年11月關于機關公文處理

機關公文處理常識及需要注意的問題

2012年11月

機關公文是機關運行過程中形成的具有特定效力和規(guī)范體式的文書。今年4月，中辦、國辦印發(fā)了《黨政機關公文處理工作條例》。國家質(zhì)檢總局、國家標準委員會隨之配套發(fā)布了《黨政機關公文格式》國家標準。今年6月，省委辦公廳、省政府辦公廳印發(fā)了《江蘇省黨政機關實施〈黨政機關公務處理工作條例〉細則（試行）》。一、公文主要種類《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定的公文種類包括決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等15種。與2000年8月國務院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》相比，增加了“決議”和“公報”，同時將“會議紀要”改為“紀要”。二、公文基本要素

公文一般由發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、印發(fā)機關、印發(fā)日期、頁碼等要素組成。有的公文還要根據(jù)情況添加份號、密級和保密期限、緊急程度、簽發(fā)人、抄送機關等要素。

（四）《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定標題由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。與2000年8月發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定有兩點差別：一是原來要求公文標題一般應當標明發(fā)文機關，現(xiàn)在直接明確發(fā)文機關名稱是標題的組成部分；二是原來要求公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號，現(xiàn)在未提這一要求。需要特別說明的是，轉(zhuǎn)發(fā)文件時，如原標題過長，可根據(jù)文件內(nèi)容重新確定標題。

（五）附注用于標注公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。三、公文格式規(guī)范公文中各要素的標識規(guī)則及排版要求，按照國家質(zhì)檢總局、國家標準委員會發(fā)布的《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行。

（一）頁面設置：上白邊37±1mm，下白邊35±1mm，左白邊28±1mm，右白邊28±1mm；正文用3號仿宋體字，單倍行距，每頁22行，每行28個字。（二）份號一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。（三）密級和保密期限一般用3號黑體字頂格編排在版心左上角第二行；秘密等級和保密期限之間用“★”隔開，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。

（四）緊急程度一般用3號黑體字頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。（五）有多個簽發(fā)人時，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。（六）標題一般用2號小標宋體字，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。（七）主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關（抄送機關一般用4號仿宋體字在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排）。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

（八）公文首頁必須顯示正文，文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注，一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。（九）附件編排在正文下空一行。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。（十）成文日期一般右空四字編排。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（十一）聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

四、發(fā)文字號規(guī)定

（一）廳發(fā)文字號包括：蘇人社黨；蘇人社黨委；蘇人社報、蘇人社發(fā)、蘇人社函、蘇人社規(guī)（僅用于制發(fā)規(guī)范性文件）、蘇人社備（僅用于規(guī)范性文件報備）、蘇人社人（僅用于干部人事方面有關文件）；蘇人社明電、蘇人社密電；蘇人社復（用于建議、提案答復）；蘇人社辦、蘇人社辦函。原則上，政策性文件使用廳文號，事務性文件使用辦公室文號。（二）重要會議通知編蘇人社函文號，報廳長簽發(fā)；一般會議通知編蘇人社辦函文號，報分管廳領導簽發(fā)，如需要市局主要負責同志參加的，報廳長簽發(fā)。會議通知應附會議經(jīng)費預算表，并送規(guī)劃財務處審核會簽后，送辦公室核報廳領導簽發(fā)。（三）培訓班通知編蘇人社辦函文號，且須附會議經(jīng)費預算表，并送廳人事處、規(guī)劃財務處審核會簽后，方可送廳辦公室核報分管廳領導簽發(fā)。五、公文用印規(guī)定公文加蓋印章憑有權人簽字用印，具體分以下七種情形：（一）使用廳黨組印章，憑廳黨組書記簽字；（二）使用廳印章、廳鋼印，憑廳領導簽字；（三）使用廳長簽名章，憑廳長或其授權人簽字；

（四）使用廳辦公室印章時，憑廳領導或辦公室負責人簽字；（五）使用廳直屬單位印章，憑本單位領導簽字；（六）使用業(yè)務專用章，憑該業(yè)務分管廳領導或其授權人簽字；（七）送外印制文件需取廳印模的，憑廳領導簽字到機要室辦理手續(xù)，印模用后送回機要室注銷。六、涉密公文處理（一）公文的密級從低到高依次為秘密、機密和絕密。（二）起草涉密公文必須在保密機上操作，相應產(chǎn)生的過程稿、送審稿、討論稿、修改稿、征求意見稿以及廢頁要嚴格按照保密規(guī)定妥善保管，不得隨意丟棄。（三）涉密公文應在首頁左上角標明份號、密級和保密期限。凡未標明保密期限的，其保密期限按照絕密30年、機密20年、秘密10年認定。（四）涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。（五）復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有關規(guī)定并經(jīng)本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經(jīng)發(fā)文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。（六）銷毀公文由廳機要室統(tǒng)一負責。銷毀涉密公文（含密碼電報）應進行登記。（七）根據(jù)新的《保密法》，非法持有涉密公文、私自銷毀涉密公文、通過普通郵政、快遞等無保密措施的渠道傳遞涉密公文、非法復制、記錄、存儲涉密公文等行為都屬于違法行為，情節(jié)輕的依法給予處分，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責任。七、緊急公文處理（一）公文的緊急程度分“特急”（需7個工作日內(nèi)辦結(jié)）、“加急”（需14個工作日內(nèi)辦結(jié)），特別緊急的公文應注明時限要求。（二）電報的緊急程度分“特提”（1天內(nèi)要辦）、“特急”（3天內(nèi)要辦）、“加急”（5天內(nèi)要辦）、“平急”（10天內(nèi)要辦）。（三）公文和電報的緊急程度由各承辦處室、單位提出，辦公室確定。八、公文行文規(guī)則

