文件與記錄管理制度

文件與記錄管理制度1、目的為對(duì)金屬材料公司文件進(jìn)行有效控制，確保使用部門得到和使用有效文件，特制定本管理制度。2、適用范圍本管理制度適用于公司所有文件、記錄控制的管理，包括適用的外來(lái)文件、電子媒體形式文件的控制。3、依據(jù)性法律法規(guī)及集團(tuán)公司文件3.1《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》GB/T190003.2《質(zhì)量管理體系要求》GB/T190013.3《環(huán)境管理體系要求及使用指南》GB/T240013.4《職業(yè)健康安全管理體系要求》GB/T280013.5《質(zhì)量和（或）環(huán)境管理體系審核指南》GB/T190113.6《質(zhì)量管理培訓(xùn)指南》GB/T190253.7《環(huán)境管理術(shù)語(yǔ)》GB/T240503.8《集團(tuán)公司文件與記錄管理程序》4、職責(zé)4.1經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布《管理制度》、方針和目標(biāo)；4.2管理者代表負(fù)責(zé)審核《管理制度》；4.3各副經(jīng)理批準(zhǔn)分管部門支持性文件和適用的二級(jí)文件，如：管理細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書等；4.4各部門負(fù)責(zé)按照《管理制度》中要求編寫、評(píng)審、修訂“支持性文件”，負(fù)責(zé)本專業(yè)第二層次文件的編寫、修訂；負(fù)責(zé)本專業(yè)管理和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件的識(shí)別、使用和管理工作；負(fù)責(zé)建立本部門<＿＿文件清單>；4.5綜合科負(fù)責(zé)公司紅頭文件的審核、發(fā)布；負(fù)責(zé)政府、上級(jí)公司來(lái)文的識(shí)別、傳遞、轉(zhuǎn)化、保存；4.6生產(chǎn)運(yùn)行科4.6.1生產(chǎn)運(yùn)行科負(fù)責(zé)組織《管理制度》（以下簡(jiǎn)稱管理制度）編制、評(píng)審、修訂、發(fā)布工作；負(fù)責(zé)組織“支持性文件”（以下簡(jiǎn)稱“支持性文件”）的評(píng)審、修訂、發(fā)布工作；負(fù)責(zé)匯總編制<金屬材料4.6.24.6.3負(fù)責(zé)組織4.65、工作制度本管理制度所包括的工作事項(xiàng)包括：文件的分類、編號(hào)和標(biāo)識(shí)，《管理制度》的管理，“支持性文件”的管理，文件的歸檔管理，外來(lái)文件的管理，記錄的管理。具體要求如下：5.1文件的分類、編號(hào)和標(biāo)識(shí)5.1.1文件的分類第一層次文件：“管理制度”第二層次文件：“支持性文件”a）公司紅頭文件。包括公司級(jí)行政文件、黨委文件、工會(huì)文件、會(huì)議紀(jì)要等；執(zhí)行《金屬材料公司行政綜合事務(wù)管理制度》；b）管理類文件。包括：規(guī)定、辦法、細(xì)則、技術(shù)文件等；c）作業(yè)性文件。包括：規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)、操作方法、圖紙、方案、作業(yè)指導(dǎo)書等；d）記錄。包括：報(bào)表、憑證、圖片等。e)外來(lái)文件：法律法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章，政府部門下發(fā)的文件等。5.1.2文件的編號(hào)和標(biāo)識(shí)1）部門編碼ZH綜合科、CW財(cái)務(wù)科、YX營(yíng)銷科、SC生產(chǎn)科、ZL質(zhì)量管理科、YHM氧化鉬車間、MY鉬鐵一車間、ME鉬鐵二車間、JD機(jī)電車間、JC檢測(cè)中心。LM洛鉬集團(tuán)、JS金屬材料公司2）文件類別編碼Z管理制度、S支持性文件（集團(tuán)公司：Q管理手冊(cè)、P管理程序、W支持性文件）、R記錄表單。公司管理制度編碼LM—JS—Z/部門編碼—序號(hào)支持性文件編碼LM—JS—S/部門編碼—制度序號(hào)—序號(hào)記錄表單編碼LM—JS—R/部門編碼—制度序號(hào)—序號(hào)例如：金屬材料公司管理制度《采購(gòu)管理制度》LM-JS-Z/YX-02；該制度下的支持性文件為L(zhǎng)M-JS-S/YX-02-01、02……該制度下的記錄表單為L(zhǎng)M-JS-R/YX-02-01、02……。