第5章辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

5.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

辦公自動(dòng)化(OfficeAutomation／0A)是在設(shè)備、通訊逐漸實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的根底上，經(jīng)過(guò)管理信息系統(tǒng)(MIS，ManagementInformationSystem)的開(kāi)展而興起的—門綜合性技術(shù)。始于20世紀(jì)70年代，從單機(jī)處置開(kāi)場(chǎng)，例如采用微型機(jī)處置文字，進(jìn)而完成文件歸檔、記錄指示、自動(dòng)記錄等義務(wù)。20世紀(jì)80年代后進(jìn)入辦公自動(dòng)化的快速開(kāi)展期，在辦公室中普遍采用計(jì)算機(jī)作為高一級(jí)的管理工具，如信息檢索、輔助決策等，出現(xiàn)辦公設(shè)備和計(jì)算機(jī)、通訊等互連構(gòu)成的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)集成技術(shù)，人對(duì)辦公信息的處置才干出現(xiàn)質(zhì)的飛躍，辦公自動(dòng)化成為智能建筑的一個(gè)主要標(biāo)志。目前，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成為涉及計(jì)算機(jī)、通訊、聲像識(shí)別、數(shù)值計(jì)算及管理等多種技術(shù)的一個(gè)綜合系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)被視為辦公自動(dòng)化的四項(xiàng)支撐，任務(wù)站(WorkStation)和局域網(wǎng)絡(luò)(LocalAreaNetwork)成為了辦公自動(dòng)化的兩大支柱。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的目的，就是最大限制地將人們從傳統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)中的反復(fù)性勞動(dòng)里解脫出來(lái)，提高任務(wù)效率和管理程度，盡量做到信息靈通、決策正確。5.1辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的根本方式

按照國(guó)家規(guī)范<智能建筑設(shè)計(jì)規(guī)范GB／T50314－2000>，在智能建筑中，根據(jù)各類建筑物的運(yùn)用功能需求，可建立兩類辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和公用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。根據(jù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能層次，可分為事務(wù)處置型、信息管理型和決策支持型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。5.1.1通用型系統(tǒng)通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是對(duì)建筑物的物業(yè)管理營(yíng)運(yùn)信息、電子帳務(wù)、電子郵件、信息發(fā)布、信息檢索、導(dǎo)引、電子會(huì)議以及文字處置、文檔等的建筑公用事務(wù)的一個(gè)管理系統(tǒng)。詳細(xì)如建筑設(shè)備管理系統(tǒng)BMS、物業(yè)管理系統(tǒng)、建筑物Intranet、一卡通系統(tǒng)、綜合信息效力系統(tǒng)等。通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)的主要功能包括：〔1〕對(duì)建筑物內(nèi)各類設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)情況、統(tǒng)計(jì)信息及維護(hù)進(jìn)展管理；〔2〕具有文字處置、文檔管理、各類公共效力的計(jì)費(fèi)管理、電子帳務(wù)、人員管理等功能；〔3〕具有共用信息庫(kù)，向建筑物內(nèi)公眾提供信息采集、裝庫(kù)、檢索、查詢、發(fā)布、導(dǎo)引等功能；〔4〕智能卡管理子系統(tǒng)應(yīng)能識(shí)別身份、門鑰、信息系統(tǒng)密鑰等，并進(jìn)展各類計(jì)算。<智能建筑設(shè)計(jì)規(guī)范GB／T50314－2000>明確規(guī)定，智能建筑辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)主要針對(duì)智能建筑的通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，并特別提到：甲級(jí)規(guī)范應(yīng)設(shè)置、乙級(jí)規(guī)范宜設(shè)置“建筑設(shè)備綜合管理系統(tǒng)BMS〞。由于智能建筑要聚集建筑內(nèi)外的各種信息，實(shí)現(xiàn)各智能化子系統(tǒng)的集成，就需求設(shè)置位于各智能化子系統(tǒng)最上層的智能建筑綜合管理系統(tǒng)IBMS。