tǒng)，需要進一步著錄。⑤有些歸檔文件的附件獨立性強，如正文僅有實施意見，附件則是具體的條文規(guī)定，或者是正文的重要補充或說明。在正件與附件作為一件時，如果目錄中只著錄正文題名，不能反映出附件的內容，可能造成漏檢，此時在正題名后抄錄附件題名外加“（）”。如：“關于進一步加強我市精神文件建設的決定（附：市民公約）”（5）日期：文件的形成時間即落款日期，以8位阿拉伯數字標注年月日，如20030606。（6）頁數：文件中有圖文的頁面的總數（7）備注：注釋文件需要說明的情況。包括文件的密級、破損、修改、補充、移出、銷毀等等。歸檔文件目錄件號責任者文號題名日期頁數備注1業(yè)務科太檔發(fā)[2003]20號關于開展檔案年度執(zhí)法檢查的通知2003020452業(yè)務科太檔發(fā)[2003]25號關于下發(fā)《太倉市歸檔文件整理規(guī)實施意見》的通知20030506185、歸檔文件目錄的裝訂歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面，目錄編制的方式視需要而定，可以與分類方案一致，也可以有所不同。①采有“年度-機構（問題）-保管期限”分類法，可以每年每個機構（問題）裝訂一本，也可以按不同保管限每年裝訂3本目錄

②采用“年度-保管期限”分類法可一年編制一本，也可以每年分保管期限編制三本目錄歸檔文件目錄封面式樣歸檔文件目錄全宗名稱太倉市檔案局年度2003保管期限永久機構（問題）業(yè)務指導科歸檔文件目錄只用于裝訂成冊，不再需要在檔案盒中放置歸檔文件目錄檔案管理軟件所產生機讀歸檔文件目錄除打印成紙質目錄外，同時要拷貝到耐久可脫機保存的載體上備份存檔，一般一式二份，推薦一次寫光盤為載體六、裝盒歸檔文件應嚴格按照室編件號的先后順序裝入檔案盒，不要求同一事由的歸檔文件放入同一檔案盒，只須按照排列的先后順序依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入一盒就可。1、裝盒應遵循的原則：不同形成年度的文件不應放入同一檔案盒。不同保管期限的歸檔文件不要放入同一盒中采用機構（問題）分類的，不同機構（問題）形成的歸檔文件不應放入同一盒內。2、檔案的尺寸及樣式檔案盒外形尺寸長310mm,寬220mm盒脊厚度可以根據需要設置為10mm、20mm、30mm、40mm等。3、檔案盒封面、盒脊的填寫太倉市檔案局機關盒脊項目的填寫全宗號016年度2003保管期限永久機構（問題）業(yè)務指導科起止年號室1536館盒號企業(yè)盒脊標簽式樣及填寫填全宗號填年代號填大類代號填室編件號（起止號）200401-20紅線條表示永久綠線條表示長期藍線條表示短期檔案盒必須使用由江蘇省檔案局監(jiān)制的無酸紙檔案盒可使用印章來填寫全宗名稱、機構（問題），印章尺寸為：檔案盒全宗名稱：12*2.4cm檔案盒機構（問題）：1.5*0.6cm檔案盒可采取橫放或豎放二種二式4、盒內備考表的填寫（1）盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況（2）整理人：填寫負責整理本盒歸檔文件的人員姓名；（3）檢查人；填寫負責檢查本盒歸檔文件整理質量的人員姓名；（4）日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期，也可以填寫該盒歸檔文件整理完畢的日期備考表應放每盒所有歸檔文件的最后七、排架上架方法應與本單位歸檔文件的分類法一致。采用年度-機構（問題）-保管期限分類法采用年度－問題－保管期限分類法2002黨群工作永久長期短期行政工作永久長期短期教育教學工作永久長期短期2003黨群工作永久長期短期行政工作永久長期短期教育教學工作永久長期短期2004采用年度－問題－保管期限分類法2002業(yè)務科永久長期短期保管科永久長期短期征編科永久長期短期2003業(yè)務