（一）一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。（二）向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權；屬于部門職權范圍內(nèi)的事項應當直接報送上級主管部門。（三）下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關。

（四）請示應當一文一事，并需標注聯(lián)系人。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。（五）除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。（六）向上級機關行文，不抄送下級機關。重要行文應當同時抄送直接上級機關。（七）除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題外，我廳不得向市級或縣級人民政府行文，確需行文的，應報省政府批準，并在文中注明“經(jīng)省政府同意”字樣。如我廳調(diào)整最低工資標準的通知。（八）除以辦公室名義外，廳各處室不得以處室名義對外正式行文。廳直屬單位因工作需要，可向本條線經(jīng)辦機構(gòu)發(fā)文，不得直接向市、縣級人社局發(fā)文。（九）規(guī)范性公文應經(jīng)廳政策法規(guī)處法核后，再送廳辦公室辦理。（十）涉及機構(gòu)、編制、人員安排的公文，統(tǒng)一由廳人事處歸口辦理。

（十一）省廳發(fā)給各市局的普發(fā)性文件，應同時發(fā)昆山、泰興、沭陽三縣（市）人社局。九、領導批示辦理對省政府領導同志明確要求我廳辦理并報告辦理結(jié)果，及批請廳領導研究處理的批示件，責任處室、單位要抓緊辦理，及時向省政府辦公廳報告情況（重要情況向省政府報告），并附省政府領導同志批示復印件。對省政府領導同志批請廳領導“閱”、“參閱”、“參考”的批示件，可以不單獨行文回復，重要事項除外。十、省政府辦文單辦理（一）對省政府辦公廳辦文單轉(zhuǎn)辦的公文，需要省政府審批或?qū)俾殭喾秶鷥?nèi)的事項，應在7個工作日內(nèi)辦結(jié)；需要會相關部門辦理的事項，要抓緊會商，在10個工作日內(nèi)提出意見。特急、緊急公文，以省政府明確的辦理時限為準。（二）省政府辦文單辦理結(jié)果的標題一般為《關于省政府辦公廳〔××〕政字××號辦文單的辦理意見》，也可為《關于報送省政府辦公廳〔××〕政字××號辦文單辦理意見的報告》。（三）省政府辦文單辦理意見一般編蘇人社函文號，如用報告文種則編蘇人社報文號。十一、政府信息公開

國務院《政府信息公開條例》第九條規(guī)定，凡是涉及公民、法人或者其他組織切身利益，需要社會公眾廣泛知曉或者參與，反映本行政機關機構(gòu)設置、職能、辦事程序等情況，以及其他依照法律、法規(guī)和國家有關規(guī)定應當主動公開的政府信息，都應依法予以公開。公文即是政府信息的重要組成部分，也是推進政府信息公開的重點。各處室、單位在草擬公文時，應在發(fā)文擬稿紙“政府信息是否公開”欄注明該文件是不公開、主動公開還是依申請公開，并相應在文尾附注處標注“此件不公開”、“此件主動公開”或“此件依申請公開”字樣，經(jīng)廳辦公室審核后報廳領導審定。對屬于應主動公開的文件，各處室、各單位應于文件簽發(fā)之日起3個工作日內(nèi)，將紙質(zhì)文本一式4份報廳機要室（2份交省檔案局、2份交南京圖書館），電子文檔報廳信息中心。聯(lián)系人：李曉芳聯(lián)系電話：83338124電子信箱：zfxx@十二、關于非發(fā)文事項的報批（一）除發(fā)文事項外，各處室、直屬單位需要向廳領導請示或呈報廳領導閱知事項，應使用《江蘇省人力資源和社會保障廳呈報單》。（二）各處室、直屬單位呈報廳領導閱批的非發(fā)文事項涉及相關處室、單位的，應事先進行溝通，必要時會同相關處室、單位聯(lián)合呈報。（三）各處室、直屬單位呈報廳領導閱批事項，應由處室、單位主要負責人在呈報單上簽字后送廳辦公室，由機要室統(tǒng)一呈報廳領導。（四）省公務員局需呈報廳審批的事項，須由局長審批后再報廳。十三、其他需要說明的問題（一）草擬公文應注意的幾個問題：（1）引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號；（2）公文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應在第一次出現(xiàn)時先用全稱并注明簡稱；（3）請示性公文一定要把請示事項及理由說清楚、說到位。（二）聯(lián)合發(fā)文應把握的幾點要求：（1）與其他部門會簽文件，由廳主辦的，一般由廳長簽發(fā)；由其他部門主辦的，一般由分管廳領導會簽；（2）聯(lián)合行文時，主辦機關排列在前。與同級或相應黨的機關、軍隊機關、人民團體聯(lián)合行文，一般按照黨、政、軍、群的順序排列；

（二）聯(lián)合發(fā)文應把握的幾點要求：（3）聯(lián)合行文只標明主辦機關發(fā)文號；（4）聯(lián)合行文的成文日期以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準；（5）外單位與我廳聯(lián)合發(fā)文，須經(jīng)公文承辦人核實成文與原稿相符后用印。（三）使用公文文種常見的錯誤（1）該用“請示”的用“報告”；（2）表彰類公文使用“決定”、“通報”以外的文種；（3）向同級業(yè)務主管部門就其主管事項行文使用“請示”或“報告”；（4）向同級部門或沒有隸屬關系的上級部門提供或反饋有關情況使用“報告”。（四）報呈省委、省政府的請示、報告由廳主要負責人簽發(fā)。省公務員局須請示省委、省政府的事項以廳名義上報。（五）公文辦理完畢后，應將領導簽發(fā)件連同3份正式文件交廳機要室，