IBMS可以將搜集到的有關(guān)樓內(nèi)外資料，分析整理成具有高附加值的信息，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和方法使建筑物的作業(yè)流程更有效，運(yùn)轉(zhuǎn)本錢更低，競(jìng)爭(zhēng)力更強(qiáng)。同時(shí)，又使建筑物內(nèi)各實(shí)時(shí)子系統(tǒng)高度集成，做到保安、防火、設(shè)備監(jiān)控三位一體，集成在一個(gè)圖形操作界面上，以實(shí)現(xiàn)整個(gè)建筑的全面監(jiān)視、控制和管理，從而提高建筑物全局事件和物業(yè)管理的效率、綜合效力的功能。5.1.2公用型系統(tǒng)對(duì)于專業(yè)型辦公建筑，其辦公自動(dòng)化系統(tǒng)除具有通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能外，還應(yīng)按其特定的業(yè)務(wù)需求，建立公用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。如銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)、商場(chǎng)POS系統(tǒng)、酒店管理系統(tǒng)、政府機(jī)關(guān)辦公系統(tǒng)、各類企業(yè)管理系統(tǒng)等。5.1.3事務(wù)處置型系統(tǒng)辦公事務(wù)處置的主要內(nèi)容是執(zhí)行例行的日常辦公事務(wù)，大體上可分為辦公事務(wù)處置〔如文字處置、電子表格、電子郵件等〕和行政事務(wù)處置〔如公文流轉(zhuǎn)等〕兩大部分。事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以是單機(jī)系統(tǒng)，也可以是一個(gè)機(jī)關(guān)單位內(nèi)的各辦公室完成根本辦公事務(wù)處置和行政事務(wù)處置的多機(jī)系統(tǒng)。單機(jī)系統(tǒng)不具備計(jì)算機(jī)通訊才干，主要靠人工信息方式及電信方式通訊。多機(jī)系統(tǒng)可采用局域網(wǎng)、程控交換機(jī)綜合通訊網(wǎng)或Internet銜接等。智能建筑常用的多機(jī)系統(tǒng)事務(wù)型辦公模型如圖5.1所示。圖5.1事務(wù)型辦公系統(tǒng)5.1.4信息管理型系統(tǒng)管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是把事務(wù)型辦公系統(tǒng)和綜合信息嚴(yán)密結(jié)合的一體化的辦公信息處置系統(tǒng)。它由事務(wù)型辦公系統(tǒng)支持，以管理控制活動(dòng)為主，除了具備事務(wù)型辦公系統(tǒng)的全部功能外，主要是添加了信息管理功能。根據(jù)不向的運(yùn)用分為政府機(jī)關(guān)型、商業(yè)企業(yè)型、消費(fèi)管理型、財(cái)務(wù)管理型和人事管理型等。智能建筑中的管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是以局域網(wǎng)為主體構(gòu)成的系統(tǒng)，局域網(wǎng)可以銜接不同類型的主機(jī)，可方便地實(shí)現(xiàn)本部門微機(jī)之間或與遠(yuǎn)程網(wǎng)之間的通訊。通訊網(wǎng)絡(luò)最典型的構(gòu)造采用主機(jī)系統(tǒng)與二級(jí)計(jì)算機(jī)和辦公處置任務(wù)站三級(jí)通訊網(wǎng)絡(luò)構(gòu)造。其中，中心計(jì)算機(jī)主要完成管理信息系統(tǒng)功能，處于第一層，設(shè)置于計(jì)算機(jī)中心機(jī)房：二級(jí)計(jì)算機(jī)處于中間層，設(shè)置于各職能管理機(jī)關(guān)，主要完成辦公事務(wù)處置功能；而任務(wù)站完成一些實(shí)踐操作，設(shè)置在各基層部門，為最底層。這種構(gòu)造具有較強(qiáng)的分布處置才干，資源共享性好，可靠性高。其構(gòu)造如圖5.2所示。對(duì)于范圍較大的系統(tǒng)，可以采用以程控交換機(jī)為通訊主體的通訊網(wǎng)絡(luò)，把各種辦公計(jì)算機(jī)、終端設(shè)備，以及機(jī)、機(jī)等互聯(lián)起來(lái)，構(gòu)成一個(gè)范圍更廣的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。圖5.2管理型辦公系統(tǒng)與事務(wù)型系統(tǒng)相比，管理型系統(tǒng)在硬件上根本一樣，并沒(méi)有質(zhì)的區(qū)別。但事務(wù)型系統(tǒng)僅僅是經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)使各計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)資源共享，各計(jì)算機(jī)的任務(wù)根本上是獨(dú)立的。而管理型系統(tǒng)多了一個(gè)層次構(gòu)造，而且中心機(jī)經(jīng)過(guò)MIS系統(tǒng)對(duì)各計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)了綜合管理，各計(jì)算機(jī)分別在不同的層次上任務(wù)，協(xié)同性能更好，各計(jì)算機(jī)經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)成為了一個(gè)效力于某一特定目的的整體。