檔案信息化建設(shè)概述

檔案信息化建立概述西安交大檔案館石慧敏檔案信息化建立概述1、檔案信息化的概念2、檔案信息化的開(kāi)展歷程3、檔案信息化運(yùn)用現(xiàn)狀分析4、檔案信息化建立的內(nèi)容5、檔案館網(wǎng)站的設(shè)計(jì)及制造檔案信息化就是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段，以檔案資源為對(duì)象、以檔案任務(wù)為依托，以檔案管理學(xué)最新實(shí)際為指點(diǎn)，按照信息社會(huì)和國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的要求，開(kāi)展檔案的搜集、整理、保管、開(kāi)發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過(guò)程。一、什么是檔案信息化二、檔案信息化的開(kāi)展歷程1、啟蒙與認(rèn)識(shí)階段80年代中后期電子文檔的出現(xiàn)，檔案保管機(jī)構(gòu)面臨著信息化時(shí)代的挑戰(zhàn)2、起步與探求階段90年代計(jì)算機(jī)運(yùn)用系統(tǒng)建立任務(wù)獲得了初步的效果3、建立與生長(zhǎng)階段90年代更大范圍的信息化根底設(shè)備建立與逐漸生長(zhǎng)階段4、開(kāi)展與運(yùn)用階段進(jìn)入21世紀(jì)信息化建立進(jìn)入快速開(kāi)展和深層運(yùn)用階段三、當(dāng)前的檔案信息化任務(wù)現(xiàn)狀1、對(duì)檔案信息化的認(rèn)知程度參差不齊2、對(duì)開(kāi)展信息化任務(wù)的思緒不完全一樣3、開(kāi)展任務(wù)的方式有所不同4、對(duì)檔案信息的平安管理存在疑惑5、對(duì)檔案信息化任務(wù)內(nèi)容了解存在差別6、對(duì)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的了解程度不一致

一、對(duì)檔案信息化的認(rèn)知程度參差不齊滿足于手工管理方式運(yùn)用單機(jī)版管理方式局域網(wǎng)管理方式二、對(duì)開(kāi)展信息化任務(wù)的思緒不完全一樣檔案信息化不局限于檔案管理部門(mén)內(nèi)部來(lái)開(kāi)展任務(wù)，而是納入學(xué)校信息化規(guī)劃過(guò)程中去建立檔案業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)需求先行一步，首先從本館的業(yè)務(wù)開(kāi)展逐漸開(kāi)展起來(lái)，然后等待時(shí)機(jī)成熟后再思索與主管單位相關(guān)部門(mén)之間的信息實(shí)現(xiàn)集成〔3〕開(kāi)展任務(wù)的方式有所不同1、自主開(kāi)發(fā)2、購(gòu)買商品化3、合同外包制〔4〕對(duì)檔案信息的平安管理存在疑惑1、技術(shù)人員的事情，平安他們擔(dān)任2、技術(shù)人員不是檔案管理人員，持疑心態(tài)度3、網(wǎng)絡(luò)不平安，不能將檔案數(shù)據(jù)上網(wǎng)4、對(duì)已安裝購(gòu)買的防火墻、防病毒軟件不晉級(jí)5、從管理上下功夫，有效的備份措施。

〔5〕對(duì)檔案信息化任務(wù)內(nèi)容了解存在差別信息化任務(wù)是一個(gè)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的、多知識(shí)交融運(yùn)用的綜合工程，需求在總體規(guī)劃的根底上，根據(jù)實(shí)踐需求逐漸開(kāi)展，并逐漸發(fā)明條件，提高業(yè)務(wù)管理程度，提高全體員工的綜合素質(zhì)，在檔案館內(nèi)部資源管理、館藏?cái)?shù)字化和電子文件歸檔等方面不斷探求新思緒、新方式，實(shí)現(xiàn)一體化的現(xiàn)代管理，實(shí)現(xiàn)全館內(nèi)部信息的集成，實(shí)現(xiàn)檔案館與相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)之間信息的集成與資源共享?！?〕對(duì)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的了解程度不一致

