第10章機(jī)關(guān)管理-行政管理學(xué)

第十章機(jī)關(guān)管理北京大學(xué)政府管理學(xué)院周志忍第一節(jié)機(jī)關(guān)管理概說第二節(jié)機(jī)關(guān)文書與檔案管理第三節(jié)機(jī)關(guān)會議管理第四節(jié)機(jī)關(guān)后勤管理第五節(jié)辦公自動化

本章內(nèi)容結(jié)構(gòu)一、機(jī)關(guān)管理的涵義和特點二、機(jī)關(guān)管理的原那么三、機(jī)關(guān)管理的作用

第一節(jié)機(jī)關(guān)管理概說一、機(jī)關(guān)管理的涵義和特點行政機(jī)關(guān)管理：對行政機(jī)關(guān)內(nèi)部綜合性的日常事務(wù)、規(guī)章制度、工作秩序所進(jìn)行的管理。對概念的理解：行政機(jī)關(guān)管理不包括對行政機(jī)關(guān)所擔(dān)負(fù)的國家和社會職能的管理，也不包括對行政機(jī)關(guān)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、行政人員的配備與協(xié)調(diào)等方面的管理。對辦公廳〔室〕的管理是行政機(jī)關(guān)管理的主要組成局部。機(jī)關(guān)管理的特點：效勞性；群眾性；復(fù)雜性；時效性；政策性。二、機(jī)關(guān)管理的原那么依據(jù)客觀規(guī)那么運行的原那么：官僚制組織中所有工作的開展都應(yīng)按著客觀規(guī)定的規(guī)那么、規(guī)章制度連續(xù)進(jìn)行。嚴(yán)格機(jī)關(guān)辦公制度以及辦公秩序等的管理維持是這一原那么得以實現(xiàn)的重要保證。資材公私別離的原那么：官僚制組織及其成員為完成工作所必需的設(shè)施、設(shè)備、用具等資材，一切由辦公地點提供，即管理者或辦公人員的居住地點與辦公地點以及行政組織所有的物材與其成員所有的物材的明確別離和公私清楚。例外的原那么：作為管理者，除了將那些需要管理者來例外地、個別地判斷決定和處理的行政事務(wù)保存在自己的手中外，其他事務(wù)可分擔(dān)給部下來管理。相同事務(wù)集中管理的原那么：各部門中存在的相同的機(jī)關(guān)行政事務(wù)，應(yīng)盡量歸到一處進(jìn)行集中處理。被歸到一處的相同的行政事務(wù)，會使其在質(zhì)和量上處理得更加合理化、效率化。可以集中管理的機(jī)關(guān)事務(wù)，一般有修繕、營建、購置、文書的收簽、發(fā)件、機(jī)關(guān)器材的管理等。三、機(jī)關(guān)管理的作用提供根底性工作條件，保障部門職能的履行：一個政府部門要正常地進(jìn)行職能活動，必須使各級領(lǐng)導(dǎo)和各類行政人員都具備根本的工作條件，如信息的收集、加工、整理、傳遞、吃、住、行、用的合理安排及其保證。提供各種效勞，關(guān)系到部門工作效率的提高：行政機(jī)關(guān)管理假設(shè)能為整個機(jī)關(guān)和每個工作人員提供周到和良好的效勞，并且創(chuàng)造良好的工作條件和環(huán)境，就能保證機(jī)關(guān)工作人員集中精力進(jìn)行工作，使之節(jié)約時間和充分利用時間。進(jìn)行人員鼓勵，影響到工作人員積極性和創(chuàng)造性的發(fā)揮：行政機(jī)關(guān)管理能否表達(dá)黨和國家對職工群眾的關(guān)心，表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)者對工作人員的工作和生活的關(guān)心、支持，這是能否調(diào)開工作人員積極性和創(chuàng)造性的關(guān)鍵。直接影響本單位的聲譽，關(guān)系到與兄弟單位的合作關(guān)系，是機(jī)關(guān)精神文明建設(shè)的窗口：綜合辦事機(jī)構(gòu)要全面負(fù)責(zé)接待效勞工作。接待效勞工作是機(jī)關(guān)聯(lián)系各個方面和人民群眾的紐帶，是精神文明建設(shè)的窗口。由于接觸面廣、政治性強(qiáng)，接待工作好壞直接反映本單位的作風(fēng)，因而關(guān)系到本單位的聲譽。一、機(jī)關(guān)文書的涵義、類別與作用二、機(jī)關(guān)文書的處理三、機(jī)關(guān)檔案管理的涵義與作用四、機(jī)關(guān)檔案管理的內(nèi)容和原那么