管理信息系統(tǒng)〔MIS〕的本質(zhì)，就是把事務(wù)處置辦公系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)親密結(jié)合在了一同。5.1.5決策支持型系統(tǒng)圖5.3DSS系統(tǒng)構(gòu)造表示決策支持型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是在事務(wù)處置系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)的根底上添加了決策或輔助決策功能的最高級(jí)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。主要擔(dān)負(fù)輔助決策的義務(wù)，即對(duì)決策提供支持。它不同于普通的信息管理，它要協(xié)助決策者在求解問(wèn)題答案的過(guò)程中方便地檢索出相關(guān)的數(shù)據(jù)，對(duì)各種方案進(jìn)展實(shí)驗(yàn)和比較，對(duì)結(jié)果進(jìn)展優(yōu)化。決策支持系統(tǒng)〔DSS〕的概念構(gòu)造由會(huì)話系統(tǒng)、控制系統(tǒng)、運(yùn)轉(zhuǎn)及操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，模型庫(kù)系統(tǒng)、規(guī)那么庫(kù)系統(tǒng)和用戶共同構(gòu)成。最簡(jiǎn)單和適用的三庫(kù)決策支持系統(tǒng)邏輯構(gòu)造(數(shù)據(jù)庫(kù)、模型庫(kù)，規(guī)那么庫(kù))如圖5.3所示，它實(shí)踐上是在普通的MIS系統(tǒng)中，參與模型庫(kù)和規(guī)那么庫(kù)構(gòu)成。所謂的模型庫(kù)和規(guī)那么庫(kù)，實(shí)踐上也是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，只是它存入的不是通常的數(shù)據(jù)，而是描畫(huà)數(shù)學(xué)模型和現(xiàn)實(shí)規(guī)那么的程序，這些程序一段一段的，每一段都相對(duì)完好地描畫(huà)了一個(gè)數(shù)學(xué)模型和規(guī)那么，在用戶需求時(shí)，MIS系統(tǒng)中的主程序段將其調(diào)出，運(yùn)算出結(jié)果。決策支持系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程是這樣的：用戶經(jīng)過(guò)會(huì)話系統(tǒng)輸入要處理的決策問(wèn)題，會(huì)話系統(tǒng)把輸入的問(wèn)題信息傳送給問(wèn)題處置系統(tǒng)〔主程序〕，然后問(wèn)題處置系統(tǒng)開(kāi)場(chǎng)從數(shù)據(jù)庫(kù)存搜集數(shù)據(jù)信息，調(diào)出模型庫(kù)和規(guī)那么庫(kù)中的程序進(jìn)展計(jì)算。假設(shè)用戶提出的問(wèn)題模糊，系統(tǒng)的會(huì)話系統(tǒng)可以與用戶進(jìn)展交互式對(duì)話，直到問(wèn)題明確，然后主程序開(kāi)場(chǎng)搜索可以處理問(wèn)題的模型程序和規(guī)那么程序，經(jīng)過(guò)計(jì)算得出方案，并計(jì)算其可行性，最終將計(jì)算和可行性分析結(jié)果提供應(yīng)用戶，用戶根據(jù)本身閱歷進(jìn)展決策，選擇一個(gè)方案實(shí)行。決策支持系統(tǒng)的技術(shù)構(gòu)成包括：(1)接口部分，也就是輸入輸出的界面，是人機(jī)進(jìn)展交互的窗口。(2)模型庫(kù)部分，系統(tǒng)要根據(jù)用戶提出的問(wèn)題調(diào)出系統(tǒng)中已有的根本模型，模型管理部分該當(dāng)具有存儲(chǔ)、動(dòng)態(tài)建模的功能。此部分是DSS的關(guān)鍵，目前模型管理的實(shí)現(xiàn)是經(jīng)過(guò)模型庫(kù)系統(tǒng)來(lái)完成的，通常由計(jì)算機(jī)專業(yè)人員進(jìn)展數(shù)學(xué)建模、編制程序完成，離計(jì)算機(jī)自動(dòng)動(dòng)態(tài)建模尚有一定間隔，需求決策人員與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員親密配合。(3)規(guī)那么庫(kù)部分，經(jīng)過(guò)程序，描畫(huà)決策問(wèn)題領(lǐng)域的知識(shí)(規(guī)那么和現(xiàn)實(shí))，也需求決策人員與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員親密配合。(4)數(shù)據(jù)庫(kù)部分，管理和存儲(chǔ)與決策問(wèn)題有關(guān)的數(shù)據(jù)。(5)推理部分，屬會(huì)話系統(tǒng)程序段功能，識(shí)別并解答用戶提出的問(wèn)題，分為確定性推理和不確定性推理兩大類。(6)分析比較部分，對(duì)方案、模型和運(yùn)轉(zhuǎn)結(jié)果進(jìn)展可行性分析，計(jì)算結(jié)果供用戶參考。(7)問(wèn)題處置部分，屬DDS主程序段功能。根據(jù)交互式對(duì)話識(shí)別用戶提出的問(wèn)題，構(gòu)造出求解問(wèn)題的模型和方案，并匹配算法、變量和數(shù)據(jù)等，計(jì)算求解結(jié)果。(8)控制部分，銜接協(xié)調(diào)系統(tǒng)各個(gè)部分，規(guī)定和控制各部分的運(yùn)轉(zhuǎn)程序，維護(hù)和維護(hù)系統(tǒng)。從用戶角度看，智能建筑就是向用戶提供一個(gè)平安、高效、溫馨、便利的建筑環(huán)境。一棟辦公類智能建筑，假設(shè)不能提供一個(gè)高效的辦公環(huán)境，雖然它很平安、很溫馨，恐怕也不會(huì)有多少單位進(jìn)駐。而高效的辦公環(huán)境最終是經(jīng)過(guò)建立高效辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)表達(dá)的。5．2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成和設(shè)備