檔案信息化運(yùn)用的瓶頸1、人的問(wèn)題2、資金缺乏3、缺乏鼓勵(lì)機(jī)制4、只購(gòu)買軟件，不購(gòu)買實(shí)施和維護(hù)5、業(yè)務(wù)流程不銜接、業(yè)務(wù)任務(wù)很原始

檔案信息化建立，是指在國(guó)家檔案管理部門(mén)的一致規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中全面運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)展數(shù)字化管理和提供利用。它使檔案管理方式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供效力為重心，從而使檔案任務(wù)進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。檔案信息化建立是以信息技術(shù)為依托、以檔案資源為中心，以檔案法規(guī)、制度為保證，圍繞檔案任務(wù)開(kāi)展現(xiàn)代化管理的綜合過(guò)程。2004年國(guó)家檔案局發(fā)布的<全國(guó)檔案信息化建立綱要>明確提出了檔案信息化建立的六項(xiàng)中心內(nèi)容是：檔案信息化根底設(shè)備建立、檔案信息資源建立、檔案管理運(yùn)用系統(tǒng)建立、檔案信息化規(guī)范規(guī)范建立、檔案信息化人才隊(duì)伍建立、檔案信息平安保證體系建立。根底設(shè)備是條件，規(guī)范系統(tǒng)是手段，信息資源是中心，信息利用是目的，平安管理是保證，人才資源是關(guān)鍵，各項(xiàng)建立內(nèi)容相輔相成、不可或缺。四、檔案信息化建立的內(nèi)容是什么？

根底設(shè)備建立：檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化存諸和備份系統(tǒng)的設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的根底條件，只需建立先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才干充分發(fā)揚(yáng)檔案信息化的整體效益。運(yùn)用系統(tǒng)建立：檔案信息的搜集、整理、利用、平安等方面，它關(guān)系到檔案信息化建立的速度與質(zhì)量、集中表達(dá)了檔案信息建立的效益和檔案信息效力的效果規(guī)范規(guī)范建立：是對(duì)電子文件的構(gòu)成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描畫(huà)、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定規(guī)范、規(guī)范，并指點(diǎn)實(shí)施的過(guò)程。檔案信息化的規(guī)范、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)那么〞，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)轉(zhuǎn)的平安、暢通，具有非常艱苦的意義。人才隊(duì)伍建立：檔案信息化建立，人才是關(guān)鍵。檔案信息資源建立：1、主要對(duì)象：館藏檔案；接納的電子文件；網(wǎng)絡(luò)信息資源的獲??；其它檔案信息資源2、系統(tǒng)構(gòu)成：數(shù)字化處置前預(yù)備；數(shù)字化處置子系統(tǒng)；電子文件的處置系統(tǒng)；數(shù)據(jù)存儲(chǔ)子系統(tǒng)；數(shù)字化信息發(fā)布子系統(tǒng)3、數(shù)據(jù)庫(kù)的建立：數(shù)據(jù)質(zhì)量要求：數(shù)據(jù)的規(guī)范性、數(shù)據(jù)的有效性、數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)的新穎性。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)：把案卷目錄、卷內(nèi)目錄輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)、實(shí)現(xiàn)案卷目錄的計(jì)算機(jī)管理，提高檢索速度與查準(zhǔn)率。全文數(shù)據(jù)庫(kù)：檔案文件的全部信息輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理與查閱。五、檔案館網(wǎng)站的設(shè)計(jì)檔案館網(wǎng)站的功能定位檔案館網(wǎng)站的構(gòu)造框架網(wǎng)頁(yè)制造檔案館網(wǎng)站的功能定位1．信息發(fā)布功能2．宣傳教育功能3．中介平臺(tái)功能檔案館網(wǎng)站的構(gòu)造框架1．為網(wǎng)站建立獨(dú)立域名2．采用多效力平臺(tái)架構(gòu)3．設(shè)立在線更新機(jī)制4．提供交互溝通渠道網(wǎng)頁(yè)制造1、欄目設(shè)置2、顯示方式3、界面規(guī)劃4、輔助功能202.117.16.53/archives終了語(yǔ)：檔案信息化系統(tǒng)建立的主要目的是提高檔案管理的科學(xué)性和檔案任務(wù)的有效性，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的規(guī)范化管理、促進(jìn)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值?？梢哉f(shuō)檔案管理系統(tǒng)