第二節(jié)機(jī)關(guān)文書與檔案管理一、機(jī)關(guān)文書的涵義、類別與作用機(jī)關(guān)公文的涵義：機(jī)關(guān)文書相當(dāng)于公務(wù)文書。也可稱為公文，是各類公文的泛稱。它作為應(yīng)用文種，常采用議論、說明和記敘的文體。機(jī)關(guān)公文的類別：根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法》：命令〔令〕，決定，公告，通知，通報，議案，報告，請示，批復(fù)，意見，函，會議紀(jì)要。以公文被發(fā)給的對象或方向為標(biāo)準(zhǔn)：上行文，即下級機(jī)關(guān)、一般工作人員或人民發(fā)給所屬的上級機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)或主管機(jī)關(guān)的公文，這類公文包括報告、請示等；下行文，即與上行文反向的公文，這類公文主要有命令〔令〕、通知、通報、批復(fù)等等；平行文，適用于同級或不相隸屬的機(jī)關(guān)、人員之間的公文，這類公文主要有函、通報和箋函。機(jī)關(guān)公文的作用：很多是法規(guī)性公文，如命令、規(guī)定、條例等，在有效時間內(nèi)受到國家權(quán)力的保證，有關(guān)機(jī)關(guān)和人員必須嚴(yán)格遵守和執(zhí)行；對下屬機(jī)關(guān)和工作人員起到領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的作用；聯(lián)系和知照的作用；依據(jù)和憑證的作用；宣傳教育的作用。二、機(jī)關(guān)文書的處理發(fā)文處理：發(fā)文的處理依次包括撰擬、審核、簽發(fā)、校對、文印、封發(fā)和歸卷等程序。在這些程序中，撰擬是發(fā)文處理的中心環(huán)節(jié)。要防止濫用公文，克服文牘主義，治愈文山的弊病，提高行政效率。收文處理：收文的處理，一般包括簽收登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、清退和歸卷等內(nèi)容。處理收文，要求保證準(zhǔn)確、及時和保密。機(jī)關(guān)文書立卷：按一定的原那么把紛繁零散的文書材料整理成系統(tǒng)有序的分類案卷，以此方便有關(guān)人員的查找和使用，同時為有價值的文書資料的存檔做好準(zhǔn)備工作。文書立卷的原那么大致有以下幾個方面：遵循文書材料形成的前因后果、時間順序和前后銜接等自然規(guī)律，按一定線索清理文書的來龍去脈。文書立卷要反映機(jī)關(guān)工作的真實面貌。文書立卷要以方便保管、檢索和使用為目的，這要求各卷所含公文量需適當(dāng)，不同密級和不同形式的公文要分別立卷。三、機(jī)關(guān)檔案管理的涵義與作用機(jī)關(guān)檔案管理的涵義：機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)活動的歷史記錄，是由機(jī)關(guān)文書有條件地轉(zhuǎn)化而來的，是按照一定規(guī)律保存起來的文書資料。機(jī)關(guān)檔案管理的作用：檔案所記錄的機(jī)關(guān)歷史可以作機(jī)關(guān)工作時研究處理問題的依據(jù)，因而它有真憑實據(jù)的作用。檔案作為珍貴的第一手資料，對于人們了解行政歷史，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，進(jìn)行行政歷史和現(xiàn)狀的研究都有參考價值。檔案可以保持行政的連續(xù)性和穩(wěn)定性，從而提高機(jī)關(guān)工作效率和質(zhì)量。四、機(jī)關(guān)檔案管理的內(nèi)容和原那么機(jī)關(guān)檔案管理的內(nèi)容：收集、整理和鑒定；編目、裝訂和保管；利用和統(tǒng)計。機(jī)關(guān)檔案管理的原那么：檔案管理形式要集中統(tǒng)一；檔案必須完整平安，這是對檔案管理工作的根本要求；檔案管理要方便利用，這是它的根本目的所在，也是檢查檔案管理優(yōu)劣的主要標(biāo)志。第三節(jié)機(jī)關(guān)會議管理一、會議的涵義與功能二、會議管理的原那么三、會議管理的的內(nèi)容一、會議的涵義與功能會議的涵義：有關(guān)人員有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地聚集在一起商討事情的一種社會活動形式。在政府機(jī)關(guān)的行政管理活動中，會議是一種常用的管理手段和方式。會議的功能：集思廣益，提高決策水平。傳達(dá)上級領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，部署工作任務(wù)，明確職責(zé)分工，搞好合作。溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系，交流工作經(jīng)驗，消除隔膜，加強(qiáng)團(tuán)結(jié)。上級可以通過會議檢查決策執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并糾正下級工作中的失誤和偏差，催促其保質(zhì)保量地完成工作任務(wù)。另一方面，下級也能夠通過會議向上級匯報在執(zhí)行過程中遇到的困難和難題，請上級給予指導(dǎo)、建議和幫助。二、會議管理的原那么節(jié)約的原那么：召開會議需要消耗相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、財力以及時間，因此必須嚴(yán)格會議審批，精簡會議數(shù)量。高效的原那么：必須盡量縮減會議的次數(shù)、時長，降低會議的投入和本錢，本著勤儉節(jié)約的原那么，提高會議效益。務(wù)實的原那么：必須嚴(yán)格執(zhí)行會議簽到考勤制度，克服散漫作風(fēng)；必須嚴(yán)肅會場紀(jì)律，杜絕擾亂會場秩序的行為；必須明確會議中心和重點，防止偏離討論要點；對于會議形成的決議、做出的決定應(yīng)堅決貫徹執(zhí)行，務(wù)求會議召開能夠產(chǎn)生實效。三、會議管理的的內(nèi)容會議的準(zhǔn)備階段：機(jī)關(guān)工作人員在會議的準(zhǔn)備階段主要負(fù)責(zé)兩方面的工作：一是準(zhǔn)備好與會議有關(guān)的文件和資料；二是做好各種效勞性的籌備工作。會議的進(jìn)行階段：檢查、核對參加會議的人員做好會議記錄，做好會議情況的收集和匯報。會議的結(jié)束階段：一是收回文件，匯總意見，與有關(guān)部門研究修改并按時上報。二是收集整套會議文件，加以整理編目，以便存檔備查，同時形成會議紀(jì)要供執(zhí)行會議決定時參考。三是做好會議的善后工作。一、后勤管理的涵義和內(nèi)容二、后勤管理改革