5.2.1OA系統(tǒng)的組成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要由硬件設(shè)備和支持軟件系統(tǒng)組成。硬件設(shè)備如計(jì)算機(jī)外圍設(shè)備。外圍設(shè)備有掃描儀、打印機(jī)、繪圖儀，還有一些辦公自動(dòng)化設(shè)備如：機(jī)、復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、數(shù)碼速印機(jī)、數(shù)碼錄像及刻錄像設(shè)備、數(shù)碼投影與顯示設(shè)備等。自動(dòng)化系統(tǒng)中的計(jì)算機(jī)普通組成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享并可以方便地接入Internet。辦公自動(dòng)化軟件指為了完成信息處置和管理所用的計(jì)算機(jī)程序，通常包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件、運(yùn)用軟件、診斷和測(cè)試軟件等。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支持軟件系統(tǒng)主要有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用工具軟件，包括數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、文字處置軟件、表格處置軟件、圖形處置軟件、圖像處置軟件、翻譯軟件、校正軟件等。還包含辦公自動(dòng)化運(yùn)用軟件，如財(cái)務(wù)管理、勞開(kāi)工資管理、工程方案管理、圖書(shū)資料管理、檔案管理、物資管理、會(huì)議管理等軟件。5.2.2辦公自動(dòng)化的設(shè)備與信息處置技術(shù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的根本設(shè)備主要有兩大類：圖文數(shù)據(jù)處置設(shè)備和圖文數(shù)據(jù)傳輸設(shè)備，前者包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電子印刷系統(tǒng)等，后者包括圖文機(jī)、電傳機(jī)、程控交換機(jī)及各種相關(guān)的通訊設(shè)備等。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息處置技術(shù)的開(kāi)展，又有許多新的辦公自動(dòng)化技術(shù)設(shè)備參與其中，如：掃描儀、數(shù)字圖像處置系統(tǒng)、遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議系統(tǒng)、數(shù)字電視、數(shù)碼相機(jī)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)碼攝像機(jī)、筆記本電腦和可以進(jìn)展無(wú)線銜接的無(wú)線網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及短距微功耗的藍(lán)牙設(shè)備等。1)信息的輸入設(shè)備字符識(shí)別(OpticalCharacterRecognize，OCR)技術(shù)及設(shè)備主要用于對(duì)紙上的印刷及打印文字字符進(jìn)展識(shí)別，將識(shí)別結(jié)果以文本方式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)器中。目前的印刷及打印文字字符識(shí)別軟件及設(shè)備能閱讀各類中西文字符，且準(zhǔn)確率可達(dá)90％以上。經(jīng)過(guò)字符識(shí)別軟件及設(shè)備可將書(shū)面上不可編輯的文檔及圖片轉(zhuǎn)換為可編輯內(nèi)容。在今后的假設(shè)干年內(nèi)，以紙為根底的辦公文件仍將會(huì)繼續(xù)大量存在，字符識(shí)別技術(shù)會(huì)發(fā)揚(yáng)很重要的作用，并大大提高信息處置系統(tǒng)的任務(wù)效率。2)信息處置、復(fù)制、存儲(chǔ)和檢索將字處置、數(shù)據(jù)處置、排版、通訊綜合在一同的技術(shù)現(xiàn)今已較成熟。視頻數(shù)據(jù)信息的處置、傳輸和顯示技術(shù)還有極大的開(kāi)展?jié)摿Α?shù)碼照相、數(shù)碼攝像技術(shù)可以提供一種強(qiáng)有力的存儲(chǔ)、調(diào)用、傳送、編輯、檢查圖像和顏色的手段和功能。