3）標(biāo)識(shí)修訂狀態(tài)中A代表第一版，B代表第二版，C代表第三版；0代表第0次修改，文件名下方五格代表文件修訂次數(shù)，共計(jì)四次后須換版，單次修改幅度超過(guò)三分之一，需換版。5.2管理制度的管理5.2.1a)“管理制度”的編制，由各科室負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要組織編寫本部門負(fù)責(zé)編制的“管理制度”及其涉及到的記錄表單?！肮芾碇贫取本帉懲瓿珊?，各科室負(fù)責(zé)人組織本部門和相關(guān)部門人員對(duì)“管理制度”進(jìn)行集中評(píng)審，評(píng)審內(nèi)容包括“管理制度”中的職責(zé)、工作程序、支持性文件等是否合適。“管理制度”所在部門組織評(píng)審人員簽到并對(duì)評(píng)審情況進(jìn)行記錄，編寫人員根據(jù)評(píng)審意見對(duì)“管理制度”進(jìn)行修改完善，通過(guò)飛鴿經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、管理者代表審核后，報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)；b）各科室“管理制度”批準(zhǔn)后，由本部門體系管理員匯總本部門電子版“管理制度”、連同評(píng)審記錄電子版，通過(guò)飛鴿經(jīng)部門負(fù)責(zé)人發(fā)送給生產(chǎn)運(yùn)行科體系管理員。各部門體系管理員將“管理制度”名稱填入本部門<文件清單>，并保存<文件更改審批單>。5.2.2管理者代表確定“管理制度”的發(fā)布范圍和發(fā)布形式。發(fā)布形式有兩類：發(fā)布電子版“管理制度”：生產(chǎn)運(yùn)行科體系管理員將審批完的“管理制度”電子版通過(guò)飛鴿發(fā)送至各部門，各部門組織學(xué)習(xí)并執(zhí)行“管理制度”。發(fā)布紙質(zhì)版“管理制度”：公司管理者代表確定紙質(zhì)版“管理制度”的印刷數(shù)量和發(fā)放范圍，生產(chǎn)運(yùn)行科印制“管理制度”，并對(duì)紙質(zhì)版“管理制度”進(jìn)行登記、發(fā)放，填寫并保存<文件發(fā)放/回收記錄>，領(lǐng)用人在<文件發(fā)放/回收記錄>簽字。5.3第二層次文件的管理各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要組織編寫本部門的第二層次文件，編寫完成后，各部門負(fù)責(zé)人組織本部門和相關(guān)部門人員對(duì)文件進(jìn)行集中評(píng)審（涉及多個(gè)部門的，還應(yīng)組織相關(guān)部門人員參與評(píng)審），本部門體系管理員組織評(píng)審人員簽到并對(duì)評(píng)審情況進(jìn)行記錄，編寫人員根據(jù)評(píng)審意見對(duì)文件進(jìn)行修改完善，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、主管副經(jīng)理批準(zhǔn)；批準(zhǔn)后，由本部門體系管理員將電子版文件連同評(píng)審記錄電子版，通過(guò)飛鴿發(fā)送至生產(chǎn)運(yùn)行科體系管理員，生產(chǎn)運(yùn)行科體系管理員根據(jù)文件管理內(nèi)容，經(jīng)飛鴿發(fā)送至各部門發(fā)布。各部門體系管理員將文件名稱填入本部門<文件清單>，并保存<文件更改審批單>。需要發(fā)布紙質(zhì)文件的，部門負(fù)責(zé)人確定紙質(zhì)文件的印制要求和發(fā)放范圍，印制并對(duì)印制好的紙質(zhì)版文件進(jìn)行登記、發(fā)放，填寫并保存<文件發(fā)放/回收記錄>，領(lǐng)用人在<文件發(fā)放/回收記錄>簽字。5.4文件評(píng)審和更新5.5.文件運(yùn)行過(guò)程中，文件編制部門牽頭每年一次對(duì)其歸口管理的文件的適用性進(jìn)行評(píng)審，填寫<文件會(huì)簽評(píng)審表>。評(píng)審的流程及要求，同文件編制后的評(píng)審要求。