第四節(jié)機(jī)關(guān)后勤管理一、后勤管理的涵義和內(nèi)容后勤管理的涵義：機(jī)關(guān)內(nèi)部為保證本機(jī)關(guān)工作順利進(jìn)行，對包括物資、財務(wù)、環(huán)境、生活以及各種效勞工程在內(nèi)的事務(wù)工作的管理。后勤管理的內(nèi)容：物資管理：日常管理；使用與維護(hù)保養(yǎng)管理；檢查與檢修管理；物資設(shè)備的改造與更新。財務(wù)管理：對行政事業(yè)經(jīng)費進(jìn)行的領(lǐng)撥、使用、管理和監(jiān)督。生活后勤管理：房產(chǎn)管理；食堂管理；環(huán)境管理。效勞后勤管理：車輛管理；水電管理；醫(yī)療保健管理。接待工作管理：對來機(jī)關(guān)辦事的人員提供生活方面的接待效勞。二、后勤管理改革1983年6月，十二屆中共中央書記處第七十次會議提出，機(jī)關(guān)后勤效勞要逐步企業(yè)化、社會化，這為機(jī)關(guān)后勤管理體制的改革明確了方向，標(biāo)志著我國機(jī)關(guān)后勤管理體制改革的起步。1992年2月鄧小平同志的南巡講話和同年6月中共中央、國務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)開展第三產(chǎn)業(yè)的決定》的發(fā)布，推動了機(jī)關(guān)后勤管理體制的改革，國務(wù)院1998年12月轉(zhuǎn)發(fā)的國家機(jī)關(guān)事務(wù)管理局、中央機(jī)構(gòu)編制委員會辦公室《關(guān)于深化國務(wù)院各機(jī)關(guān)后勤體制改革的意見》，進(jìn)一步明確了改革的內(nèi)容。目前，后勤管理的改革正圍繞標(biāo)準(zhǔn)后勤行政管理職能，明確機(jī)關(guān)效勞中心的性質(zhì)和任務(wù)，建立和完善結(jié)算制度，加強(qiáng)機(jī)關(guān)效勞中心的資產(chǎn)與財務(wù)管理，轉(zhuǎn)換機(jī)關(guān)效勞中心管理體制，打破部門界限，促進(jìn)部門間聯(lián)合等方面展開。一、辦公自動化的涵義與特點二、辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)成三、辦公自動化的意義

第五節(jié)辦公自動化第五節(jié)辦公自動化辦公自動化的涵義：辦公自動化〔officeautomation，簡稱OA〕是應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的局部辦公業(yè)務(wù)借助于各種辦公設(shè)備，并由這