在存儲(chǔ)和檢索方面，大存儲(chǔ)空間的微型化存儲(chǔ)器已迅速地開(kāi)展，更為科學(xué)的知識(shí)管理及知識(shí)檢索技術(shù)也迅速地開(kāi)展起來(lái)，可以預(yù)言：新的知識(shí)管理及知識(shí)檢索技術(shù)將在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中產(chǎn)生革命性的作用，也定將在建筑智能化系統(tǒng)中產(chǎn)生革命性的作用。遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議系統(tǒng)已成為現(xiàn)代化的自動(dòng)辦公系統(tǒng)中的一個(gè)不可短少的環(huán)節(jié)，這將對(duì)人們的辦公方式產(chǎn)生艱苦影響，辦公既可在辦公室，亦可在家中進(jìn)展，即可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公。常用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)備有：計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、打印機(jī)、機(jī)、復(fù)印機(jī)、輕印刷系統(tǒng)、自動(dòng)收／取款機(jī)、打卡機(jī)、IC卡、電子詞典、光盤(pán)刻錄機(jī)、縮微機(jī)、網(wǎng)絡(luò)(LAN、WAN)設(shè)備、多媒體演播系統(tǒng)、遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議系統(tǒng)、可視系統(tǒng)、繪圖儀、掃描儀等。3)通訊設(shè)備辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中普通均設(shè)置程控交換機(jī)綜合通訊網(wǎng)、微機(jī)局域網(wǎng)與遠(yuǎn)程網(wǎng)，以滿足辦公中的國(guó)際長(zhǎng)途直撥、、電子郵件、會(huì)議電視等通訊功能運(yùn)用要求。4)數(shù)據(jù)庫(kù)事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)配置有必備的根底數(shù)據(jù)庫(kù)，主要包括小型辦公事務(wù)處置數(shù)據(jù)庫(kù)和根底數(shù)據(jù)庫(kù)。根底數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)與整個(gè)辦公系統(tǒng)主干業(yè)務(wù)相關(guān)的原始數(shù)據(jù)。5)運(yùn)用軟件在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，普通將文字處置、公文管理、檔案管理、編輯排版、印刷等以文字為對(duì)象的處置功能統(tǒng)稱為字處置；而將報(bào)表處置、工資管理、財(cái)務(wù)管理、數(shù)據(jù)采集等以數(shù)據(jù)為對(duì)象的處置功能統(tǒng)稱為數(shù)據(jù)處置。運(yùn)用軟件是為支持有關(guān)事務(wù)處置效力的實(shí)踐工程軟件，其中包括字處置軟件、電子報(bào)表軟件、小型關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等。從開(kāi)展的角度看，在辦公自動(dòng)化事務(wù)的運(yùn)用軟件系統(tǒng)中，還應(yīng)包括信息管理軟件。辦公事務(wù)處置需求提供具有通用性的運(yùn)用軟件包，軟件包內(nèi)的不同運(yùn)用程序之間可以互相調(diào)用或共享數(shù)據(jù)，以便提高辦公事務(wù)處置的效率。目前階段，諸如電子出版、電子文檔管理、信息檢索、光學(xué)漢字識(shí)別和遠(yuǎn)程信息傳輸?shù)榷喾N辦公自動(dòng)化運(yùn)用技術(shù)都已較成熟。在公共效力與運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)方面，辦公自動(dòng)化已逐漸普及，如訂票、售票、購(gòu)物、證券買賣、銀行儲(chǔ)蓄等業(yè)務(wù)的普遍依托網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。5.3管理信息系統(tǒng)

在辦公事務(wù)中，為能高效率地任務(wù)，能及時(shí)得到任務(wù)所需求的信息，必需對(duì)信息進(jìn)展有效的記錄、存儲(chǔ)與管理，這依賴管理信息系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)(ManagementInformationSystem，MIS)是以計(jì)算機(jī)為工具，能進(jìn)展管理信息的搜集、傳輸、存儲(chǔ)、加工、維護(hù)、信息組織和檢索及運(yùn)用的信息系統(tǒng)，它可以實(shí)測(cè)企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，利用信息控制企業(yè)的行為，協(xié)助企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久規(guī)劃的目的。還可以增設(shè)DSS模塊，利用過(guò)去的數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)未來(lái)，從全局出發(fā)輔助決策。