特別是當(dāng)出現(xiàn)下列情況之一，應(yīng)及時(shí)對(duì)文件的適用性進(jìn)行評(píng)審。a)組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)發(fā)生變更；b)內(nèi)、外部審核和管理評(píng)審對(duì)體系提出的改進(jìn)要求；c)重要環(huán)境因素和重大危險(xiǎn)源、重要能源因素發(fā)生變化；d)作為文件制定依據(jù)的外來(lái)文件變化；e)采用新工藝、新材料、新的管理方式；f)適用的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)方要求等發(fā)生變化；g)運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)文件不適用時(shí)；各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)文件評(píng)審的結(jié)果，做好文件的解讀（不需修改）、修訂完善或更新。5.5文件評(píng)審及在執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)需要更改時(shí)，由原文件編制部門填寫<文件更改審批單>，按原文件編制審批流程進(jìn)行文件的更改、審批、發(fā)布。紙質(zhì)版文件編制/發(fā)放部門按原文件的發(fā)放范圍發(fā)放<文件更改審批單>。若換頁(yè)，則附更改頁(yè)，舊頁(yè)收回。文件持有者收到<文件更改審批單>后，應(yīng)在更改內(nèi)容執(zhí)行日期前按<文件更改審批單>對(duì)文件進(jìn)行更改，并在文件上填寫更改記錄。文件更改方法可以是換版、換頁(yè)、劃改等；電子版文件需要更改時(shí)，電子版文件更改由文件編制部門填寫<文件更改審批單>，按原審批程序進(jìn)行審批后，在更改內(nèi)容執(zhí)行日期前由文件編制部門按照<文件更改審批單>對(duì)文件進(jìn)行更改后，按原文件編制審批流程進(jìn)行審批、發(fā)布。并保存好<文件更改審批單>。5.5公司各層級(jí)文件統(tǒng)一由生產(chǎn)運(yùn)行科體系管理員通過(guò)飛鴿發(fā)布，發(fā)布的文件為有效版本，各單位應(yīng)及時(shí)予以更新。各類電子檔文件只允許各使用部門查閱，需要打印使用的，按照文件發(fā)布的審批權(quán)限審批、打印，使用申請(qǐng)人妥善保管好文件，防止文件損壞或丟失；生產(chǎn)運(yùn)行科、文件起草部門等持有電子版文件的相關(guān)人員，應(yīng)做好保密工作，不得超范圍傳送相關(guān)文件。文件修改或作廢時(shí)，文件歸口管理部門應(yīng)及時(shí)回收（更新）紙質(zhì)文件，并同時(shí)通知生產(chǎn)運(yùn)行科體系管理員及時(shí)更新文件。文件歸口管理部門應(yīng)保存修改前的文件，保存作廢文件，存檔備查。5.6外來(lái)文件5.6.1外來(lái)文件包括法律法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章，集團(tuán)公司或政府部門下發(fā)的文件。5.6.2政府類法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的5.6.2.1技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

a.凡是購(gòu)買、贈(zèng)送、發(fā)放的與本廠產(chǎn)品有關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，收到后，應(yīng)移交到質(zhì)檢科進(jìn)行識(shí)別；

b.識(shí)別標(biāo)識(shí)的有效性，應(yīng)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布實(shí)施年份進(jìn)行識(shí)別，是否是最新的有效版本。

c.對(duì)標(biāo)準(zhǔn)中條文進(jìn)行識(shí)別，應(yīng)識(shí)別哪些條款是適宜的。5.6.2.2法規(guī)規(guī)范a.凡是國(guó)家頒布的與產(chǎn)品質(zhì)量和安全有關(guān)的法律、法規(guī)、部門規(guī)章，收到后應(yīng)根據(jù)適用范圍移交到質(zhì)檢科或生產(chǎn)運(yùn)行科進(jìn)行識(shí)別；

