公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度范本

第頁共頁公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度范本第一章總則第一條為規(guī)范公司人事檔案管理，保障檔案的完整性、真實性和保密性，提高人事管理效能，特制定本辦法。第二條公司人事檔案是對公司人力資源的重要信息載體，是反映員工個人從業(yè)情況和發(fā)展歷程的重要依據，是落實組織各項人事決策的基礎。第三條公司人事檔案管理遵循統(tǒng)一組織、分類鑒定、規(guī)范操作、合理利用、保密存檔的原則。第四條本辦法適用于公司各類人事檔案的管理。第二章檔案管理機構第五條公司設立人事檔案管理機構，負責公司人事檔案的管理工作，具體職責如下：（一）負責制定和完善人事檔案管理制度及操作規(guī)程；（二）負責公司人事檔案的歸檔、入庫、整理、檢索和借閱等工作；（三）負責編制人事檔案的格式、內容及個人檔案編碼等規(guī)范；（四）負責保證公司人事檔案的安全和保密；（五）負責定期檢查和審計公司人事檔案的管理情況；（六）負責組織檔案資料的電子化和信息化建設；（七）負責員工離職及檔案的移交工作；（八）負責提供員工在職期間檔案資料的查詢和咨詢服務。第六條公司人事檔案管理機構應設立專門的管理人員，具備相關專業(yè)知識和技能，負責檔案管理工作的執(zhí)行和監(jiān)督。第三章檔案創(chuàng)建和歸檔第七條公司人事檔案按照員工進入公司后的流程和相關規(guī)定進行創(chuàng)建，包括但不限于招聘、入職、培訓等環(huán)節(jié)。第八條公司人事檔案應嚴格按照規(guī)定的內容和格式進行歸檔，確保檔案的完整性和準確性。第九條公司人事檔案采用電子和實物兩種形式保存，電子檔案應同實物檔案相對應。實物檔案應按照規(guī)定的標準進行分類、整理和存儲。第十條歸檔的人事檔案應包括以下內容：（一）員工基本信息，包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式等；（二）員工入職及離職相關材料，包括錄用意見、聘用合同、培訓記錄、離職證明等；（三）員工工資、獎金、績效考核、職稱評定等相關資料；（四）員工獎懲、表彰、榮譽證書等；（五）員工健康體檢、社保繳納記錄、福利待遇等；（六）員工考勤記錄、請假、加班、調休等工作記錄。第四章檔案保密和使用第十一條公司人事檔案應按照相關法律法規(guī)的要求，嚴格保密，不得泄露員工個人隱私。第十二條公司人事檔案的查閱、查詢和借閱均需要經過正式申請，并由檔案管理機構嚴格審批和授權。第十三條對于有關公司核心商業(yè)機密、人事決策等內容的人事檔案，應加強權限控制，嚴格限制查閱范圍和使用人員。第十四條公司人事檔案的使用應符合正當合理的用途，禁止濫用檔案信息和以檔案為借口進行各種形式的違規(guī)操作。第五章檔案變動和遷移第十五條公司人事檔案在以下情況下應進行變動：（一）員工離職的，應及時辦理檔案移交手續(xù)；（二）員工職務發(fā)生變動的，應及時更新檔案信息；（三）員工個人信息發(fā)生變化的，應及時調整檔案內容；（四）員工涉及到人事決策的重大事項發(fā)生時，應及時進行檔案調整。第十六條公司人事檔案的遷移應按照規(guī)定程序和時限進行，遷移后應進行相應的檔案整理、歸檔和備份工作，確保檔案的安全和完整。第六章檔案保管和銷毀第十七條公司人事檔案應按照規(guī)定的期限進行保管，期滿后按照相關規(guī)定選擇復制、續(xù)存、銷毀等處理方式。第十八條公司人事檔案的銷毀應經過嚴格的審批程序，確保檔案真實有效和信息安全。第十九條公司人事檔案的銷毀應按照規(guī)定的銷毀時限進行，銷毀后應進行相應的記錄和備份工作。第七章法律責任第二十條未按照本辦法規(guī)定進行人事檔案管理的，將根據情節(jié)輕重給予相應的紀律處分和法律責