MIS的主要特征是數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)類型多、數(shù)據(jù)之間關(guān)系復(fù)雜、數(shù)據(jù)分布存儲(chǔ)，而對(duì)數(shù)據(jù)的加工比較簡(jiǎn)單。管理信息系統(tǒng)主要是處置以字符為主的構(gòu)造化數(shù)據(jù)，以數(shù)據(jù)庫(kù)為中心，以業(yè)務(wù)管理和辦公自動(dòng)化為運(yùn)用目的。5.3.1管理信息系統(tǒng)的主要內(nèi)容MIS系統(tǒng)從開(kāi)發(fā)到運(yùn)用，普通采用構(gòu)造化設(shè)計(jì)方法，需閱歷以下階段：〔1〕預(yù)備階段：對(duì)MIS發(fā)方法和工具進(jìn)展評(píng)價(jià)和選擇；〔2〕規(guī)劃階段：進(jìn)展MIS規(guī)劃，詳細(xì)步驟是先進(jìn)展現(xiàn)行系統(tǒng)調(diào)查與分析，進(jìn)展方案想象及可行性研討、系統(tǒng)規(guī)劃，確定分期開(kāi)發(fā)目的?！?〕系統(tǒng)分析階段：對(duì)用戶的運(yùn)用環(huán)境進(jìn)展系統(tǒng)分析，包括組織構(gòu)造與功能分析、業(yè)務(wù)流程分析、數(shù)據(jù)及其流程分析、功能／數(shù)據(jù)分析、系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)境分析。〔4〕MIS系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段：確定系統(tǒng)設(shè)計(jì)的目的與內(nèi)容、設(shè)計(jì)總體構(gòu)造、設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)計(jì)輸入、輸出和處置過(guò)程，在此過(guò)程，主要是確定各組成部分的設(shè)計(jì)模塊及其相互關(guān)系?！?〕系統(tǒng)實(shí)施與評(píng)價(jià)階段：根據(jù)設(shè)計(jì)模塊進(jìn)展程序設(shè)計(jì)，對(duì)每段程序進(jìn)展調(diào)試，然后組合起來(lái)進(jìn)展系統(tǒng)調(diào)試，系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)后，進(jìn)展運(yùn)轉(zhuǎn)管理。〔6〕開(kāi)展更新階段：根據(jù)MIS系統(tǒng)的運(yùn)用情況，在總結(jié)運(yùn)用和維護(hù)閱歷的根底上，根據(jù)規(guī)劃階段確定的分期開(kāi)展目的，進(jìn)展新一輪的開(kāi)發(fā)過(guò)程，使MIS可以晉級(jí)甚至換代，不斷順運(yùn)用戶的要求。5.3.2開(kāi)發(fā)管理信息系統(tǒng)的方法管理信息系統(tǒng)MIS的建立、運(yùn)轉(zhuǎn)和運(yùn)用并非單純的技術(shù)實(shí)現(xiàn)，而是信息技術(shù)組織與管理、系統(tǒng)工程的綜合運(yùn)用，其內(nèi)容包括數(shù)據(jù)庫(kù)、程序設(shè)計(jì)言語(yǔ)、開(kāi)發(fā)工具、多媒體技術(shù)、人工智能、專家系統(tǒng)技術(shù)，包括Internet、Intranet、Web等在內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)與通訊技術(shù)，管理體制及變革方案、系統(tǒng)的分析、組織與優(yōu)化等一系列技術(shù)。管理信息系統(tǒng)MIS的構(gòu)造中含有三個(gè)子系統(tǒng)，即戰(zhàn)略決策與方案子系統(tǒng)，管理控制子系統(tǒng)和執(zhí)行控制子系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)是一個(gè)系統(tǒng)工程，要在一致的數(shù)據(jù)環(huán)境中集成化地開(kāi)發(fā)各個(gè)子系統(tǒng)。開(kāi)發(fā)戰(zhàn)略有自上而下方式、自下而上方式和十字型方式等類型，主要的開(kāi)發(fā)方法有以下四種。1〕構(gòu)造化生命周期法其主要特點(diǎn)是：⑴開(kāi)發(fā)目的明晰化。構(gòu)造化生命周期法的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)以“用戶第一〞為目的，開(kāi)發(fā)中要堅(jiān)持與用戶的溝通，獲得與用戶的共識(shí)，這使管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建立在可靠的根底之上。⑵任務(wù)階段程式化。構(gòu)造化生命周期法每個(gè)階段的任務(wù)內(nèi)容明確，這便于開(kāi)發(fā)過(guò)程的控制。每一階段任務(wù)完成后，要根據(jù)階段任務(wù)目的和要求進(jìn)展審查，這使階段任務(wù)有條不紊，也防止為以后的任務(wù)留下隱患。⑶任務(wù)文件規(guī)范化。構(gòu)造化生命周期法每一階段任務(wù)完成后，要按照要求完成相應(yīng)的文檔報(bào)告與圖表，以保證各個(gè)任務(wù)階段的銜接與系統(tǒng)維護(hù)任務(wù)的便利。⑷設(shè)計(jì)方法構(gòu)造化。構(gòu)造化生命周期法采用自上而下的構(gòu)造化、模塊化分析與設(shè)計(jì)方法，使系統(tǒng)間各個(gè)子系統(tǒng)間相對(duì)獨(dú)立，便于系統(tǒng)的分析、設(shè)計(jì)、實(shí)現(xiàn)與維護(hù)。