b.質(zhì)檢科或生產(chǎn)運(yùn)行科對(duì)收集到的法規(guī)規(guī)范進(jìn)行識(shí)別，識(shí)別其應(yīng)實(shí)施的部門、范圍。

質(zhì)檢科、生產(chǎn)運(yùn)行科負(fù)責(zé)本專業(yè)管理和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件的識(shí)別、使用和管理工作；5.7記錄管理5.7.1記錄的各文件歸口管理部門負(fù)責(zé)制定各種記錄的保存期限，編制<記錄清單>并定期組織檢查。在編制文件的過(guò)程中，編制涉及的記錄，記錄的編制、評(píng)審、更新隨同文件一并處理。5.7.2記錄的格式與編號(hào)具體執(zhí)行本制度5.1條款“文件的分類、編號(hào)和標(biāo)識(shí)”。5.7.3記錄填寫人員應(yīng)認(rèn)真填寫記錄、表格，字跡要清楚，版面整潔。記錄表格中要求填寫的數(shù)據(jù)或文字要如實(shí)填寫，并對(duì)填寫的內(nèi)容負(fù)責(zé)。為防止隨意擦寫，記錄不允許用鉛筆填寫。如因?qū)戝e(cuò)或筆誤等原因需要修改原數(shù)據(jù)，要在修改處簽名并注明日期。各部門主管負(fù)責(zé)記錄填寫及使用情況的監(jiān)督管理。5.7.4部門的記錄由各部門自行歸檔管理。各部門確定記錄管理員，負(fù)責(zé)收集已填報(bào)的記錄，并進(jìn)行分類和保存（單頁(yè)紙質(zhì)記錄應(yīng)按記錄編號(hào)分類整理，需要時(shí)按形成時(shí)間或順序號(hào)裝訂成冊(cè)）。當(dāng)記錄管理員變動(dòng)時(shí)應(yīng)進(jìn)行記錄移交。電子版的記錄應(yīng)做好備份，防止丟失。記錄應(yīng)存貯于通風(fēng)、干燥、清潔的適宜場(chǎng)所，便于存取，防止損壞、變質(zhì)和丟失。記錄需經(jīng)管理部門主管批準(zhǔn)后才可借閱，記錄的借閱人應(yīng)在<文件借閱登記表>上登記，做好記錄的維護(hù)工作，不得隨意涂寫，以保持記錄的完好無(wú)損。記錄管理員應(yīng)對(duì)記錄進(jìn)行日常檢查維護(hù)，及時(shí)索回所借出記錄，防止記錄的損壞、變質(zhì)、或遺失。5.當(dāng)記錄超出保存期限時(shí)，記錄管理部門填寫<文件發(fā)放/回收記錄>，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后給予銷毀。6、相關(guān)/支持性文件6.1《行政綜合事務(wù)管理制度》LM-JS-Z/ZH-017、記錄表單7.1<文件清單>LM-R/YJY-11-017.2<記錄清單>LM-R/YJY-11-027.3<文件發(fā)放/回收記錄>LM-R/YJY-11-037.4<文件借閱登記表>LM-R/YJY-11-047.5<文件評(píng)審表>LM-R/YJY-11-058、流程圖無(wú)9、更改情況序次更改章節(jié)號(hào)更改人執(zhí)行日期通知單號(hào)備注10、編審說(shuō)明本管理制度由生產(chǎn)運(yùn)行科負(fù)責(zé)編制、修訂、解釋。本管理制度編寫人/日期：蔡朝輝/2014-本管理制度審核人/日期：王宏雷/2014-本管理制度批準(zhǔn)人/日期：琚成新/2014-附：記錄表單格式文件清單編號(hào)：LM-R/YJY-10-01部門/單位：序號(hào)：序號(hào)文件名稱文件編號(hào)文件份數(shù)版本備注33記錄清單編號(hào)：LM-R/YJY-10-02部門/單位：序號(hào)：序號(hào)記錄名稱編號(hào)保管部門使用部門保存期限備注文件發(fā)放/回收記錄編號(hào)：LM-R/YJY-10-03序號(hào)：文件名稱：文件編號(hào)：發(fā)放部門/單位：發(fā)放人/日期：序號(hào)收文部門/人發(fā)放號(hào)簽收人/日期收回人/日期備注文件借閱登記表編號(hào)：LM-R/YJY-10-04序號(hào)：分發(fā)號(hào)文件名稱文件編號(hào)借閱人借閱日期歸還日期文件（更改）審批表編號(hào)：LM-R/YJY-10-05更改表序號(hào)更改文件名稱編號(hào)更改原因申請(qǐng)更改部門/單位：日期：部門/單