2)快速原型化方法該方法是一種根據(jù)用戶需求，利用系統(tǒng)快速開(kāi)發(fā)工具，建立一個(gè)系統(tǒng)模型，在此根底上與用戶交流，最終實(shí)現(xiàn)用戶需求的快速管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方法。

原型法開(kāi)發(fā)過(guò)程包括系統(tǒng)需求分析、系統(tǒng)初步設(shè)計(jì)、系統(tǒng)調(diào)試和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換、系統(tǒng)檢測(cè)與評(píng)價(jià)等階段。用戶僅需在系統(tǒng)分析與系統(tǒng)初步設(shè)計(jì)階段完成對(duì)運(yùn)用系統(tǒng)的描畫(huà)，開(kāi)發(fā)者在獲取一組根本需求定義后，利用開(kāi)發(fā)工具生成運(yùn)用系統(tǒng)，快速建立一個(gè)目的運(yùn)用系統(tǒng)的最初版本，并把它提交給用戶試用、評(píng)價(jià)、根據(jù)用戶提出的修正補(bǔ)充，再進(jìn)展新版本的開(kāi)發(fā)，反復(fù)這個(gè)過(guò)程，不斷地細(xì)化和擴(kuò)展，直到生成一個(gè)用戶稱心的運(yùn)用系統(tǒng)3)綜合法綜合法是將周期法和原型法兩者結(jié)合運(yùn)用，采用構(gòu)造化生命周期法的設(shè)計(jì)思想，在系統(tǒng)分析與系統(tǒng)初步設(shè)計(jì)上采用原型法做出原始模型，與用戶反復(fù)交流達(dá)成共識(shí)后，繼續(xù)按構(gòu)造化生命周期法進(jìn)展系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)及系統(tǒng)實(shí)施與轉(zhuǎn)換、系統(tǒng)維護(hù)與評(píng)價(jià)階段的任務(wù)。

綜合法的優(yōu)點(diǎn)是它兼顧了周期法開(kāi)發(fā)過(guò)程控制性強(qiáng)的特點(diǎn)以及原型法開(kāi)發(fā)周期短、見(jiàn)效快的特點(diǎn)。專業(yè)型的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，如商業(yè)銀行的MIS，采用綜合法，能使開(kāi)發(fā)過(guò)程更具靈敏性，往往會(huì)獲得更好的開(kāi)發(fā)效果。

4)面向?qū)ο蟮能浖_(kāi)發(fā)方法隨著OOP〔面向?qū)ο缶幊獭诚騉OD〔面向?qū)ο笤O(shè)計(jì)〕和OOA〔面向?qū)ο蠓治觥车拈_(kāi)展，最終構(gòu)成面向?qū)ο蟮能浖_(kāi)發(fā)方法OMT(ObjectModelingTechnique)。這是一種自底向上和自頂向下相結(jié)合的方法，而且它以對(duì)象建模為根底，不僅思索了輸入、輸出數(shù)據(jù)構(gòu)造，實(shí)踐上也包含了一切對(duì)象的數(shù)據(jù)構(gòu)造。所以O(shè)MT徹底實(shí)現(xiàn)了構(gòu)造法沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)的目的。不僅如此，OO技術(shù)在需求分析、可維護(hù)性和可靠性這三個(gè)軟件開(kāi)發(fā)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和質(zhì)量目的上有了本質(zhì)性的突破，根本地處理了在這些方面存在的嚴(yán)重問(wèn)題，非常適宜未來(lái)智能建筑的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。面向?qū)ο蟮能浖_(kāi)發(fā)方法根本思想同“面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計(jì)言語(yǔ)〞的設(shè)計(jì)思想一致，它采用對(duì)象模型、動(dòng)態(tài)模型和功能模型等面向?qū)ο蟮慕＜夹g(shù)來(lái)描畫(huà)一個(gè)系統(tǒng)。以此方法進(jìn)展系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)建立起來(lái)的系統(tǒng)模型需運(yùn)用面向?qū)ο箝_(kāi)發(fā)工具來(lái)詳細(xì)實(shí)現(xiàn)。5.3.3基于Intranet網(wǎng)絡(luò)的管理信息系統(tǒng)基于Intranet的管理信息系統(tǒng)，用戶只需借助于一個(gè)通用閱讀器，運(yùn)用諸如超級(jí)鏈接、搜索引擎等方法，經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單地點(diǎn)擊或操作，便可方便地訪問(wèn)Intranet網(wǎng)絡(luò)內(nèi)外的信息資源。經(jīng)過(guò)閱讀器界面，還可集成許多已有系統(tǒng)，如電子郵件、電子表格和各種數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)用等，這是一種更有效的構(gòu)造管理信息系統(tǒng)的方法。Intranet是采用了Internet技術(shù)的企業(yè)局域網(wǎng)。服從TCP／IP協(xié)議，以Web為中心運(yùn)用，構(gòu)成一個(gè)一致和便利的信息交換平臺(tái)?；贗ntranet網(wǎng)絡(luò)的管理信息系統(tǒng)可最大限制地利用Internet技術(shù)中的各種對(duì)信息資源進(jìn)展組織管理、處置、存儲(chǔ)、傳輸和閱讀的技術(shù)手段，建立高效能的管理信息系統(tǒng)。5.3.4管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)平臺(tái)和輔助開(kāi)發(fā)工具開(kāi)發(fā)一個(gè)管理信息系統(tǒng)軟件，要有一個(gè)平臺(tái)根底。這個(gè)平臺(tái)包括兩個(gè)部分：硬件平臺(tái)和軟件平臺(tái)。作為任務(wù)站的計(jì)算機(jī)和作為效力器的網(wǎng)絡(luò)硬件，稱為硬件平臺(tái)。支持任務(wù)站和效力器的操作系統(tǒng)軟件和用于管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的工具軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)以及數(shù)據(jù)分析工具軟件，通稱為軟件平臺(tái)。對(duì)于開(kāi)發(fā)一個(gè)小型管理信息系統(tǒng)，可在一臺(tái)計(jì)算機(jī)上完成。這樣一個(gè)系統(tǒng)的硬件配置要求并不高，操作系統(tǒng)軟件可以選用Windows98／2000，開(kāi)發(fā)工具可以選用VisualFoxPro、Access、公用軟件包等；數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)可以運(yùn)用開(kāi)發(fā)工具本身所帶的數(shù)據(jù)庫(kù)；數(shù)據(jù)分析軟件普通都運(yùn)用Excel等。在一個(gè)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程中，最重要的是系統(tǒng)的分析和設(shè)計(jì)，開(kāi)發(fā)工具只是實(shí)現(xiàn)這個(gè)系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)的工具。被選擇的輔助開(kāi)發(fā)工應(yīng)具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：交互性，運(yùn)用人機(jī)對(duì)話方式實(shí)現(xiàn)用戶與計(jì)算機(jī)之間的交互；易運(yùn)用性；高效性；易調(diào)試性和易維護(hù)性。目前比較流行的軟件工具普通分為六類，即普通編程工具、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、程序生成工具、公用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工具、客戶／效力器型工具以及面向?qū)ο蟮木幊坦ぞ叩取＿@里，簡(jiǎn)要引見(jiàn)一些常用的開(kāi)發(fā)工具。目前比較流行的軟件工具普通分為六類，即普通編程工具、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、程序生成工具、公用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工具、客戶／效力器型工具以及面向?qū)ο蟮木幊坦ぞ叩?。這里，簡(jiǎn)要引見(jiàn)一些常用的開(kāi)發(fā)工具。1〕PowerBuilder開(kāi)發(fā)工具2〕Excel軟件3〕Delphi軟件4〕VisualFoxPro軟件5.4辦公自動(dòng)化中的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)

辦公自動(dòng)化中的數(shù)據(jù)處置在很大程度上要借助于數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)以其可靠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理、高效的數(shù)據(jù)存取和方便的運(yùn)用開(kāi)發(fā)等優(yōu)點(diǎn)，而得到了廣泛的運(yùn)用。5.4.1商務(wù)與管理領(lǐng)域主要運(yùn)用的傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)已廣泛運(yùn)用于商務(wù)與管理領(lǐng)域的數(shù)據(jù)庫(kù)分網(wǎng)狀、層次和關(guān)系型三種數(shù)據(jù)庫(kù)?！?〕網(wǎng)狀數(shù)據(jù)庫(kù)〔2〕層次數(shù)據(jù)庫(kù)〔3〕關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)5.4.2數(shù)據(jù)庫(kù)的互聯(lián)網(wǎng)／Web架構(gòu)方式。早期的數(shù)據(jù)庫(kù)以大型機(jī)為平臺(tái)，是一種集中存儲(chǔ)、集中維護(hù)、集中訪問(wèn)的“主機(jī)／終端〞方式，“客戶機(jī)／效力器〞方式的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，使數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)用更方便，與如今的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合的